Activer la gestion de la comptabilité générale

Gestion de la comptabilité générale et des pièces justificatives

... si les transactions de débit et de crédit sont enregistrées avec d'autres signes que plus et moins.

… si les transactions internes sont utilisées dans le système. De cette manière, les transactions internes sont signalées en tant que telles dans la comptabilité générale, et les transactions internes ou externes peuvent être sélectionnées dans des recherches ou des états. Les transactions internes disposent de leurs propres numéros de série de journaux.

… si les valeurs de chaque transaction sont vérifiées lors de la saisie.

Options possibles :

0 = Pas de vérification

1 = Vérification

2 (Identique à l'option 1, mais aucun contrôle des écarts de devise n'est réalisé).

Si vous sélectionnez l'option 1 ou 2, chaque valeur de transaction spécifiée dans le fichier de base et le fichier des paramètres est vérifiée pour s'assurer qu'elle est correcte. Cela permet également d'exclure toute possibilité d'ajout de pièces justificatives non équilibrées dans la comptabilité générale. L'option 1 est recommandée.

… les valeurs de champ appliquées lorsqu'une pièce justificative est annulée après l'affectation d'un numéro de pièce, mais avant l'impression du journal comptable. Pour éviter un saut dans les numéros de série, une pièce justificative est créée avec une seule transaction d'un montant de 0,00.

... si les livres comptables sont utilisés pour diviser les livres auxiliaires et la comptabilité générale en unités plus petites. Si cette option est sélectionnée, les informations sur les numéros de série des pièces justificatives sont stockées avec chaque transaction dans chaque livre de comptes, dans le fichier de la comptabilité générale. Ces informations peuvent ensuite être utilisées à des fins de recherche et de tri.

Vous pouvez consulter les pièces justificatives par livre de comptes et la fonction GCF utilisée pour la saisie dans 'Livre comptable. Afficher' (CRS408).

… si le recours au lettrage est utile dans le programme 'Compte. Lettrer en externe' (GLS180) et dans le programme 'Compte. Lettrer en interne' (GLS185) ou or 'Compte. Lettre en interne' (GLS385).

... si les pièces justificatives inter-sociétés sont utilisées.

… les devises tierces utilisées dans le système financier et le type de taux de change à appliquer.

...empêcher un cumul de solde dans le segment sélectionné pour la clé de balance 8 dans le fichier balance de la comptabilité générale. Si cette option est sélectionnée, le ou les segments seront traités comme des segments sans valeur dans le fichier balance. Si vous activez cette fonction pour un segment où un numéro d'ordre par exemple est utilisé, le nombre des enregistrements stockés diminuera considérablement dans le fichier balance. Ceci permettra ensuite d'améliorer les performances des programmes qui utilisent la clé de balance 8, notamment (GLS215), (GLS210), (GLS535), (GLS130), (GLS940), (GLS915), (GLS905) et (RGS600).

Remarque : vous ne pouvez pas sélectionner un segment activé dans ces programmes lorsque la clé de balance 8 est utilisée. A la place, choisissez une autre clé de balance valide contenant les informations du ou des segments bloqués pour la clé de balance 8. Par exemple, il peut s'agir de la clé balance 6.

Exemple avant d'activer cette fonction : Voir Activer la gestion de la comptabilité générale

Le nombre d'enregistrements créés pour la clé de balance 8 dans la table FBAKEY (clés du fichier balance), au moment du transfert dans la comptabilité générale, est égal à 6 puisqu'un enregistrement est créé pour chaque chaîne comptable unique.

Une fois cette fonction activée pour les segments 6 et 7, le nombre d'enregistrements créés pour la clé de balance 8 dans la table FBAKEY est égal à 1 puisqu'aucun cumul ne sera effectué dans les segments 6 et 7.

Parce qu'il est courant d'inclure le numéro d'ordre dans la chaîne comptable (à des fins d'analyse diverses), le nombre d'enregistrements dans le fichier balance augmente rapidement pour des activités qui impliquent de larges volumes de transactions. Ainsi donc, lorsque vous activez cette fonction, tout cumul inutile est empêché et les performances s'améliorent dans les programmes qui utilisent le fichier balance.

