Gestion des factures fournisseurs par lot

Résultat

• Les factures fournisseur par lot sont spécifiées comme étant approuvées ou non approuvées pour paiement, selon la configuration de la fonction GCF. Les factures fournisseur peuvent également être spécifiées sans saisie préalable, ce qui signifie que toutes les éléments comptables sont prêts. Aucune opération comptable n'est réalisée sur le compte d'attente ; la facture est entièrement comptabilisée directement.
• Les factures fournisseur et les factures issues de l'auto-facturation sont mises en correspondance avec des ordres d'achat ou des réceptions de marchandises, le cas échéant.
• Les immobilisations préliminaires et les coûts supplémentaires des immobilisations existantes peuvent être créés si le compte est un compte d'immobilisations lié à un type de ligne '8 - Ligne comptable' lors de la saisie de factures fournisseur ou d'une recodification dans le programme Lot de factures fournisseur. Ouvrir (APS450) et l'API APS450MI (Interface de lot de factures fournisseur). Des informations relatives à l'immobilisation doivent être fournies. Le numéro d'information supplémentaire '016 - Numéro d'immobilisation préliminaire' est ajouté à la ligne comptable de l'immobilisation lors de la création d'une immobilisation préliminaire. Le numéro d'information supplémentaire '017 - Numéro d'immobilisation définitive' est ajouté à la ligne comptable de l'immobilisation lorsque des coûts supplémentaires sont ajoutés à une immobilisation existante.
• Si le compte est un compte périodique sur un type de ligne '8 - Ligne comptable' lors de la saisie de factures fournisseur ou d'une recodification dans (APS450) et APS450MI, une connexion peut être établie avec un enregistrement de comptabilité périodique existant dans le programme 'Table de comptabilité périodique. Ouvrir' (GLS470). Les champs 'Période de début' (PER) et 'N° enregistrement' (RCNO) doivent ensuite être renseignés ; ces champs font référence à un enregistrement dans (GLS470). Le numéro d'information supplémentaire 047 ('Enregist traçabilité – compta périodique') est créé dans la transaction comptable inhérente à la comptabilité périodique.
• Les éventuels escomptes au comptant sont enregistrés.
• Un journal comptable et un journal des factures fournisseur sont imprimés.
• La réclamation à l'encontre du fournisseur est compensée lorsqu'une facture de réclamation ou une demande de réclamation met à jour la comptabilité fournisseurs et qu'un écart est enregistré pour tout ajustement.

Utilisez ces paramètres si nécessaire :

• Recodifiez et approuvez les factures ayant reçu le statut 'Non approuvé pour paiement' dans le programme 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110).
• Vous pouvez également recodifier les factures dans (APS450) avec APS450MI, transactions 'AddHeadRecode' et 'AddLineRecode'. Le type de lot de factures 25 ('Recodifier') est utilisé. Lors d'une recodification dans (APS450), toutes les opérations comptables doivent être effectuées et le code TVA doit être saisi sur toutes les lignes comptables. Le type de ligne 8 ('Lignes comptables') est utilisé pour toutes ces opérations comptables. Les pièces justificatives doivent être équilibrées pour être mises à jour dans la comptabilité fournisseurs. Dans le cas contraire, la mise à jour ne peut pas avoir lieu. Pour les sociétés qui utilisent la taxe sur les ventes de M3, la taxe de vente autocotisée peut être ajoutée à une facture où la taxe n'est pas incluse. La taxe est calculée lorsque le paramètre 'Calculer la taxe' est sélectionné et qu'un code taxe est saisi.
• Effectuez le rapprochement de facture dans (APS110) pour les factures ne pouvant être rapprochées automatiquement via (APS450).
• Incluez les factures dans une proposition de paiement dans Proposition paiement fournisseur. Ouvrir (APS130) Les notes de débit sont incluses sous forme d'avoirs.

