Paiements fournisseurs basés sur la proposition de paiement

Résultat

Des documents de paiement sont créés et le paiement est enregistré.

Type de paiement	Documents créés
Chèque	Un chèque, un journal des paiements fournisseur et un journal comptable sont imprimés.
Traite	Le système imprime une traite, un journal des paiements fournisseur, un journal des factures fournisseur et un journal comptable.
Virement bancaire manuel	Un ordre de paiement pour la banque, une spécification de paiement pour le fournisseur, un journal des paiements fournisseur et un journal comptable sont imprimés.
Virement bancaire électronique	Le système crée un fichier électronique contenant les ordres de paiement. Le système imprime un journal des paiements fournisseur et un journal comptable. Si la méthode de paiement nécessite une confirmation de la banque, aucune écriture comptable n'est créée tant que tous les paiements n'ont pas été consignés comme confirmés par la banque.
Prélèvement automatique	Le système imprime un journal des paiements fournisseur et un journal comptable.

Utilisez les informations enregistrées pour analyser vos coûts et vos relations avec vos fournisseurs.

La comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale sont mises à jour. Les paiements récurrents non associés à une facture dans la comptabilité fournisseurs constituent l'unique exception : ils mettent uniquement à jour la comptabilité générale. Pour les chèques, le chéquier CF est mis à jour. Des écritures comptables de base créées sont :

Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
	Banque		x
*	Fournisseur	x

Cependant, les écritures comptables créées pour les traites sont :

Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
AP33–295	Traite acceptée (voir ci-dessous)		x
*	Fournisseur	x

(*Ecriture comptable basée sur la transaction pour la facture fournisseur d'origine.)

Pour obtenir des informations sur d'autres écritures comptables qu'il est possible de créer, voir les descriptions des événements comptables AP30, AP31, AP32, AP33, AP34 et AP35 dans Règles comptables pour CF - Comptabilité fournisseurs.

Avant de commencer

• Une proposition de paiement doit être créée et vérifiée dans Proposition paiement fournisseur. Ouvrir (APS130).
• Les fonctions GCF suivantes doivent être définies dans Fonction GCF. Ouvrir (CRS405) : AP30 (paiement par chèque), AP31 (paiements électroniques EDIFACT), AP32 (paiements par virement bancaire manuel et électronique, paiements non EDIFACT), AP33 (paiements par traite sans confirmation bancaire), AP34 (paiements par traite avec confirmation bancaire) et AP35 (paiements par prélèvement automatique).
• Les méthodes de paiement des factures fournisseur doivent être configurés comme suit dans le programme Méthode de paiement CF. Ouvrir (CRS071) :

• Pour les paiements EDI (fonction GCF/événement comptable AP31) : La méthode de transfert 2 (paiement EDIFACT au format PAYMUL) doit être sélectionnée.
• Pour les virements bancaires manuels et les paiements électroniques non EDIFACT (fonction GCF/événement comptable AP32) : La méthode de transfert 1 (Virement bancaire manuel) ou 3 (Paiement électronique, norme non EDIFACT) doit être sélectionnée.
• Pour les paiements par traite sans confirmation de la banque (fonction GCF/événement comptable AP33) : l'option 1 doit être sélectionnée dans le champ 'Confirmation traite'. Les écritures comptables sont alors déjà créées à l'impression de la traite.
• Pour le paiement par traite avec confirmation de la banque (fonction GCF/événement comptable AP34) : l'option 2 doit être sélectionnée dans le champ 'Confirmation traite'. Des écritures comptables sont ensuite créées lors du lettrage des paiements avec l'état bancaire dans Traite. Lettrer confirmations (APS175).

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Créer et vérifier des documents de paiement

   Pour créer des documents de paiement conformément à la méthode de paiement de chaque facture enregistrée, confirmez la proposition de paiement dans Proposition paiement fournisseur. Ouvrir (APS130). Les écritures comptables sont créées soit lors de la confirmation de la proposition, soit lors du rapprochement des paiements basé sur la confirmation de la banque, en fonction de la méthode de paiement utilisée. Procédez à une dernière vérification des documents de paiement et des écritures comptables créées.

2. Envoyer chèque au fournisseur

   Envoyez le chèque à votre fournisseur. Le paiement est automatiquement enregistré comme terminé. Si nécessaire, utilisez le chéquier CF dans Chèque. Ouvrir Chéquier (APS300) pour mettre à jour le statut du chèque ou pour annuler la transaction de paiement.

3. Envoyer traite à la banque du fournisseur – Avec ou sans confirmation de la banque

   Envoyez la traite à la banque du fournisseur qui la vérifiera et la transmettra à celui-ci. La banque du fournisseur enverra ensuite la traite à la banque de la division en lui demandant de transférer l'argent sur le compte du fournisseur. Par la suite, la banque de la division vous informera du virement avant qu'il ne soit effectué. Vous pouvez recevoir une confirmation de la banque de la division à la fin de la transaction.

4. Envoyer ordre de virement bancaire à la banque – Avec ou sans confirmation de la banque

   Envoyez des informations sur les paiements devant être transférés de votre compte à la banque de la division. Vous avez plusieurs options :

   • Envoyer les ordres de virement sous forme de documents imprimés
   • Envoyez les ordres de virement par voie électronique dans un fichier de lot.

5. Rapprocher des paiements en fonction de la confirmation de la banque

   Enfin, utilisez la confirmation de la banque pour lettrer les paiements. (Pour les traites, le lettrage peut être utile pour les paiements en devise étrangère dont le taux de change n'est pas connu jusqu'à ce qu'il soit communiqué par la banque, par exemple.)

   • Lettrez les paiements par traitant nécessitant une confirmation bancaire dans Traite. Lettrer confirmations (APS175).
   • Lettrez les paiements nécessitant une confirmation bancaire dans Pmt fourn. Enregistrer confirm. bancaire (APS190).
   • Lettrez les paiements par virement bancaire en traitant le fichier de confirmation bancaire dans Relevé bancaire. Ouvrir (ABS100). Au cours de ce processus, le statut du numéro de référence de paiement sera mis à jour dans les programmes Pmt fourn. Enregister conf. banc électr (APS187) et Confirm. bancaire électr. Ouvrir détails (APS188).