Création et vérification d'une proposition de facture groupée

Résultat

Une proposition pour une ou plusieurs factures groupées est créée en fonction des critères définis par l'utilisateur pour chaque payeur/client. Elle contient les informations suivantes : Numéro de facture, date de facturation, date d'échéance, société, client, payeur, numéro de facture groupée, méthode de paiement, devise, montant facturé, montant comptable, montant devise en cours, montant enregistré en cours, code de blocage (pour les factures groupées avec un total négatif) et montant du paiement.

Vous pouvez vérifier cette proposition dans Facture client. Grouper (ARS190).

Vérifiez et modifiez (si nécessaire) la proposition avant de confirmer le lot final de factures groupées dans l'écran (ARS190).

Aucune transaction n'est générée. La proposition de facture groupée est créée et enregistrée pour le traitement supplémentaire dans les fichiers de facture groupée (FSLGP1, FSLGP2 et FSLGP3).

Les factures groupées créées dans la proposition sont enregistrées avec le numéro de catégorie d'information 209 dans le fichier (FSLEDX) et peuvent être vérifiées dans Comptabilité clients. Afficher Informations Supplémentaires (ARS250). Cependant, elles sont retirées de ce fichier si la proposition est supprimée dans l'écran (ARS190).

Les factures concernées reçoivent un code de blocage dans le fichier de solde de la comptabilité clients (FSLEDG) avec le code de transaction 10 et ne peuvent pas être réglées dans Réception client. Enregistrer (ARS110), par exemple. Elles sont bloquées et ne peuvent pas être incluses dans d'autres propositions de facture groupée jusqu'à la suppression de cette proposition ou jusqu'à la confirmation de la facture groupée finale.

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Création de factures groupées dans la comptabilité clients doivent être remplies.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Démarrez le programme Facture client. Grouper (ARS190/B).

   L'écran B affiche la liste des précédentes factures groupées et propositions, la date de création, l'auteur et le statut. Les statuts employés sont les suivants :

   0 : la proposition de facture groupée est créée et peut être traitée.

   1 : la proposition de facture groupée est en cours de création.

   2 = La facture groupée ou la proposition est en cours d'utilisation par un autre utilisateur.

   4 : la facture groupée ou la proposition est en cours de suppression.

   9 = La facture groupée mensuelle a été créée. Ce statut ne peut pas être modifié mais peut être réimprimé.

2. Sélectionnez l'ordre de tri 1 (Nom).

   L'ordre de tri 2 (Créé par) est utilisé à des fins de tri.

   Créer une proposition de facture groupée

3. Créez une nouvelle proposition de facture groupée en lui donnant un nom et en appuyant sur Nouveau.

   Remarque : le champ Nom peut être laissé vide dans cet écran. Cependant, le nom devra être renseigné à l'étape suivante.

4. Dans l'écran (ARS191/E), indiquez l'un des intervalles suivants : Représentant, groupe de clients, région, pays, payeur, client, méthode de paiement pour la comptabilité clients, devise, date d'échéance (obligatoire) et date de facturation.

   Si le type de regroupement de factures 2 ('Par date spécifique') est indiqué pour un type de paiement inclus dans la sélection, le champ 'A la date d'échéance' est utilisé pour indiquer cette date à la place.

5. Dans le champ 'Méthode de paiement de', indiquez si la méthode de paiement des factures groupées doit être extraite de la facture (option 0), du client (option 1) ou s'il doit être saisi manuellement (option 2).

   Si l'un des modes de paiement est sous la catégorie de paiement 4 (Lettre de change/traites) et que la traite ne doit pas être acceptée par le client, une traite sera créée avec la facture groupée.

6. Cochez cette case pour le paramètre 'Type facture groupée' si la facture groupée doit mettre à jour la comptabilité clients comme facture client réelle qui clôture les factures d'origine.

   Si la case n'est pas cochée, seule une facture factice est créée, en laissant les factures d'origine ouvertes, mais avec une référence au numéro de facture groupée. Lorsque le paiement du client est reçu, avec une référence à ce numéro de facture groupée, les factures d'origine sont clôturées.

7. Si la facture groupée doit être créée par payeur, cochez la case 'Niveau de regroupement'.

8. Enfin, indiquez la date de regroupement à utiliser comme nouvelle date de facturation (obligatoire) et un texte d'état à imprimer sur la proposition uniquement.

9. Appuyez sur Entrée pour créer une proposition pour le nouveau lot de factures groupées et pour revenir à l'écran (ARS190/B) ; la proposition est répertoriée si une ou plusieurs factures correspondant aux critères de sélection ont été détectées.

   Vérifier une proposition de facture groupée

10. Vérifiez la proposition et prenez note des factures à ne pas inclure dans le lot final de factures groupées.

11. Pour ajuster la proposition en supprimant ou en bloquant des factures dans l'écran (ARS190), voir Ajustement d'une proposition de facture groupée et création d'une facture groupée finale.