Chèques postdatés dans la comptabilité clients

Résultat

Les dettes sont payées par dépôt d'un chèque postdaté à une date donnée ou après celle-ci.

Utilisez-les pour contrôler la trésorerie de la division.

Les fichiers suivants sont mis à jour :

• Fichier de la comptabilité clients (FSLEDG) et des détails (FSLEDX)
• Fichier de solde de la comptabilité clients (FSLBAL)
• Création d'écritures comptables : Fichier principal (FPDCP1), chèques au niveau du payeur (FPDCP2), factures (FPDCP3)
• Fichier principal des chèques (FCHKMA)
• Fichier de la comptabilité générale (FGLEDG)

Les chèques de type 1 sont enregistrés avec le numéro de catégorie d'information 226 et affichent toutes les factures associées à chaque numéro de chèque. Le type de valeur 42 (risque client non annulé) est mis à jour dans le programme 'Comptabilité clients. Afficher soldes' (ARS225).

Conditions préalables

• La division doit avoir instauré une politique de gestion des chèques postdatés.
• Un type de paiement doit être créé pour les chèques postdatés dans Type Paiement. Ouvrir (CRS078) et associé à une méthode de paiement pour la saisie des chèques. Le type de paiement doit indiquer si le chèque postdaté est de type 1 (catégorie de paiement 4) ou 2 (catégorie de paiement 1 ou 2).

Si le chèque est de type 2, les valeurs suivantes doivent également être définies :

• Le type de paiement doit indiquer quand le risque client doit être annulé dans le fichier de solde de la comptabilité clients : Au moment de la remise en banque, lors de la saisie des chèques ou lors de la création d'écritures comptables dans le programme 'Chèque postdaté. Créer écritures compt' (ARS320).
• La méthode de paiement doit indiquer comment la date comptable doit être fixée lorsque des écritures comptables sont créées dans l'écran (ARS320). Cette date est automatiquement déterminée à l'aide de la date valide de dépôt du chèque moins le nombre de jours saisi dans Méthode de paiement CC. Ouvrir (CRS076/E). Cette condition préalable s'applique aux chèques de type 2 uniquement.

Workflow de base

Ce workflow de base ressemble beaucoup au workflow appliqué aux chèques et traites classiques :

• Le vendeur envoie la facture au client.
• Le payeur envoie le chèque postdaté.
• A la date d'échéance, le vendeur demande à la banque d'encaisser le chèque.
  • Si la facture est correcte, la transaction est finalisée.
  • Si la facture n'est pas correcte, le chèque refusé est retourné.

Vous en tant qu'acheteur

Vous pouvez émettre un chèque postdaté quand vous le souhaitez afin de garantir au vendeur que l'argent servant à l'achat de ses biens et services sera disponible à une date donnée ultérieure.

Les avantages à utiliser des chèques postdatés sont les suivants :

• Vous pouvez envoyer un chèque avec la même date de dépôt valide que la date d'échéance de la facture reçue afin de ne pas devoir payer à l'avance.
• Vous pouvez préparer plusieurs chèques en même temps pour les paiements récurrents, par exemple un loyer ou pension alimentaire, sachant qu'ils seront encaissés à dates fixes dans l'année.
• Vous pouvez mieux planifier votre trésorerie et éviter que votre compte ne soit à découvert suite à des dépôts de chèques imprévus.

Vous en tant que vendeur

Libérez les marchandises ou proposez un service conforme à l'engagement de l'émetteur du chèque de régler à une date ultérieure et non selon la négociabilité du chèque.

Les principaux avantages sont les suivants :

• Les clients sont davantage enclins à acheter des produits ou des services, même si leurs ressources financières actuelles ne leur permettent pas d'effectuer un paiement en liquide.
• L'acceptation des chèques postdatés est une solution simple pour augmenter le crédit ; cette procédure est par exemple plus simple que la création et la gestion d'un plan de paiement.

Les conditions de paiement convenues avec le client déterminent si les chèques postdatés doivent être acceptés ou non.

Utilisation de chèques postdatés aux Etats-Unis

Les chèques postdatés sont également couramment utilisés comme méthode de paiement aux Etats-Unis. Il existe cependant des législations qui interdisent ou limitent leur utilisation.

Dans la plupart des états, la réglementation définit qu'un chèque postdaté peut être payé avant sa date de dépôt valide tant que le chèque est dûment payable. Pour éviter cela, le client doit fournir à la banque un avis de postdatation à l'avance, qui décrit le chèque avec un degré de certitude raisonnable. La banque facture des frais de traitement pour l'identification et le report de l'encaissement du chèque.

Malgré cela, si la banque facture des frais sur le compte du client, elle est responsable de tout dommage subi par le propriétaire du chèque, notamment en raison du défaut de paiement de tous les chèques ultérieurs.

Une raison à cela est que les banques traitent un grand nombre de chèques chaque jour. Pour des raisons techniques et humaines, les banques ne vérifient généralement pas la date inscrite sur les chèques avant de les payer.

• Facteurs de risques

  Comme mentionné ci-dessus, les deux principaux facteurs de risques de la gestion des chèques postdatés sont les suivants :

  • Le risque pour le propriétaire du chèque que la banque ne tienne pas compte de la date indiquée et paie le chèque postdaté de façon prématurée.
  • Le risque pour la banque d'assumer la responsabilité envers le propriétaire du chèque pour le paiement prématuré d'un article avec le compte de son client, si le chèque n'était pas considéré comme dûment payable.

