Gestion des prélèvements automatiques dans la comptabilité clients

Résultat

Les dettes client sont recouvrées automatiquement. Pour plus d'informations, reportez-vous aux instructions correspondantes.

Les paiements traités affectent la gestion du crédit et des risques client et de votre trésorerie.

La comptabilité clients et la comptabilité générale sont mises à jour. Pour obtenir des informations sur les écritures comptables créées, reportez-vous à l'instruction correspondante.

Avant de commencer

• Vous devez disposer de procédures bien définies pour la gestion du prélèvement automatique et avoir pleinement conscience des coûts et des économies en jeu.
• Vous devez préparer le texte à imprimer sur les factures, indiquant que le paiement sera effectué par prélèvement automatique, dans Instruction Paiement. Ouvrir (CRS285) et l'associer à chaque client dans Client. Ouvrir (CRS610/K).
• Pour connaître toutes les conditions préalables, reportez-vous au document/à l'instruction du sous-processus correspondant.

Prélèvement automatique par voie électronique en Allemagne

En Allemagne, lors de la remise par voie électronique d'ordres de paiement par prélèvement automatique dans un fichier de paiement DTAUS (dans un format non-EDIFACT), une validation bancaire distincte ('Datenträgerbegleitzättel') contenant les informations du fichier est requise. Si le nombre de factures à régler pour un client dans la remise est supérieur au nombre indiqué pour le compte bancaire de la division utilisé, une spécification de paiement distincte (Avis) est imprimée et envoyée au payeur. Les conditions préalables pour cela sont les suivantes :

• La méthode de paiement utilisée doit être associée à un type de paiement sous la catégorie de paiement 5. La case 'Type de contrat' dans le programme 'Type de paiement. Ouvrir' (CRS078/E) est utilisée pour faire la distinction entre le prélèvement automatique sans contrat (Lastschrifteinzug) et le prélèvement automatique basé sur un contrat enregistré (Bankeinzug).
• Si la case 'Type de contrat' (ci-dessus) est cochée, les contrats de prélèvement automatique doivent être enregistrés dans 'Contrat de prélèvement auto. Ouvrir' (ARS450).
• Dans 'Méthode de paiement CC. Ouvrir' (CRS076/E), l'option DE-DTAUS doit être sélectionnée dans le champ 'Formulaire électronique' et dans le champ 'Document'. Le premier élément contrôle le format du fichier DTAUS, le second contrôle la création du 'Datenträgerbeizättel' et la spécification de paiement ('Avis'). Les options possibles sont générées automatiquement en appuyant sur F14 (Standard) dans Format Banque. Ouvrir (CRS695/B) et Format Document. Ouvrir (CRS696/B), respectivement.
• Vous devez créer un indicateur de compte bancaire pour ce type de prélèvement automatique dans Indicateur Compte Bancaire. Ouvrir (CRS072). L'indicateur de champ 1 doit être défini comme un champ contenant 10 caractères avec l'ID numérique 1/0 et réservé à l'ID du compte bancaire du client. La méthode de clé de contrôle pour compte bancaire doit être définie sur 07 dans les mêmes programmes. Une fois l'indicateur associé au compte client dans Compte bancaire. Ouvrir (CRS692), l'ID du compte bancaire et l'ID de la banque (Bankleitzahl, une valeur numérique à huit caractères) doivent être indiqués pour ce compte. Ces informations bancaires sont vérifiées par rapport à la méthode de clé de contrôle sélectionnée. Si elles sont incorrectes, les factures concernées sont bloquées lors de la création d'une proposition de remise et incluses dans le rapport d'erreur.
• Pour la banque de la division, dans l'écran (CRS692/F), le champ 'Nombre de lignes document' définit le nombre de caractères disponibles dans le fichier de paiement DTAUS (enregistrement C, part variable, deuxième section d'enregistrement). La formule utilisée est la suivante : (nombre de lignes du document) x 2 x 27.

  Exemple : Si vous sélectionnez 6 comme nombre de lignes du document, le nombre de caractères est le suivant : 6 x 2 x 27 = 324 chiffres. Si ce nombre est dépassé, une spécification de paiement distincte est créée pour toutes les factures de ce payeur ; l'enregistrement de fichier contiendra alors uniquement une référence à cette spécification.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Gestion des contrats de prélèvement automatique

   Le contrat que vous avez conclu avec le client constitue la base du prélèvement automatique. Vous pouvez enregistrer ce contrat et ses valeurs de contrôle dans Contrat Prélèvement Auto. Ouvrir (ARS450), puis l'envoyer à la banque.

   Cependant, il est possible d'utiliser le prélèvement automatique sans contrats enregistrés. Pour ce faire, vous devez utiliser une méthode de paiement spécial à la création des factures.

2. Envoi de la facture au client à des fins d'information

   Lors de la création d'une nouvelle facture client, une commande est également créée automatiquement avec le numéro unique du contrat de prélèvement automatique. Un message indiquant que cette facture est créée à des fins d'information uniquement et qu'elle ne doit pas être utilisée pour le paiement accompagne la facture. Selon les procédures de votre division ou le type de contrat, envoyez la facture au client.

3. Remise de factures à la banque

   Vous pouvez créer un relevé de remise en banque avec les factures que vous avez sélectionnées dans Remise en Banque. Ouvrir (ARS300) et l'envoyer à la banque. Les factures sont clôturées automatiquement.

4. Rapprochement des paiements

   Une fois que vous avez reçu la confirmation de la banque, enregistrez les factures comme étant payées ou impayées, respectivement dans Remise en banque. Lettrer paiements (ARS350) ou Traite/chèque. Ouvrir Impayés ou Rejetés (ARS340). Si vous recevez la confirmation de la banque dans un fichier de lot, vous pouvez effectuer cela dans Paiement par lot. Mettre à jour (ARS040).