Traitement des factures groupées mensuelles pour le marché japonais

Résultat

Les factures et les paiements enregistrés au cours de la période et ceux qui ne sont pas encore inclus dans le traitement antérieur des factures groupées mensuelles seront balisés en ajoutant un numéro de facture groupée mensuelle dans un tableau d'informations supplémentaires.

Une fois balisés, ces factures et paiements ne peuvent être intégrés dans le traitement des factures groupées mensuelles. Toute facture avec un montant négatif (par exemple, un avoir) sera automatiquement bloquée sans statut défini sur 3.

Selon la sélection réalisée dans le champ 'Type de facture groupée' du programme 'Facture client. Grouper' (ARS191/E), la comptabilité clients, la comptabilité générale et leurs fichiers balance respectifs sont mis à jour. Sinon, les factures restent ouvertes, aucun écriture comptable n'est générée et seul le numéro de facture groupée mensuelle ajouté dans le tableau des informations supplémentaires sera utilisé pour référence.

Des informations sur les factures spécifiques et les factures groupées mensuelles dans lesquelles elles sont incluses s'affichent lorsque vous sélectionnez l'option 18 (Informations supplémentaires) pour la facture en question dans le programme Comptabilité clients. Afficher (ARS200). Le programme Facture client. Afficher infos suppl (ARS216) apparaît et affiche le numéro de facture groupée.

Vous pouvez transmettre les factures groupées mensuelles aux payeurs respectifs. Un paiement client fondé sur la facture groupée mensuelle peut ensuite être affecté aux enregistrements client et, si nécessaire, être ajusté dans le programme 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110/F) en choisissant l'ordre de tri 5.

Pour les factures groupées de type 1 ('Facture effective créée'), les écritures comptables suivantes sont créées :

Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
x	Client		1 500
x	Client		500
AR60–100	Client : Factures groupées mensuelles	2 000

*Ecriture comptable basée sur la facture client.

Pour les factures groupées de type 0 ('Facture fictive créée'), aucune écriture comptable n'est créée : Les tables de cette liste seront mises à jour une fois la proposition de facture groupée mensuelle créée dans le programme 'Facture client. Grouper' (ARS190/B) :

Table	Description	Remarques
FSLGP1	Paiement groupé	Oui
FSLGP2	Paiement groupé – Client	Oui
FSLGP3	Paiement groupé – Facture	Oui
XJPSGT	Facture groupée – Marché japonais	Oui
XJPSGM	Facture groupée – Marché japonais	Oui (si un paiement existe)
FSLEDG	Fichier Comptabilité clients	Oui, pour ESSAGS et ESGRPD
FSLEDX	Fichier Comptabilité clients	Oui
FGLEDG	Fichier Comptabilité générale	Oui, sur confirmation

Avant de commencer

• Voir Groupement externe et interne des factures dans la comptabilité clients.
• Vous devez définir un type de numéro de série 56/1 pour le numéro de facture groupée mensuelle dans le programme 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS165).
• La fonction GCF AR70 doit être définie dans 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405). AR70 indique la série de pièces justificatives, le nom et la méthode d'escompte.
• La méthode de paiement employée pour l'enregistrement des factures d'origine doit permettre les facturations groupées. Ceci est possibe en sélectionnant l'option 1 (Date d'échéance) ou l'option 2 (Date spécifique) dans le champ 'Grp LC à payer' du programme Méthode de paiement CC. Ouvrir (CRS076/E).
• Les règles comptables suivantes doivent être définies dans Règle comptable. Définir (CRS395) : AR60–100 (pour les factures groupées classiques).
• Les conditions de paiement dans le programme Conditions de paiement. Ouvrir(CRS075) doivent être définies pour déterminer le nombre de jours et le jour de paiement (dans les champs respectifs) qui affectent la date de clôture du traitement des factures groupées mensuelles.
• Les éléments suivants doivent être définis dans le programme Client. Ouvrir (CRS610) :

