Flux d’approbation pour les factures de frais

Le flux d’approbation des factures de frais est l’endroit où les factures sont vérifiées, comptabilisées et autorisées. De nouveaux rôles sont utilisés, tels que Vérificateur, Administrateur de facture, Responsable de la comptabilité et Utilisateur autorisé.

Des paramètres d’autorisation sont créés pour configurer des règles dynamiques pour le flux d’approbation des factures. Cela comprend les transactions à approuver, et la personne en charge d'approuver la transaction. Chaque transaction de comptabilité de bilan ou de coût d’une facture doit avoir un code d’approbation et un utilisateur autorisé.

L’utilisateur peut avoir différentes limites de montant d’approbation en fonction du type de coût utilisé. La facture est également affectée à un administrateur de facture qui peut surveiller la progression du processus d’approbation.

Les programmes de données de base pour cette configuration sont les suivants :
  • Configurer les paramètres généraux pour le nouveau flux d’approbation des factures fournisseur et l’autorisation.
  • Créer des procédures et des groupes de procédures.
  • Associer les utilisateurs autorisés à différents groupes de procédures.
  • Définir les limites de montant par code ou type d’approbation et par groupe de procédures.
  • Définir les paramètres d’autorisation pour une récupération dynamique du code d’approbation et de l’utilisateur autorisé. Configurer les différents champs, tels que le groupe de champs, les priorités et les valeurs de début et de fin par champ sélectionné.
  • Configurer les paramètres d’autorisation pour une récupération dynamique de l’administrateur de facture, du vérificateur et du responsable de la comptabilité. Configurer les différents champs, tels que le groupe de champs, les priorités et les valeurs de début et de fin par champ sélectionné.

Restrictions

Les restrictions sont les suivantes :
  • Seules les factures de frais fournisseur sont prises en compte
  • Le rapprochement de facture n'est pas pris en compte
  • La fonction d’acompte n’est pas prise en compte

