Création d'une remise pour prélèvement automatique ou affacturage dans (ARS410)

Utilisez la fonction 'Remise prélèvmt auto/affacturage. Ouvrir' (ARS410) pour sélectionner et envoyer des factures client à la banque pour les paiements par prélèvement automatique ou à une société d’affacturage.

Organigramme

Ce diagramme présente les fonctions et les impressions pour (ARS410) :

Create Remittance for Direct debiting or Factoring in (ARS410) flowchart

Les programmes, documents et rapports générés pour cette fonction sont les suivants :
  • Programmes pour cette fonction :
    Programme Description
    ARS410 Niveau de proposition avec le montant total par numéro de remise et numéro d’ordre de remise
    ARS411 Niveau de détail avec le montant total par payeur et numéro de document
    ARS412 Niveau de facture avec montants pour chaque facture
    ARS413 Informations de paiement par document
    ARS415 Ecran de sélection utilisé lors de la création de la proposition
  • Documents et rapports pour cette fonction :
    Documents et rapports Description
    ARS414PF Proposition de remise
    Les options possibles sont :
    • Pour l’option associée 9 ('Confirmer'), un MBMEVENT est créé pour le numéro de document 526 si spécifié dans (CRS945).
    • Pour l’option associée 8 ('Préliminaire/Copie'), un MBMEVENT est créé pour le numéro de document 526 quel que soit le statut.
    ARS416PF Rapport d'erreur de remise
    ARS419PF Avis de paiement de remise ou spécification :
    • Avis de paiement si l’impression est générée avec l’option associée 6 ('Imprimer avis de paiement') pour une proposition avec le statut 20.
    • Spécification de paiement si l’impression est générée avec les options suivantes :

      Option associée 6 ('Imprimer avis de paiement') pour une proposition avec le statut 90 ou 95.

      Option associée 9 ('Confirmer').

      Option associée 8 ('Préliminaire/copie') pour une proposition avec le statut 90 ou 95.

Restrictions

Cette fonctionnalité remplace la fonction de remise en banque pour la catégorie de paiement 5 ('Prélèvement automatique') et la catégorie de paiement 6 ('Affacturage') dans 'Remise en banque. Ouvrir' (ARS300). Vous ne pouvez pas gérer ces classes de paiement simultanément. Lorsque vous exécutez cette fonction, vous ne pouvez plus créer ni confirmer des propositions dans l’écran (ARS300). Par conséquent, vous devez compléter toutes les propositions de remise ouvertes avant de changer de fonction.
Remarque

Vous pouvez toujours afficher les propositions dans l’écran (ARS300) et rapprocher les propositions avec le statut 9 ('Confirmée') via le programme 'Remise en banque. Lettrer paiements' (ARS350).

Résultat

Toutes les factures client appartenant à la catégorie de paiement 5 ('Prélèvement automatique') ou 6 ('Affacturage') correspondant aux critères de sélection saisis sont incluses dans une attestation de remise, imprimée ou électronique. Les listes suivantes sont imprimées :
  • Proposition de remise : ARS414PF
  • Rapport d'erreur de remise : ARS416PF
  • Relevé de prélèvement payeur : ARS419PF (pas pour affacturage)
  • Journal des paiements client : GLS041P3 (pas pour confirmation électronique)
  • Journal comptable : GLS041PF (pas pour confirmation électronique)

Prélèvement automatique

Les factures sont clôturées pour les méthodes de paiement pour lesquelles la case à cocher 'Confirmation électronique ' est laissée vide dans 'Type de paiement. Ouvrir' (CRS078).

Cette table présente les écritures comptables créées :
Règles comptables Compte Débit Crédit
x Client x
AR75-193 Virement automatique remis x
AR75-310 Escompte ** x

* : Ecriture comptable basée sur la facture client.

** : Les transactions de TVA sont créées si vous avez sélectionné l’option 2 ou 3 pour 'Méthode TVA – escompte' pour la fonction GCF AR81 dans 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405).

Factures remises à l’aide d’une méthode de paiement pour laquelle la case 'Confirmation électronique' est cochée dans (CRS078) et reste ouverte, mais sont exclues des nouvelles propositions de remise.

Voir Lettrage des paiements client via prélèvement automatique ou affacturage dans (ARS410).

Affacturage

Les factures sont clôturées et se voient attribuer le statut de remise 20 ('Remise').

