Créer une note de crédit en associant un paiement client et un avoir

Ces instructions permettent de créer une note de crédit pour une facture client en cours. La note de crédit est généralement utilisée pour annuler une note de débit acceptée, qui correspond à une déduction de paiement effectuée par le client, en la mettant en correspondance avec un enregistrement d'avoir.

La mise en correspondance des enregistrements de paiement et de l'avoir clôture les transactions ouvertes. La note de crédit en elle-même fonctionne comme un reçu informant le client que certains de ses enregistrements d'avoir, notes de débit ou relevés bancaires ont été utilisés pour effacer certaines factures.

Résultat

Les transactions client ouvertes sont clôturées. Une note de crédit, un journal comptable et un journal des paiements client sont imprimés.

Envoyez la note de crédit au client comme une confirmation que le montant déduit a été annulé.

La comptabilité clients et la comptabilité générale sont mises à jour. Les écritures comptables suivantes sont créées :


Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
AR30 – 100 (1)	Client (note de débit)		x
(2)	Client	x

Ecriture comptable basée sur l'enregistrement de la note de débit
Ecriture comptable basée sur la facture client d'origine

La note de crédit est affectée au numéro de catégorie d'information 220. Les informations sur les transactions de la note de crédit peuvent être consultées dans le programme 'Compta. clients. Afficher infos suppl' (ARS250).

Avant de commencer

Les conditions préalables répertoriées dans Ajustement des paiements client doivent être remplies.
Pour la déduction de paiement acceptée, un ou plusieurs enregistrements d'avoir doivent être créés dans Facture client. Saisir (ARS100).
Une lettre standard de type 2 (Note de crédit) doit être créée dans Paiement reçu. Ouvrir Lettre Standard (ARS050).

Suivez les étapes ci-dessous :

Créer une note de crédit

Démarrez Paiement reçu. Enregistrer (ARS110/B).
Sélectionnez l'option 'Ouvrir' pour obtenir un enregistrement détaillé sous la fonction GCF AR30, qui servira de modèle de saisie.
Dans l'écran E, sélectionnez l'une des options suivantes :
- Pour créer une note de crédit sans affecter de nouveaux paiements, indiquez 0 pour le montant reçu.
- Pour créer une note de crédit et également enregistrer de nouveaux paiements, indiquez le montant total reçu.
Appliquez les instructions de la section Enregistrement des paiements clients pour saisir les autres valeurs dans l'écran E lorsque vous y êtes invité. Appuyez sur Entrée.
Dans l'écran F, sélectionnez l'un des deux ordres de tri valides pour la création de notes de crédit :
- 1 : Payeur
- 2 : client
Indiquez le payeur/client dans l'en-tête de l'écran.
Sélectionnez l'option 18 (Note de crédit) pour l'enregistrement de facture ou de note de débit et l'enregistrement de l'avoir correspondant pour activer Lettre Standard. Imprimer (ARS115).

Veuillez noter que le montant total des enregistrements correspondants doit être égal à 0.

Les nouveaux enregistrements de note de débit ne mettent pas à jour le système financier tant que vous ne quittez pas le programme de saisie. Cela signifie que vous ne pouvez pas rapprocher une note de crédit et un enregistrement de note de débit créés dans la même session.

Utilisation des informations d'une note de crédit

Dans l'écran (ARS115/E), sélectionnez la lettre standard à utiliser pour les notes de crédit.
Si vous le souhaitez, ajoutez deux lignes de texte supplémentaire à l'attention du client/payeur.
Si vous souhaitez envoyer une note de crédit par fax, cochez la case 'Envoi par fax' et vérifiez que le numéro de fax proposé par le fichier client est correct.
Appuyez sur Entrée pour imprimer la note de crédit et revenir à l'écran (ARS110/F).

Terminer l'activité

Répétez les étapes précédentes jusqu'à ce que le total à traiter soit affecté et ajusté.
Enfin, appuyez sur F3 pour affecter un numéro de série à la pièce justificative.
Envoyez la note de crédit au client.