Données et paramètres de base du flux d’approbation des factures de frais

Configurer les données de base nécessaires au processus du flux d'approbation des factures de frais dans l'ordre suivant. Il s’agit d’une condition préalable au processus d’approbation pour exécuter les paramètres d’autorisation en premier lieu.
Programme Configuration
1. 'Paramètres généraux du flux d’approbation. Ouvrir' (CMS715)
Créez des paramètres généraux pour le flux d’approbation, les valeurs par défaut et la configuration de l’approbation de cadre supérieur dans (CMS715). Les données et paramètres de base sont les suivants :
  • Définissez 'Administrateur de facture par défaut' au minimum dans (CMS715).
  • Pour les factures de frais, définissez 'Type d’approbation générique' sur '1-Facture de frais'. Ce champ indique le type de processus d’approbation pour lequel les paramètres d’autorisation sont définis.
  • Assurez-vous que le rôle de l’utilisateur est correctement défini. Les instructions pour chaque rôle d’utilisateur sont les suivantes :
    • Utilisateur autorisé par défaut : Un utilisateur autorisé peut autoriser et approuver jusqu’à un certain montant. Utilisateur autorisé est défini pour chaque transaction de coût ou compte de bilan sur une facture. L’utilisateur doit exister dans 'Utilisateur autorisé pour approbation. Ouvrir' (CMS718)
    • Administrateur de facture par défaut : L’administrateur de facture est responsable du flux de la facture.
    • Vérificateur par défaut : Un vérificateur est responsable de la vérification de la présence ou non de fraude dans une facture. Vous pouvez vérifier automatiquement les factures lorsqu’elles sont sélectionnées pour Fournisseur dans 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624) ou dans 'Fournisseur. Ouvrir/société' (MFS620). La facture est ensuite définie comme vérifiée lors de la saisie des factures avec le statut 9 ('Terminé') sur la ligne Vérificateur.
    • Chargé de la comptabilité par défaut : Cet utilisateur est responsable de la recodification de la facture.
    • Séparation des tâches : Si sélectionnée, le même utilisateur ne peut pas servir de vérificateur et d’utilisateur autorisé unique pour une combinaison d’autorisation. Si cela se produit, un utilisateur autorisé supplémentaire est sélectionné à partir de 'Utilisateur du groupe de procédures de niveau suivant' dans (CMS719) ou 'Utilisateur de niveau suivant' dans (CMS718), dans cet ordre. La séparation des tâches est appliquée chaque fois que les utilisateurs autorisés sont créés, et est mise à jour si le vérificateur est modifié.
  • Tous les utilisateurs doivent exister dans 'Utilisateur. Ouvrir' (MNS150) et être autorisés à travailler dans la division et la société dans 'Utilisateur. Accès par division/société' (MNS151).
  • Le code d’approbation doit exister dans le 'Codes d’approbation. Ouvrir' (CMS720).
2. 'Procédures d'approbation. Ouvrir' (CMS716)
Créez les procédures d’approbation à utiliser dans le processus d’approbation dans (CMS716). Par exemple, une procédure d'approbation correspond aux différentes structures d'enregistrement au sein de la division. Il peut s’agir de la structure de l'organisation ou de la hiérarchie du projet. Les paramètres et besoins de base sont les suivants : 
  • Une procédure doit exister uniquement dans un type d’approbation générique au sein d’une société.
  • Définissez le champ du 'Premier utilisateur autorisé' par procédure d'approbation Ce champ détermine si cet utilisateur est le premier utilisateur autorisé trouvé, ou le premier utilisateur habilité à approuver, sélectionné dans le processus d’approbation.
  • Définissez le champ 'Nombre d’utilisateurs' pour identifier le nombre d’utilisateurs nécessaires pour approuver un coût. Vous ne pouvez pas définir ce champ sur zéro.
  • Les utilisateurs suivants ne sont pas comptés :
    • Utilisateur absent du bureau
    • Si l’utilisateur spécifié dans le champ 'Premier utilisateur autorisé' est sélectionné dans (CMS716) et que l’utilisateur autorisé n’a pas assez de limite de montant, l’utilisateur du niveau suivant est utilisé à la place.
3. 'Groupes de procédures d'approbation. Ouvrir' (CMS717)
Créez le groupe de procédure d'approbation pour chaque procédure. Par exemple, un groupe de procédures correspond aux différents rôles au sein de la division. Vous êtes redirigé vers ce programme depuis (CMS716). Les conditions préalables et les paramètres de base sont les suivants :
  • Un groupe de procédures d’approbation ne peut appartenir qu’à une seule procédure d’approbation.
  • Vous ne devez connecter qu’un seul groupe procédures à un type d’approbation générique au sein d’une société.
4. 'Utilisateur autorisé pour approbation. Ouvrir' (CMS718)
Configurez les utilisateurs autorisés qui peuvent effectuer les approbations dans (CMS718). Les données et paramètres de base sont les suivants :
  • Vous pouvez définir 'Utilisateur du niveau suivant' pour indiquer l’utilisateur autorisé qui se trouve au niveau suivant pour approuver la comptabilité. Cet utilisateur est généralement un responsable. Ce champ identifie l’utilisateur qui est situé en regard de l’approbation du coût. L’utilisateur de niveau suivant doit exister dans (MNS150) et est autorisé à travailler dans la division et la société dans (MNS151).
  • Vous pouvez configurer les utilisateurs du niveau suivant dans deux niveaux d’approbation. Voici les façons dont le niveau suivant est trouvé, par ordre de priorité :
    • Premier niveau : L'utilisateur du groupe de procédures de niveau suivant sur le groupe de procédures de l’utilisateur autorisé dans (CMS719).
    • Deuxième niveau : L’utilisateur de niveau suivant sur l’utilisateur autorisé dans (CMS718).
  • Spécifiez la 'Date de début d'absence du bureau' et la 'Date de fin d’absence du bureau pour définir l’utilisateur absent du bureau. Si l’utilisateur autorisé est absent du bureau, l’utilisateur remplaçant est utilisé pour approuver les factures. Si aucun utilisateur de remplacement n’est spécifié, l’utilisateur de niveau suivant est utilisé à la place.
5. 'Groupes d'acheminement utilisateurs autorisés. Ouvrir' (CMS719)
Associez les utilisateurs autorisés à différents groupes de procédures dans (CMS719). Vous êtes redirigé vers ce programme depuis (CMS718). Les conditions préalables et les paramètres de base sont les suivants :
  • Un utilisateur ne peut avoir qu’un seul groupe de procédures dans une procédure unique au sein d’une société.
  • Vous pouvez définir 'Utilisateur du groupe de procédures de niveau suivant' pour indiquer l’utilisateur autorisé qui se trouve au niveau suivant pour approuver la comptabilité. Il s’agit généralement d’un manager.
  • Vous pouvez configurer les utilisateurs du niveau suivant dans deux niveaux d’approbation. Voici les façons dont le niveau suivant est trouvé, par ordre de priorité :
    • Premier niveau : L'utilisateur du groupe de procédures de niveau suivant sur le groupe de procédures de l’utilisateur autorisé dans (CMS719).
    • Deuxième niveau : L’utilisateur de niveau suivant sur l’utilisateur autorisé dans (CMS718).
  • L’utilisateur spécifié dans 'Utilisateur remplaçant' approuve les factures lorsque l’utilisateur autorisé est absent du bureau. Si aucun utilisateur de remplacement n’est spécifié, l’utilisateur de niveau suivant est utilisé à la place. L’utilisateur doit exister dans (MNS150) et est autorisé à travailler dans la division et la société dans (MNS151).
  • Le champ 'Hériter des montants d'approbation' indique si l’utilisateur remplaçant hérite des montants d’approbation de l’utilisateur autorisé ou non au cours de la période d’absence du bureau. Le montant est exprimé en devise locale. Les options possibles sont :

