Gestion des notes de débit du client

Résultat

Un paiement client avec note de débit est affecté à au moins une facture client et la déduction effectuée par le client est annulée. Un enregistrement de facture avec le montant déduit est créé avec le numéro de note de débit sélectionné.

Le système imprime un journal comptable, un journal des paiements client et un journal des factures client (pour l'enregistrement de note de débit créé).

Si vous acceptez la note de débit, créez une note de crédit pour clôturer les transactions en cours et en informer le client.

Si vous n'acceptez pas la note de débit, créez une nouvelle facture basée sur l'enregistrement de cette note de débit et envoyez-la au client. Pour ce faire, utilisez la fonction de refacturation dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110).

La comptabilité clients ou la comptabilité fournisseurs, ainsi que la comptabilité générale, sont mises à jour. Les écritures comptables suivantes sont créées :

Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
x	Client (montant enregistré comme paiement intégral)		x
	Banque	x
AR30–100**	Client (déduction de note de débit)		x
x	Client (enregistrement de note de débit)	x

* Ecriture comptable basée sur la facture client d'origine.

** L'écriture comptable AR30–100 est uniquement créée si la note de débit est affectée à une facture client.

La note de débit et la facture client d'origine sont respectivement affectées aux numéros de catégorie d'informations 218 et 219. Vous pouvez vérifier les informations sur les transactions de la note de crédit dans le programme 'Compta. clients. Afficher infos suppl' (ARS250).

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Ajustement des paiements client doivent être remplies.
• Un paiement client avec note de débit doit être enregistré dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110).
• Un ajustement en raison d'une note de débit crée un enregistrement d'avoir avec un numéro de facture spécifique dans le système financier. Si le numéro de facture n'est pas saisi manuellement dans l'écran (ARS110/I) au cours de la procédure, vous devez saisir un numéro de série de type 52, sous le numéro de série 2, dans le programme 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS165).
• Si des notes de débit enregistrées doivent être classifiées dans des catégories en fonction des motifs des déductions, définissez au préalable des codes de motif dans Avis Débit. Motif (ARS016).

Suivez les étapes ci-dessous :

Saisir une note de débit

1. Saisissez un paiement directement dans le programme 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110/E) (à l'aide de la fonction 'Journal écritures et paiements. Ouvrir' (GLS110/B)) ou dans le programme 'Document de paiement. Saisir' (ARS105).

2. Lorsque l'écran d'affectation (ARS110/F) est activé, indiquez le payeur et/ou sélectionnez l'un des ordres de tri suivants pour identifier les enregistrements de facture, si nécessaire :

   • 1 = Payeur
   • 2 = Client
   • 3 = Numéro de facture
   • 4 = Saisie rapide
   • 5 = Facture groupée
   • 6 : Tri par date d'échéance

3. Sélectionnez l'option comptable 16 (Note de débit) pour les factures auxquelles le paiement doit être affecté ou saisissez la même option dans le champ Option de l'en-tête de l'écran ; dans ce cas, le montant restant à distribuer doit être égal à zéro.

4. Dans l'écran I, vérifiez et modifiez le montant total proposé pour la facture, si nécessaire.

5. Saisissez le montant à déduire de la facture client et le numéro de la note de débit, s'il n'existe pas de numéro de série distinct.

   Il peut s'agir du numéro de note de débit créé par le client ou d'un numéro interne.

6. Vérifiez et modifiez l'une des valeurs proposées suivantes : Montant total de la facture, payeur, code client, date de facturation, date d'échéance et chaîne comptable.

7. Saisissez le texte de la pièce justificative et une description de la transaction (facultatif).

8. Si la note de débit doit être classifiée dans une catégorie en fonction du motif de la déduction, saisissez un code de motif dans le champ 'Description de la transaction'.

9. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran F.

   Le montant facturé est réduit à hauteur du montant de la note de débit saisie, et enregistré selon l'option comptable concernant les notes de débit. La déduction n'affecte pas le montant restant à distribuer dans l'en-tête de l'écran F.

10. Sélectionnez l'option 1 (Paiement intégral) pour la ou les factures à affecter au paiement reçu.

Finaliser le traitement de la note de débit

1. Répétez les étapes précédentes jusqu'à ce que le total à traiter soit affecté et ajusté.

2. Enfin, appuyez sur F3 pour affecter un numéro à la pièce justificative.