Configuration et utilisation des règles comptables

Ce document explique ce que sont les règles comptables et fournit un aperçu du workflow de configuration.

Résultat

Après avoir terminé la lecture du document, vous comprenez l'objectif et la structure des règles comptables. Vous savez également comment configurer les règles comptables à un niveau général.

Utilisez ces informations pour définir les règles comptables dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395).

Qu'est-ce qu'une règle comptable ?

Une règle comptable est une définition de la chaîne comptable utilisée par M3 lors de la création automatique d'écritures comptables liées à une activité financière. La majorité du processus d'intégration entre le système financier et d'autres applications M3 est gérée par des règles comptables.

Dans M3, de nombreuses activités financières impliquent la création d'au moins deux écritures comptables qui s'équilibrent : l'une créditrice, l'autre débitrice. Le compte à utiliser est parfois indiqué manuellement lors de la saisie des transactions, par exemple lors de l'enregistrement des factures fournisseur. Toutefois, dans la plupart des cas, le compte est sélectionné automatiquement en fonction d'une règle comptable. Ainsi, l'ensemble des règles comptables reflète de manière fidèle le plan comptable de la division.

Avantages

Une fois les règles comptables configurées, elles réduisent au maximum la saisie manuelle des transactions, accélèrent la saisie et réduisent les erreurs de saisie au clavier.

Fondements des règles comptables

M3 fournit un jeu complet de règles comptables. Vous pouvez les télécharger et les configurer dans le programme 'Règle comptable. Définir' (CRS395). Chaque règle comptable contient les éléments suivants :

Une combinaison prédéfinie d'évènements comptables et de types d'écritures comptables
La date de début d'entrée en vigueur de la règle comptable
La chaîne comptable à appliquer lorsque vous créez des écritures comptables. Cette chaîne comptable peut contenir un mélange d'ID comptables fixes et de valeurs dynamiques telles que le code d'article, indiquant que celui-ci sera stocké dans la chaîne comptable de l'écriture comptable.
Le cas échéant, toute exception à la chaîne comptable selon la situation, telle que l'utilisation d'un compte de revenus différent pour les revenus internationaux selon les régions.

Evènements comptables et types d'écritures comptables

Les évènements comptables et les types d'écritures comptables sont prédéfinis dans M3 Business Engine.

Qu'est-ce qu'un évènement comptable ?

Un événement comptable est une activité financière qui consiste à créer des écritures comptables pour refléter une augmentation ou une diminution de l'actif et du passif de la division. L'enregistrement de marchandises réceptionnées, l'enregistrement de paiements client ou encore l'amortissement des immobilisations en sont des exemples.

Qu'est-ce qu'un type d'écriture comptable ?

Un type d'écriture comptable représente une catégorie spécifique d'écritures comptables créées automatiquement lors d'un événement comptable. Les escomptes et les types de TVA en sont des exemples. Le même type d'écriture comptable peut être utilisé pour plusieurs événements comptables.

ID de règle comptable

L'ID d'une règle comptable est constitué des ID de l'évènement comptable et du type d'écriture comptable. Par exemple, la règle comptable AR30-130 crée des écritures pour les escomptes après la saisie manuelle de paiements client dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110). La fonction AR30 désigne l'évènement comptable lié aux paiements enregistrés manuellement, et 130 désigne le type d'écriture comptable lié aux escomptes.

Workflow de configuration - Descriptions d'activités

Télécharger des évènements comptables et des types d'écriture comptable

Téléchargez les évènements comptables en appuyant sur F14 dans 'Evènement comptable. Ouvrir' (CRS375). Téléchargez les types d'écriture comptable en appuyant sur F14 dans 'Type écriture comptable. Ouvrir' (CRS385).