  Ecran	Champ	Contenu
  H	Facture groupée	Choisissez si les factures séparées adressées au partenaire doivent être clôturées mensuellement. Contrôlé – clôturer mensuellement Vide – ne pas clôturer mensuellement
  	Date clôture	Date de clôture pour la facturation groupée mensuelle. Spécifiez le format de date (1-31 ou 99). Par exemple, spécifiez 20 si la date de facturation groupée mensuelle pour le client est fixé au 20 de chaque mois. Spécifiez 99 si la date est en fin de mois. (Notez le jour de paiement dans le programme 'Conditions de paiement. Ouvrir' (CRS075)).
  J	Payeur	Payeur du partenaire. Ce champ est obligatoire si l'unité de clôture mensuelle est définie sur Payeur.
  	Unité de facture mensuelle	Unité de synthèse pour préparer la facture mensuelle : 1 (Par client) 2 (Par payeur)
  	Unité du montant de calcul de base de la TVA	Unité servant à calculer le montant de TVA pour la facture groupée mensuelles : 1 ('Clôture mensuelle') 2 ('Facture séparée') 3 ('Calcul M3') Si l'option 3 (Calcul M3) est sélectionnée, la TVA valide est calculée conformément à la méthode de synthèse de TVA définie dans l'écran G du programme Division. Connecter société (MNS100).
  	Méthode de calcul TVA	Règle d'arrondi pour le calcul de la TVA au moment de la clôture mensuelle 1 (Arrondir) 2 (Arrondir à l'entier supérieur) 3 (Arrondir à l'entier inférieur)
  	Type de sortie de facture	Condition pour l'impression de la facturation mensuelle : 0 (Aucune sortie s'il s'agit uniquement du solde du dernier mois et du paiement reçu). 1 (Sortie s'il s'agit uniquement du solde du dernier mois et du paiement reçu). Ce paramètre est valide uniquement si l'option d'impression du solde est définie sur 2 dans l'écran Facture client. Grouper (ARS191/E).
  	Expédition à la date de clôture	Ce paramètre est utilisé pour inclure automatiquement la facture d'une expédition effectuée à la date de clôture lors de la clôture de la facture suivante, plutôt que la clôture de la facture en cours, car certains clients peuvent recevoir les marchandises le jour suivant même si l'expédition est effectuée à la date de clôture en cours. 0 (Inclure dans le mois en cours) 1 (Exclure du mois en cours et reporter au mois suivant)
  	Type d'impression de facture	Type de facture pour la sortie : 0 (Imprimer (lignes incluses)) 1 (Imprimer (lignes exclues)) 2 (Ne pas imprimer) Ce paramètre est valide uniquement si l'option d'impression du solde est définie avec la valeur 2 dans l'écran Facture client. Grouper (ARS191/E).

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Créer une facture groupée mensuelle

   1. Démarrez le programme 'Facture client. Grouper' (ARS190/B).

      L'écran B affiche la liste des précédentes factures groupées et propositions, la date de création, l'auteur et le statut. Les statuts employés sont les suivants :

      0 = La proposition de facture groupée mensuelle est créée et peut être traitée.

      1 = La proposition de facture groupée mensuelle est en cours de création.

      2 = La proposition de facture groupée mensuelle est utilisée par un autre utilisateur.

      4 = La proposition de facture groupée mensuelle est en cours de suppression.

      7 = L'écart de TVA de la proposition de facture groupée mensuellea été calculé.

      9 = La facture groupée mensuelle a été créée. Ne peut être modifié mais peut être réimprimé.

   2. Choisissez un type d'ordre de tri : ordre de tri 1 (Nom de la proposition de facture groupée mensuelle) ou 2 (Créé par).

   3. Créez une nouvelle proposition de facture groupée mensuelle en lui donnant un nom, puis cliquez sur Nouveau. L'écran (ARS191/E) s'affiche. Notez que vous pouvez laisser le champ 'Nom' vide dans cet écran mais devrez le spécifier à l'étape suivante.