... si l'ajout de compte est utilisé pour mettre à jour automatiquement des chaînes comptables spécifiques avec une ou plusieurs identités comptables. Cette opération est déclenchée par les autres identités comptables sélectionnées. Toutes les transactions peuvent être mises à jour en masse afin qu'elles soient enregistrées pour une identité comptable (Projet X, par exemple). Elles peuvent également être enregistrées automatiquement pour une identité comptable différente (centre de coûts Y, par exemple).

L'usage normal de l'ajout de compte consiste à faire état de comptes de gestion et statutaires. Un exemple français : Le compte statutaire est dans le segment comptable 1. Vous utilisez la fonction d'ajout de compte pour enregistrer automatiquement les transactions dans l'identité comptable de gestion du segment comptable 7. Les comptes de gestion de toutes les sociétés peuvent utiliser le segment 7 et les états légaux français peuvent utiliser le segment 1.

Ces identités comptables de déclenchement sont définies dans 'Table ajout comptable. Ouvrir' (GLS020).

... si une identité comptable peut apparaître dans plusieurs structures comptables. Si vous avez coché cette case, une vérification a lieu lors de l'association d'une identité comptable à une structure comptable dans le programme 'Structure comptable. Ouvrir lignes' (CRS646) afin de contrôler que la même identité comptable n'apparaît pas dans une autre structure au sein de la même période début à fin.

Les chaînes comptables sont utilisées dans les clés de solde pour afficher les informations de façon structurée dans le fichier de solde de la comptabilité générale.

Gestion des taxes et déclarations réglementaires

… la date à partir de laquelle les transactions doivent être sélectionnées pour les déclarations de TVA dans 'Traitement de TVA' (TXS100).

La date de début de TVA dans (CRS750) est utilisée pour fournir une valeur par défaut dans (TXS100). Elle ne l'est pas pour empêcher d'inclure les transactions dans un cycle de TVA. Les transactions signalées par un chiffre 9 dans la table de comptabilité générale (FGLEDG), dans le champ TVA déclarée (EGVATR) ne sont pas incluses. Ce champ est mis à jour lorsque vous mettez à jour le justificatif de déclaration de TVA depuis le programme (TXS100).

Vous pouvez choisir des transactions avec une date antérieure à la date de début de TVA pour vérifier, si vous le souhaitez, qu'aucune transaction n'est antidatée à une période précédente. Par conséquent, la date qui provient de (CRS750) n'est qu'une valeur par défaut.

... la date du dernier traitement de la TVA (affichée à titre d'information uniquement).

... s'il convient de contrôler la TVA calculée par rapport à la TVA enregistrée pour chaque code TVA lors de la saisie d'une pièce justificative, et si l'écart maximum autorisé doit être défini.

… l'écart maximum autorisé lors du contrôle en ligne automatique de la TVA.

... la date à utiliser comme base des déclarations de TVA.

Options :

1 = Date de facturation

2 = Date comptable

3 = Date de livraison (basée sur la date comptable)

4 = Date de livraison (basée sur la date de facturation)

5 = Date d'échéance

Dans de nombreux pays, les états de TVA destinés aux autorités doivent être basés sur la date de facturation. Dans d'autres pays, ils peuvent être basés sur la date comptable.

Dans certaines régions, la TVA est basée sur la date de livraison des marchandises. Si vous sélectionnez la date de livraison en tant que type de date de TVA, vous devez saisir une date de livraison lors de l'enregistrement des factures fournisseur dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/F).

Voir Saisir manuellement des factures fournisseur pour paiement.

Exemple :

Si vous créez un état de TVA pour le mois de février d'une année spécifique, souhaitez-vous inclure toutes les factures datées de février, ou toutes celles dont la date comptable est en février ?

1. Une facture datée du 28 janvier peut être traitée (date comptable) le 2 février.

2. Une facture datée du 28 février peut être traitée (date comptable) le 2 mars.

Vous pouvez créer l'état de TVA de janvier le 5 février. Incluez-vous la facture 1 ? Vous pouvez créer l'état de TVA de février le 5 mars. Incluez-vous la facture 1 et/ou la facture 2 ?

Le montant de TVA basé sur l'état de TVA est automatiquement enregistré sur un compte de compensation par le biais de l'événement comptable TX01. Vous pouvez consulter la différence entre le montant de TVA basé sur la date de facturation qui est enregistré sur ce compte de compensation et le montant de TVA basé sur la date comptable sur votre compte de TVA fournisseurs/clients, dans 'Compta. générale. Afficher transactions' (GLS210).