Les règles comptables suivantes sont affectées dans M3 :

Ecritures comptables de base

Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
AP50/AP51–200	Compte de contrôle des créanciers (comptabilité fournisseurs)		x
AP53-210	Prépaiement acompte CF
AP53-220	Coût prépayé
AP50/AP51–215	Compte de compensation	x
AP50-218	Ligne comptable pour type de ligne 8-'Ligne comptable'
AP50–230	Frais au niveau de l'en-tête de facture	x
AP50–280	Arrondi	x
AP50-420	Réclam contre fournisseur		x
AP50-440	Ajustement réclamation
AP50–301	Ecart de change positif
AP50–302	Ecart de change négatif
AP51–237	Note de débit non facturée – article
AP51–238	Note de débit non facturée – frais de ligne

Ecritures comptables de TVA

Règle comptable	Compte	Débit	Crédit
AP50/AP51–111	TVA à payer 1		x
AP50/AP51–112	TVA à payer 2		x
AP50/AP51–113	Compte d'attente pour la TVA due 1		x
AP50/AP51–114	Compte d'attente pour la TVA due 2		x
AP50/AP51–211	TVA à recevoir 1	x
AP50/AP51–212	TVA à recevoir 2	x
AP50/AP51–213	Compte d'attente pour la TVA à recevoir 1	x
AP50/AP51–214	Compte d'attente pour la TVA à recevoir 2	x

Les valeurs qui figurent dans les tables des factures fournisseur par lot, FAPIBH (en-tête de facture) et FAPIBL (lignes de facture), sont vérifiées.

Avant de commencer

Factures fournisseur par lot

• Le système financier doit être configuré. Pour plus d'informations, voir Activation de la gestion financière.
• Les tables de stockage des données des factures fournisseur par lot, FAPIBH et FAPIBL, doivent être renseignées.
• Ces fonctions GCF doivent être définies dans le programme Fonction GCF. Ouvrir (CRS405) : AP50 (pour les factures fournisseur par lot et les factures/demandes de réclamation), AP51 (pour les notes de débit), AP52 (pour l'auto-facturation) et AP53 (pour les factures d'acompte). Les fonctions GCF déterminent plusieurs facteurs notamment s'il est possible de mettre à jour la comptabilité fournisseurs en cas d'avertissements concernant les factures, si les factures qui mettent à jour sans difficultés la comptabilité fournisseurs sont considérées comme approuvées pour paiement et si les utilisateurs autorisés proviennent du fournisseur ou si l'acheteur dans l'ordre d'achat a été choisi comme utilisateur autorisé à la place. Si des factures doivent automatiquement être spécifiées dans la comptabilité fournisseurs après vérification dans (APS450), la solution 1 ou 2 doit être sélectionnée dans le champ 'Mise à jour automatique' pour la fonction GCF respective. De même, l'option 0 (facture spécifiée comme approuvée pour paiement) ou 2 (facture spécifiée comme approuvée si elle est intégralement approuvée et si aucun montant ne figure dans le compte de compensation) doit être sélectionnée dans le champ 'Non approuvé pr paiement', dans les mêmes fonctions GCF. Avec ce workflow, seul un numéro de série de pièce justificative avec la méthode de numérotation des pièces justificative 2 (ce qui signifie que les numéros sont automatiquement affectés) dans 'N° série pièce justificative. Ouvrir' (CRS410/E) peut être sélectionné.
• Pour les factures de réclamation fournisseur et les demandes de réclamation fournisseur, les paramètres des réclamations fournisseur doivent être définis dans (PPS122) et connectés au fournisseur dans (CRS624/F). Les transactions de remise pour réclamation de fournisseur peuvent être regroupées sur la base de cinq champs de récapitulation définis dans (PPS122). Lorsqu'une transaction de remise fournisseur est associée à une réclamation, les valeurs des champs clés sont extraites et la transaction est ajoutée à une facture de réclamation fournisseur ou à une demande fournisseur présentant les mêmes valeurs clés. Lorsqu'une telle réclamation n'existe pas, une nouvelle réclamation est créée. Les valeurs clés sont stockées dans FAPIBH. Une limite au nombre de transactions de remise fournisseur qui peuvent être associées à une réclamation peut également être définie dans (PPS122). En cas de dépassement de cette limite, une nouvelle réclamation est créée dans (APS450).
• Des règles comptables doivent être définies pour les événements comptables AP50 (pour toutes les catégories à l'exception des notes de débit) et AP51 (pour les notes de débit seulement) dans le programme 'Règle comptable. Définir' (CRS395) :
  Remarque

  Dans (APS450), la date de facturation est utilisée pour extraire le taux de TVA et les règles comptables dans une transaction de TVA.

