Regrouper des enregistrements de factures pour lettrage interne

Résultat

• La table de solde des numéros de lettrage (FSLREC pour les factures client) ou (FPLREC pour les factures fournisseur) est mise à jour.
• Le statut 99 est attribué à un numéro de lettrage pour un payeur ou un bénéficiaire, ce qui signifie que le numéro de lettrage ainsi que les factures qui y sont associées sont fermés.
• La date de lettrage d'un numéro de lettrage correspondra à la dernière date pour ce qui suit :

  1. La date comptable choisie dans (ARS245/E) ou (APS245/E) au moment de créer le numéro de lettrage.

  2. La dernière date comptable utilisée pour les transactions de paiement associées au numéro de lettrage.

• Si une facture est toujours non soldée à l'issue du lettrage, elle est automatiquement clôturée avec les écritures d'un compte de contrepartie pour le montant restant, au moment de clôturer le numéro de lettrage.
• Les factures associées à un numéro de lettrage sont enregistrées avec ce dernier dans les numéros d'information supplémentaire 222 (pour les factures client) et 410 (pour les factures fournisseur).
• Les factures associées à un numéro de lettrage peuvent être vérifiées dans (ARS251) ou (APS251) en sélectionnant l'option associée 11 (Détails) dans (ARS245) ou (APS245).
• Si besoin, les détails d'un numéro de lettrage peuvent également être consultés dans Compte client. Afficher infos suppl (ARS250) ou Comptabilité fourn. Afficher infos suppl (APS250).
• Un rapport de lettrage peut être imprimé en fontion du payeur ou du bénéficiaire dans Grand livre gén et auxiliaire. Imprimer (GLS640). Ce rapport contient les transactions d'un compte CC ou CF, triées par payeur ou bénéficiaire, pour la période sélectionnée. En fonction de votre sélection, toutes les transactions de facturation, ou uniquement celles qui ne sont pas complètement lettrées, sont incluses dans le rapport. Il est également possible d'exclure des payeurs ou des bénéficiaires avec un solde nul à la fin de la période choisie.
• Un rapport de lettrage détaillé peut être imprimé en fontion du payeur ou du bénéficiaire dans N° lettrage CC. Imprimer (ARS545) ou N° lettrage CF. Imprimer (APS545). Ce rapport contient tous les numéros de lettrage clôturés et/ou ouverts et leurs factures associées, selon votre sélection, ou l'ensemble des factures non associées à un numéro de lettrage.

Avant de commencer

• Vous devez avoir défini une série numérique de type 60, série 0, dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165).
• Les enregistrements détaillés des fonctions GCF AR30 ou AP20 doivent être définies dans Fonction GCF. Ouvrir (CRS405). Ces enregistrements déterminent le numéro de pièce justificative à utiliser ainsi que d'autres paramètres de configuration essentiels pour la saisie des paiements manuels dans (ARS110) et (APS120).

Suivez les étapes ci-dessous :

Créer un numéro de lettrage

1. Ouvrez (ARS245/B) ou (APS245/B).

2. Saisissez un payeur ou un bénéficiaire et sélectionnez l'option 1 (Créer).

   Remarque

   La devise peut être choisie déjà lors de la création d'un numéro de lettrage. Dans le cas contraire, elle sera définie au moment d'associer la première facture au numéro de lettrage.

3. Dans l'écran E, saisissez une date comptable et appuyez sur Entrée pour confirmer la création du nouveau numéro de lettrage. De retour dans l'écran B, le nouveau numéro de lettrage apparaît avec le statut 00 (Ouvert) et un montant d'encours nul, avec l'ensemble des factures en cours par devise pour le payeur ou le bénéficiaire.

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour regrouper les factures directement après avoir affecté les paiements, poursuivez à la section Lier des factures directement à un numéro de lettrage.
   • Pour ajouter des factures au numéro tout en affectant des paiements, poursuivez à la section Affecter des paiements à des factures à l'aide de numéros de lettrage.

Lier des factures directement à un numéro de lettrage

1. Dans (ARS245/B) ou (APS245/B), sélectionnez l'option associée 10 (Grouper numéro de lettrage) pour une facture à inclure dans le lettrage.

2. Dans l'écran F, choisissez le numéro de lettrage à utiliser (appuyer sur F4 dans ce champ). Appuyez sur Entrée.

3. Répétez l'étape 2 jusqu'à ce que toutes les factures qui utilisent la même devise que celle de la première facture soient incluses.

4. La somme de toutes les factures est désormais affichée et indique le montant de l'encours pour le numéro de lettrage dans l'écran B.

Affecter des paiements à des factures à l'aide de numéros de lettrage

1. Ouvrez la fonction destinée aux paiements manuels : (ARS110) pour les factures des clients ou (APS120) pour celles des fournisseurs.

   Remarque

   Vous devez utiliser une fonction GCF configurée avec l'un des ordres de tri 1 à 6 pour saisir un paiement à partir d'un numéro de lettrage.

2. Dans l'écran F, sélectionnez un numéro de lettrage et affectez le paiement, partiellement ou entièrement, à une facture. Le montant de l'encours du numéro de lettrage est continuellement mis à jour en permanence lors de la saisie des paiements à partir d'un numéro de lettrage.

   Remarque

   Vous pouvez affecter un paiement à une facture déjà associée à un numéro de lettrage sans choisir un numéro de lettrage lors de l'affectation. Le numéro de lettrage est alors extrait de la facture vers le paiement et un message d'avertissement s'affiche.

   Si vous affectez un paiement avec numéro de lettrage à une facture qui n'a pas été associée à un numéro de lettrage auparavant, le numéro de lettrage choisi au moment de l'affectation est associé à la facture et un message d'avertissement s'affiche.

   Si, au cours de l'affectation du paiement, vous sélectionnez un numéro de lettrage différent de celui associé plus tôt à la facture, un message d'erreur s'affiche. Vous devez modifier le numéro de lettrage de la facture dans (ARS245) ou (APS245) avant de pouvoir procéder au paiement dans (ARS110) ou (APS120).

3. Lorsque le montant à affecter est égal à zéro, appuyez sur F3 pour quitter (ARS110) ou (APS120), créer automatiquement une pièce justificative et mettre à jour les factures avec les paiements.

Fermer le numéro de lettrage

1. Lorsque le montant de l'encours du numéro de lettrage est égal à zéro dans (ARS245/B) ou (APS245/B), fermez le numéro de lettrage manuellement en choisissant l'option associée 19 (Fermer numéro de lettrage).

2. Dans l'écran G, saisissez la date de paiement, la date comptable, une fonction GCF et un type de taux de change (facultatif). Appuyez sur Entrée pour mettre à jour le statut du numéro de lettrage et le redéfinir sur 99 (Fermé). Si certaines factures associées ne sont pas encore fermées (par exemple, en raison des versements d'acomptes), une pièce justificative est créée pour clôturer les factures.