Affectation de numéro de facture après approbation de l’autorité compétente
Cette procédure permet de gérer la chronologie du numéro de facture après l’approbation de l’autorité compétente. Pour ce faire, M3 crée un numéro de facture interne lors de l’émission des factures. M3 enregistre le préfixe de facture et gère l’approbation de l’autorité du numéro de facture chronologique dans le numéro de facture parallèle. Ces informations sont répertoriées dans une fonction appelée 'Affect n° facture après aprob. Ouvrir' (CMS550) et sont stockées dans une table appelée FCINAP. Le numéro de facture parallèle, qui sert de numéro de facture légal, peut ensuite être utilisé sur la facture émise après l’approbation de l’autorité et lors de la saisie du paiement.
Restrictions
Cette fonctionnalité ne prend pas en charge la série de numéros de facture multiples (NBMI) qui peut être activée dans 'Paramètres - Règle numérotation facture' (MFS167/E). Elle prend en charge une situation dans laquelle le paramètre Préfixe fixe (SPIY) dans (MFS167/E) est défini sur 0 (Non, le préfixe fixe n’est pas utilisé) et 1 (Oui, le préfixe fixe est utilisé). Cette fonctionnalité ne prend pas en charge la situation où ce paramètre est défini sur 2 (Oui, préfixe fixe et série de n° facture multiples sont utilisés).
Cette fonctionnalité prend en charge les factures créées via 'Facture d’intérêts de retard. Ouvrir' (ARS160), 'Facture d’intérêts de retard. Ouvrir' (ARS660) et 'Facture client. Créer depuis plan de pmt' (ARS380) uniquement si les numéros de facture sont extraits de 'Facture interne. Ouvrir série' (MFS165) car les paramètres 310 (Numéro de facture - facture d'intérêts de retard) et 320 ( Numéro de facture - factures de plan de paiement) sont activés dans 'Paramètres – Comptabilité clients' (ARS905). Si ces paramètres sont désactivés, les numéros de facture associés à ces fonctions sont extraits de 'Série. Ouvrir' (CRS165) et cette fonctionnalité ne s’applique pas.
Résultat
Si vous activez cette fonction dans (MFS167/E), toutes les factures client, indépendamment de l’origine, reçoivent un numéro de facture interne à partir de la série de factures internes dans (MFS165) lors de la facturation. Ce numéro est basé sur la série de factures internes (IINS) et le préfixe de facture interne (IIPR) définis dans (MFS167/E). Le numéro de facture interne est utilisé comme numéro de facture dans la comptabilité clients et d’autres tables dans M3 qui stockent les informations de facture client. Il est affiché dans des fonctions telles que 'Comptabilité clients. Afficher' (ARS200), 'Facture. Afficher' (OIS350), et 'En-tête facture. Ouvrir' (CMS500).
En parallèle du numéro de facture interne, un numéro de facture externe est attribué à chaque facture après approbation de l'autorité. Le numéro de facture externe est basé sur la règle de numérotation des factures définie dans (MFS167/E), le préfixe de facture externe défini dans 'Série numéros facture. Déf préfixe fixe' (MFS169) et de la série de n° facture externe définie dans (MFS165).
Chaque facture client est stockée dans la table FCINAP et est répertoriée dans la fonction (CMS550). Le numéro de facture interne (CINO), le numéro de facture externe approuvé par l’autorité (AINO) et le statut actuel de l'approbation du numéro de facture (INAS) s’affichent pour chaque facture.
Avant l’envoi de la facture client à l’autorité pour approbation, elle reçoit le statut 20 (Nouveau). Une fois la facture approuvée par l’autorité, elle est mise à jour avec le statut 90 (Approuvé). Si une facture client manuelle est annulée lors du traitement dans 'Facture client. Saisir manuellement' (ARS120) ou 'Immobilisation. Vendre' (FAS130), la facture est supprimée ou mise à jour avec le statut 99 (Annulé) dans (CMS550).
Le numéro de facture externe approuvé par l’autorité est également stocké en tant que numéro de facture parallèle (PAIN) avec le type (RNRT) 3 (Numéro de facture approuvé) dans la table FSAPRN. Lorsque la facture est payée par le client, le numéro de facture externe peut être utilisé comme référence de paiement. Le numéro de facture parallèle est ensuite utilisé lors de l’affectation du paiement client dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110) ou 'Relevé bancaire. Ouvrir' (ABS100) à l’aide de la fonctionnalité de gestion des numéros de facture parallèle.
Avant de commencer
- Activez l’option Affectation n° facture après approbation (INNA) pour activer cette fonctionnalité.
- Précisez le préfixe de facture interne (IIPR) pour définir le préfixe à utiliser pour les numéros de facture interne.
- Spécifiez Série factures internes (IINS) pour définir la série de n° facture à utiliser pour les numéros de facture interne.