   4. Dans l'écran (ARS191/E), renseignez les champs suivants :

      Champ	Statut	Commentaire
      Payeur	Obligatoire si les champs Client et Service crédit ne sont pas renseignés.	Spécifiez les payeurs source et cible (De/A) à inclure dans la facture groupée mensuelle. Ce champ ou le champ Client ou Référence service crédit doit être renseigné pour éviter un trop gros volume de données susceptible de diminuer les performances.
      Client	Obligatoire si l'option Payeur n'est pas renseignée	Spécifiez les clients source et cible (De/A) à inclure dans la facture groupée mensuelle. Ce champ ou le champ Payeur et Référence service crédit doit être renseigné pour éviter un trop gros volume de données susceptible de diminuer les performances.
      Référence service crédit	Obligatoire si le payeur et le client ne sont pas renseignés	Spécifiez la référence de service crédit de début et de fin à inclure dans la facture groupée mensuelle. Ce champ ou le champ Payeur et Client doit être renseigné pour éviter un trop gros volume de données susceptible de diminuer les performances.
      Date clôture	Obligatoire	Précisez la date de clôture en appliquant le format de date à 6 chiffres (AAMMJJ). Les factures séparées associées au client ou au payeur dont la date de facturation correspond à la date de clôture (deux derniers chiffres dans les champs) sont incluses dans la facture mensuelle.
      Imprimer solde	Facultatif	Choisissez la valeur 1 pour créer la facture groupée mensuelle composée exclusivement du paiement quand aucune facture destinée au client ou au payeur n'existe et que le type de facture doit être sélectionné dans l'écran (CRS610/J).
      Extraire méthode de paiement de	Facultatif	Précisez d'où doit être extraite la méthode de paiement de la facture groupée mensuelle : 0 (Facture séparée) 1 (Fichier client) 2 (Saisie manuelle)
      Type de facture groupée	Facultatif	0 (Créer une facture groupée mensuelle en guise de référence et utiliser le numéro de la facture groupée mensuelle pour se référer à la facture séparée). 1 (Lettrer les factures séparées et les regrouper dans la facture groupée mensuelle).
      Type de facture émise	Obligatoire	Précisez s'il faut tenir compte ou non de la date de clôture définie pour chaque client ou payeur : 1 (Tenir compte de la date de clôture) 2 (Spécial (ignorer la date de clôture))
      Nom	Obligatoire	Nom de la proposition de facture groupée mensuelle.
      Texte de l'état	Facultatif	Spécifiez les textes à imprimer dans la facture groupée mensuelle.

   5. Une fois les champs requis renseignés, appuyez sur Entrée pour créer une proposition pour le nouvel ensemble de factures groupées mensuelles et revenir à l'écran (ARS190/B) ; la proposition est répertoriée si des factures conformes aux critères de sélection sont détectées.

2. Vérifier, ajuster et confirmer la proposition de facture groupée mensuelle

   1. Passez en revue la proposition de facture groupée mensuelle en sélectionnant les éléments/champs suivants dans l'écran (ARS195/B) : Numéro de facture mensuelle, Payeur, Client, Méthode de paiement - Comptabilité clients, Devise, Solde d'ouverture, Montant de la facture, Montant du paiement, Montant de la facture mensuelle et Blocage de la facture groupée.

   2. Examinez la liste des factures et notez celles qui ne doivent pas être incluses dans l'ensemble final des facture groupées dans l'écran (ARS196/B).

   3. Pour ajuster la proposition de facture groupée mensuelle, démarrez le programme Facture client. Grouper (ARS190/B). Les propositions de facture groupée mensuelle sont répertoriées avec la date de création, l'auteur et le statut.

   4. Sélectionnez la proposition de facture groupée mensuelle, puis utilisez l'option 'Modifier' ou 'Afficher' pour ouvrir l'écran (ARS195/B). Cet écran répertorie l'ensemble des factures groupées mensuelles incluses dans la proposition. Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque facture groupée :

      • Option 'Enreg ouvert' : Ajustez les valeurs d'escompte dans l'écran (ARS195/E). Notez que ceci n'est possible que si vous avez sélectionné le type de facture groupée 1 dans (ARS191/E) au moment de créer la proposition. Sinon, continuez à partir de l'étape 5.
      • Option 3='Susp' : Bloquez la facture groupée mensuelle dans la proposition et l'ensemble final de factures groupées.
      • Option 4='Supprimer' : Supprimez la facture groupée toute entière de la proposition et l'ensemble final de factures groupées.
      • Option 5='Afficher' : Affichez la facture groupée mensuelle dans (ARS195/E).
      • Option 6='Lancer' : Emettez une facture groupée mensuelle précédemment bloquée.
      • Option 11='Afficher factures' : Liste de toutes les factures incluses dans chaque facture groupée mensuelle, dans l'écran (ARS196/B) avec des informations sur le numéro de facture, le client, la date de facturation, la date d'échéance, la devise, le montant en devise et le statut de code de blocage. Passez à l'étape 6.

   5. Ajustez la base d'escompte pour une facture groupée mensuelle spécifique. Dans (ARS195/E), ajustez la base d'escompte, les dates d'escompte et les pourcentages d'escompte par date. Appuyez sur Entrée pour revenir à (ARS190/B).

