Gestion du journal des numéros de facture

Contexte

Dans certains pays, les numéros de facture sont imprimés sur des formulaires pré-imprimés.

Le processus standard est le suivant :

• La société commande une série de numéros de facture auprès de l'administration.
• A réception, la société commande des formulaires pré-imprimés auprès d'une imprimerie.

Les numéros de facture vide doivent être suivis pour les raisons suivantes :

• Réglage de l'imprimante
• Bourrage papier
• Factures sur plusieurs pages (nombreuses lignes).

Restrictions

Le journal des numéros de facture est créé aux fins suivantes :

• Factures manuelles de (ARS120), Fonction GCF AR20
• Ventes d'immobilisations de (FAS130), Fonction GCF FA50
• Factures de commande de vente de (OSI180), Fonction GCF OI20
• Factures internes de (MFS100), Fonction GCF MF01
• Factures de plan paiement (ARS380), Fonction GCF AR95
• Factures d'intérêts de retard (ARS160), Fonction GCF AR50
• Factures de commande d'intervention de (SOS180) comprenant la location et le leasing, Fonction GCF SO20
• Factures d'ordre de projet de (POS180), Fonction GCF PO20
• Factures de commande de vente de maintenance de (COS180), Fonction GCF CO20.

Pour les commandes de vente, l'initiateur MBM ne peut pas être utilisé car il se déclenche avant la confirmation des numéros de facture. Il ne faut pas effectuer de facturation via une référence de partenaire lorsque le journal de numéro de facture est utilisé. Pour une bonne impression des numéros de facture d'acompte, toutes les factures doivent être confirmées avant la facturation finale.

La nouvelle logique de numérotation des factures doit être activée dans (ARS905) pour utiliser les journaux de facturation avec les factures d'intérêts de retard et les factures du plan de paiement. Lors de l'activation de la nouvelle fonctionnalité dans (ARS905), les factures d'intérêts de retard doivent être créées par société. Si vous créez une proposition de facture d'intérêts de retard dans une société à blanc, aucune facture n'est incluse pour les sociétés utilisant la nouvelle logique de numérotation des factures. Il n'est pas possible d'activer les transactions compressées pour les factures d'intérêts de retard dans (CRS750) lorsque le journal de facturation est utilisé pour ce type de facture. Pour les factures d'intérêts de retard, l'exécution précédente doit être confirmée dans (CRS500) pour que les précédentes factures d'intérêts de retard s'impriment correctement sur les nouvelles factures.

Suivez les étapes ci-dessous :

A l'impression d'une facture, un nouvel enregistrement est créé dans Journal numéro facture. Ouvrir (CRS500) et le transfert de la facture au système financier reste en suspens tant que le numéro de facture n'est pas confirmé.

1. Modifiez le numéro de facture pour qu'il corresponde au numéro figurant sur le formulaire de facture pré-imprimé.

2. Après ajustement de toutes les factures, vérifiez le numéro de chaque facture.

3. Corrigez les erreurs, le cas échéant.

4. Vérifiez à nouveau les numéros de facture après avoir corrigé les enregistrements erronés.

5. Après approbation de toutes les factures, mettez à jour les numéros de facture.

Configuration

• Définissez les paramètres de base des séries de numéro de facture dans Paramètres - Règle numérotation facture (MFS167).
• Définissez les séries de numéro de facture dans Facture interne. Ouvrir série (MFS165).
• Le journal des numéros de facture est activé pour chaque fonction GCF dans Fonction GCF. Ouvrir (CRS405) pour les factures générées à partir du système financier.
  • Factures client manuelles, Fonction GCF AR20
  • Ventes d'immobilisations, Fonction GCF FA50
  • Facturation des intérêts, Fonction GCF AR50
  • Factures de plan de paiement, Fonction GCF AR95
  • Facturation interne, Fonction GCF MF01
• Pour les factures de commande de vente, le journal des numéros de facture est activé dans (CRS722). A l'activation du journal des numéros de facture, certaines options dans (CRS722) sont désactivées, telles que le transfert dans FIM, la création des écritures comptables ou la mise à jour des statistiques. Pour créer les données pour les options désactivées, les fonctions respectives correspondantes doivent être exécutées après confirmation des numéros de facture.
• Pour les factures de commande d'intervention, y compris pour la location, le journal des numéros de facture est activé dans (CRS790). A l'activation du journal des numéros de facture, certaines options dans (CRS790) sont désactivées, par exemple le transfert dans FIM.
• Pour les factures d'ordre de projet, le journal des numéros de facture est activé dans (CRS792). A l'activation du journal des numéros de facture, certaines options dans (CRS792) sont désactivées, par exemple le transfert dans FIM. Pour créer les données pour les options désactivées, les fonctions respectives correspondantes doivent être exécutées après confirmation des numéros de facture.
• Pour les factures de commande de vente de maintenance, le journal des numéros de facture est activé dans (COS822). A l'activation du journal des numéros de facture, certaines options dans (COS822) sont désactivées, par exemple le transfert dans FIM. Pour créer les données pour les options désactivées, les fonctions respectives correspondantes doivent être exécutées après confirmation des numéros de facture.

Résultat

Les factures peuvent être crées dans la comptabilité générale et dans la comptabilité clients à l'aide des numéros de facture figurant sur les formulaires pré-imprimés.

Les tables apparentées sont mises à jour en fonction du numéro de facture confirmé pendant la mise à jour des numéros de facture dans (CRS500).