Que ce soit pour les évènements comptables ou les types d'écriture comptable, vous pouvez supprimer les enregistrements que vous ne comptez pas utiliser afin de réduire le nombre de combinaisons conservées. Par exemple, si vous ne réglez pas vos fournisseurs par chèque, supprimez l'évènement comptable correspondant (AP30). Ou encore, si les types d'écriture comptable correspondant à la TVA déductible 2 et la TVA à payer 2 ne sont pas applicables, supprimez-les. Si vous supprimez un évènement comptable ou un type d'écriture comptable en utilisation, M3 créera une écriture comptable liée à un compte d'erreur, indiquant l'évènement comptable et le type d'écriture comptable manquants.
Téléchargement des règles comptables

Pour télécharger les règles comptables prédéfinies vides correspondant à toutes les combinaisons restantes d'évènements comptables et de types d'écriture comptable, appuyez sur F14 dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395).

Remarque
- Téléchargez uniquement les évènements comptables et les types d'écriture comptable liés aux modules que vous avez installés dans Division. Connecter société (MNS100).
- Après chaque mise à niveau du système, appuyez sur F14 pour télécharger les nouveaux enregistrements d'évènements comptables, de types d'écriture comptable et de règles comptables. Ce téléchargement récupère uniquement les enregistrements nouveaux et supprimés, sans modifier les existants.
- N'oubliez pas de télécharger les nouvelles règles comptables à la même date que les règles comptables existantes. Dans le cas contraire, vous obtiendrez un jeu complet et vide de règles comptables à la nouvelle date, qui remplacera les définitions existantes.
- Vous pouvez appuyer sur F14 pour copier un ancien jeu de règles comptables ou copier des règles comptables à partir d'une certaine date.
- Pour supprimer d'anciennes règles comptables, appuyez sur F15.
Télécharger des objets dynamiques

Si vous ne l'avez pas encore fait, téléchargez les objets dynamiques à utiliser dans les chaînes comptables en appuyant sur F14 dans Groupe de champs. Ouvrir (CRS108). Vous pouvez retirer du groupe de champs CRACC les champs que vous ne souhaitez pas afficher en tant qu'objets dynamiques. Les objets dynamiques vous permettent de suivre et d'analyser les coûts selon des facteurs autres que les ID comptables.

Le type d'article est un exemple d'objet dynamique. En intégrant cet objet dynamique à un segment comptable dans la règle comptable, l'ID de ce type d'article spécifique est automatiquement enregistré dans la chaîne comptable des écritures comptables créées en fonction de cette règle comptable.
Affecter des chaînes comptables aux règles comptables

Une fois les objets dynamiques téléchargés, les règles comptables vides s'affichent avec leurs dates de début respectives dans l'écran (CRS395/B). Vous pouvez affecter une chaîne comptable à chaque combinaison de règle comptable/date de début. Deux colonnes contenant des champs vides s'affichent dans l'écran E.

Colonne de gauche : ID comptables fixes

La colonne de gauche comprend un champ pour chaque segment comptable présent dans la chaîne comptable standard. Les champs sont réservés aux ID comptables fixes, c'est-à-dire ceux qui ont enregistrés dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630). Le champ supérieur (segment comptable 1) est toujours réservé au compte lui-même.

Conseil : Utilisez le septième segment comptable pour saisir l'ID de la règle comptable (par exemple, AR30-130). Cet ID est ensuite stocké dans ce segment comptable pour chaque écriture comptable créée en fonction de cette règle comptable. Cette démarche permet d'identifier les règles comptables lors des procédures de dépannage.

Colonne de droite : Valeurs extraites de manière dynamique

La colonne de droite comprend les champs liés aux segments comptables 2 à 7. Cette colonne est réservée aux valeurs autres que les ID comptables fixes. Les valeurs (objets dynamiques) disponibles varient d'une règle dynamique à l'autre. Si vous utilisez des objets dynamiques, laissez vides les champs correspondants dans la colonne de gauche.