Pour les numéros de facture interne, vous devez également définir la série de n° facture interne dans (MFS165).
- Définissez la règle de numérotation des factures dans (MFS167/E).
- Définissez la série de n° facture externe utilisée pour divers types de facture, pour la fonction GCF dans 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406/F), soit pour le type de commande dans les écrans répertoriés :
- 'Type de CDV. Ouvrir' (OIS010/K).
- 'Type de CVM. Ouvrir' (COS010/E)
- 'Type de commande d’intervention. Ouvrir' (SOS010/E)
- 'Type de projet. Ouvrir' (POS010/E)
-
Définissez le préfixe de facture externe, le cas échéant, pour chaque série de n° facture externe dans (MFS169).
Workflow
- Définissez la configuration requise pour les numéros de facture externes.
Dans (MFS167), définissez la structure des numéros de facture externes à l’aide d’un numéro de facture à neuf caractères (IVNO) précédé d’un préfixe de six caractères (IPD6). Avec cette structure, vous devez définir vos préfixes dans (MFS169) et la série de n° facture dans (MFS165) que vous utilisez pour vos factures.
Pour les factures manuelles créées dans 'Facture client. Saisir manuellement' (ARS120), vous devez utiliser la série de n° facture M, comme défini pour la fonction GCF AR20 dans (CRS406/F). Pour la série de n° facture M, définissez le préfixe AM0001 dans (MFS169) et l'intervalle 200000000–299999999 dans (MFS165).
Pour les factures de commande de vente ordinaires créées dans 'Facture CDV. Imprimer' (OIS180), utilisez la série de n° facture N, comme défini pour le type de commande de vente dans (OIS010/K). Pour la série de n° facture N, définissez le préfixe AN0001 dans (MFS169) et l'intervalle 300000000–399999999 dans (MFS165).
Pour les factures de commande de vente rectificatives créées dans 'Facture CDV. Corriger ou créditer' (OIS380), vous devez utiliser la série de n° facture X, telle que définie pour le type de commande de vente dans (OIS010/K). Pour la série de n° facture X, définissez le préfixe AX0001 dans (MFS169) et l'intervalle 400000000–499999999 dans (MFS165).
- Définissez la configuration requise pour les numéros de facture interne.
Activez la fonctionnalité Affectation n° facture après approbation dans (MFS167). Définissez ensuite la série de factures internes sur I et le préfixe de facture interne sur INTERN dans le même écran.
Définissez la série de n° facture I dans (MFS165) avec l’intervalle 100000000–199999999. Cette série est utilisée pour les numéros de facture internes, ainsi que le préfixe précédent INTERN.
- Créez une facture client manuelle dans (ARS120).
Lorsque vous spécifiez la première ligne de facture dans l’écran (ARS120/H), le numéro de facture est extrait de la série de n° facture interne I et définie sur INTERN100000001. Le numéro de facture est répertorié dans (CMS550) avec le statut 20 (Nouveau) et le dernier numéro utilisé est défini sur 100000001 pour la série de n° facture interne I dans (MFS165).
Accédez au programme 'Comptabilité. Ouvrir' (GLS120), spécifiez la chaîne comptable pour les revenus, puis quittez l’écran pour générer le numéro de pièce justificative. Lorsque vous quittez l’écran (ARS120), le numéro de facture INTERN100000001 est également répertorié dans (ARS200) et (CMS500).
- Créez une autre facture client manuelle dans (ARS120).
Lorsque vous spécifiez la première ligne de facture dans l’écran (ARS120/H), le numéro de facture est extrait de la série de n° facture interne I et définie sur INTERN100000002. Le numéro de facture est répertorié dans (CMS550) avec le statut 20 (Nouveau) et le dernier numéro utilisé est défini sur 100000002 pour la série de n° facture interne I dans (MFS165). Toutefois, si vous annulez la facture en utilisant F18 (Annuler facture) dans l’écran (ARS120/H), le dernier numéro utilisé est réinitialisé à 100000001 pour la série de n° facture interne I dans (MFS165) et la facture n’est plus répertoriée dans (CMS550).
Vous pouvez commencer par la création de la facture dans l’écran (ARS120). Lorsque vous spécifiez la première ligne de facture dans l’écran (ARS120/H), le numéro de facture est extrait de la série de n° facture interne I et définie sur INTERN100000002. Le numéro de facture est répertorié dans (CMS550) avec le statut 20 (Nouveau) et le dernier numéro utilisé est défini sur 100000002 pour la série de n° facture interne I dans (MFS165).
