Lettrage externe

Ce processus permet de réaliser un rapprochement régulier du compte de bilan pour réduire la charge de travail lors des clôtures de période et d'exercice. Ce rapprochement est réalisé sur la base d'un document externe émis par un partenaire commercial, un relevé bancaire par exemple.

Avant de commencer

  • Le compte à lettrer est défini dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630).
  • La case Lettrage est cochée dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750/F).

Suivez les étapes ci-dessous :

Le processus inclut les activités suivantes :

  1. Créer un numéro de relevé bancaire pour le recensement des transactions

    Un numéro de relevé bancaire peut être défini pour chaque numéro de compte dans le programme 'Compte. Lettrer en externe' (GLS180). Des informations figurant sur le relevé bancaire sont ajoutées à ce numéro, comme la plage de dates et le solde d'ouverture/de clôture (SO/SC).

  2. Recensement manuel des transactions dans les comptes de bilan

    Lorsque le numéro de relevé bancaire est créé, les transactions réalisées dans la plage sélectionnée doivent être recensées dans le programme 'Compte. Lettrer en externe' (GLS180). Si une transaction s'avère ne pas avoir été saisie dans la comptabilité générale, une saisie de pièce justificative peut être initiée en appuyant sur F16 (Saisir pièce).

    Le lettrage peut être définitivement terminé uniquement si le solde de clôture (SC) dans la comptabilité générale est égal à celui du relevé bancaire, et si le lettrage cumulé est égal au solde de la période. Toutefois, il est possible de suspendre le lettrage et de le reprendre par la suite.

  3. Recensement automatique des transactions

    La procédure de rapprochement des transactions d'un relevé bancaire avec celles d'un compte de la comptabilité générale peut être laborieuse. Si votre banque vous fournit un relevé électronique des transactions dans un fichier EDI, vous pouvez automatiser cette procédure. Cette opération se déroule en trois étapes :

    1. Vous recevez le fichier de la part de la banque et le stockez dans les fichiers de saisie par lot. La conversion est prise en charge par un protocole dans M3 e-Collaborator.

    2. Recensez les transactions en sélectionnant l'option 12 (Rapprocher automatiquement) dans l'écran (GLS180/B). Si un numéro de chèque ou de traite est disponible, cette information est utilisée pour le lettrage. Dans le cas contraire, l'algorithme suivant est utilisé :

      Etape Date de valorisation Date comptable Code d'opération bancaire Montant
      1 x x x x
      2 x x x
      3 x x

      Les scénarios possibles sont les suivants :

      • La transaction bancaire est identifiée dans la comptabilité générale et rapprochée.
      • La transaction bancaire est introuvable dans la comptabilité générale.
      • Certaines transactions de la comptabilité générale ne figurent pas dans le relevé bancaire.

    3. Ajustez manuellement les transactions qui n'ont pas été rapprochées. Dans certains cas, vous devrez saisir une pièce comptable du journal via (GLS181/B).

    Pour simplifier la tâche, vous pouvez imprimer une liste des relevés avant et après le lettrage en sélectionnant l'option 16 ('Imprimer') dans l'écran (GLS180/B).

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