Simplification des procédures d'autorisation des factures fournisseur

Résultat

Les personnes habilitées à autoriser les factures sont enregistrées ensemble avec le montant maximum qu'elles peuvent approuver par facture et l'utilisateur respectif chargé de la recodification des factures. Une fois la procédure d'approbation configurée dans le cadre de la délégation de pouvoirs, l'utilisateur autorisé doit être associé à un groupe de délégation de pouvoirs.

Si la personne habilitée à autoriser est absente ou n'est pas disponible pendant un laps de temps spécifique, cette information est aussi indiquée.

• Sélectionnez un utilisateur autorisé pour chaque fournisseur concerné dans le programme Fournisseur. Définir détails achat/fin (CRS624/E). Cette valeur est ensuite proposée par défaut lors de la saisie des factures de ce fournisseur. Un utilisateur autorisé doit toujours être saisi si la case à cocher Autorisation est sélectionnée pour l'enregistrement de la fonction GCF utilisée lors de la saisie de factures dans Facture Fourn. Enregistrer (APS100). Pendant la saisie, un contrôle de la validité est effectué pour s'assurer que le montant maximal approuvé n'a pas été dépassé, un message d'erreur s'affiche le cas échéant. Si nécessaire, vous pouvez changer ultérieurement l'utilisateur autorisé pour une facture de façon manuelle via Comptabilité fournisseurs. Afficher (APS200).
• Sélectionnez un utilisateur autorisé pour autoriser les factures internes réceptionnées depuis une autre société dans Paramètres – Facturation interne (MFS010).
• Si le montant facturé est supérieur au montant maximal d'approbation de cet utilisateur autorisé sélectionné durant l'approbation de cette facture dans Facture fournisseur. Réimputer (APS112/G), l'utilisateur autorisé avec un niveau d'approbation supérieur est automatiquement récupéré depuis Utilisateur autorisé - fact frn. Ouvrir (CRS650).
  Remarque

  Cette fonction est activée en a) sélectionnant la case à cocher d'autorisation pour l'enregistrement détaillé pour la saisie de facture, et b) en sélectionnant l'option 2 ou 3 dans le champ 'Approbation paiements en recodification' dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110/P).

  Si la facture non approuvée est affectée à un compte d'immobilisations, Immobilisation préliminaire. Ouvrir (FAS180) sera affiché uniquement si le montant facturé n'excède pas le montant maximal d'approbation.

• Une fois la procédure d'approbation configurée dans le cadre de la délégation de pouvoirs et le montant dépassé pour un ou plusieurs codes de délégation de pouvoirs, les ligne comptables de ces codes sont automatiquement transférées vers l'utilisateur autorisé de substitution ou le niveau suivant.
  Remarque

  Cela est valable uniquement lorsque le changement automatique de l'autorisateur est activé dans APS905.

• De même, un autre utilisateur autorisé enregistré dans l'écran (CRS650) peut être sélectionné automatiquement pendant l'approbation de la facture si vous avez spécifié que l'utilisateur autorisé d'origine n'est pas disponible actuellement.
• Les factures saisies sont affectées automatiquement à la personne définie comme responsable de la recodification pour cet utilisateur autorisé. Elles sont ensuite répertoriées par responsable de la recodification dans l'écran (APS110).
• Les utilisateurs autorisés enregistrés et les personnes responsables de la recodification reçoivent des messages sur les factures devant être recodifiées et autorisées dans Message d'application. Ouvrir (CRS420).
• Les utilisateurs autorisés sont automatiquement inclus dans le workflow d'autorisation standard ou dans le processus simplifié.
• Les utilisateurs autorisés disposant d'autorisations de super utilisateur peuvent approuver et modifier l'utilisateur autorisé pour toute facture.

Les quatre derniers éléments dépendent de votre configuration dans Paramètres – Comptabilité fournisseurs (APS905).

Les paramètres sont enregistrés dans le fichier (FAPRCD).

