Gestion des factures électroniques

Restrictions

• Vous ne pouvez pas utiliser les codes de facture récapitulative 2, 3, 5 ou 6 lorsque vous utilisez le programme 'Infos suppl. factures électr. Ouvrir' (CMS525).
• Vous ne pouvez pas ajouter des informations de facture électronique supplémentaires (données (CMS525)) pour les factures de commande de leasing (événement comptable SO20).
• Il n'existe aucun API pour le programme 'Paramètres – Facture électronique' (CMS520).
• Vous ne pouvez pas mettre à jour des informations supplémentaires lors de la facturation interne et aucun enregistrement n'est créé dans (CMS525) lors de la création de la facture interne. Cependant, il est possible d'ajouter des informations supplémentaires au destinataire de la facture dans l'écran F du programme (CMS520) ou après la facturation dans (CMS525). Si les informations sont spécifiées dans (CMS525), la facture doit être créée dans le programme 'En-tête de facture. Ouvrir' (CMS500) pour mettre à jour la table pour 'Zone utilisateur' (CINBUA).

Paramètres des factures électroniques

Les paramètres de chaque destinataire de la facture électronique peuvent être définis dans (CMS520). Pour cela, une table de contrôle d'objets doit être définie pour (CMS520) dans les programmes 'Paramètres ctl objet disponibles. Ouvrir' (CMS016) et 'Table ctrl objets générique. Ouvrir' (CMS017).

Les informations telles que EndPointID et le format de facture électronique peuvent être définies dans l'écran E dans (CMS520).

Dans l'écran F, il est possible de définir des informations supplémentaires à publier dans la zone utilisateur (UserArea) du BOD de facture. Ces informations dans le BOD peuvent alors être utilisées pour la facture électronique. Cochez la case 'Mettre à jour les valeurs' pour autoriser une mise à jour de la valeur dans (CMS525) pour la transaction spécifique.

Suppression de l'impression des factures

Sélectionnez l'option 'Susp impr fact' dans (CMS520/E) si l'impression de la facture doit être supprimée jusqu'à ce que l'administration l'ait approuvée. Le client ne reçoit pas la facture tant que l'option 'ansStt fact admin' de la facture en cours n'est pas définie sur 90-'Accepté' dans le programme 'En-tête de facture. Ouvrir' (CMS500/E). Le statut 'Stt fact admin' est mis à jour via le champ 'GINS' de la transaction INVBODMI (API Facture principale).

Il peut exister des cas où des champs fournis par l'administration doivent apparaître dans le fichier XML de la facture. Dans ce cas, reportez-vous à la section Ajouter un champ supplémentaire à partir de la table avec une relation un-à-plusieurs (CMS008) pour savoir comment ajouter des champs au fichier XML. Les informations émanant de l'administration sont gérées via INVBODMI et affichées dans le programme 'Infos admin pour facture électr. Ouvrir' (CMS516).

Informations supplémentaires

Le programme 'Infos suppl. factures électr. Ouvrir' (CMS525) est utilisé pour spécifier les informations uniques de transaction à publier dans la zone Utilisateur (UserArea) du BOD de facture. Les informations à spécifier sont gérées par les paramètres dans (CMS520/F).

Pour les commandes par lot restant à valider, le programme 'Infos suppl. factures électr. Ouvrir' (CMS526) permet de gérer des informations de transaction uniques à publier dans la zone utilisateur (UserArea) du document d'objet de gestion (BOD) des factures. Les informations à fournir sont contrôlées par les paramètres dans (CMS520/F).

(CMS526) est un miroir de (CMS525). Tous les champs dans (CMS525) sont également visibles dans (CMS526). Remarque : les champs 'Année facture' (INYR) et 'Numéro de facture' (CINO) ne sont pas utilisés pour les commandes par lot mais ils sont toujours visibles dans (CMS526/B).

Pour les informations créées via CMS526MI, aucun contrôle n'est effectué lors de la création. Un contrôle est réalisé lors du lancement de la commande par lot ou de la mise à jour du texte.

Notez qu'il existe une touche de fonction F14 ('Supprimer enregistrement') dans (CMS525/E) et (CMS526/E) qui permettent de supprimer l'enregistrement sans avoir à démarrer le programme depuis le menu. Les utilisateurs non autorisés à utiliser l'option 4 ('Supprimer') doivent également être configurés de sorte qu'ils ne disposent pas l'autorisation d'utiliser F14.

Factures de commande de vente (OI20)

L'écran (CMS525/E) s'affiche lors de la saisie des CDV dans le programme 'Commande de vente. Ouvrir' (OIS100) si la case 'Màj valeurs' est cochée dans (CMS520/F). Il n'est pas obligatoire de spécifier des informations supplémentaires.

L'écran (CMS525/E) s'affiche uniquement lors de la création de la commande, et non en cas de modification. Une fois qu'un enregistrement est créé, (CMS525/E) peut être appelé à l'aide de l'option associée 78 dans (OIS100) et Commande de vente. Ouvrir boîte à outils (OIS300). Lorsque le programme (CMS525) est démarré à partir du menu, les enregistrements des commandes de vente sont trouvés avec la catégorie d'ordre '311' (le numéro de facture et l'année sont vides).

