Création d'une relance de paiement 'Article ouvert' pour un client ou un payeur dans (ARS650)

Ce document explique comment créer une relance de paiement dans le programme 'Relance de paiement. Ouvrir' (ARS650). Il s’agit d’une liste de factures client pour un ou plusieurs clients ou payeurs. La liste des factures client peut inclure uniquement les factures non honorées ou les factures en souffrance et non échues.

La fonction (ARS650) remplace l’ancienne fonction 'Relance de paiement. Ouvrir' (ARS150) et fournit de nouvelles capacités pour le traitement des relances de paiement. La nouvelle fonction dispose d'une API, de vues configurables et peut être traitée par la planification des tâches. La possibilité d'inclure la création et la mise à jour d'une proposition dans la même exécution est également introduite. Si une proposition est créée à partir d'une société vide, cette proposition peut inclure des factures présentes dans plus d'une (1) société et l'utilisateur peut alors décider de créer une seule relance de paiement pour toutes les factures de toutes les sociétés, ou créer une seule relance de paiement pour chaque société. Il existe également une option permettant à plusieurs utilisateurs de travailler avec la même proposition de relance de paiement.

Restrictions

Lorsque la fonction (ARS650) est activée, vous ne pouvez pas utiliser l’ancienne fonctionnalité dans l’écran (ARS150).

Cette fonction ne peut pas définir des montants pour la règle de relance de paiement dans (CRS465/E) pour une société ou une devise spécifique. Cela peut avoir un impact sur la façon dont la facture est sélectionnée si une proposition de paiement est créée dans (ARS650) à partir d’une société vide et que plusieurs sociétés sont incluses dans la sélection dans (ARS655/E). Les montants limites dans (CRS465/E) 'Montant min relance' et 'Mnt min frs rel' sont vérifiés par rapport au 'Montant dû - local' dans (ARS651/B), qui correspond au total de toutes les factures pour le client ou le payeur répertorié dans (ARS652). 'Frais de paiement' (CRS465/E) fait référence et est ajouté à la devise du payeur (CRS610/J).

Résultat

Une relance de paiement est créée et imprimée, répertoriant toutes les factures de la comptabilité clients en souffrance, par client ou payeur, et la devise. Selon la règle de relance de paiement utilisée, vous pouvez spécifier des intérêts de pénalité et également inclure les enregistrements de facture ouvertes qui ne sont pas en souffrance. Vous pouvez imprimer chaque enregistrement avec des informations supplémentaires telles que le numéro d’ordre ou un commentaire. Les factures sur la relance sont triées par nombre de relances, ce qui signifie que les factures en souffrance les plus anciennes sont répertoriées en premier. Vous pouvez également trier les factures à la date de facturation.

Si aucun ajustement n’a été effectué sur la proposition dans l’écran (ARS651) au niveau du payeur ou de l'acheteur ou dans (ARS652), toutes les factures sélectionnées dans (ARS650) sont incluses dans l’impression de la relance de paiement. Lorsqu’une facture spécifique est incluse dans la proposition de relance de paiement, elle reçoit le statut 9 dans le champ statut - relance dans le programme 'Comptabilité clients. Afficher' (ARS200). Cela empêche d'inclure cette facture dans une autre proposition de relance de paiement. Le statut est réinitialisé si la facture est supprimée de la proposition de paiement (ARS650) ou lorsque la proposition est mise à jour.

Le nombre de relances et la dernière date de relance dans 'Facture client. Modifier' (ARS201/E) sont mis à jour lorsqu’une proposition de relance de paiement est confirmée dans (ARS650). Des écritures comptables et des écritures comptables de CC sont créées pour les frais de relance si l’option 'Créer transaction' a été activée pour la règle de relance dans (CRS465). Si la proposition de relance de paiement a été créée à partir d’une société vide, les frais de relance sont mis à jour dans la 'Sté d'enregistr' sélectionnée lors de la confirmation de la proposition dans (ARS655/G) ou mis à jour séparément pour chaque société si la proposition de relance de paiement est créée avec l’option 'Fractionner par division' activée dans (ARS655/E).