Cette fois, vous accédez à (GLS120), mais plutôt que de spécifier la chaîne comptable pour les revenus et générer la pièce justificative, vous annulez la pièce justificative au moyen de la touche F18 (Annul justificatif) dans (GLS120/J). Cela crée un enregistrement sur le compte d’annulation défini dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750) et le dernier numéro utilisé n’est pas réinitialisé pour la série de n° facture interne I dans (MFS165). Dans ce cas, le numéro de facture INTERN100000002 reste dans (CMS550) mais est mis à jour avec le statut 99 (Annulé).
Recommencez la création de la facture dans (ARS120). Lorsque vous spécifiez la première ligne de facture dans l’écran (ARS120/H), le numéro de facture est extrait de la série de n° facture interne I et définie sur INTERN100000003. Le numéro de facture est répertorié dans (CMS550) avec le statut 20 (Nouveau) et le dernier numéro utilisé est défini sur 100000003 pour la série de n° facture interne I dans (MFS165).
Accédez à (GLS120), spécifiez la chaîne comptable pour les revenus, puis quittez l’écran pour générer le numéro de pièce justificative. Lorsque vous quittez l’écran (ARS120), le numéro de facture INTERN100000003 est également répertorié dans (ARS200) et (CMS500).
- Créez une facture de commande de vente ordinaire dans (OIS180).
Spécifiez les détails de la commande de vente dans (OIS180/E). Ensuite, démarrez le travail par lot pour créer la facture de commande de vente. Lors du traitement, le numéro de facture est extrait de la série de n° facture interne I et défini sur INTERN100000004. Une fois le travail terminé, le numéro de facture est répertorié dans (CMS550) avec le statut 20 (Nouveau) et le dernier numéro utilisé est défini sur 100000004 pour la série de n° facture interne I dans (MFS165).
Le numéro de facture INTERN100000004 est également répertorié dans (OIS350), (ARS200) et (CMS500).
- Créez une facture de commande de vente rectificative dans (OIS380).
Dans (OIS350/B), sélectionnez la facture de commande de vente que vous avez créée à l’étape 5. Ensuite, utilisez l’option associée 14 (Corr/Crédit) pour accéder à (OIS380). Dans (OIS380/B), sélectionnez la ligne de facture à modifier. Ensuite, utilisez l’option 2 (Ajuster transaction) pour accéder à (OIS380/E). Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur .
Lancez la tâche de facturation en cliquant sur Soumettre ou Interactif dans (OIS380/B). Lors du traitement, le numéro de facture est extrait de la série de n° facture interne I et défini sur INTERN100000005. Une fois le travail terminé, le numéro de facture est répertorié dans (CMS550) avec le statut 20 (Nouveau). Le dernier numéro utilisé est défini sur 100000005 pour la série de n° facture interne I dans (MFS165).
Le numéro de facture INTERN100000005 est également répertorié dans (OIS350), (ARS200) et (CMS500).
- Vérifiez les factures dans (CMS550).
Après avoir créé les factures dans (ARS120), (OIS180) et (OIS380) aux étapes 3 à 6, ces informations sont répertoriées dans (CMS550) :
Année de facturation Numéro de facture Série de n° facture externe Préfixe de facture externe N° facture approuvé Statut d’approbation du numéro de facture Fonction GCF 2025 INTERN100000001 M AM0001 20 (Nouvelle) AR20 2025 INTERN100000002 M AM0001 99 (Annulée) AR20 2025 INTERN100000003 M AM0001 20 (Nouvelle) AR20 2025 INTERN100000004 N AN0001 20 (Nouvelle) OI20 2025 INTERN100000005 X AX0001 20 (Nouvelle) OI20 Dans (CMS550), vous pouvez utiliser les options associées suivantes pour afficher plus de détails sur chaque facture :- 11 (afficher facture électronique) pour afficher les données de la facture électronique dans (CMS500)
- 12 (afficher facture) pour afficher les détails de la facture dans (ARS215)
- 13 (afficher les factures de commande) pour afficher la facture de commande de vente dans (OIS350), (COS350), (POS350) ou (SOS350), en fonction de l’origine de la facture.
- Approuvez les factures via CMS550MI, UpdAppdInvNo.
Après que l’autorité approuve les factures, elles sont mises à jour via CMS550MI UpdAppdInvNo. Par l’intermédiaire de cette transaction API, les mises à jour suivantes sont effectuées :
- La facture répertoriée dans (CMS550) est mise à jour avec le numéro de facture externe approuvé par l’autorité (AINO). Le statut (INAS) est défini sur 90 (Approuvé).
- Le dernier numéro utilisé (NBNR) est mis à jour pour la série de n° facture externe dans (MFS165).
- Un enregistrement de type 3 (Numéro de facture approuvé) est créé pour le numéro de facture parallèle (PAIN) dans la table FSAPRN.
Remarque:La transaction API est traitée par l’intermédiaire d’un message FBM (Financial Business Message).
- Vérifiez les mises à jour après approbation de l’autorité.