  • 111 et 112 : TVA à payer 1 et 2. Ces types comptables sont utilisés lorsque la TVA est basée sur la date comptable ou sur la date de facturation, c'est-à-dire lorsque la case 'TVA reportée sur jour paiement' n'est pas cochée pour le code TVA dans 'Code TVA. Ouvrir (CRS030/E)'. Le type comptable 112 doit également avoir la méthode de TVA 2 (TVA combinée) ou 3 (Séquence de TVA) dans (CRS030/E).
  • 113 et 114 : Compte d'attente pour la TVA due 1 et 2. Ces types comptables sont utilisés lorsque la TVA est basée sur le jour de déclaration, c'est-à-dire lorsque la case 'TVA reportée sur jour paiement' est cochée dans l'écran (CRS030/E). La méthode de TVA 2 ou 3 doit également être sélectionnée dans (CRS030/E) pour le type comptable 114.
  • 200 : Compte de contrôle. Il s'agit du compte de contrôle des créanciers dans lequel la facture est automatiquement comptabilisée dans la comptabilité générale.
  • 210 : Prépaiement acompte CF
  • 220 : Coût prépayé
  • 211 : TVA à recevoir 1. Il s'agit de la TVA à réclamer. Utilisée uniquement si la case 'TVA reportée sur jour paiement' n'est pas cochée pour ce code TVA dans l'écran (CRS030/E).
  • 212 : TVA à recevoir 2. Il s'agit également de la TVA à réclamer, faisant référence au second montant de TVA si la vérification 'TVA reportée sur jour paiement' n'est pas sélectionnée et si la méthode de TVA 2 ou 3 est sélectionnée pour le code TVA dans (CRS030/E).
  • 213 : Compte d'attente pour la TVA à recevoir 1. Utilisé lorsque la TVA est reportée sur le jour de paiement (voir ci-dessus).
  • 214 : Compte d'attente pour la TVA à recevoir 2. Utilisé lorsque la TVA est reportée sur le jour de paiement (voir ci-dessus).
  • 215 : Compte de compensation. Il s'agit du compte qui est automatiquement débité pour les factures débitrices. Elle est utilisée uniquement si une option autre que 0 est sélectionnée dans le champ 'Non approuvé pr paiement' de la fonction GCF AP50 dans 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406/E).
  • 218 : Ligne comptable. Valide uniquement avec le type de ligne 8-'Ligne comptable', lorsque vous récupérez des lignes pré-comptabilisées ou partiellement pré-comptabilisées, c'est-à-dire des lignes comptables prédéfinies en dehors de M3 BE. Exemple : des notes de frais internes remplies par des employés dans un outil externe.
  • 230 : Frais : Fait référence à tous frais bancaires et à tout autre frais associés à la facture.
  • 280 : Arrondi.
  • 420 : Réclamation à l'encontre du fournisseur : Valide uniquement pour les factures de réclamation fournisseur et les demandes de réclamation fournisseur.
  • 440 : Ajustement de la réclamation : Différence entre la réclamation adressée au fournisseur et le montant ajusté.
• Pour vérifier la configuration des factures fournisseur par lot générées automatiquement, utilisez les factures créées manuellement à la phase de test. Les factures peuvent être spécifiées manuellement à l'aide de l'option associée 1 dans (APS450).
• Vous pouvez utiliser le code TVA 0 dans les transactions de base de TVA pour les types de ligne 1, 2, 5 et 8, mais vous ne pouvez pas créer de ligne de TVA pour le type de ligne 3 avec le code TVA 0. S'il n'existe aucune TVA sur la facture et que le code TVA est 0, vous ne devez pas utiliser le type de ligne 3 dans 'AddLine' (APS450MI) ou dans 'Lot de factures fourn. Ouvrir lignes' (APS451). Deux méthodes permettent de créer une transaction de compte d'attente avec le code TVA 0 lorsque le code TVA du fournisseur est quelque chose d'autre : saisir la facture fournisseur à l'aide du type de ligne 8 et mettre à jour la transaction de compte d'attente avec le code TVA 0, ou encore utiliser un code TVA de remplacement pour renseigner le compte d'attente dans 'Exception TVA. Ouvrir' (TXS020).