Pour chaque relevé bancaire créé, un numéro est affecté à partir du numéro de série 50-1 dans (CRS165). Ce numéro de relance de paiement est stocké en tant que numéro d’information supplémentaire 202 pour chaque facture dans la table FSLEDX. Le contenu de chaque relance de paiement est affiché dans le programme 'Compta. clients. Afficher détails infos suppl' (ARS251) accessible via l’option 1 ('Sélectionner') dans le programme 'Compta. clients. Afficher infos suppl' (ARS250). Les numéros d’informations supplémentaires associés à chaque facture sont affichés dans le programme 'Facture client. Afficher infos suppl' (ARS216) accessible via l’option associée 11 ('Infos supplémentaires') dans le programme 'Facture client. Afficher séparément' (ARS215).

Après confirmation de la proposition dans l’écran (ARS650), la proposition est mise à jour avec le Statut de proposition 90 ('Confirmé').

Vous pouvez imprimer ou envoyer la relance de paiement par e-mail au client ou au payeur directement depuis M3. L’adresse e-mail utilisée dans 'Adresse e-mail. Ouvrir' (CRS111) est le premier type d’e-mail 11 ('Payeur') et le deuxième type 01 ('Client').
Remarque

Les paramètres 'Copier' dans 'Objet ctl support doc. Connecter support' (CRS949) doivent avoir la valeur 0 ('Ne pas imprimer de copies des doc déjà imprimés'), afin de ne pas envoyer d’aperçus et de copies des relances de paiement directement aux adresses e-mail du payeur. Les aperçus et les copies sont créés avec l’option 6 ('Imprimer relance') dans (ARS650).

La proposition est enregistrée dans les tables suivantes :
  • 'Relance de paiement. Ouvrir' (ARS650) : Table FARRMH
  • 'Relance de paiement. Ouvrir détails' (ARS651) : Table FARRMD
  • 'Relance de paiement. Ouvrir factures' (ARS652) : Table FARRMI

Les propositions de relance de paiement créées à partir de sociétés vides sont stockées dans ces tables sous des sociétés vides. Sinon, elles sont stockées sous la société dans laquelle elles ont été créées.

Référence de paiement supplémentaire

Le fichier d’impression XML (ARS659PF) contient le numéro de facture parallèle PAIN s'il existe dans la transaction de facture dans 'Facture client. Modifier' (ARS201/E) mais n’est pas présenté dans le document imprimé (ARS659PF). Lorsque PAIN est inclus dans le fichier XML standard, vous pouvez l’ajouter en tant qu’ajustement client sur le document.

Les règles de création de numéros de factures parallèles sont définies dans 'Référence de pmt supplémentaire. Ouvrir' (CMS090).

