Gestion des prélèvements automatiques dans la comptabilité clients
Vous pouvez utiliser le prélèvement automatique pour automatiser le processus de facturation des clients et d'enregistrement des paiements.
L'objectif du prélèvement automatique est de transférer directement des montants spécifiques du compte bancaire du client au compte bancaire de la division à intervalles définis. Le prélèvement automatique est principalement utilisé pour la vente récurrente de produits ou de services identiques à un client.
Pour la description d'un autre workflow pour le prélèvement automatique, voir Gestion des prélèvements automatiques selon le modèle danois.
Résultat
Les dettes client sont recouvrées automatiquement. Pour plus d'informations, reportez-vous aux instructions correspondantes.
Les paiements traités affectent la gestion du crédit et des risques client et de votre trésorerie.
La comptabilité clients et la comptabilité générale sont mises à jour. Pour obtenir des informations sur les écritures comptables créées, reportez-vous à l'instruction correspondante.
Avant de commencer
Avant de commencer, vous devez remplir ces conditions préalables :
- Vous devez disposer de procédures bien définies pour la gestion du prélèvement automatique et avoir pleinement conscience des coûts et des économies en jeu.
- Vous devez préparer le texte à imprimer sur les factures, indiquant que le paiement est effectué par prélèvement automatique, dans 'Instruction de paiement. Ouvrir' (CRS285) et l'associer à chaque client dans 'Client. Ouvrir' (CRS610/K).
- Pour connaître toutes les conditions préalables, reportez-vous au document ou aux instructions du sous-processus correspondant.
Suivez les étapes ci-dessous :
- Gestion des contrats de prélèvement automatique.
Le contrat que vous avez spécifié avec le client constitue la base du prélèvement automatique. Vous pouvez enregistrer ce contrat et ses valeurs de contrôle dans Contrat Prélèvement Auto. Ouvrir (ARS450), puis l'envoyer à la banque.
Cependant, vous pouvez utiliser le prélèvement automatique sans contrats enregistrés. Pour ce faire, vous devez utiliser une méthode de paiement spécial à la création des factures.
- Envoi de la facture au client à des fins d'information.
Lors de la création d'une nouvelle facture client, une commande est également créée automatiquement avec le numéro unique du contrat de prélèvement automatique. Un message indiquant que cette facture est créée à des fins d'information uniquement et qu'elle ne doit pas être utilisée pour le paiement accompagne la facture. Selon les procédures de votre division ou le type de contrat, envoyez la facture au client.
- Remise de factures à la banque.
Vous pouvez créer un relevé de remise en banque avec les factures que vous avez sélectionnées dans 'Remise en Banque. Ouvrir' (ARS300) ou 'Remise prélèvmt auto/affacturage. Ouvrir' (ARS410) et l'envoyer à la banque. Pour les documents de paiement sans confirmation électronique, les factures sont clôturées automatiquement. Pour la confirmation électronique, les factures restent ouvertes jusqu’à ce que le paiement soit vérifié dans 'Relevé bancaire. Ouvrir' (ABS100).
Voir Confirmation électronique dans Créer un type de paiement.
- Rapprochement des paiements.
Une fois que vous avez reçu la confirmation de la banque, enregistrez les factures comme étant payées ou impayées, dans 'Remise en banque. Lettrer paiements' (ARS350) ou 'Remise prélèvmt auto/affacturage. Ouvrir' (ARS410). Si vous recevez la confirmation de la banque dans un fichier de lot, vous pouvez effectuer cela dans 'Relevé bancaire. Ouvrir' (ABS100).