Approbation des propositions de paiement fournisseur
Approuvez une proposition de paiement fournisseur dans 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS630) avant d'effectuer le paiement. Cette méthode permet de vérifier s'il existe suffisamment d'argent sur le compte bancaire rattaché pour effectuer le paiement, avant de réaliser celui-ci. L'approbateur reçoit une demande d'approbation, vérifie le compte bancaire et approuve ou rejette le paiement proposé.
Gérer l'approbation des propositions de paiement fournisseur
Vous devez définir le compte en tant que compte bancaire. L'approbateur est le seul utilisateur habilité à approuver une proposition de paiement dans (APS630). Si un compte bancaire n'a aucun approbateur dans (CRS630), aucune approbation n'est requise. La gestion classique des propositions de paiement dans (APS630) est utilisée à la place. Les champs dans (APS630) destinés aux statut d'approbation, à l'approbateur et au demandeur sont vides.
Processus
- Confirmez la proposition de paiement fournisseur, le message est envoyé à l'approbateur
Si une proposition de paiement fournisseur est confirmée au moyen de l'option 9 ('Confirmer) dans (APS630) ou si la banque est modifiée dans (APS630) avec l'option 11 ('Modifier la banque'), une vérification est effectuée s'il existe un approbateur pour le compte bancaire rattaché à cette proposition de paiement. S'il existe un approbateur, le programme envoie un message à cet utilisateur avec un lien vers la proposition à approuver. Le statut d'approbation est défini sur 8 ('En attente d'approbation').
- L'approbateur affiche la situation du compte bancaire
L'approbateur accède à la proposition de paiement fournisseur dans (APS630) et à l'aide de l'option 13 (Afficher statut du compte bancaire) affiche la situation actuelle du compte bancaire concerné dans le programme Pmt fournisseur. Vue ens cpte bancaire (APS127). Dans ce programme, l'approbateur peut voir le solde du compte bancaire, les transactions du compte bancaire et toutes les propositions de paiement impayées liées à ce compte bancaire, triées par date de paiement. La proposition actuelle est incluse dans la colonne 'Dans cette proposition'. L'approbateur doit prendre une décision si l'argent disponible sur le compte bancaire est suffisant pour régler cette proposition actuelle, ou si l'approbateur doit entreprendre des actions avant que le paiement n'ait lieu.
- Approbation de la proposition de paiement
Si la proposition de paiement est approuvée, l'option 7 (Approuver) est utilisée dans (APS630). Les informations concernant l'ID utilisateur de l'approbateur, la date d'approbation et le statut d'approbation sont mis à jour dans la proposition de paiement effective. Seul l'approbateur peut approuver la proposition. Le statut d'approbation est défini sur 9 (Approuvé). L'utilisateur qui a sollicité l'approbation est informé et peut confirmer la proposition à l'aide de l'option 9. L'utilisateur peut effectuer le paiement dans (APS630).
- Proposition de paiement fournisseur non approuvée
Si la proposition de paiement n'est pas approuvée, l'option 14 (Ne pas approuver) est utilisée dans (APS630) et l'approbateur peut rédiger un texte libre associé à la proposition. Ce texte permet de décrire les actions de l'approbateur et les instructions fournies au demandeur concernant la proposition de paiement fournisseur. Le demandeur est alors informé. Le statut d'approbation est également défini sur 0 ('Non approuvé').
Lorsqu'une proposition de paiement est approuvée, le demandeur peut effectuer les actions suivantes :- Supprimer la proposition
- Confirmer la proposition
- Options pour l'affichage et l'impression
Le demandeur peut ajouter un texte libre (F6) à une proposition de paiement dans le programme 'Proposit pmt fourn. Mettre à jr détails' (APS631) au moyen de la touche de fonction (6=Texte). Si un texte est ajouté, un astérisque (*) est affiché dans la colonne 'Texte' dans (APS630).
