Gestion des contrats de prélèvement automatique

Résultat

• Les contrats de prélèvement automatique sont établis, enregistrés et reçus par la banque.
• Le système enregistre toutes les actions liées au transfert électronique de contrats à la banque dans Transfert Contrat Prélèv Auto. Ouvrir (ARS460) et ses sous-programmes. Vous pouvez afficher ce journal en sélectionnant l'option 11 (Afficher Journal Transferts) pour un contrat dans l'écran (ARS450). Toutes les actions s'affichent ensuite par date dans Accord Prélèvement Automatique. Afficher Journal Transferts (ARS452). Si un contrat de prélèvement automatique a été supprimé, le journal de son transfert est également supprimé.

Vous pouvez commencer à créer des factures client avec une méthode de paiement pour le prélèvement automatique puis les remettre à la banque dans Remise en Banque. Ouvrir (ARS300).

Vous pouvez modifier le statut du contrat dans Contrat Prélèvement Auto. Ouvrir (ARS450). Le code action est modifié pour ce contrat dans l'écran (ARS452). Pour plus d'informations sur la mise à jour des tables, reportez-vous à la section Organigramme du programme ci-dessous.

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Gestion des prélèvements automatiques dans la comptabilité clients doivent être remplies.
• Les indicateurs avec des champs définis par la division pour les contrats de prélèvement automatique sont définis dans Indicateur Contrat Prélèvement Auto. Ouvrir (ARS455).
• Les modes de paiement associés au prélèvement automatique doivent être définis dans Méthode de paiement CC. Ouvrir (CRS076).
• Le numéro de série 82/1 doit être défini dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165). Il représente l'ID numérique d'une proposition de transfert de contrats de prélèvement automatique à la banque dans l'écran (ARS460). Ce numéro s'affiche également dans le fichier journal des contrats dans l'écran (ARS452).
• Le numéro de série 82/2 doit être défini dans l'écran (CRS165). Il représente l'ID numérique d'un transfert à la banque, dans lequel le contrat de prélèvement automatique est inclus. Ce numéro s'affiche dans le fichier journal des contrats dans l'écran (ARS452).
• Si les contrats de prélèvement automatique doivent être envoyés par voie électronique à la banque, il doit exister un contrat entre la division et la banque pour réguler ce type de transfert.
• Les formats électroniques spécifiques aux pays doivent être définis pour le transfert des contrats (à l'aide du programme API ARS460MI), de même que la confirmation bancaire (à l'aide du programme API ARS450MI) dans Format Banque. Ouvrir (CRS695).
• Pour pouvoir exploiter la fonctionnalité de transfert électronique de contrats à la banque, vous devez télécharger le document 505 en appuyant sur F14 dans Document. Ouvrir (CRS928). Le document standard doit alors être défini dans Document Standard. Ouvrir (CRS027) : Catégorie de document : 5 (Finance) et Programme : ARS462. Les combinaisons de compte bancaire de la division et d'indicateurs de contrat déclenchent différentes sorties et doivent être définies dans Doc standard. Connecter objet ctrl supp (CRS945), puis associées à un support dans le sous-programme Objet ctl support doc. Connecter support (CRS949). Reportez-vous à la documentation technique de Infor Enterprise Collaborator.
• Les payeurs doivent être enregistrés dans Client. Ouvrir (CRS610).
• Les comptes bancaires impliqués doivent être enregistrés dans Compte bancaire. Ouvrir (CRS692).

Workflow

1. Etablissement du contrat avec le client

   Vous et votre client acceptez d'utiliser le prélèvement automatique comme méthode de paiement et confirmez cela par écrit.

2. Enregistrement du contrat

   Enregistrez ce contrat dans Contrat Prélèvement Auto. Ouvrir (ARS450) pour chaque société. Si plusieurs sociétés ont un client en commun dont la méthode de paiement est le prélèvement automatique, un contrat distinct doit être enregistré dans chaque société.

   Le contrat définit les comptes bancaires impliqués, sa période de validité et s'il existe des limites de montant. L'indicateur de contrat sélectionné pour le contrat de prélèvement automatique détermine la façon dont ce contrat sera envoyé à la banque : au format papier ou électronique. Il détermine également si la banque doit confirmer le transfert du contrat par voie électronique. Tous les champs définis par la division pour l'indicateur s'affichent sous forme de champs ouverts comme partie intégrante du contrat dans l'écran (ARS450).

   Lorsque tous les détails du contrat sont définis, affectez-lui le statut Préliminaire.

   Enfin, incluez le client dans la procédure en sélectionnant une méthode de paiement pour le prélèvement automatique du client dans Client. Ouvrir (CRS610).

   Remarque

   Vous pouvez utiliser différents comptes bancaires de la division, différents statuts et différentes dates de validité comme critères de recherche pour afficher des contrats spécifiques en appuyant sur F17 dans l'écran (ARS450).