Avant de commencer

Avant de commencer, vous devez remplir ces conditions préalables :
  • Vous devez remplir les conditions préalables indiquées dans Gestion des dettes client à l'aide de relances.
  • Vous devez définir les paramètres d’une société vide dans 'Paramètres - Comptabilité clients' (ARS905). Dans la section 'Plusieurs utilisateurs' (ARS905/F), vous devez également définir le paramètre 'Relances de paiement' pour toutes les sociétés. Vous pouvez utiliser ce paramètre pour permettre ou interdire plusieurs utilisateurs à travailler sur la même proposition de relance de paiement. Si aucun paramètre n’est défini pour la société, les paramètres de société vide sont utilisés.
  • Il doit exister des factures avec un montant d'en cours pour le client dans la comptabilité clients.
  • Vous devez définir les règles qui déterminent les factures à inclure dans la relance, dans le programme 'Règle relance de paiement. Ouvrir' (CRS465).
  • Vous devez associer chaque client ou payeur à inclure dans la procédure de relance de paiement à une règle de relance de paiement dans 'Client. Ouvrir' (CRS610/K). Remarque : vous devez activer cette règle dans le champ adjacent.
  • Les textes standard pour les commentaires d’introduction et les commentaires de clôture dans les relances de paiement sont définis par langue dans le programme 'Règle relance de paiement. Saisir texte' (ARS010).
  • Pour calculer les intérêts de retard et les inclure dans la relance de paiement, vous devez définir une règle de calcul des intérêts dans le programme 'Règle facturation des intérêts. Ouvrir' (CRS460) et associée au payeur dans le programme 'Client. Ouvrir' (CRS610/K). Remarque : vous devez activer cette règle dans le champ adjacent.
  • Vous devez définir la série 50-A pour la société vide dans 'Série. Ouvrir' (CRS165). Lorsque vous créez une proposition dans l’écran (ARS650), un numéro de proposition est extrait de cette série, quelle que soit la société dans laquelle vous créez la proposition.
  • Définissez la série 50-1 pour chaque société, et facultativement pour une société vide pour traiter le relevé de comptes à partir d’une société vide dans (CRS165). Lorsque vous confirmez une proposition dans l’écran (ARS650), les numéros sont extraits de cette série et sont également utilisés comme numéro de facture, si la transaction est activée avec les frais de relance sur la règle de relance (CRS465).
  • Pour programmer des travaux de relance de paiement (ARS650), vous devez respecter les conditions préalables répertoriées dans le Guide de l'administrateur M3 Business Engine pour le programmateur de travaux.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Création d’une proposition de relance de paiement pour un client ou un payeur dans (ARS650)

    Créez une proposition en définissant un ensemble de critères de sélection dans 'Relance de paiement. Ouvrir' (ARS655/E). Si le paramètre 'Màj auto apr pr' est sélectionné, la proposition est créée et mise à jour lors de la même exécution, et les relance de paiement finales sont imprimées directement. Ce workflow automatisé permet d’accélérer le processus et de réduire votre effort de travail. Par contre, si ce paramètre est désactivé, vous pouvez effectuer des ajustements manuels à la proposition avant de le mettre à jour, vous mettant à jour le contrôle complet du processus. Pour le processus manuel, vous passez aux étapes 2, 3 et 4. Pour le processus automatisé, vous passez directement à l’étape 4.

    Remarque

    Toutes les factures d'avoir sont incluses dans la proposition, quelle que soit la date d'échéance. Si le total de l'avoir est supérieur ou égal au montant total dû, autrement dit, si le client est créditeur, toutes les factures client comprises dans la proposition seront bloquées et ne seront pas incluses dans la relance de paiement finale.

  2. Vérifier et ajuster la proposition relance de paiement pour un client ou un payeur dans (ARS650)

    Vérifiez la proposition pour garantir que les enregistrements sont corrects. Si nécessaire, ajustez la proposition en incluant, excluant ou en supprimant des clients, ou payeurs selon la méthode de regroupement sélectionnée pour la proposition, dans le sous-programme 'Relevé de compte - Détails. Ouvrir' (ARS651) ou les factures dans le sous-programme 'Relevé de compte - Factures. Ouvrir' (ARS652). Ils ne pourront alors pas être inclus dans la relance de paiement finale. Vous pouvez également ajouter ou modifier le texte à imprimer avant et après la relance de paiement ou utiliser des commentaires définis par l'utilisateur et proposés automatiquement. Spécifiez le texte par client ou payeur dans le sous-programme (ARS651), ou par facture dans le sous-programme (ARS652).

  3. Créez une relance de paiement finale pour un client ou un payeur dans l’écran (ARS650).

    Après avoir vérifié et ajusté la proposition, imprimez les relances de paiement finales en confirmant la proposition dans l'écran (ARS650).

  4. Envoyez une relance de paiement au client ou au payeur.

    Cette relance étant enregistrée sous un numéro de catégorie d'information, vous pouvez la supprimer dans l'écran (ARS650).