Après approbation de l’autorité, cette information s’affiche pour les factures dans (CMS550) :
Année de facturation Numéro de facture Série de n° facture externe Préfixe de facture externe N° facture approuvé Statut d’approbation du numéro de facture Fonction GCF 2025 INTERN100000001 M AM0001 AM0001200000001 90 (Approuvée) AR20 2025 INTERN100000002 M AM0001 99 (Annulée) AR20 2025 INTERN100000003 M AM0001 AM0001200000002 90 (Approuvée) AR20 2025 INTERN100000004 N AN0001 AN0001300000001 90 (Approuvée) OI20 2025 INTERN100000005 X AX0001 AX0001400000001 90 (Approuvée) OI20 A ce stade, le dernier numéro utilisé (NBNR) est mis à jour pour la série de n° facture dans (MFS165) :Série Préfixe facture Numéro de début Numéro de ligne Dernier numéro utilisé I INTERN 100000000 199999999 100000005 M AM0001 200000000 299999999 200000002 N AN0001 300000000 399999999 300000001 X AX0001 400000000 499999999 400000001 Les numéros de facture parallèles sont créés avec ces informations dans la table FSAPRN :Type de numéro de référence Numéro de facture parallèle. Numéro de facture Année de facturation 3 AM0001200000001 INTERN100000001 2025 3 AM0001200000002 INTERN100000003 2025 3 AN0001300000001 INTERN100000004 2025 3 AX0001400000001 INTERN100000005 2025 Remarque:Si une facture client est créée à l’aide d’une condition de paiement définie pour la date d’échéance fractionnée dans 'Conditions de paiement. Ouvrir' (CRS075), chaque partie de la facture fractionnée est mise à jour dans la comptabilité clients, par exemple, avec un caractère supplémentaire (A-Z) en tant que suffixe au numéro de facture interne. Par conséquent, plusieurs enregistrements de facture sont répertoriés pour la facture dans l’écran (ARS200). Cependant, (CMS550) et (CMS500) répertorient uniquement le numéro de facture d’origine. Lorsque CMS550MI, UpdAppdInvNo est utilisé pour une facture fractionnée, le numéro de facture parallèle est associé à chaque enregistrement de facture dans la comptabilité clients en créant un enregistrement dans la table FSAPRN pour chaque partie de la facture fractionnée.
- Imprimez les factures et envoyez-les aux clients.
Lorsque la facture est approuvée par l’autorité, imprimez-la et envoyez-la au client.Remarque:
Le numéro de facture externe n’est pas imprimé sur les documents de facturation par défaut. Vous pouvez gérer cela en ajoutant la table FCINAP ou la table FSAPRN comme table associée dans la configuration XML pour l’impression des factures. Le numéro de facture externe est stocké dans le champ AINO de la table FCINAP et dans le champ PAIN de la table FSAPRN (avec RNRT=3).
- Payez l’une des factures dans l’écran (ARS110).
Lorsque le client a payé la facture à l’aide du numéro de facture externe approuvé par l’autorité, vous pouvez identifier le numéro de facture interne stocké dans la comptabilité clients via le numéro de facture parallèle.
Dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS112), utilisez l’ordre de tri 3 (Numéro de facture) et F21 (N° fact parallèle) pour rechercher le numéro de facture parallèle. Sélectionnez le numéro de facture parallèle dans la fenêtre de navigation et cliquez sur dans l’écran (ARS112/F). Le numéro de facture interne correspondant s’affiche ensuite en haut de la liste. Sélectionnez la facture pour le paiement et quittez (ARS112) pour créer le bon d'achat.Remarque:Si vous utilisez 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS118), utilisez l’ordre de tri 13 (Numéro de facture) et cliquez sur F21 (Numéro de facture parallèle) pour rechercher le numéro de facture parallèle.
- Payez l’une des factures dans l’écran (ABS100).
Lorsque vous recevez un relevé bancaire contenant un paiement pour une facture client où le client a utilisé le numéro de facture externe approuvé par l’autorité en tant que référence de paiement, ces informations doivent se trouver dans le champ Numéro de facture parallèle du programme 'Relevé bancaire. Ouvrir détails ligne' (ABS102/E ).
Pour identifier le numéro de facture interne stocké dans la comptabilité clients via le numéro de facture parallèle, vous devez définir un scénario de type 2 (Comptabilité clients (CC)) avec Chemin de recherche – facture défini sur 6 (Numéro de facture parallèle) dans 'Numéro de scénario. Ouvrir' (ABS911). Lorsque vous utilisez cette configuration pour l’affectation automatique du relevé bancaire dans (ABS100), le numéro de facture interne est affecté à la ligne de relevé bancaire et affiché dans (ABS102/B).
Lorsque le relevé bancaire a le statut 6 (Entièrement affecté), mettez à jour le relevé bancaire dans la comptabilité générale pour créer le bon d'achat.