Factures d'ordre de projet (PO20) :

Lors de la gestion de projets, un partenaire (client et payeur) doit être ajouté au projet pour facturer le projet. Le partenaire est connecté une fois le projet réel créé. Il s'agit d'une étape manuelle. Il n'est pas obligatoire de connecter un payeur en tant que partenaire. Si aucun payeur n'a été défini, le client est considéré comme le payeur et le destinataire de la facture.

Les informations supplémentaires par défaut définies dans (CMS520) nécessitent qu'un destinataire soit précisé pour la facture. C'est pourquoi les informations supplémentaires doivent être ajoutées au projet une fois que le client ou le payeur s'est connecté à celui-ci dans Projet. Connecter partenaires (POS176). Les informations supplémentaires sont ajoutées au moyen de l'option associée 78 (Infos suppl. factures électr. Ouvrir) dans le programme Projet. Ouvrir (POS100) pour un projet. Cette opération ouvre (CMS525). Le programme (CMS525) est utilisé pour spécifier les informations uniques de transaction à publier dans la zone Utilisateur (UserArea) du BOD de facture. Les informations à spécifier sont gérées par les paramètres dans (CMS520/F). Il n'est pas obligatoire de spécifier des informations supplémentaires.

Vous ne pouvez pas ajouter des informations supplémentaires à un modèle de projet, un devis de projet ou un sous-modèle de projet. Vous ne pouvez pas également ajouter d'informations supplémentaires à un projet sans connecter un partenaire au moyen du programme (POS176). (CMS520) doit être défini pour le partenaire connecté.

Lorsque le programme (CMS525) est démarré à partir du menu, les enregistrements des ordres de projet sont trouvés avec la catégorie d'ordre '811' (le numéro de facture et l'année ne sont pas renseignés).

Factures de location (SO20)

L'écran (CMS525/E) s'affiche lors de la saisie des contrats de location et de leasing dans Contrat de location. Ouvrir (STS100) et Contrat de location. Créer (STS085) si la case 'Mettre à jour valeurs' est cochée dans (CMS520/F). Il n'est pas obligatoire de spécifier des informations supplémentaires. L'écran (CMS525/E) s'affiche uniquement lors de la création de la commande, et non lors de la modification. Après avoir créé un enregistrement, vous pouvez appeler l'écran (CMS525/E) au moyen de l'option associée 78='Infos suppl. factures électr. Ouvrir' dans (STS100) et (STS085).

Vous ne pouvez pas utiliser l'option 78 dans (STS100) si le contrat de location porte le statut 10 (Devis).

Lorsque le programme (CMS525) est démarré à partir du menu, les enregistrements des contrats de location sont trouvés avec la catégorie d'ordre '731' (le numéro de facture et l'année ne sont pas renseignés).

Factures de maintenance (CO20)

Les informations supplémentaires par défaut définies dans Paramètres – Facture électronique (CMS520) indiquent un destinataire de la facture, et les informations supplémentaires doivent donc être ajoutées à la CVM lors de sa création. Les informations supplémentaires sont ajoutées lors de la création d'une CVM ou de l'utilisation de l'option associée 78 (Informations supplémentaires facture électronique. Ouvrir) dans (COS100) pour une CVM existante. Cette opération ouvre le programme Infos suppl. factures électr. Ouvrir (CMS525). Le programme (CMS525) est utilisé pour spécifier les informations uniques de transaction à publier dans la zone Utilisateur (UserArea) du BOD de facture. Les informations à spécifier sont gérées par les paramètres dans (CMS520/F).

Si aucune mise à jour n'est sélectionnée dans (CMS520), aucune modification n'est apportée. Si la limite d'approbation automatique n'a pas été dépassée, la fermeture de l'ordre de travail définit le statut sur '50' sur la ligne CVM.

Si la mise à jour est sélectionnée à partir du payeur dans (CMS520), l'enregistrement peut être modifié dans (CMS525) lors de la saisie de la commande. La clôture de l'ordre de travail définit le statut sur '50' dans la ligne CVM, si la limite d'approbation automatique n'a pas été dépassée.

La sélection de F3 ou F12 dans (CMS525) empêche le système de créer des informations de facture électronique dans le programme 'Commande de vente maint. Ouvrir ligne' (COS101). La clôture de l'ordre de travail dans le programme 'Ordre de travail. Clôturer' (MOS050) ne définit pas le statut sur '50' dans la ligne de commande si le montant est inférieur à la limite. Le passage du statut à 50 dans (COS101) affiche un message d'erreur et le statut ne change pas.

Lorsque le programme (CMS525) est démarré à partir du menu, les enregistrements des ordres de maintenance sont répertoriés avec la catégorie d'ordre '771' (le numéro de facture et l'année ne sont pas renseignés).