Il existe deux catégories d'objets dynamiques : 1) les objets qui représentent un champ d'une table, et 2) les objets non associés à un champ. Seuls les objets appartenant à la première catégorie peuvent être générés et stockés dans la chaîne comptable. Les objets non associés à un champ sont utilisés uniquement pour définir des exceptions (voir ci-dessous).

Exemple d'objets dynamiques intégrés à une chaîne comptable

Supposons que le deuxième et le troisième segments comptables de la chaîne comptable de la division soient réservés au centre de coûts et au groupe de produits, respectivement. La règle comptable à définir est OI20-120 (revenus de la facturation des commandes de vente).

En saisissant l'objet dynamique CKSDST (qui est le champ représentant la région dans le fichier principal des clients) dans le segment comptable correspondant au centre de coûts dans la colonne de droite, ce centre de coûts est extrait du champ Région dans Client. Ouvrir (CRS610/F) et enregistré dans la chaîne comptable de l'écriture comptable liée aux revenus lors de la facturation d'un client.

En saisissant l'objet dynamique MMITGR (qui représente le groupe d'articles dans le fichier principal des articles) dans le troisième segment comptable, le groupe de produits est extrait du champ 'Groupe d'articles' dans 'Article. Ouvrir' (MMS001/F).
Définir des exceptions aux règles comptables

Il est possible que vous ayez besoin de différents comptes selon les situations : les règles comptables standard accompagnées d'ID comptables fixes peuvent parfois s'avérer insuffisantes pour un suivi efficace. Par exemple, vous pouvez utiliser un compte de revenus différent pour les factures internationales associées à des commandes de vente. Dans l'écran (CRS395/F), vous définissez ces exceptions à la règle en fonction d'un ou plusieurs champs (objets dynamiques) dans diverses tables. Vous pouvez définir une chaîne comptable distincte pour chaque exception.

Les exceptions sont définies à l'aide de lignes dans une matrice dans l'écran (CRS395/F). Chaque ligne peut comporter jusqu'à cinq champs. Selon la règle comptable, différents champs sont disponibles et s'affichent lorsque vous appuyez sur F4 dans l'un des champs d'exception.

Dans l'écran (CRS396), vous déterminez les valeurs valides pour chaque champ, ainsi que la chaîne comptable à leur appliquer. Par exemple, vous pouvez appliquer une chaîne comptable différente pour un type spécifique de régions. Toutes les valeurs valides doivent être renseignées pour déclencher la nouvelle chaîne comptable.

Vous pouvez définir des exceptions à plusieurs étapes en utilisant plusieurs exceptions dans l'écran (CRS395/F). Si M3 ne trouve aucune correspondance au cours de la première étape, il tente de renseigner la définition à l'étape suivante. Par exemple, si aucun résultat n'est obtenu pour une région, il est possible de rechercher la valeur du champ de la catégorie d'articles dans la table d'articles principale. La priorité sélectionnée pour chaque ligne détermine l'ordre dans lequel M3 tente de trouver une correspondance à l'exception.

Une astérisque s'affiche dans l'écran (CRS395/B) pour les règles comptables présentant au moins une exception.

Au lieu d'utiliser un compte normal pour les transactions régulières intégrées à la chaîne comptable dans l'écran (CRS395/E) et de définir des exceptions dans l'écran (CRS395/F) et (CRS396), de nombreuses divisions laissent ces étapes de côté. Elles utilisent un compte d'erreur spécial dans l'écran (CRS395/E) (destiné à l'origine au compte 'normal') pour toutes les écritures comptables inacceptables. Un compte d'erreur est un compte signalé comme étant bloqué dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630/E). Il couvre toutes les situations acceptables favorables à la création d'écritures comptables liées à des exceptions. Une écriture comptable n'est créée dans le compte d'erreur que lorsqu'une situation sort du cadre des exceptions approuvées. Comme le compte d'erreur est bloqué, la transaction incorrecte est placée dans Fichier transact. Relancer tâches erron (GLS037) avant la mise à jour de la comptabilité générale. Cette opération permet d'avertir immédiatement le service financier qu'un individu ne respecte pas le processus approuvé.