Liste des propositions dans (ARS650/B)

Dans l’écran (ARS650/B), vous pouvez trier les propositions en fonction des ordres de tri standard suivants :
  • Numéro de proposition, extrait de la série 50-A dans (CRS165), dans l’ordre décroissant.
  • Nom défini par l’utilisateur dans l’écran (ARS655/E) lors de la création de la proposition.
  • Créé par l’ID utilisateur qui a créé la proposition.

Vous pouvez également configurer vos propres ordres de tri paramétrables dans 'Ordre de tri. Ouvrir' (CRS022), accessible depuis (ARS650/B) en affichant deux fois le champ 'Ordre de tri'.

Pour les ordres de tri, vous pouvez configurer vos propres vues paramétrables dans 'Vue. Ouvrir' (CRS020), accessible depuis (ARS650/B) en affichant deux fois le champ 'Vue'.

Pour les ordres de tri standard, vous pouvez filtrer les champs suivants dans (ARS650/B) :
  • 'Statut de proposition' (De - A)
  • 'Progression de la proposition' (De - A)
  • Société

    Vous ne pouvez modifier ce champ que lorsque vous êtes connecté à une société vide. Si vous saisissez une valeur dans ce champ, les propositions créées pour la société sélectionnée sont répertoriées. Si vous laissez ce champ vide, les propositions créées à partir d’une société vide sont répertoriées.

Statuts affichés dans (ARS650/B)

Cette liste contient les statuts affichés dans (ARS650/B) :
  • Statut de proposition
    Ce champ indique le statut actuel de la proposition. Les statuts disponibles sont les suivants :
    • 10 ('En cours') : Il s’agit d’un statut temporaire défini lors de la création d’une proposition.
    • 20 ('Nouveau') : Ce statut est défini lorsqu’une proposition est créée.
    • 90 ('Confirmé') : Ce statut est défini lorsqu’une proposition a été confirmée.
    • 99 ('Aucun enregistrement sélectionné') Ce statut est défini lorsqu’une proposition est créée sans enregistrement.
  • Progression de la proposition
    Ce champ indique si le travail est en cours pour la proposition. Les statuts disponibles sont les suivants :
    • 0 ('La proposition peut être traitée')
    • 1 ('Création en cours')
    • 2 ('Changement en cours')
    • 4 ('Suppression en cours')
    • 6 ('Impression en cours')
    • 9 ('Mise à jour en cours')

    Le traitement de la proposition n’est autorisé que si la 'Progression de la proposition' est 0. Si l'option 'Plusieurs utilisateurs' est autorisée dans (ARS905), le traitement est également autorisé lorsque l’option 'Statut de proposition' a la valeur 20 et que la 'Progression de la proposition' a valeur 2.

    Si un numéro de proposition dans (ARS650) s’est terminé correctement dans un statut bloqué pour lequel 'Progression de la proposition' n’est pas égal à zéro et la proposition ne peut pas être traitée, vous pouvez utiliser l’ID de résolution des problèmes AR11 dans 'Problème programme. Résoudre' (CRS418) pour réinitialiser la 'Progression de la proposition' sur zéro. Cette possibilité est uniquement disponible pour les propositions avec le 'Statut de proposition' 20 ou 90.

Options disponibles dans (ARS650/B)

