Gérer les réceptions de paiements clients
Créer la confirmation des paiements reçus et et réceptions de paiement appelées pour les paiements manuels spécifiés dans 'Document de paiement. Saisir' (ARS105) et dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110).
La table qui suit présente les classes de paiement qui gèrent les réceptions de paiements :
| Catégorie de paiement | 'Document de paiement. Saisir' (ARS105) | Paiement reçu. Enregistrer (ARS110) |
|---|---|---|
| 0 (comptant) | x | |
| 1 (contrôle - affectation ultérieure) | x | |
| 2 (contrôle - affectation directe) | x | x |
| 3 (virement bancaire) | x | |
| 4 (traite) | x | x |
Pour les payeurs qui demandent une impression, un document de réception de paiement (ARS409PF) est automatiquement créé. Le document peut être imprimé ou envoyé par e-mail au contact payeur.
Les réceptions de paiement créées s’affichent dans la fonction 'Réceptions de paiement. Afficher' (ARS400) avec les détails connexes affichés dans 'Réceptions de paiement. Afficher documents' (ARS401), et les affectations dans 'Réception de paiement. Afficher lignes' (ARS402).
Regrouper les réceptions de paiement à afficher dans la fonction (ARS400).
Voir Caisse enregistreuse pour les réceptions de paiement client.
Restrictions
- Vous ne pouvez pas utiliser les paiements centralisés et les chèques postdatés pour les réceptions de paiement.
- Les clients japonais travaillant avec les traites utilisent la fonctionnalité unique du marché dans le programme 'Received Tegata Settl. Reconcile Prop' (ARJP10) et ne peuvent donc pas utiliser les réceptions de paiement.
Résultat
- Une ou plusieurs réceptions de paiement sont créées et affichées dans le programme 'Réceptions de paiement. Afficher' (ARS400).
- Le cas échéant, un document de réception de paiement (ARS409PF) est automatiquement créé.
Avant de commencer
Avant de commencer, vous devez remplir ces conditions préalables :
- Définissez le type de série 'PR' avec la série 'A' au niveau de la société dans 'Série. Ouvrir' (CRS165).
- Sélectionnez le type de reçu de paiement 1 (Réception de paiement par document) ou 2 (Réception de paiement avec affectation) sur 'Paramètres - Comptabilité générale' (CRS750/F).
- Si une série externe est nécessaire, vous devez la définir dans 'Facture interne. Ouvrir série' (MFS165) et la sélectionner dans 'Paramètres - Comptabilité générale' (CRS750/F).
- Définissez les types de paiement inclus dans le processus de réception des paiements doivent être définis dans 'Type de paiement. Ouvrir' (CRS078/E), en cochant la case 'Réception paiement'.
- Les chèques et traites qui requièrent une remise à la banque, nécessitent qu’un compte bancaire soit défini pour le payeur dans le programme 'Compte bancaire. Ouvrir' (CRS692). Vous devez définir les comptes bancaires à l’aide de la configuration des 'Messages électroniques globaux' à l’aide de l’écran KLM dans (CRS692).Ces informations sont utilisées pour le document de réception de paiement, dans l’ordre de priorité décrit :
- L’identifiant bancaire est extrait des champs 'ID syst compens' (si utilisé), 'N° système comp' dans (CRS692/K), 'Code SWIFT/BIC' dans (CRS692/K), 'Code SWIFT' dans (CRS690/F) ou le 'Code banque', et 'ID agence bancaire' (si utilisé) dans (CRS692/K).
- Le numéro de compte bancaire est extrait du 'Numéro IBAN' dans (CRS692/K) ou du 'Numéro de compte bancaire' dans (CRS692/K).
- Vous devez définir les payeurs qui doivent recevoir un document de réception de paiement dans 'Client. Ouvrir' (CRS610/K) ou 'Client. Ouvrir exceptions locales' (MFS610/H), en cochant la case 'Paiement récpt. doc'.Remarque
Si le champ n’est pas affiché, sélectionnez F13 dans (CRS610/K) pour afficher le champ. Pour les exceptions locales, le champ est activé dans 'Paramètres - Exceptions locales client' (CMS720).
- Définissez le numéro de document 532 pour les payeurs devant recevoir le document de réception de paiement par e-mail dans 'Doc standard. Connecter objet ctrl supp' (CRS945) avec l’adresse e-mail définie dans 'Objet ctl support doc. Connecter support' (CRS949). L’adresse e-mail dans (CRS949) peut être superposée par une adresse e-mail à l’aide du type 11 ('Payeur').
Suivez les étapes ci-dessous :
- Spécifiez les paiements reçus dans le programme 'Document de paiement. Saisir' (ARS105) ou dans le programme 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110) et terminez la fonction pour mettre à jour la comptabilité clients et la comptabilité générale.