Factures à rapprocher avec les ordres d'achat

Pour une description des conditions, voir Mise en correspondance automatique de factures fournisseur par lot avec ordre d'achat.

Aperçu

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Procédez à la validation des factures fournisseur par lot.

   Les factures fournisseur par lot sont affichées dans Lot de factures fournisseur. Ouvrir lignes (APS450). Chaque facture appartient à un type de facture par lot, représenté par un numéro (par exemple, 20 pour les factures fournisseur ou 10 pour les factures d'auto-facturation). L'écran B peut être configuré à l'aide des ordres de tri, afin de sélectionner les factures que vous souhaitez voir.

   Vous déclenchez manuellement la validation de facture fournisseur dans (APS450/B) en sélectionnant l'option 'Validation' pour une seule facture ou en appuyant sur F18 (Validation). Les deux options affichent (APS455), qui peut également être initié directement à partir du menu. Lorsqu'une seule facture est traitée, tous les champs sont protégés et seuls le numéro de facture et le numéro de facture par lot sont visibles, mais ne peuvent pas être modifiés. Lorsque F18 est utilisé, un écran de sélection s'affiche dans (APS455) et permet de sélectionner manuellement une plage de factures ou des factures répondant à certaines caractéristiques spécifiques.

   Si aucune valeur non valide ou manquante n'est détectée, les factures peuvent directement mettre à jour la comptabilité fournisseurs avec la date du jour comme date comptable, selon la configuration de cette fonction GCF. Dans le cas contraire, vous devrez mettre à jour la comptabilité fournisseurs en sélectionnant l'une des options de mise à jour lors d'une étape ultérieure.

   Résultats

   Les résultats de la validation de facture sont indiqués par le statut de lot de factures affiché dans (APS450/B). Le statut 20 ou 50 indique qu'aucune erreur n'a été signalée. Le statut 20 est valable uniquement pour l'auto-facturation, les demandes de note de débit et les réclamations fournisseurs. Les autres factures ont le statut 50. Le statut 15 indique des erreurs dans l'en-tête ou dans les lignes.

   Les statuts utilisés à la fois pour l'en-tête et pour les lignes de la facture sont :

   • 1 = Aucune erreur
   • 2 = Erreur
   • 3 = Avertissements

   Par exemple, une facture avec un statut d'en-tête 2 (une erreur existe) et un statut de ligne 3 (un avertissement existe) peut seulement mettre à jour la comptabilité fournisseurs après que l'en-tête de la facture a été ajusté.

   Le message d'application 156 (erreurs survenues à la validation de la facture fournisseur) peut être généré lorsque des erreurs sont identifiées pendant la validation (activé dans le programme CRS424). Le message d'application est visible dans (CRS420).

2. Ajustement manuel des factures avec erreurs

   Les factures nécessitant une correction manuelle ont le statut de facture par lot 15. Affichez les erreurs que contient une facture à l'aide de l'option 'Afficher le journal des erreurs' dans (APS450/B). Vous pouvez modifier la quasi totalité des champs de la facture, et ce jusqu'à la mise à jour de la comptabilité fournisseurs. Procédez aux ajustements nécessaires pour l'en-tête de facture dans les écrans E et F dans (APS450) et pour les lignes de facture dans (APS451/E). Les messages d'erreur ou les avertissements s'affichent pour chaque écran concerné. Les erreurs doivent être corrigées tandis que les avertissements peuvent habituellement être ignorés.