La table qui suit présente les écritures comptables créées :
Règles comptables Compte Débit Crédit
x Client x
AR75-194 Affacturage remis x
AR75-192 Frais d'affacturage (par facture ou pièce justificative) x

* : Ecriture comptable basée sur la facture client.

Avant de commencer

Avant de commencer, vous devez remplir ces conditions préalables :
  • Définissez ces types de série par société dans 'Série. Ouvrir' (CRS165) :
    • Type de série RM, série 0 pour les numéros de proposition de remise.
    • Type de série 82, série 0 pour les numéros de prélèvement automatique.
  • Assurez-vous que la fonction GCF AR81 existe dans 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405).
  • Définissez les types comptables pour l’événement comptable AR75 (Remise en banque) dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395).
  • Définissez le numéro de document 501 avec la variante de document 10 pour 'Relevé de prélèvement payeur' dans 'Doc standard. Connecter objet ctrl supp' pour activer le support partenaire.
  • Définissez le numéro de document 526 pour 'Remise de prélèvement automatique et affacturage' dans (CRS945) pour activer le support partenaire.
  • Assurez-vous que les numéros d’informations supplémentaires 210, 223, 230, 262, 266, 267 et les numéros d’information supplémentaire CG 023, 025, 062 existent respectivement dans 'Infos supplémentaires CC. Mettre à jour' (ARS950) et 'Compta générale. Mettre à jr infos suppl' (GLS950).
  • Définissez les enregistrements dans 'Gérer champs dans chaînes MI. Ouvrir' (CRS485) pour ARS410MI – Remise, pour gérer les informations de paiement, l’ID externe et l’ID interne pour les transactions de paiement. Ceci n’est requis que pour les modes de paiement dont les informations sont activées dans 'Méthode de paiement. Ouvrir' (CRS076).
  • Pour afficher la configuration requise pour un message FBM (Financial Business Message), voir le 'Guide de configuration pays'.
  • Conditions préalables spécifiques au prélèvement automatique.
    • Définir au moins une méthode de paiement pour le prélèvement automatique dans 'Méthode de paiement CC. Ouvrir' (CRS076). Cette méthode de paiement contrôle le jour à utiliser comme date de paiement et si un contrat doit être enregistré pour ce client dans 'Contrat de prélèvement auto. Ouvrir' (ARS450). Si un contrat est requis, vous devez effectuer l’activité décrite dans Gestion des contrats de prélèvement automatique avant la première remise.

      Voir Gestion des contrats de prélèvement automatique.

    • Cochez la case 'Vérification avoir' dans (CRS078) pour éviter les paiements négatifs. Ces paiements sont automatiquement bloqués avec le statut 5 ('Montant total négatif/égal à 0').
  • Conditions préalables spécifiques à l'affacturage.

    Vous devez effectuer l’activité décrite dans Préparation de l'affacturage.

Création d'une proposition de remise en banque

Suivez ces étapes pour créer une proposition de remise :
  1. Créez une proposition dans (ARS410) en spécifiant les critères de sélection dans 'Remise prélèvmt auto/affacturage. Sél' (ARS415/E).
  2. La plupart des champs dans l’écran (ARS415/E) sont utilisés à des fins de sélection. Les champs Date de remise et Compte bancaire de la société sont obligatoires. Pour la sélection et la validation de la devise du compte bancaire de la division et des factures, les règles suivantes s’appliquent :
    • Si vous utilisez la confirmation électronique, vous pouvez inclure toutes les devises, à condition que la devise du compte bancaire soit la devise locale.
    • Si la confirmation électronique n’est pas utilisée, les factures dans une devise différente de la devise du compte bancaire sont placées dans la liste d’erreurs ARS416PF.
    • Pour SEPA, quelle que soit la confirmation électronique, seules les factures avec la même devise que le compte bancaire sont incluses. Les factures dans d’autres devises ne sont pas placées dans la liste des erreurs.
  3. Si aucun type de paiement ou méthode de paiement n’est spécifié dans la sélection, vous devez renseigner le champ 'Date d’échéance'.
  4. Pour les types de paiement définis pour le prélèvement automatique SEPA, vous devez activer l’option d’inclure les paiements à la date de remise suivante en activant le paramètre 'P aut SEPA incl'.
  5. Pour ajuster la proposition, consulterLettrage des paiements client via prélèvement automatique ou affacturage dans (ARS410).