- Informations enregistrées dans la proposition de paiementLa table qui suit présente les informations utilisées dans la proposition de paiement créée :
Paramètre Description 'Statut d'approbation' Les statuts d'approbation des propositions de paiement dans (APS630) sont les suivants : - 0 = Non approuvé : La proposition de paiement fournisseur est créée mais l'option 9 ('Confirmer') n'est pas encore été utilisée, ou la proposition de paiement n'est pas encore approuvée.
- 8 = En attente d'approbation : L'approbateur n'a pas encore approuvé la proposition de paiement fournisseur. Vous pouvez utiliser toutes les options sauf l'option 9 ('Confirmer').
- 9 = Approuvé(e) : L'approbateur a approuvé la proposition de paiement fournisseur. Si le compte bancaire dans (CRS630) n'a pas d'approbateur, le statut d'approbation est défini sur 9 dans la proposition effective.
'Approuvé par' L'ID de l'utilisateur qui a approuvé ou refusé la proposition de paiement fournisseur dans (APS630). L'approbateur est responsable du compte bancaire dans le programme (CRS630) et peut approuver les propositions de paiement fournisseur rattachées à ce compte bancaire. Une fois l'approbation effectuée, vous pouvez procéder au paiement de la proposition de paiement fournisseur dans (APS630).
'Date d'approbation' Date à laquelle la proposition de paiement fournisseur a été approuvée en vue de son paiement par l'approbateur dans (APS630). 'Demandeur' ID de l'utilisateur ayant demandé l'approbation. Lorsque l'approbateur approuve ou refuse la proposition de paiement fournisseur, le demandeur est informé et peut entreprendre les actions appropriées. Tous les champs hormis la date d'approbation sont affichés dans (APS630/B). Si le compte bancaire de société est modifié dans APS630 par l'option 11 ('Modifier la banque'), le programme vérifie le nouveau compte bancaire dans (CRS630) pour déterminer si des approbations doivent être effectuées.
Configuration
Dans (APS905), vous devez sélectionner le paramètre 280 ('Approbation de la proposition de paiement').
- 61-Approbation d'une proposition de paiement
- 62-Approbation de demande d'une proposition de paiement
- 63-Proposition de paiement non approuvée.
Si la gestion des e-mails est requise, vous devez l'activer dans (CRS424) par type de message.
Dans le programme 'Message d'application - Param e-mail. Ouvrir' (CRS427), connectez les utilisateurs, approbateur et demandeur, aux types de message d'application 61, 62 et 63.
Vous devez définir les adresses e-mail des approbateurs et des demandeurs dans 'Adresse e-mail. Ouvrir' (CRS111).
Dans (CRS630), les comptes bancaires nécessitant une approbation doivent posséder un utilisateur 'Responsable' désigné, qui est l'approbateur. Vous devez également définir le compte en tant que compte bancaire.
Workflow
- Créez une proposition de paiement dans (APS630) en utilisant l'option 1 ('Créer'). Le statut d'approbation est modifié et redéfini sur 0 (Non approuvé).
- Confirmez la proposition de paiement dans (APS630) en utilisant l'option 9 ('Confirmer'). Si la proposition de paiement est sujette à l'approbation, un message est envoyé à l'approbateur et le statut d'approbation est redéfini sur 8 ('En attente d'approbation').
- L'approbateur peut utiliser l'option 13 ('Afficher statut du compte bancaire') dans (APS630) pour évaluer la position actuelle du compte bancaire associé à la proposition de paiement.
- Si l'approbateur décide que la proposition de paiement est approuvée en vue du paiement, l'option 7 ('Approuver proposition') est appliquée dans (APS630) pour cette proposition. Le statut d'approbation est modifié et redéfini sur 9 (Approuvé). Le demandeur de l'approbation est informé que la proposition a été approuvée et que le paiement peut être engagé (emploi de l'option 9 de confirmation dans (APS630)).