    • 0 : Non, le montant d’approbation n’est pas hérité.

    • 1 : Oui, le montant d’approbation est hérité.
6. 'Codes d’approbation. Ouvrir' (CMS720)

Créer les codes d’approbation à utiliser dans le processus d’approbation et les connecter aux procédures d’approbation.

Le code d’approbation est la classification du type de coût des lignes de facture. Il est associé à une procédure d'approbation Pour les factures de frais, un code d’approbation est défini pour chaque transaction comptable analytique et transaction de compte de bilan sur la facture.
7. 'Code et montants d’approbation. Ouvrir' (CMS721)
Connectez les codes d’approbation à différents groupes de procédures d'approbation dans (CMS721). Vous êtes redirigé vers ce programme depuis (CMS720). Les données et paramètres de base sont les suivants :
  • Le champ 'Montant d’approbation max' est obligatoire. Ce champ est le montant d’approbation maximal en devise locale et définit le montant que l’utilisateur autorisé peut autoriser et approuver. La combinaison du code d’approbation et du groupe de procédures d’approbation de l’utilisateur autorisé détermine le montant d’approbation.
  • Si le montant d’approbation est dépassé, l’utilisateur de la valeur suivante fait également l’autorisation.
  • Vous devez spécifier le montant d’approbation maximal et ne pas le définir sur zéro.
  • La devise est la devise locale de la société dans 'Division. Connecter société' (MNS100).
8. 'Priorités d'autorisation. Ouvrir' (CMS711)
Configurez les différentes priorités et champs d’objet par type d’approbation dans (CMS711). Vous pouvez avoir un maximum de 15 priorités et sept objets au sein d’une priorité. Les données et paramètres de base sont les suivants :
  • Vous pouvez sélectionner les champs d'objets de différentes tables dans des groupes de champs dédiés (RBHEA, RBHE1 et RBHE2) dans 'Groupe de champs. Ouvrir' (CRS108). Utilisez la touche de fonction F14-'Générer données' pour la première fois dans (CRS108). Un objet ne peut être utilisé qu’une seule fois par priorité. Les types d’approbation sont les suivants :
    • 1 : Code d’approbation
    • 2 : Utilisateur autorisé
    • 3 : Administrateur de facture
    • 4 : Vérificateur
    • 5 : Chargé de la comptabilité

    Pour le type d’approbation défini sur 1 ('Code d’approbation'), le code d’approbation doit exister dans (CMS720).