Confirmation de la proposition de prélèvement automatique sans confirmation électronique et affacturage

Suivez ces étapes pour confirmer la proposition de prélèvement automatique sans confirmation électronique et pour l’affacturage :
  1. Dans (ARS410/B), utilisez l’option associée 9 ('Confirmer').
  2. Dans l’(ARS415/G), indiquez la date de confirmation de remise et la date comptable.
  3. Choisissez de générer une pièce justificative comptable distincte pour chaque document de paiement en activant le paramètre 'Just sép par dc'. Si cette option n’est pas sélectionnée, une pièce justificative unique est extraite pour la proposition et le numéro de commande. Nous vous recommandons de cocher cette case, en particulier pour prélèvement auto SEPA, afin de faciliter l’extourne d’un paiement en cas de rejet.

    Voir Lettrage des paiements client via prélèvement automatique ou affacturage dans (ARS410) pour annuler un document de paiement en cas de rejet.

  4. Choisissez de créer des transactions comptables pour le prélèvement automatique remis (AR75-193) ou l’affacturage remis (AR75-194) et les frais (AR75-192) par numéro de pièce justificative en activant le paramètre 'Trans rem uniq'. Si cette option n’est pas sélectionnée, les transactions sont créées par facture.

Le statut de remise est défini sur 90 ('Confirmée'), en attente de confirmation bancaire pour le rapprochement, comme décrit dans Lettrage des paiements client via prélèvement automatique ou affacturage dans (ARS410).

Confirmation de la proposition de prélèvement automatique avec confirmation électronique

Suivez ces étapes pour confirmer la proposition de prélèvement automatique avec confirmation électronique :
  1. Dans (ARS410/B), utilisez l’option associée 9 ('Confirmer').
  2. Dans l’(ARS415/G), indiquez la date de confirmation de remise.

Le statut de remise est défini sur 95 ('Terminée'), en attendant la validation bancaire électronique pour traitement dans 'Relevé bancaire. Ouvrir' (ABS100).

Niveau de rupture de document lors de la création de la proposition

Les factures sont regroupées dans un document de paiement par payeur et par date de paiement. La table qui suit présente les champs de regroupement supplémentaires en fonction du type de paiement :
Type de paiement Champs
Prélèvement automatique – paiement SEPA ID de compte bancaire du client, numéro de contrat, type de séquence et code finalité
Prélèvement automatique - autre ID de compte bancaire et numéro de contrat du client si l’option 'Fractionner par numéro de contrat' est sélectionnée pour la méthode de paiement
Affacturage Aucun champ supplémentaire

Annuler la confirmation

Si nécessaire, vous pouvez annuler la confirmation d’une proposition dont le statut est 90 ('Confirmée') à l’aide de l’option associée 13 ('Annuler'). Vous pouvez appliquer ce processus à l’ensemble de la proposition dans (ARS410/B). Le statut passe de 90 ('Confirmée') à 20 ('Nouvelle'). Vous pouvez également extourner un document de paiement dans (ARS411/B). Cette action supprime le document et les factures connectées de la remise et rouvre les factures afin qu’elles puissent être incluses dans une nouvelle proposition de remise.
Remarque

Dans 'Pièce justificative. Extourner' (GLS900), vous pouvez uniquement extourner les pièces justificatives créées dans (ARS410) en une nouvelle date comptable.

Les contrats de prélèvement automatique dans 'Contrat de prélèvement auto. Ouvrir' (ARS450) utilisés pour prélèvement auto SEPA, avec ou sans confirmation électronique, ne reflètent pas les extournes de propositions ou des factures lancées. Pour modifier le contrat après l’extourne ou le lancement, vous devez mettre à jour manuellement le contrat.

Création d’une proposition avec confirmation automatique

Si vous activez le paramètre 'Màj auto apr pr' dans l’écran de sélection (ARS415/B), la proposition est créée et confirmée lors de la même exécution. Ce workflow automatisé permet d’accélérer le processus mais empêche les modifications manuelles avant l’envoi de la proposition à la banque.

Création d’une proposition avec le programmateur de travaux

Vous pouvez créer des propositions de remise dans (ARS410) avec une prise en charge totale pour la programmation des travaux et la fonctionnalité de cluster de programme de travail.

Consultez la Bibliothèque de documentation de l'utilisateur de M3 Business Engine (Cloud) et sélectionnez Environnement application M3 > Gestion des travaux > Guide de l'administrateur M3 Business Engine pour le programmateur de travaux > Programmation de fonctions dans le programmateur de travaux M3 BE.

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