Remarque
Par exemple, vous souhaitez avertir le service financier que le solde de la comptabilité générale est inacceptable, suite à l'utilisation de types d'ordre non autorisés. Dans la règle comptable MM20-907 (représentant le compte de contrepartie pour les transactions de stock au niveau de la sortie de stock interne), vous sélectionnez l'objet dynamique MGTRTP lié au type d'ordre. Dans l'écran (CRS396), vous définissez ensuite les exceptions pour chaque type d'ordre autorisé : le type d'ordre 1 est utilisé pour les réquisitions, le type d'ordre 2 pour les réclamations, le type d'ordre 3 pour le rebut et le type d'ordre 4 pour la sous-traitance. Toutes les écritures comptables créées en-dehors de ce cadre utiliseront le compte d'erreur, informant ainsi le service financier qu'un employé utilisait un type d'ordre non autorisé.
Définition des paramètres supplémentaires pour les objets dynamiques

Si des exceptions sont définies pour une règle comptable, mais qu'aucune d'entre elles ne correspond à la transaction concernée, soit la chaîne comptable standard définie dans l'écran (CRS395/E) est utilisée, soit l'écriture comptable est signalée par un code d'erreur. Vous définissez la procédure à utiliser dans Paramètres – Méthode Erreur Compte (CRS736).

Vous définissez dans le même programme deux autres valeurs liées à l'utilisation d'objets dynamiques :
- S'il convient d'utiliser le payeur ou le client lorsque M3 lit le fichier principal des clients. Par exemple, faut-il utiliser le payeur ou le client lié à la commande de vente lors de l'extraction de la région associée à la transaction de revenu ?
- La partie d'un numéro d'ordre à utiliser dans la chaîne comptable, soit les huit premiers ou derniers chiffres. Vous pouvez sélectionner des numéros d'ordre comme valeurs dynamiques ou comme exceptions pour une règle comptable. Cependant, chaque segment comptable contenant huit caractères alors que certains numéros d'ordre en contiennent dix, vous devez abréger les numéros d'ordre afin de les inclure dans la chaîne comptable.
Définir le remplacement automatique des valeurs extraites de manière dynamique

Dans Champ. Actualiser Valeurs Contrôle (CRS388), vous définissez le remplacement automatique des valeurs extraites de manière dynamique. Par exemple, si la division utilise la région indiquée dans le fichier principal des clients en tant qu'objet dynamique dans le segment comptable réservé au centre de coût, les régions peuvent ici être « converties » en centres de coûts : Les régions 100 et 101 seront automatiquement remplacées par le centre de coûts AAA, et ainsi de suite. Remarque : ce remplacement n'est pas rétroactif. Il ne s'applique qu'aux futures écritures comptables.
Simuler des chaînes comptables

Vous pouvez simuler les résultats d'une règle comptable spécifique de deux manières :
- Créez une transaction factice, puis étudiez les résultats dans la comptabilité générale.
- Simulez le résultat d'une chaîne comptable appliquée à une transaction existante, telle qu'une facture ou une transaction d'ordre, dans le programme Chaîne comptable. Simuler (CRS399). Ce programme peut être démarré à partir du menu ou en sélectionnant l'option 'Simuler la structure comptable' par rapport à une règle comptable dans l'écran (CRS395/B).
La chaîne comptable liée à cette transaction spécifique s'affiche dans l'écran (CRS399/E). Vous pouvez savoir si une chaîne comptable est basée sur la chaîne comptable standard ou sur une exception dans l'écran (CRS395/E). Un code d'erreur s'affiche si une erreur est détectée. Vous pouvez également combiner les deux méthodes en créant une transaction factice. Si l'erreur se produit, utilisez la même transaction lors de la simulation de la chaîne comptable.