    Pour les types d’approbation 2 à 5, les utilisateurs doivent exister dans (MNS150) et sont autorisés à travailler dans la division et la société dans (MNS151). De plus, les utilisateurs autorisés doivent exister dans (CMS718).

  • Le code d’approbation et l’utilisateur autorisé sont définis après la recodification de la facture, ou lorsque aucun compte d’attente n’est défini sur la pièce justificative de la facture.
  • L’administrateur de facture, le vérificateur et le responsable comptabilité sont définis par facture lors de la saisie de la facture dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100) ou dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450).
  • La priorité d’autorisation indique la priorité des paramètres d’autorisation. Ce paramètre permet d’activer une récupération dynamique du code d’approbation et de l’utilisateur autorisé par coût ou ligne de compte de bilan sur une facture. La recherche dynamique de l’administrateur, du vérificateur et du chargé de la comptabilité de la facture est également configurée.
  • Dans chaque priorité, vous pouvez sélectionner les objets qui doivent décider quel code et utilisateur sont utilisés. Vous pouvez posséder un maximum de 15 priorités. La priorité la plus élevée est la priorité 1.
  • Le champ 'Nouvelle priorité' indique la nouvelle priorité d’un paramètre d’autorisation spécifique. Lorsque cette nouvelle priorité est utilisée, toutes les autres priorités sont renumérotées.
9. 'Sélection d'autorisations. Ouvrir' (CMS710)

Configurez par type d’approbation et priorité, les différentes valeurs d’origine et de destination sur les champs d’objet pour déterminer le type d’approbation à utiliser dans les différents intervalles. Par exemple, le code d’approbation, l’utilisateur autorisé et d’autres types d’utilisateur sont nécessaires. Vous pouvez spécifier la valeur de plusieurs intervalles dans le même type de priorité et d’approbation, et, si nécessaire, une date de début de validité de l'autorisation sélectionnée. La date utilisée comme date de début correspond à la date comptable.

Vous devez d’abord créer des paramètres d’autorisation dans (CMS711) avant que le travail ne puisse commencer dans (CMS710).

Flux du processus d’approbation

Lorsqu’une facture de frais est enregistrée, l’en-tête de facture est créé dans 'En-tête facture fournisseur' (APS260), table (FPLEDH). L’Administrateur de facture, le Vérificateur et le Responsable comptable sont créés pour la facture dans la table des transactions du flux d’approbation CSAPRO.

Si aucun compte d’attente n’existe après la recodification ou directement lors de la saisie de la facture, et si la facture n’est pas approuvée, les transactions d’approbation sont créées conformément aux paramètres d’autorisation. Les transactions sont créées et stockées dans la table des transactions du flux d’approbation CSAPRO. Le statut est défini sur 9 (Terminé') pour le type d’approbation 5 ('Responsable comptable') lorsque la recodification est effectuée et qu’il n’existe aucun compte d’attente.

Si une autre recodification est effectuée, toutes les transactions d’approbation de la table des transactions de flux d’approbation CSAPRO sont supprimées pour les utilisateurs autorisés qui ont le type d’approbation 2 ('Utilisateur autorisé'). Elles sont créées à nouveau lorsqu'il n'y a plus de comptes d'attente.

Les valeurs similaires sur les transactions d'approbation par utilisateur autorisé d'origine et par code d'approbation au sein de la même combinaison d'autorisations sont récapitulées.

Le processus d’autorisation commence lorsque la facture est vérifiée et approuvée.

Tous les montants sont exprimés dans la devise locale de la société dans (MNS100).

L’approbation, les actions et l’autorisation des lignes d’approbation sont effectuées dans 'Actions d’approbation - Par utilisateur. Ouvrir' (CMS740), 'Actions d’approbation - Par facture. Ouvrir' (CMS741) et 'Actions d’approbation - Autorisation. Ouvrir' (CMS742).

