Définir les écarts autorisés pour le rapprochement de facture

... l'écart de prix exprimé sous la forme d'un montant qui est accepté lorsqu'une facture fournisseur est mise en correspondance avec une réception de marchandises dans Facture fourn. Rapprocher ligne RM (APS360).

Le prix est défini en fonction de l'unité de mesure de l'ordre d'achat et de la devise de la facture. Notez que l'écart ne s'applique que par ligne de facture dans l'écran (APS360) et non pour la facture entière.

Si vous avez indiqué un pourcentage d'écart de prix, aucune des valeurs ne doit excéder l'écart à accepter dans l'écran (APS360).

On parle d'écart de prix positif lorsque le prix facturé est inférieur au prix figurant sur l'ordre d'achat ou la réception de marchandises, ou lorsque le montant crédité est plus élevé que prévu.

On parle d'écart de prix négatif lorsque le prix facturé est plus élevé que le prix figurant sur l'ordre d'achat ou la réception de marchandises, ou lorsque le montant crédité est moins élevé que prévu.

... l'écart de quantité, exprimé sous forme de nombre d'unités.

La quantité est définie selon l'unité de mesure de l'ordre d'achat. Hormis cette différence, l'utilisation de ce champ est identique à celle du champ d'écart de prix.

Un écart de quantité positif est lorsque la quantité de la facture est inférieure à la quantité figurant sur l'ordre d'achat. S’il s’agit d’un crédit, la quantité de la facture est supérieure à celle attendue.

On parle d'écart de prix négatif lorsque le prix facturé est plus élevé que le prix figurant sur l'ordre d'achat, ou lorsque le montant crédité est moins élevé que prévu.

... un montant indiquant comment le système doit gérer automatiquement un montant total compris dans les limites autorisées si vous utilisez le workflow (Etape manuelle suivante) 8 pour le rapprochement de facture ou 'Rapprochement de facture au niveau de l'en-tête d'OA' dans (APS450). Les 'limites autorisées' sont les limites définies pour les deux champs ci-dessus.

Les règles suivantes s'appliquent :

• Si le montant total de l'écart est inférieur au montant figurant dans ce champ, l'écart est automatiquement enregistré à l'aide de la règle comptable PP20–240.
• Si le montant total de l'écart est supérieur ou égal au montant figurant dans ce champ, mais tout de même compris dans les limites autorisées, l'écart est automatiquement réparti sur chaque ligne de facture. Cette répartition s'effectue de façon proportionnelle, selon le montant net des lignes de facture.

Exemple :

Vous avez défini 6 Euros comme l'écart maximal autorisé et un montant limite de 3 Euros.

1. Vous recevez une facture dont le montant diffère de 2 Euros du montant des lignes de la facture, conformément à l'ordre d'achat, dans l'écran (APS360). Cet écart est automatiquement enregistré sur le compte sélectionné pour la règle comptable PP20-240, sans que vous n'ayez à quitter Facture Fournisseur. Enregistrer (APS100). Par la suite, vous pouvez effectuer un suivi des écarts par fournisseur.

2. Vous recevez une facture dont l'écart est compris entre 4 et 6 Euros. Cet écart est réparti sur les lignes de facture de façon automatique et proportionnelle, conformément au montant net des lignes concernées, sans que vous n'ayez à quitter l'écran (APS100). Par la suite, vous pouvez effectuer un suivi de l'écart au niveau des lignes de facture, c'est–à–dire article par article.

Pour la version destinée au Brésil et l'ordre de tri 1, un enregistrement doit être configuré avec un code devise vierge. Il existe également un ordre de tri 9 (Ecart de montant ICMS autorisé) où un enregistrement doit être configuré avec 'code devise'=*.

Ce champ indique l'écart autorisé, exprimé sous forme de montant acceptable, compris entre le total de l'en-tête de facture et le total des lignes de facture dans (APS451). Si le montant de l'écart total ne dépasse pas le montant autorisé, une ligne de type 4 (arrondi) est créé dans (APS451) pour le montant de l'écart pendant le processus de validation.

Exemple :

Le montant en devise étrangère de la facture est de 100 EUR dans (APS450) et la somme des lignes de facture dans (APS451) est de 998 USD. L’écart entre l’en-tête de facture et les lignes de facture est de 2 EUR.

Si l’écart se trouve dans la tolérance autorisée dans l’ordre de tri 5, un nouveau type de ligne 4 est ajouté pour l’écart aux lignes de facture dans (APS451).

La comptabilité du type de ligne 4 dépend des tolérances autorisées dans l’ordre de tri 4. Si le type de ligne comptable 4 se trouve dans les tolérances autorisées, la ligne est comptabilisée à l’aide de la règle comptable AP50-280. Sinon, elle est comptabilisée à l’aide de la règle comptable AP50-215.

...lorsque le prix, la quantité ou le montant de la ligne de facture est modifié dans (APS360) et lorsque les écritures comptables sont créées et arrondies aux décimales de la devise. L'arrondi est effectué dans la devise de la facture et est automatiquement enregistré conformément à la chaîne comptable dans l'option comptable AP définie dans le paramètre '095 Option comptable AP pour l'écart d'arrondi'.

...ou lorsque des réception de marchandises partielles sont associées au même type de ligne de facture 2. L’arrondi a lieu si l’écart se trouve dans la tolérance et est créé dans la devise locale. Un type de ligne de facture 5 est automatiquement créé à la réception des marchandises que le type de ligne de facture 4 est créé, ou dans (APS360) lors de la connexion manuelle des réceptions de marchandises. La ligne de facture de type 5 est comptabilisée dans PP20-235/236.

...ou à cause de livraisons de réclamations composées de plusieurs colis ou numéros de lots. L’arrondi a lieu si l’écart se trouve dans la tolérance et est créé dans la devise locale. L’arrondi est automatiquement comptabilisé dans l’événement comptable PP25-225/226 lorsque la facture d’avoir est rapprochée dans (APS100) ou dans (APS450).