Dans (ARS650/B), les options suivantes sont disponibles :
  • 1 ('Créer') Utilisez cette option pour créer une nouvelle proposition de relance de paiement. L’écran de sélection (ARS655/E) s’affiche.
  • 2 ('Modifier') : Utilisez cette option pour modifier une proposition de relance de paiement existante lorsque le statut de proposition est 20. L’écran (ARS651/B) s’affiche là où les modifications sont autorisées.
  • 4 ('Supprimer') : Utilisez cette option pour supprimer une proposition de relance de paiement existante lorsque le 'Statut de proposition' est 20, 90 ou 99. L’écran (ARS650/D) s’affiche.
  • 5 ('Afficher') : Utilisez cette option pour afficher une proposition de relance de paiement existante lorsque le statut de proposition est 20, 90 ou 99. L’écran (ARS651/B) s’affiche si aucune modification n’est autorisée.
  • 6 ('Imprimer rappels') : Utilisez cette option pour afficher un aperçu et réimprimer les relances de paiement (ARS659PF). Un aperçu est autorisé lorsque le 'Statut de la proposition' a la valeur 20. Réimprimez une proposition de relance de paiement déjà confirmée lorsque 'Statut de la proposition' a la valeur 90.
  • 7 (Imprimer proposition) : Utilisez cette option pour réimprimer la proposition (ARS653PF) pour une proposition de relance de paiement lorsque le 'Statut de proposition' est 20.
  • 9 ('Confirmer') : Utilisez cette option pour confirmer une proposition de relance de paiement lorsque l’option 'Statut de proposition' est définie sur 20 pour imprimer la relance de paiement (ARS659PF).

Traitement des propositions de relance de paiement via des transactions API

Vous pouvez traiter les propositions de paiement dans (ARS650) via les programmes et transactions API suivants :
  • ARS650MI Gérer l’en-tête de relance de paiement (table FARRMH)
    • Sup : Utilisez cette option pour supprimer un en-tête de relance de paiement et les enregistrements de facture correspondants dans les tables FARRMD et FARRMI.
    • Obt : Utilisez cette option pour obtenir les données d’un en-tête de relance de paiement.
    • LockProposal : Utilisez cette option pour verrouiller un enregistrement d'en-tête de relance de paiement en réinitialisant la 'Progression de la proposition' sur 2.
    • Sup : Utilisez cette option pour lister les données des en-têtes de relance de paiement.
    • UnlockProposal : Utilisez cette option pour déverrouiller un enregistrement d'en-tête de relance de paiement en réinitialisant la 'Progression de la proposition' sur 0.
  • ARS651MI Gérer les détails de relance de paiement (table FARRMD)
    • Sup : Utilisez cette option pour supprimer une relance de paiement et les enregistrements de facture correspondants dans la table FARRMI.
    • ExcludeRecord : Utilisez cette option pour exclure un enregistrement en réinitialisant 'Statut de ligne de proposition' sur le statut 1.
    • Obt : Utilisez cette option pour obtenir les données d’un enregistrement détaillé de relance de paiement.
    • IncludeRecord : Utilisez cette option pour inclure un enregistrement en réinitialisant 'Statut de ligne de proposition' sur le statut 0.
    • LockDetails : Utilisez cette option pour verrouiller une ligne de proposition en définissant la 'Progression de la proposition' sur 2.
    • Sup : Utilisez cette option pour lister les données des enregistrements détaillés de relance de paiement.
    • UnlockDetails : Utilisez cette option pour déverrouiller une ligne de proposition en définissant la 'Progression de la proposition' sur 0.
    • Màj : Utilisez cette option pour mettre à jour les données d’un enregistrement détaillé de relance de paiement.
  • ARS655MI Gérer les relances de paiement
    • Confirmer : Utilisez cette option pour confirmer une proposition de relance de paiement et mettre à jour FSLEDX, créer (ARS659PF), et si des frais de relance avec création de transaction sont utilisés dans la règle de relance (CRS465), créer des transactions FSLEDG et FGLEDG.
    • CreateProposal : Utilisez cette option pour créer une proposition de relance de paiement dans (ARS650) et (ARS653PF). Si le paramètre 'Màj auto apr pr' est sélectionné, la proposition est confirmée et ARS659PF est également créé.
    • PrintProposal : Utilisez cette option pour réimprimer une proposition de relance de paiement (ARS653PF).
    • PrinReminder : Utilisez cette option pour réimprimer la relance de paiement (ARS659PF).
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