Dans le processus d’approbation de facture, les champs suivants sont importants :
  • Le champ 'Statut' des transactions d’approbation. Ce champ explique le statut d'une action spécifique d'un utilisateur. Les options possibles sont :
    • 1 : En attente. Recodification de la facture ou autorisation en attente. Lorsqu’une transaction d’approbation est en attente, vous devez attendre jusqu’à ce que la transaction soit approuvée.
    • 2 : Actif. Vous pouvez effectuer une action ou l’approbation peut commencer.
    • 3 : Utilisateur non autorisé. Lorsque le paramètre 'Premier utilisateur autorisé' est défini sur 1 ('Premier utilisateur habilité à approuver') pour la procédure dans (CMS716), et que le premier approbateur n’a pas l’autorisation d’approuver, le statut 3 est défini sur l’action. L’utilisateur de niveau suivant est utilisé à la place.
    • 4 : Quantité rejetée Un autre utilisateur doit reprendre l’action ou la facture.
    • 5 : Annulée. La facture est annulée.
    • 6 : Résolue. La tâche est résolue.
    • 7 : L’action de l’administrateur de facture est requise. L’administrateur de facture doit effectuer une action.
    • 8 : Absent du bureau. L’utilisateur autorisé est absent du bureau.
    • 9 : Action terminée ou transaction d’approbation terminée.
    • 10 : Incomplète. Une erreur est survenue dans la transaction d’approbation.
  • Le champ 'Code motif' indique la raison pour laquelle une autorisation ou une action est nécessaire. Les options possibles sont :
    • 1 : Utilisateur autorisé. L’utilisateur autorisé doit effectuer l’autorisation.
    • 2 : Mnt lim. opérat L’utilisateur de niveau suivant doit exécuter l’autorisation en raison du montant limite de l’utilisateur autorisé dans (CMS721).
    • 3 : Absent du bureau. Un utilisateur autorisé, c’est-à-dire un utilisateur de substitution ou un utilisateur du niveau suivant, obtient l’action d’approbation en raison du fait qu’un autre utilisateur autorisé est absent du bureau.
    • 4 : L’utilisateur exécutif doit effectuer l'approbation de cadre supérieur.
    • 5 : Nombre d’utilisateurs autorisés. L’utilisateur de niveau suivant doit exécuter l’autorisation définie dans le paramètre 'Premier utilisateur autorisé' dans (CMS716).
    • 6 : Le code d’approbation est introuvable dans les paramètres d’autorisation.
    • 7 : L’utilisateur autorisé est introuvable dans les paramètres d’autorisation.
    • 8 : L'utilisateur de remplacement est introuvable dans (CMS719).
    • 9 : L’utilisateur de niveau suivant est introuvable dans (CMS718) ou dans (CMS719).
    • 10 : Le groupe de de procédures d’approbation est introuvable dans (CMS717).
    • 11 : La procédure d'approbation est introuvable dans (CMS716).
    • 12 : Le groupe de procédures d'approbation de l'utilisateur autorisé est introuvable dans (CMS719).
    • 13 : La facture est destinée à l'annulation.
    • 14 : Rejetée par le vérificateur Un autre vérificateur doit approuver la facture.
    • 15 Rejeté par chargé de comptabilité. Un autre chargé de la comptabilité doit approuver.
    • 16 Rejeté par l’utilisateur autorisé. Un autre utilisateur autorisé doit approuver.
    • 17 L’utilisateur autorisé est déjà sélectionné.
    • 18 Nouvelle tâche affectée.
    • 19 Rôle modifié.
    • 20 : Aucun chargé de la comptabilité trouvé dans les paramètres d'autorisation.
    • 21 Aucun vérificateur trouvé dans les paramètres d’autorisation.
    • 23 : Séparation de tâches. Un utilisateur de niveau suivant a été ajouté en tant qu’utilisateur autorisé pour exécuter la séparation des tâches.
  • Le champ 'Combinaison d’autorisation' indique le groupe de toutes les transactions d’autorisation appartenant au même code d’approbation et utilisateur autorisé d’origine. Il peut être nécessaire de fournir plusieurs autorisations aux utilisateurs de niveau suivant.
  • Le champ 'Séquence d’approbation' correspond à la séquence dans une combinaison d’autorisation d’approbation.
  • Le champ 'Rôle' est identique aux types d’approbation allant de 2 à 5. Consultez la section Données et paramètres de base du flux d’approbation des factures de frais.
  • Le champ 'Administrateur de facture' indique la personne chargée de l’exécution globale de la facture. C'est un type de superviseur de facture.
  • Le champ 'Vérificateur' indique la personne qui vérifie si la facture fournisseur est frauduleuse. Vous pouvez définir l’utilisateur vérifié automatiquement dans (CRS624) ou (MFS620).
  • Le champ 'Chargé de la comptabilité' indique la personne qui effectue la recodification de la facture.
  • 'Autorisateur d'origine' indique l’utilisateur défini dans les transactions comptables de la comptabilité générale. Il s’agit du premier utilisateur trouvé dans les paramètres d’autorisation dans (CMS710).
  • Le champ 'Commentaire' indique un commentaire manuel facultatif que vous pouvez inclure dans la ligne d’approbation.
  • Le champ 'Date de début (action)' correspond à la date de début d’une action à effectuer dans le processus d’approbation.
  • Le champ 'Date de fin' correspond à la date de fin d’une action.