Les paiements applicables aux réceptions de paiement, en fonction du paramétrage des types de paiement, sont automatiquement créés dans les tables des réceptions de paiement avec un numéro chronologique affecté à chaque réception de paiement.
Une réception de paiement par numéro de journal, date comptable, payeur et devise est créée et peut être affichée dans le programme 'Réceptions de paiement. Afficher' (ARS400). Dans chaque réception de paiement, les documents sont créés en fonction de la catégorie de paiement :
- 1 ('Chèque - affectation ultérieure') et 2 ('Chèque - affectation directe') ; chaque chèque est créé en tant que document à l’aide du numéro de document comme référence de réception de paiement.
- 4 ('Traite') ; chaque traite est créée en tant que document utilisant le numéro de référence du tiré, le cas échéant ou le numéro de traite comme référence de réception de paiement.
- 0 ('Espèces') et 3 ('Virement bancaire - man/lect') ; un total par méthode de paiement et numéro de pièce justificative est créé, il n’y a pas de référence de réception de paiement pour ces catégories de paiement.
Si le type de réception de paiement 2 (Réception de paiement avec affectation) est sélectionné, l'affectation par réception de paiement et par document est créée pour les classes de paiement 0- ('Espèces'), 2 ('Chèque - affectation directe'), 3 ('Virement banc - man/élect') et 4 ('Traite').
- Les réceptions de paiement peuvent être affichées dans le programme 'Réceptions de paiement. Afficher' (ARS400), où vous pouvez accéder aux détails dans (ARS401). et à l'affectation dans (ARS402).
- Le document de réception de paiement (ARS409PF), le cas échéant pour le payeur, est automatiquement créé lorsque la mise à jour est prête. Le document peut être imprimé ou envoyé par e-mail au payeur. Si requise, vous pouvez créer une copie du document de réception de paiement dans l’écran (ARS400) en sélectionnant la réception de paiement à l’aide de l’option associée 6 (Imprimer copie). En fonction de la sélection du type de réception de paiement dans (CRS750/F), l'impression se fait avec (type 2) ou sans (type 1) l'affectation.
Le rapprochement des avoirs ou des acomptes avec une ou plusieurs factures doit être effectué à l’aide d’une méthode de paiement qui n’est pas associée à un type de paiement pour la réception de paiement. Un contrôle est réalisé dans l’écran (ARS112/E) et dans (ARS118/E) que le montant 'Reçu' n’est pas 0 lorsqu’une méthode de paiement est associée à un type de paiement pour les réceptions de paiement.
Vous devez également définir la fonction GCF AR30 avec l’option 'Fract trans pmt' définie sur 3 (Fractionner la transaction de paiement dans CF/CC) lorsqu’une méthode de paiement est associée à un type de paiement pour les réceptions de paiement. Ceci est contrôlé dans l’écran (ARS112/E) et dans (ARS118/E) car la méthode de paiement peut être modifiée.
Vous devez définir la fonction GCF AP20 pour 'Paiement fourn. Saisie manuelle' (APS120) avec 'Fract trans pmt' sur 3- 'Fract. CG - plus. trans pmt dans CF/CC'. Cette configuration s'applique lorsque la fonction AP20 est connectée à une fonction GCF CC qui traite les réceptions de paiement. Cette fonction GCF est utilisée pour la compensation de factures des fournisseurs dans (ARS110).
Vous ne pouvez pas effectuer de passation en pertes et profits de l'en-tête dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110) lorsque la passation en pertes et profits est définie avec le niveau de facture. Le niveau de payeur est autorisé. Aucune passation en pertes et profits dans l'en-tête de (APS120) n'est autorisée. Un contrôle est effectué dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS112/E), 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS118/E) et (APS120/E), et un message d'erreur s'affiche.
Les déductions telles que les passations en pertes et profits, les factures rétroactives et les notes de débit pour les factures non payées dans la pièce justificative ne sont pas incluses dans la réception de paiement. Nous recommandons d'effectuer ces déductions dans une fonction GCF qui n'est pas définie pour les réceptions de paiement.
Redémarrage d’une tâche interrompue
Si un travail est interrompu, il reste dans la table de travail pour les réceptions de paiement (table FAR400). Vous pouvez redémarrer l'enregistrement dans 'Réceptions de paiement. Afficher' (ARS400) à l’aide de l'option F19 (Redémarrer la tâche interrompue). Cette touche de fonction ouvre l’écran K dans (ARS400), où vous pouvez parcourir l’année et le numéro de journal, puis sélectionner un enregistrement à redémarrer. Vous ne pouvez pas relancer un travail qui n’existe pas ou qui est toujours en cours d’exécution.
Vous pouvez également redémarrer un travail interrompu via le programme 'Message d’application. Ouvrir' (CRS420). Le message d’application 067 (Réception de paiement interrompu) ouvre (ARS400/B) alors que F19 (Redémarrer travail interrompu) ouvre (ARS400/K).