   Exemples d'erreurs : le fournisseur n'est pas enregistré, la date de facturation ou la méthode de paiement n'est pas valide, ou le numéro d'ordre d'achat est manquant.

3. Imprimer, rejeter, ajuster et approuver une facture fournisseur.

   Pour les factures émises par autofacturation, une impression peut être nécessaire si l'accord fournisseur dans Contrat d'achat. Ouvrir pour autofact (PPS112) est défini sur 1, 2 ou 3. Pour l'accord fournisseur 2 ou 3, l'approbation de la facture dans (APS450) est l'étape suivante de l'auto-facturation. Si l'accord fournisseur de type 3 est sélectionné et si le délai est échu, la facture est automatiquement approuvée.

   Les demandes de note de débit nécessitent d'être imprimées. L'impression d'une note de débit fournisseur peut être déclenchée automatiquement après validation si la fonction d'impression automatique dans (APS080) du document standard CF est activée.

   Les demandes de réclamation fournisseur de type 52 (type lot de factures) s'arrêtent au statut 30 (Imprimé). Les factures et les demandes de réclamation fournisseur de type 51 (type lot de factures) nécessitent un traitement supplémentaire avant d'être approuvés et transférés vers la comptabilité fournisseurs.

   En fonction des paramètres de réclamation sélectionnés dans (PPS122), les factures de réclamation fournisseur ou les demandes de réclamation fournisseur peuvent être imprimées ou validées automatiquement lors du transfert des transactions de remise fournisseur de (APS450) à (PPS123).

   Lorsque l'impression est effectuée, manuellement ou automatiquement, le statut de la réclamation fournisseur devient 30 (imprimé).

   Le fournisseur approuve ou rejette ensuite la réclamation.

   En cas de rejet de la réclamation, la réclamation fournisseur peut être ajustée et réimprimée.

   En cas d'approbation de la réclamation fournisseur, celle-ci peut être transférée vers la comptabilité fournisseurs.

   Pour les demandes de réclamation fournisseur, vous pouvez mettre à jour le numéro de facture fournisseur, la date de facturation et la date d'échéance lors du processus d'approbation.

4. Mettez à jour la comptabilité fournisseurs et effectuez le rapprochement des factures (le cas échéant).

   La comptabilité fournisseurs peut être mise à jour automatiquement dans le cadre de la validation ou mise à jour comme étape séparée en sélectionnant l'option 9 (Mettre à jour la comptabilité fournisseurs) pour une seule facture ou en appuyant sur F19 pour toutes les factures. L'utilisation de F19 renvoie l'utilisateur à (APS455), où les factures peuvent être sélectionnées.

   Dans les deux cas de figure, si les valeurs dans l'en-tête de la facture indiquent que la facture doit être mise en correspondance avec un ordre d'achat (OA) ou une réception de marchandises, la facture sera automatiquement rapprochée lors de la mise à jour de la comptabilité fournisseurs. Il est possible d'inclure les factures fournisseur et les factures générées par auto-facturation dans le processus de rapprochement, mais ce n'est pas le cas pour les notes de débit. Pour plus d'informations, voir Mise en correspondance automatique de factures fournisseur par lot avec ordre d'achat.

   Si la mise en correspondance est incomplète ou a échoué, elle devra être réalisée manuellement par la suite. (Voir la section Utilisations.)

5. Impression de la facture

   Vous pouvez à tout moment imprimer une seule facture ou un ensemble de factures dans (APS455). Le programme (APS455) peut être démarré à partir de (APS450) pour une facture unique, ou pour une plage de factures à l'aide de la fonction F17.

6. Saisie manuelle de la facture fournisseur automatique.

   Si vous souhaitez rapprocher une facture spécifique avec un ordre d'achat en particulier dans le cadre d'un scénario de rapprochement plus élaboré ou bien définir la facture comme étant directement approuvée, par exemple, vous devez spécifier la facture manuellement sur la base de la facture imprimée dans le programme Facture fournisseur. Enregistrer (APS100).