'Actions d'approbation - Par utilisateur' (CMS740)

(CMS740) est le point de départ pour tous les utilisateurs. C’est ici que vous pouvez voir toutes les factures dans lesquelles vous êtes impliqués, ainsi que les différents rôles et différents statuts sur les différentes factures. C’est également là que le vérificateur et le chargé de la comptabilité effectuent leurs actions dans le flux d’approbation.

Vous pouvez sélectionner le type d’approbation, le statut et la date de début de l’action dans l’en-tête pour voir les actions à effectuer sur différentes factures fournisseur. Vous pouvez voir toutes les factures de frais dans lesquelles vous êtes impliqué et le rôle que vous avez sur chaque facture.

Dans (CMS740), le flux d’approbation inclut quatre actions : 'Approuver facture', 'Rejeter', 'Annuler facture' et 'Résoudre tâche'.

Vous pouvez utiliser 'Approuver facture' et 'Annuler facture' si vous êtes le vérificateur.

Vous pouvez utiliser 'Tâche solution' si vous êtes le chargé de la comptabilité.

Le vérificateur et le chargé de la comptabilité peuvent utiliser 'Rejeter' et 'Modifier rôle'.

Si le vérificateur utilise 'Approuver facture', le processus d’approbation commence pour les utilisateurs autorisés. Si le vérificateur utilise 'Annuler la facture' car la facture est de type indésirable, l’administrateur de facture reçoit une action avec le code motif 13 - 'La facture doit être annulée', et doit affecter une personne pour effectuer l’annulation.

Le chargé de la comptabilité peut résoudre des tâches attribuées par l’administrateur de facture. Les tâches actives sont achevées automatiquement lorsqu’une action régénère les utilisateurs autorisés sur la facture. Par exemple, la recodification ou l'utilisation 'Générer' dans (CMS471). Si tous les utilisateurs autorisés ont approuvé leurs lignes sur une facture mais que le chargé de la comptabilité a une tâche active, sa résolution approuve la facture en vue de son paiement.

Si le chargé de la comptabilité ou le vérificateur rejette une facture, le chargé de facture doit agir et affecter un autre utilisateur à l’aide de l’option 'Modifier rôle' dans (CMS741).

Le chargé de la comptabilité et le vérificateur peuvent utiliser 'Modifier rôle' pour affecter leurs rôles sur une facture à un autre utilisateur. Si le rôle du vérificateur est réaffecté, les utilisateurs autorisés pour la facture sont automatiquement régénérés.

Vous pouvez accéder directement à (CMS741), (CMS742), (APS260), 'Comptabilité fournisseurs. Afficher' (APS200), 'Facture fourn. Afficher séparément' (APS215) et 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110).
Remarque

L’utilisateur est l’utilisateur connecté au système M3 BE.