Avant de commencer

• L'organisation requise pour l'autorisation et la recodification des factures fournisseur est définie en fonction de la politique de contrôle de la division.
• Dans Paramètres – Comptabilité fournisseurs (APS905), vous définissez si les personnes pouvant émettre des autorisations doivent utiliser le support fourni par M3 et doivent être par conséquent enregistrées avec le même ID que pour Utilisateur. Ouvrir (MNS150).
• Un chemin de recherche pour identifier automatiquement le responsable de la recodification est sélectionné dans l'écran (APS905). Les personnes responsables de la recodification des factures doivent être enregistrées en tant qu'utilisateurs dans l'écran (MNS150).

Paramètres à définir

ID du programme/écran	Champ	Ce champ indique...
(CRS650/E)	Montant maximum approuvé	...le montant le plus élevé pour chaque facture et autorisation susceptible d'être approuvé pour paiement.
(CRS650/E)	Niveau suivant	... l'utilisateur autorisé qui est choisi automatiquement si le montant facturé est supérieur au montant approuvé maximum pour l'utilisateur autorisé d'origine ou si ce dernier est absent (voir ci-dessous).
(CRS650/E)	Responsable recodification	... le responsable de la recodification des factures pour cet utilisateur autorisé.
(CRS650/E)	Groupe de délégation de pouvoirs	… le groupe de délégation de pouvoirs auquel l'utilisateur autorisé est connecté : valable uniquement lorsque la délégation de pouvoirs est activée dans (APS905).
(CRS650/E)	Indisponible	... la date jusqu'à laquelle l'utilisateur autorisé n'est pas disponible.
(CRS650/E)	Accès sécurité	...l'autorisation dont bénéficie l'utilisateur pour exploiter des factures dans (APS110). Les options valides sont les suivantes : 0 = Accès uniquement aux factures non approuvées. L'utilisateur est limité aux ordres de tri 5, 6 et 7 dans l'écran (APS110). 1 = Accès uniquement à ses propres factures approuvées et non approuvées. L'utilisateur est limité aux ordres de tri 5, 6, 7, 15 et 16 dans l'écran (APS110). 3 = Accès à tous les ordres de tri dans l'écran (APS110), mais l'utilisateur peut seulement valider ou modifier l'utilisateur autorisé pour ses propres factures. 4 = Accès illimité. L'utilisateur peut approuver et modifier l'utilisateur autorisé pour toutes les factures. Pour que cette option fonctionne correctement, la case '020 Approbation du paiement par utilisateur autorisé associé uniquement' doit être cochée dans 'Paramètres – Comptabilité Fournisseurs' (APS905).
(CRS650/E)	Flux approbation	... le workflow à utiliser pour l'autorisation et l'approbation des factures fournisseur. Le workflow est activé lorsque l'utilisateur autorisé ouvre l'un des messages suivants dans l'écran (CRS420) : 148 (Rappel : facture à autoriser), 157 (la facture doit être autorisée) et 158 (l'utilisateur autorisé a été modifié pour la facture n° X). Les options valides sont les suivantes : 0 = Workflow standard 1 = Workflow simplifié Si vous sélectionnez l'option 0, l'utilisateur accédera à l'écran (APS110/B), réservé à la gestion des activités d'autorisation et d'approbation complexes. Si vous sélectionnez l'option 1, l'utilisateur accédera directement à l'écran (APS112/H), un écran simplifié et facile à utiliser qui affiche les données de base de la facture concernée. Si les factures sont numérisées dans le système à l'aide de M3 Automatic Data Capture (ADC), une image de la facture s'affiche également à l'écran.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Lancez Utilisateur autorisé - fact frn. Ouvrir (CRS650/B).

2. Saisissez un ID pour l'utilisateur autorisé, qui peut être composé de dix caractères au maximum. Cliquez sur Nouveau.

   Voir l'article 2 dans la section Avant de commencer.

3. Dans l'écran E, saisissez le nom complet de la personne, ainsi que sa forme abrégée, avec le montant maximum qu'elle peut approuver (obligatoire).

4. Entrez l'utilisateur autorisé sur un niveau supérieur et un responsable de la recodification (facultatif).

5. Si l'utilisateur autorisé est ou sera indisponible pendant une certaine période, saisissez ces dates dans les champs Début et Fin (facultatif). Appuyez sur Entrée.

6. Spécifiez le niveau d'accès sécurité et le workflow d'autorisation à utiliser.