  Le code commercial uniforme (UCC) définit un chèque comme « une traite tirée sur une banque et payable à la demande ». Etant donné qu'un chèque postdaté n'est pas payable sur demande, il est généralement établi dans la plupart des états que la transmission d'un chèque postdaté n'entre pas dans le champ d'application des lois régissant les chèques sans provision.

  Les agents de recouvrement employés par la division ne sont pas autorisés à déposer prématurément un chèque postdaté pour rembourser les dettes client en cours.

• 'Prêts sur salaire' basés sur des chèques postdatés

  Le marché des prêts sur salaire est un secteur en pleine croissance aux Etats-Unis. Il s'agit d'une avance de trésorerie à court terme sur un chèque postdaté. Il s'agit d'un prêt à très haut taux d'intérêts qui s'étend généralement sur deux semaines. Les emprunteurs obtenant un prêt signent un chèque postdaté à la fin de la période de prêt et en ressortent (au sens propre ou figuré) avec leur argent. A la fin de la période de prêt, ils peuvent prolonger la durée du prêt en échange du paiement des intérêts. Le prêt peut être renouvelé aussi souvent que le souhaite l'emprunteur.

Traitement des chèques postdatés dans M3

M3 prend en charge le traitement de deux types de chèques postdatés : définitifs et préliminaires.

Pour ces deux types de chèques, la date du chèque est très souvent identique à la date d'échéance de la facture d'origine. Si ce n'est pas le cas, vous devez contacter le client et l'inviter à envoyer un nouveau chèque, ou vous devez modifier la date d'échéance de la facture. Cela facilite les procédures de gestion des dettes client et de contrôle du crédit.

• Type 1 (Défini)

  Le chèque est traité d'une manière très semblable à une traite acceptée. En fait, vous le saisissez comme un document de paiement de catégorie 4, c'est-à-dire une lettre de change/traite. Le chèque est enregistré et affecté à la facture. La facture est clôturée et les transactions comptables sont créées. Elle est ensuite remise à la banque pour recouvrement à la date d'échéance. Dès que la banque a confirmé le recouvrement, le chèque est rapproché comme étant payé.

• Type 2 (Préliminaire)

  Ce type est principalement utilisé en Asie ; il n'est pas légal dans tous les pays. Vous enregistrez le chèque au préalable, mais aucune transaction n'est créée. Il peut être affecté à une facture directement ou ultérieurement. Un certain temps avant la date de dépôt valide, vous sélectionnez les chèques pour lesquels des écritures comptables doivent être créées et mettez la comptabilité à jour. Vous pouvez réaliser cette opération dans un programme distinct, Chèque postdaté. Créer écritures compt (ARS320). Ensuite, vous remettez le chèque à la banque pour recouvrement ou vous le recouvrez manuellement.

  La principale différence entre ces deux types est le fait qu'en utilisant des chèques préliminaires, vous pouvez enregistrer le chèque sans mettre votre comptabilité à jour avec les nouvelles transactions : la facture reste ouverte. Pour ce type de chèque postdaté, vous pouvez contrôler le moment où le risque client doit être annulé (voir la section Avant de commencer).

  La prévision de paiement est automatiquement mise à jour pour le payeur dans Prévision de paiement CC/Répartition chronologique. Afficher (ARS260) lors de la saisie du chèque préliminaire, bien qu'aucune écriture comptable ne soit créée. Cependant, la facture étant toujours ouverte, elle sera toujours incluse comme étant ouverte dans 'Relevé de compte CC. Ouvrir' (ARS140) ou 'Relevé de compte CC. Ouvrir' (ARS640) jusqu'à ce que les écritures comptables soient créées.

  Les plans de trésorerie établis dans le programme Plan de trésorerie. Ouvrir (CFS200) ne sont pas mis à jour avant le traitement des chèques dans (ARS320).

• Programmes utilisés pour la saisie des chèques

  Dans tous les cas, les chèques sont saisis dans Document de paiement. Saisir (ARS105) ou dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110). La différence réside dans le fait que, quand vous utilisez (ARS105), vous pouvez décider de ne pas affecter le chèque à certains enregistrements de facture. Le système imprime également une liste séparée des documents de paiement saisis à la fin de la saisie.

  Remarque

  Si vous saisissez le chèque à l'aide du portail de saisie ('Journal écritures et paiements. Ouvrir' (GLS110/B)), vous devez directement affecter le chèque à la facture.

• Contrôle du chéquier

  Les chèques postdatés définitifs étant traités comme des traites, et vous pouvez les vérifier dans le programme 'Traite client. Afficher' (ARS280). Les mêmes statuts sont utilisés que pour les traites.

  Les chèques postdatés préliminaires s'affichent dans le chéquier ('Chèque client. Afficher' (ARS430)), conformément à l'ordre de tri et au statut sélectionnés.

  L'ordre de tri 3 vous permet de voir tous les chèques préliminaires pour lesquels aucune écriture comptable n'est créée, avec les statuts suivants :

  10 : non affecté à une facture

  20 : préliminaire affecté à une facture

  40 = Inclus dans une proposition d'affectation des comptes dans (ARS320)