'Actions d’approbation - Par facture' (CMS741)

Tous les différents utilisateurs qui sont affectés et travaillent sur une même facture avec différents rôles s’affichent dans ce programme. C’est ici que l’administrateur de facture exécute ses actions dans le flux d’approbation.

Vous pouvez profiter d'une vue d'ensemble du travail avec la facture : Les différents rôles utilisateur, leurs actions et le statut des différentes transactions d’approbation.

Ce programme est utilisé par les administrateurs et responsables des factures, où ils peuvent voir le point de vue de la facture pour les actions d’approbation globales. Vous pouvez définir les paramètres de sécurité sur ce programme.

Vous pouvez accéder à ce programme depuis (CMS740) ou (APS260).

Les actions suivantes sont disponibles dans le flux d’approbation dans (CMS107) :
  • L’administrateur de facture peut utiliser l’option associée 'Nouvelle tâche - Chargé de comptabilité'.
  • L’administrateur de facture peut utiliser la touche de fonction F14 ('Générer') pour générer la facture.
  • L’administrateur de facture peut utiliser l’option associée 'Modifier le rôle' pour modifier l’utilisateur qui a les rôles de vérificateur et de chargé de comptabilité. Lorsque l’utilisateur affecté au rôle de vérificateur est modifié, les utilisateurs autorisés pour la facture sont automatiquement régénérés afin de garantir la bonne application des règles telles que la séparation des tâches. De plus, toute personne ayant accès à (CMS471) peut utiliser 'Modifier rôle' pour réaffecter le rôle d’administrateur de facture à eux-mêmes ou à un autre utilisateur. Cette option ne peut pas être utilisée pour les transactions ayant le statut d’approbation 9-'Terminée'.
Remarque

Vous ne pouvez pas modifier les utilisateurs autorisés, car la modification d’utilisateur autorisé nécessite que les transactions d’approbation soient régénérées, étant donné qu'un changement d’utilisateurs autorisés peut affecter les utilisateurs de niveau suivant. Si le mauvais utilisateur autorisé est utilisé lors de la création de la table des transactions du flux d’approbation (CSAPRO), vous devez corriger les paramètres d’autorisation.

L’administrateur de facture peut également, si nécessaire, régénérer les transactions d’approbation pour tous les utilisateurs autorisés, qui sont définis comme type d’approbation = 2 ('Utilisateur autorisé'), à l’aide de la touche F14 ('Générer'). Cette action est nécessaire, par exemple, si les paramètres et les sélections sont modifiés dans les paramètres d’autorisation. Vous devez régénérer les transactions d’approbation en fonction des nouveaux paramètres dans (CMS710) et (CMS711), ou de nouveaux paramètres dans les autres programmes de données de base. Vous pouvez définir la sécurité standard M3 BE de façon à lier la sécurité à la touche de fonction F14 ('Générer').

Si une facture est initialement saisie en tant que facture de frais et déclenchée dans le flux d’approbation de facture fournisseur, mais qu'il est constaté qu'elle doit être rapprochée avec un OA, vous pouvez procéder à un rapprochement de facture d’OA et libérer la facture du flux d’approbation. Démarrez le rapprochement de facture d’OA dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110) à l’aide de l’option 11 ('Contrôle facture') ou dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450) à l’aide du rapprochement de facture d’OA standard et de la recodification. La facture peut ensuite être approuvée pour paiement dans (APS110).

Pour arrêter le flux d’approbation des factures, l’administrateur de facture utilise la touche de fonction F18 ('Arrêter le processus d’approbation') dans 'Actions d’approbation - Par facture. Ouvrir' (CMS741/CMS741MI). Si la facture est déjà approuvée, elle ne peut pas être arrêtée. Lorsque le flux d’approbation est arrêté dans (CMS107), toutes les transactions d’approbation de cette facture sont mises à jour avec le statut 5 ('Annulée') avec le code de motif=22-'Flux d’approbation arrêté'.
Remarque

Une fois le processus d’approbation arrêté, il ne peut plus être redémarré.

