Utilisation de factures client enregistrées

Résultat

Selon l'option sélectionnée, vous obtenez l'un des résultats suivants :

• Le payeur d'une facture est modifié et les soldes du nouveau et de l'ancien payeur sont mis à jour.
• Les valeurs d'une facture, telles que sa date d'échéance, sa méthode de paiement et son escompte au comptant, sont ajustées.
• La facture est soit libérée, soit bloquée de manière à être exclue de certains processus.
• La facture est fractionnée en deux ou plusieurs factures disposant chacune d'une méthode de paiement et d'une date d'échéance propres.
• Le système imprime une lettre type pour cette facture.
• Des exemplaires des factures enregistrées par le biais de l'une des fonctions GCF suivantes sont imprimés : AR20 (Facturation manuelle) ; CO20 (Facturation CdV OT) ; FA50 (Ventes immobilisations) ; OI20 (Facturation CdV) ; PO20 (Facturation de projet) ; SO20 (Facturation d'intervention) ; TA20 (Facturation GT).
• Des exemplaires des traites et des factures sont imprimés.

Consultez le solde actualisé du payeur dans le programme Comptabilité clients. Afficher soldes (ARS225). Informez le payeur des éventuelles modifications, telles qu'une nouvelle date d'échéance (la lettre type peut être utilisée à cet effet). Envoyez un exemplaire de la facture au payeur ou conservez-la pour un usage interne.

En cas de modification des valeurs d'une facture, le fichier de solde de la comptabilité clients (FSLBAL) est mis à jour. Aucune écriture comptable n'est créée.

Avant de commencer

• Les factures ou traites clients doivent être ouvertes, non incluses dans une proposition de facture groupée ou incluses dans une proposition de paiement à des fins de compensation dans la comptabilité fournisseurs.

En fonction de l'option choisie

• Pour le blocage d'une facture, des codes de blocage généraux doivent être établis dans le programme 'Blocage relance paiement. Ouvrir' (ARS055).
• Pour créer une lettre standard, vous devez créer une lettre standard de type 1 dans le programme Lettre standard. Imprimer (ARS115).
• Pour fractionner une facture, vous devez définir la fonction GCF AR65 dans Fonction GCF. Ouvrir (CRS405)
• En fonction de votre sélection au moment de fractionner une facture, vous devrez peut-être définir le numéro de série 51-3 dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165)

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Démarrez le programme Comptabilité clients. Afficher (ARS200/B). Pour afficher les factures à traiter, appuyez sur F17 et entrez vos sélections dans l'écran de recherche (ARS200/S).

2. Effectuez l'action requise :

   • Pour modifier les valeurs de base d'une facture, passez à l'étape 3.
   • Pour bloquer une facture et empêcher son traitement ultérieur, passez à l'étape 4.
   • Pour modifier un contrat pour le taux futur d'une facture, passez à l'étape 5.
   • Pour imprimer une lettre type à propos d'une facture, passez à l'étape 6.
   • Pour fractionner une facture, passez à l'étape 9.
   • Pour imprimer un exemplaire d'une facture, passez à l'étape 13.
   • Pour imprimer un exemplaire d'une traite, passez à l'étape 15.

   Modifier les valeurs d'une facture

3. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour changer le payeur d'une facture, choisissez l'option 'Chg payeur'. Dans l'écran E, saisissez le nouveau payeur et confirmez la modification en appuyant sur Entrée.
   • Pour modifier les valeurs d'une facture, sélectionnez l'option Modifier pour la facture concernée et saisissez ou ajustez une des valeurs suivantes dans (ARS201/E) : Date d'échéance (base de calcul des intérêts), date de suivi (date d'échéance révisée, utilisée pour étendre le délai de paiement du payeur), méthode de paiement, vendeur responsable, ID de compte bancaire du client et valeurs d'escompte. Appuyez sur Entrée.

   Bloquer ou émettre une facture

4. Pour bloquer ou émettre la facture, sélectionnez l'option Modifier pour la facture concernée et saisissez ou ajustez une des valeurs suivantes dans (ARS201/E) :

   • Code de blocage général dans le champ 'Blocage relance paiement' ; quand vous bloquez une facture, vous devez aussi saisir la personne responsable du blocage et de sa date.
   • Le niveau de relance de paiement pour déterminer le moment où la facture sera incluse dans la procédure de relance de paiement, ainsi que la dernière date de relance de paiement.
   • Les codes de blocage pour les paiements préconisés, le recouvrement et la facturation des intérêts (pénalités) de retard.

   Modifier le contrat à terme sur taux pour la facture

5. Pour associer une facture à un contrat de taux futur enregistré ou l'en dissocier, sélectionnez l'option Modifier pour cette facture, puis sélectionnez ou désélectionnez le contrat concerné. Appuyez sur Entrée.

   Créer une lettre standard pour une facture

6. Sélectionnez l'option 'Lettre standard' pour une facture.

7. Passez en revue et, si nécessaire, modifiez la lettre type proposée dans l'écran (ARS115/E). Appuyez sur Entrée.

8. La lettre type imprimée contient le texte de la lettre et des informations sur la facture concernée.

   Fractionner une facture

9. Pour fractionner une facture en deux ou plusieurs factures, sélectionnez l'option 'Fract facture'.

   En règle générale, vous êtes amené à fractionner une facture lorsque le client n'est pas en mesure de régler son montant total à la date d'échéance. Les nouveaux numéros de facture sont généralement communiqués au client lors d'une conversation téléphonique.

10. Dans le programme Facture client. Fractionner (ARS202/E), choisissez le numéro de facture à utiliser pour les nouvelles factures, puis saisissez les valeurs pour les nouvelles factures affichées sur la première ligne dans la table : méthode de paiement, montant en devise et date d'échéance. Appuyez sur Entrée.

11. Répétez l'étape 5 sur les lignes suivantes de la table jusqu'à ce que vous ayez défini toutes les nouvelles factures. Appuyez sur F3 pour créer la pièce justificative.

12. Dans l'écran F, saisissez le texte de la pièce justificative et la date comptable. Appuyez sur Entrée pour créer la nouvelle pièce justificative et fermer la facture d'origine.

13. Si un numéro de facture parallèle existe pour une facture client fractionnée (ARS202) ou exploite une condition de paiement avec une date d'échéance fractionnée, le numéro de facture parallèle de la facture d'origine est copié dans les nouvelles factures fractionnées si la méthode de paiement de la nouvelle facturez est configurée dans (CMS090).

    Imprimer une copie d'une facture

14. Sélectionnez l'option Imprimer pour la facture, à condition que celle-ci appartienne à l'une des catégories énumérées à la section Résultats.

    • Vous pouvez également en imprimer un exemplaire à partir de l'un des programmes suivants : 'Facture client. Afficher/N° séquence' (ARS205) ; 'Facture client. Afficher dates échéance' (ARS220) ; 'Facture client. Afficher date de suivi' (ARS230) ; 'Facture client bloquée. Afficher' (ARS240).

15. Dans l'écran 'Facture client. Afficher manuellement' (ARS122/B), sélectionnez l'option Imprimer pour la facture. Appuyez sur F3 pour quitter.

    Imprimer une ébauche

16. Sélectionnez l'option permettant d'imprimer la traite. Appuyez sur F3 pour quitter.

    Des ébauches peuvent également être imprimées 'Facture client. Afficher/N° séquence' (ARS205) à l'aide de la même option.