… comment sont gérés les montants de TVA en devise locale pour les factures en devise étrangère.

Options possibles :

0 = Non gérés. La TVA est calculée sur la base du taux de facturation.

1 = Les montants de la TVA locale ne sont pas gérés dans la comptabilité fournisseurs, mais imprimés sur les factures client sous forme d'informations supplémentaires.

2 = Le montant de la TVA locale est calculé sur la base du taux de facturation, mais peut être remplacé lors de la saisie de la facture fournisseur dans la comptabilité fournisseurs. La différence est automatiquement enregistrée sous la forme d'un gain ou d'une perte de taux de change. Cette information n'est pas imprimée sur les factures client.

3 = Gérés dans la comptabilité fournisseurs (comme l'option 2) et imprimés sur les factures client.

… si les enregistrements d'escompte pour les livraisons intracommunautaires doivent être inclus dans une ligne distincte du rapport trimestriel de l'UE créé dans 'Rapport ventes trimestriel UE. Imprimer' (CRS345).

Voir Déclaration des statistiques commerciales.

Gestion de la comptabilité clients

... comment effectuer le calcul des dettes client douteuses.

Options possibles :

0 : Basé sur le montant net (hors charges et taxes)

1 : Basé sur le montant brut (TVA incluse)

Les dettes douteuses sont gérées dans 'Facture client. Traiter créance douteuse' (ARS360) et dans 'Créances douteuses. Créer provision' (ARS130). Reportez-vous aux documents répertoriés dans la section Voir également pour de plus amples détails.

... si une provision pour dette douteuse doit mettre à jour la comptabilité générale.

... si la TVA et les factures bloquées sont incluses lorsque les limites de crédit client 1 et 3 et les montants cumulés sont mis à jour.

Les limites de crédit et les montants cumulés s'affichent dans 'Commande de vente. Clôturer' (OIS120/E). Reportez-vous aux documents répertoriés dans la section Voir également pour de plus amples détails.

... si les transactions avec décalage des transactions de facturation d'intérêts de retard possédant la même chaîne comptable sont cumulées et totalisées. Si ce champ est sélectionné, seules les transactions de crédit possédant le code de transaction 11 seront créées, en fonction de la règle comptable AR50-320 (intérêts).

… si des écritures comptables sont créées lors du traitement des traites avec escompte dans 'Annulation du risque client. Créer' (ARS330). Reportez-vous aux documents répertoriés dans la section Voir également pour de plus amples détails.

0 = Non utilisé

1 (Réception de paiement par document)

Calcul de l'engagement

... si la valeur engagée est calculée pour le contrôle des engagements d'achat de la division pour les articles hors stock. L'objectif de cette fonction est d'aider à contrôler les frais généraux et les dépenses d'investissement. Reportez-vous aux documents répertoriés dans la section Voir également pour de plus amples détails.

Si cette case est cochée, les autres champs de l'écran doivent être renseignés.

... le numéro et la version du budget vierge qui contiendra les valeurs engagées.

... le numéro et la version du budget qui contient les éventuels dépassements saisis manuellement (facultatif).

... le numéro et la version du budget de contrôle contenant toutes les dépenses budgétées.

… ce qui se produit lorsqu'un utilisateur crée un ordre d'achat (OA) à l'aide d'une chaîne comptable pour laquelle il ne reste pas de limite de budget :

1 = L'OA est bloqué et reçoit le statut 15.

2 = Un message d'avertissement s'affiche

... la valeur par rapport à laquelle les dépenses réelles doivent être comparées :

1 = Budget pour une année complète

2 = Budget jusqu'à une période couvrant la période en cours

... la date à partir de laquelle la valeur engagée est calculée :

1 = Date d'émission de l'OA

2 = Date de livraison

... si la valeur engagée est réduite :

1 = A la réception des marchandises dans 'Ordre d'achat. Réceptionner marchandises' (PPS300)

2 = Lors du rapprochement de facture dans la comptabilité fournisseurs

... les segments comptables utilisés pour le stockage de la valeur engagée et qui sont contrôlés lors de la saisie de l'OA. Le segment comptable 1 et au moins un autre segment doivent être sélectionnés.