Transaction API : CMS741MI - StopApprFlow. Pour plus d’informations, consulter les métadonnées.

Vous pouvez accéder directement à (CMS742), (APS260), (APS215) et (APS110).
Remarque

L’utilisateur est l’utilisateur connecté au système M3 BE.

'Actions d’approbation - Autorisation' (CMS742)

Le programme (CMS742) est l’endroit où les autorisations sont utilisées avec leurs approbations.

Un utilisateur autorisé travaille avec l’autorisation d’une ou plusieurs transactions d’approbation dont ils sont responsables et qui ont besoin d’une action de leur part. L’utilisateur autorisé peut approuver ou rejeter les transactions d’approbation.

Vous accédez à cette fonction à partir de (CMS740) ou (CMS741).

L’utilisateur autorisé peut utiliser les options associées 'Approuver ligne' et 'Rejeter ligne'.

L’utilisateur autorisé peut utiliser les actions 'Approuver toutes les lignes' et 'Rejeter toutes les lignes' pour approuver ou rejeter toutes leurs lignes actives. Les lignes dont le statut est 1 ('En attente') ou déjà approuvées ne sont pas affectées.

Si la transaction d’approbation est approuvée, le statut est défini sur 9 ('Terminé') pour cette transaction. Si une autre approbation est nécessaire par un utilisateur de niveau suivant, cette transaction d’approbation est définie sur '2-Active'. L’utilisateur de niveau suivant peut alors effectuer l’approbation. L’utilisateur qui se trouve en premier dans la séquence doit d'abord procéder à l’approbation avant que l’utilisateur de niveau suivant puisse effectuer son approbation

Si la transaction d’approbation est rejetée, l’administrateur de la facture reçoit une action permettant d’examiner les actions nécessaires.

Une fois toutes les transactions d’approbation terminées, la facture est mise à jour en tant que paiement approuvé.

Vous pouvez accéder directement à (APS260), (APS200), (APS215) et (APS110).
Remarque

L’utilisateur est l’utilisateur connecté au système M3 BE.

Considérations supplémentaires

Voici d'autres éléments à prendre en compte pour la configuration du flux d’approbation pour la facture de frais :
  • 'Pièce justificative. Afficher' (GLS200)

    L’utilisateur autorisé d’origine et le code d’approbation sont définis lors de la saisie de la facture ou après la recodification. Ils sont mis à jour dans les transactions comptables de la comptabilité générale (table FGLEDG) et peuvent être affichés dans (GLS200).

  • Annuler la facture

    Lorsqu’une facture est annulée dans (APS110) ou dans 'Pièce justificative. Extourner' (GLS900), toutes les lignes d’approbation de type 2 ('Utilisateur autorisé') sont supprimées. Les transactions d’approbation pour l’administrateur de facture, le vérificateur, et le chargé de la comptabilité sont définis sur le statut 5 ('Annulé').

  • Inverser la facture avec une nouvelle date comptable

    Lorsqu’une facture est inversée avec une nouvelle date comptable dans (GLS900), toutes les transactions d’approbation sont recréées. Ceci est dû au fait qu’une nouvelle date comptable peut affecter les paramètres d’autorisation à utiliser lorsqu’il s’agit de la date de début dans (CMS710).

  • Afficher l’en-tête de facture fournisseur dans (APS260)

    Afficher la table d’en-tête de facture fournisseur (FPLEDH). Il existe un enregistrement d’en-tête par rapport à une facture fournisseur dans la table de comptabilité fournisseurs (FPLEDG, code de transaction (TRCD=40)). A partir de ce programme, l’administrateur de facture peut accéder à (CMS741).

  • Sécurité :

    Vous pouvez définir la sécurité pour tous les programmes et transactions API de manière ordinaire dans le système M3.

  • Transactions API

    Des API existent pour tous les programmes de flux d’approbation. Des descriptions contenant des informations supplémentaires se trouvent dans les métadonnées pour les API : APS260MI, CMS710MI-CMS711MI, CMS715MI-CMS721MI et CMS740MI-CMS742MI.

Rubriques liées