   6. Passez en revue ou supprimez des factures groupées dans une facture groupée mensuelle dans (ARS196/B), puis sélectionnez une des options suivantes pour une facture en particulier :

      • Option 4='Supprimer' : Supprimez de manière permanente la facture de la facturation groupée.
      • Option 11='Afficher factures' : Appelez le programme Facture client. Afficher séparément (ARS215/B) pour examiner les transactions incluses et accéder aux pièces justificatives respectives.

        Notez que vous ne pouvez modifier aucune valeur pour les factures si elles sont incluses dans la proposition de facture groupée mensuelle.

   7. Créez l'ensemble final de factures groupées mensuelles dans l'écran (ARS190/B). Sélectionnez l'option associée 9 (Confirmer) pour permettre à la proposition de facture groupée mensuelle de créer la facture groupée mensuelle finale et de générer le rapport de facturation groupée mensuelle.

3. Créer un rapport de facturation groupée mensuelle

   Une facture groupée mensuelle contient des données d'en-tête et de ligne. L'en-tête contient l'adresse de destination, le numéro d'immatriculation de TVA, la date de facturation, le numéro de facture, la date d'échéance, la méthode de paiement, le montant facturé et le solde reporté du mois précédent.

   La ligne inclut la date de transaction, le numéro de commande, le numéro de facture, le numéro de livraison, la description de l’article, le prix unitaire, la quantité, le montant de la remise, le taux de remise, le taux de taxe, la remise ligne, les frais de ligne, les frais d’en-tête et la remise d’en-tête. La ligne n’est pas créée pour les factures qui proviennent du traitement manuel dans le programme 'Facture client. Saisir' (ARS100). Si le champ 'Numéro statistique client et description article (RTI5)' est activé dans 'Paramètres compte CC' (ARS905), une ligne est créée pour le programme 'Facture client. Saisir manuellement' (ARS120). De plus, aucun numéro de CDV avec un montant nul, aucune facture avec un statut 10 à 90 et aucune transaction de remise en banque et de lettrage ne sont inclus dans le rapport de facturation groupée mensulle

   Calcul du montant facturé mensuel

   A = Montant de la dernière facture (correspondant au montant de la facture groupée précédente)

   D = Montant reçu en cours

   C = Solde

   D = Montant de la facture en cours

   E = TVA

   D = Montant facturé mensuel

   Exemples de calcul pour facture groupée mensuelle avec les données suivantes :

   A = 15 000,00

   B = 10 000,00

   D = 12 250,00

   E = 613,00

   Calcul :

   A – B = C

   15 0000,00 – 10 000,00 = 5 000,00

   C + D +E = F

   5 000,00 + 12 250,00 + 613,00 = 17 863,00

4. Recalculer la TVA

   La TVA peut être recalculée pendant la création des factures groupées mensuelles. La méthode de calcul de TVA intervenant dans la facturation mensuelle est définie dans le programme Client. Ouvrir (CRS610) par client ou payeur. Dans ce programme, l'utilisateur précise deux paramètres : 'Unité du montant de calcul de base de la TVA' et 'Méthode de calcul de TVA'. La TVA est calculée lors de la facturation mensuelle puis, une fois la facture confirmée, l'écart de TVA qui résulte du recalcul est journalisé conformément à l'option d'enregistrement d'écart de TVA dans Facture client. Grouper (ARS190).

   Le recalcul est réalisé dans une facture séparée. La TVA de la facture séparée étant calculée sur la base du paramètre standard M3, certaines combinaisons des conditions de recalcul de la TVA définies par client ou payeur ne sont pas valides. La méthode de synthèse de TVA dans le programme 'Division. Connecter société' (MNS100) est un paramètre M3 standard associé au calcul de la TVA. Les valeurs associées au calcul de la TVA, y compris les valeurs standard, sont les suivantes :

   Ecran	Champ	Valeur	Contenu
   Division. Connecter société (MNS100/G)	Méthode de synthèse de TVA	1	Total des lignes de livraison multiplié par le taux fiscal et arrondi individuellement.
   		2	Arrondi des lignes de livraison ajouté et multiplié par le taux fiscal.
   Client. Ouvrir (CRS610/J)	Unité du montant de calcul de base de la TVA	1	Mois
   		2	Facture séparée
   		3	Calcul M3
   Client. Ouvrir (CRS610/J)	Méthode de calcul TVA	1	Arrondir
   		2	Arrondir à l'entier supérieur
   		3	Arrondir à l'entier inférieur

   Le tableau qui suit présente les modèles de définition et les résultats de la facturation mensuelle :