- Si la proposition de paiement n'est pas approuvée à des fins de paiement, l'approbateur peut exécuter l'option 14 ('Proposition non approuvée') dans (APS630). L'approbateur peut ajouter un texte libre à la proposition, si nécessaire. Le statut d'approbation est alors modifié et redéfini sur 0 (Non approuvé). Le demandeur de l'approbation est informé que la proposition n'est pas approuvée.
Afficher les transactions et les soldes dans le compte bancaire avant approbation
Le programme 'Pmt fournisseur. Vue ens cpte bancaire' (APS127) permet d'évaluer et de gérer les détails des comptes bancaires pour les paiements fournisseurs.
Sélectionnez l'option 13 (Afficher la situation du compte bancaire dans (APS630), dans la proposition de paiement fournisseur adéquate.
L'approbateur peut y consulter les soldes du compte bancaire, les dernières transactions réalisées depuis la date du jour et au-delà et l'ensemble des propositions de paiement non soldées, avec statut de proposition de paiement fournisseur 1, rattachées au compte bancaire. Les références de paiements restants à payer dans 'Pmt fourn. Enregistrer confirm. bancaire' (APS190) et dans 'Pmt fourn. Enregister conf. banc électr' (APS187) sont ajoutées à la colonne 'Restant à payer'.
Tous les montants sont affichés dans la devise du compte bancaire. Pour les propositions de paiement incluses, les montants peuvent être convertis, avec le taux de change monétaire extrait de (CRS058) pour la date de paiement effective, en utilisant le type de taux de change 01. Si un contrat à terme sur taux existe dans (RMS120), ce taux de change est utilisé à la place.
Les champs suivants sont affichés dans l'en-tête de ce programme : Approbateur, compte, proposition de paiement, code de devise, montant total de la proposition de paiement sélectionnée et solde actuel du compte bancaire.
Le champ 'Solde actuel' correspond au solde du compte bancaire actuel dans sa devise, tel qu'établi au début de ce jour, solde d'ouverture à la date du jour.
Tous les événements comptables bancaires, notamment les propositions de paiement non soldées, restant à régler et rattachées au compte bancaire, ainsi que les transactions de comptabilité générale effectuées pour le compte bancaire, apparaissent dans l'ordre des dates de paiement. Les événements du compte bancaire qui présentent la même date de paiement sont synthétisés en montants totaux distincts : Paiements approuvés, pas encore approuvé, dans cette proposition et solde fin de jour. Tous ces montants sont exprimés dans la devise du compte bancaire.
Le champ 'Paiements approuvés' correspond au montant total des transactions de la comptabilité générale effectuées pour le compte bancaire par date de paiement. Les transactions comptables concernées sont celles dont la date comptable débute à la date du jour et à compter de cette date.
Le champ 'Pas encore approuvé' correspond au montant total de toutes les propositions de paiement fournisseur non soldées/restant à régler dans les programmes (APS630), (APS187) et (APS190) et rattachées au compte bancaire.
Le champ 'Dans cette proposition' correspond au montant total de la proposition de paiement fournisseur actuelle qui a est sélectionnée grâce à l'option 13 ('Afficher statut du compte bancaire') dans (APS630), si le statut de la proposition de paiement fournisseur est égal à 1 dans la proposition sélectionnée. Sinon, les montants de la proposition sont inclus dans les colonnes d'autres montants (par exemple, Approuvé ou Restant à payer).
Le champ 'Solde fin de jour' correspond au solde de clôture du compte bancaire concerné à la fin de chaque date de paiement.
Les propositions de paiement fournisseur de (APS630) sont listées par date de paiement. Si une proposition présente une multitude de dates de paiement par numéro de document de paiement, ces dates sont synthétisées dans la date de paiement adéquate.
Limites fonctionnelles
Cette fonction n'est disponible que lorsque vous sélectionnez le paramètre 280 (Approbation de proposition de paiement) dans (APS905). Aucun programme correctif n'est créé. Une fois le nouveau paramètre choisi dans (APS905), l'approbation des propositions de paiement débute avec des nouvelles propositions de paiement créées dans (APS630).