Création et vérification d'une proposition de relance de paiement pour les factures client échues

Résultat

Une proposition de relance de paiement est créée dans la comptabilité clients et répertorie toutes les factures échues par devise pour les payeurs et clients sélectionnés en fonction de leur règle respective de relance de paiement.

Les informations suivantes sont incluses :

Numéro de facture, date de facturation, date d'échéance, devise, montant en devise, niveau de relance (nombre de relances créées pour chaque facture), nombre de jours écoulés depuis la date d'échéance, transmission ou non de la facture pour recouvrement après cette relance, montant en devise facturé, montant en devise en cours, intérêts cumulés et code de blocage de facture. Les informations supplémentaires peuvent être incluses, en fonction des règles de relance sélectionnées.

Vérifiez et ajustez la proposition avant d'imprimer la relance de paiement finale. Vous pouvez également imprimer un aperçu de la relance sans mettre à jour le statut des factures.

Aucune transaction n'est générée. Une proposition de relance de paiement est créée et enregistrée pour un traitement supplémentaire. Les factures concernées reçoivent un code de blocage dans le fichier de comptabilité clients (FSLEDG) et sont par conséquent bloquées et ne peuvent pas être incluses dans d'autres propositions de relance de paiement avant la suppression de cette proposition ou l'impression de la relance de paiement finale.

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Création d'une relance de paiement écrite pour les factures client échues doivent être remplies.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le programme 'Relance de paiement. Ouvrir' (ARS150/B).

   L'écran B répertorie les relances de paiement et les propositions précédentes, leur date de création, l'auteur et le statut. Les statuts suivants sont utilisés :

   0 = La proposition de relance de paiement est créée et peut être traitée.

   1 = La proposition de relance de paiement est en cours de création.

   2 = La relance de paiement ou la proposition est en cours d'utilisation par un autre utilisateur.

   4 = La relance de paiement ou la proposition est en cours de suppression.

   6 = La relance de paiement est en cours d'impression/de création.

   7 = La relance de paiement est en cours de réimpression.

   9 = La relance de paiement a été imprimée. Ce statut ne peut pas être modifié mais peut être réimprimé.

   Créer une proposition de relance de paiement

2. Créez une nouvelle proposition de relance de paiement en lui donnant un nom. Cliquez sur Nouveau.

   Remarque : le champ Nom peut être laissé vide dans cet écran. Cependant, le nom doit alors être indiqué à l'étape suivante.

3. Dans l'écran (ARS151/E), indiquez l'un des intervalles suivants : Date maximale (champ obligatoire indiquant la date d'échéance maximale à laquelle les factures seront sélectionnées), segment comptable 2, représentant, groupe de clients, région, pays, code postal, référence département crédit, payeur, code client, devise et numéro de facture (valeurs facultatives).

4. Indiquez un intervalle de niveaux de relance de paiement (facultatif).

   Le niveau de relance de paiement peut être modifié manuellement pour chaque facture dans 'Facture client. Modifier' (ARS201/E). Si le niveau de relance est 2, la facture sera incluse lors de la création d'une relance de paiement pour le niveau 3.

5. Saisissez un texte d'état à imprimer sur la proposition uniquement (facultatif).

6. Utilisez les colonnes Ordre de tri, Saut de page et Impression des totaux pour contrôler l'ordre d'apparition des informations dans la proposition et dans la relance finale (facultatif). Appuyez sur Entrée.

   Saisie de valeurs supplémentaires

7. Dans l'écran F, indiquez une méthode de regroupement définissant si les informations de la proposition doivent être présentées par client ou par payeur (obligatoire).

8. Si vous souhaitez limiter davantage la sélection d'enregistrements, indiquez jusqu'à cinq règles de relance de paiement.

   Ces règles doivent avoir la même méthode de regroupement que celle indiquée dans le champ ci-dessus. Seuls les enregistrements correspondant aux définitions des règles sont inclus dans la proposition.

9. Si vous souhaitez inclure uniquement les enregistrements avec une méthode de paiement donnée, indiquez un mode de paiement CC.

10. Dans le champ 'Tri sur date de facturation', définissez si les enregistrements de facture doivent être triés par numéro de facture ou par date de facturation (facultatif).

11. Définissez si un texte interne et/ou externe (à partir de ARS201/T) doit être inclus dans la proposition.

    Options valides : 0 = Aucun texte ; 1 = Texte externe ; 2 = Texte interne ; 3 = Texte externe et interne. Remarque : le texte externe est toujours imprimé si cette option est sélectionnée pour la règle de relance de paiement.

12. Définissez la dernière date de paiement, c'est-à-dire, jusqu'à quelle date les paiements ont été saisis dans la division qui envoie la relance (facultatif).

    Vous pouvez indiquer une variable pour cette date et la date prescrite suivante dans les commentaires d'ouverture et de clôture définis dans l'écran (ARS010).

13. Indiquez une date prescrite, c'est-à-dire la dernière date à laquelle les factures échues doivent avoir été payées (facultatif).

    Dans certains pays, vous devez obligatoirement définir cette date. Passé cette date, vous pouvez vous mettre en rapport avec les autorités légales pour recouvrer les montants.

14. Appuyez sur Entrée pour créer une proposition pour la nouvelle relance de paiement et revenir à l'écran (ARS150/B).

    La proposition est répertoriée si une ou plusieurs factures correspondant aux critères de sélection ont été détectées. Les codes de blocage utilisés sont modifiés de 0 à 3 lorsqu'un payeur ou une facture est bloqué(e) après l'ajustement et l'impression de la proposition. Le code 5 est défini si le total de toutes les factures du payeur/client est inférieur au montant minimum défini pour la règle de relance.

    Vérifier la proposition de relance de paiement

15. Vérifiez la proposition et prenez note des factures à ne pas inclure dans la relance de paiement finale.

16. Pour vérifier les enregistrements douteux, démarrez le programme 'Comptabilité clients. Afficher' (ARS200) pour afficher les factures d'origine et les transactions incluses.

    Vous pouvez également utiliser l'écran (ARS200) pour bloquer une facture hors de la procédure de relance de paiement ou modifier la date d'échéance du paiement (dans le champ Date de suivi) et la méthode de paiement pour une nouvelle sélection de factures. Le nombre de relances envoyées et la date de dernière relance peuvent également être modifiés (voir à l'étape 3). Cependant, la date indiquée dans le champ Date d'échéance ne doit pas être modifiée, car la date d'échéance d'origine est utilisée pour le calcul des intérêts.

    Pour inclure des factures ajustées dans l'écran (ARS200), vous devez supprimer l'ancienne proposition et en créer une nouvelle dans l'écran (ARS150).