   Remarque

   Il est impossible de modifier ou de supprimer un compte bancaire client ou un compte bancaire de division associé à un contrat dans Compte bancaire. Ouvrir (CRS692). Vous pouvez vérifier à quels contrats un compte bancaire client est associé en sélectionnant l'option 13 (Contrats de prélèvement automatique) dans l'écran (CRS692/B).

3. Impression du contrat et envoi à la banque (flux de travail manuel)

   Imprimez le relevé du contrat et envoyez-le à votre banque afin de l'autoriser à procéder aux transferts. Modifiez manuellement le statut de ce contrat sur 20 dans l'écran (ARS450).

   Cette étape convient pour la remise de contrats individuels.

4. Créer une proposition de transfert électronique (flux de travail automatisé)

   Pour gérer un plus grand nombre de contrats, créez une proposition contenant les contrats à transférer à la banque dans Transfert Contrat Prélèv Auto. Ouvrir (ARS460). Vous pouvez utiliser les critères de sélection suivants pour inclure les contrats concernés : Uniquement les contrats ayant le statut 10 (Préliminaire) ou 90 (Bloqué ou expiré) ou les deux, ainsi que les informations concernant les clients, les comptes bancaires client, l'auteur et la date des modifications, ainsi que les comptes bancaires de la division.

   Une fois que la proposition est créée, vérifiez les résultats, soit en ligne dans le sous-programme 'Transfert contrat prél auto. Modifier' (ARS463), soit sur l'état imprimé (ARS462PF). Dans l'écran (ARS463/B), vous pouvez ajouter des contrats, et bloquer ou retirer les contrats à ne pas inclure dans le transfert final.

   Tous les contrats inclus dans la proposition reçoivent automatiquement le statut 1 (Inclus dans la proposition de transfert) dans l'écran (ARS450) et sont bloqués, ce qui les empêche d'être inclus dans une autre proposition.

   Vous pouvez à tout moment réimprimer l'état ou le retransférer à la banque dans l'écran (ARS460).

5. Approuver la proposition

   Lorsque vous approuvez la proposition en sélectionnant l'option 9 dans l'écran (ARS460), un état actualisé est imprimé (ARS462PF) à des fins internes uniquement, et un fichier électronique est créé, basé sur le programme API ARS460MI, en fonction de l'indicateur de contrat associé au contrat correspondant. Envoyez ce fichier à la banque.

   Tout contrat inclus dans une proposition approuvée reçoit automatiquement le statut 1 (Inclus dans une proposition de transfert et en attente de transfert) ou 2 (Transféré à la banque et en attente de confirmation) dans l'écran (ARS450), selon l'indicateur de contrat.

   Si nécessaire, vous pouvez recréer la spécification ou le fichier en sélectionnant l'option 8 dans l'écran (ARS460).

   Concernant la journalisation des activités liées au transfert par voie électronique, reportez-vous à la section Résultats.

6. Enregistrement d'une confirmation de la banque

   Selon votre contrat avec la banque, elle peut vous envoyer une confirmation pour vous informer si les contrats sont approuvés ou annulés. Si vous recevez cette confirmation par voie électronique, le programme API ARS450MI met à jour les données dans la table principale des contrats de prélèvement automatique, FDDAGR. La confirmation modifie le statut du contrat dans la table FDDAGR, qui modifie à son tour ce statut dans l'écran (ARS450) :

   Réponse de la banque	Code action dans l'écran (ARS452)	Statut dans l'écran (ARS450)
   Le contrat est approuvé par la banque.	50	20 (Approuvé)
   Le contrat n'est pas approuvé par la banque.	60	10 (Préliminaire)
   Le contrat est annulé par la banque.	70	99 (Annulé ou expiré)

Organigramme du programme

Le modèle ci-dessous présente les programmes et tables impliqués dans la création de la proposition de transfert :

Tables

• FDDAGH : Table contenant les informations d'en-têtes pour le transfert des contrats de prélèvement automatique
• FDDAGD : Table contenant les informations des lignes de transfert
• FDDAGR : Table principale des contrats de prélèvement automatique
• FDDAGL : Table contenant les informations du journal des transferts

Programmes

• Transfert Contrat Prélèv Auto. Ouvrir (ARS460) : Programme de menus pour la création, la modification et l'approbation des propositions de transfert
• ARS461 : Programme fonctionnel qui crée la proposition de transfert en arrière-plan lorsque vous appuyez sur Entrée pour confirmer vos critères de sélection dans l'écran (ARS460/E)
• Transfert Contrat Prélèvement Auto. Imprimer (ARS462) : Imprime la proposition
• Transfert Contrat Prélèvement Auto. Modifier (ARS463) : Affiche les contrats inclus dans la proposition
• Transfert Contrat Prélèvement Auto. Mettre à jour (ARS464) : Met à jour le code action dans l'écran (ARS452), le statut du contrat dans l'écran (ARS450) et le journal des transferts