   (MNS100/G) Méthode de synthèse de TVA		(CRS610/J) Unité du montant de calcul de base de la TVA	(CRS610/J) Méthode de calcul de TVA	Validité	Méthode de calcul
   1	Calculer par ligne de livraison et arrondir	1 – Mensuellement	1 – Arrondir	Oui	Multipliez le total des montants facturés séparément par le taux fiscal, et arrondissez-le.
   			2 – Arrondir à l'entier supérieur	Oui	Multipliez le total des montants facturés séparément par le taux fiscal, et arrondissez-le à l'entier supérieur.
   			3 – Arrondir à l'entier inférieur	Oui	Multipliez le total des montants facturés séparément par le taux fiscal, et arrondissez-le à l'entier inférieur.
   		2 – Factures séparées	1 – Arrondir	Oui	Arrondissez les montants des factures séparées multipliés par le taux fiscal et totalisez-les.
   			2 – Arrondir à l'entier supérieur	Oui	Arrondissez à l'entier supérieur le montant des factures séparées multiplié par le taux fiscal et totalisez-le.
   			3 – Arrondir à l'entier inférieur	Oui	Arrondissez à l'entier inférieur le montant des factures séparées multiplié par le taux fiscal et totalisez-le.
   		3 – Calcul M3	1 – Arrondir	Oui	Montants de TVA totaux calculés dans la comptabilité CC dans M3.
   			2 – Arrondir à l'entier supérieur	Non	(Calcul basé sur la ligne de livraison non disponible.)
   			3 – Arrondir à l'entier inférieur	Non	(Calcul basé sur la ligne de livraison non disponible.)
   2	Calculer par facture séparée et arrondir	1 – Mensuellement	1 – Arrondir	Oui	Multipliez le total des montants facturés séparément par le taux fiscal, et arrondissez-le.
   			2 – Arrondir à l'entier supérieur	Oui	Multipliez le total des montants facturés séparément par le taux fiscal, et arrondissez-le à l'entier supérieur.
   			3 – Arrondir à l'entier inférieur	Oui	Multipliez le total des montants facturés séparément par le taux fiscal, et arrondissez-le à l'entier inférieur.
   		2 – Factures séparées	1 – Arrondir	Oui	Montant de TVA total des factures séparées.
   			2 – Arrondir à l'entier supérieur	Oui	Arrondissez à l'entier supérieur le montant des factures séparées multiplié par le taux fiscal et totalisez-le.
   			3 – Arrondir à l'entier inférieur	Oui	Arrondissez à l'entier inférieur le montant des factures séparées multiplié par le taux fiscal et totalisez-le.
   		3 – Calcul M3	1 – Arrondir	Oui	Montants de TVA totaux calculés dans la comptabilité CC dans M3.
   			2 – Arrondir à l'entier supérieur	Non	(Calcul basé sur la ligne de livraison non disponible.)
   			3 – Arrondir à l'entier inférieur	Non	(Calcul basé sur la ligne de livraison non disponible.)

5. Réimprimer la facture groupée mensuelle

   La réimpression de la facture groupée mensuelle peut également être effectuée depuis l'écran (ARS190/B). Sélectionnez la proposition de facture groupée mensuelle avec le statut 9 ou 7, puis sélectionnez l'option associée 6 (Imprimer). Le programme Facture client. Grouper (ARS190/Z) s'affiche. Spécifiez les champs suivants : Payeur, client et numéro de facture groupée mensuelle. Cliquez sur Suivant ou appuyez sur Entrée.

6. Effectuer un lettrage des factures groupées mensuelles

   Vous devez lettrer les factures dans le programme 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110) dès réception du partenaire. Si la facture groupée mensuelle est utilisée pour référence séparément des données de facturation (générées avec le type de facture groupée 0), alors le type de recherche sur l'écran doit correspondre à l'ordre de tri 5 (Facture groupée) pour permettre le lettrage. Vous ne pouvez pas rendre le paiement partiel pour les factures dans ce cas. Si la facture mensuelle est générée au moyen du type de facture groupée 1, toutes les factures séparées sont considérées comme étant lettrées et seules les données incluses dans la facture mensuelle doivent être conservées en tant que facture au partenaire. Cela signifie que la facture créée au moyen de l'option 1 est traitée dans la même colonne que les autres factures séparées et peut constituer une réception partielle pour les factures. Voir Groupement externe et interne des factures dans la comptabilité clients.