Recherche de lignes de factures fournisseur non approuvées

Ce document explique comment rechercher les éventuelles lignes de factures fournisseur non approuvées. Si de telles lignes sont détectées, elles sont automatiquement mises en correspondance avec les réceptions de marchandises auxquelles elles font référence.

Vous pouvez effectuer cette recherche à intervalles réguliers pour repérer les factures fournisseur non approuvées, et les marchandises non réceptionnées ou non consignées comme rangées en stock.

Résultat

La quantité d'une ligne de facture dont le rapprochement est incomplet est mise en correspondance avec la quantité de marchandises réceptionnées, puis consignée comme reçue ou rangée en stock. En cas de rapprochement complet, la ligne de facture est approuvée et des écritures comptables sont créées.

Les listes suivantes sont imprimées :

  • Une liste de confirmation répertoriant toutes les factures prises en compte lors de cette vérification. Les informations suivantes s'affichent pour chaque facture avant et après la vérification : le nombre de lignes approuvées, le nombre de lignes non approuvées, tout montant enregistré sur un compte de compensation, et l'approbation ou non de la facture pour paiement.
  • Un journal comptable
  • Une liste répertoriant les éventuelles pièces justificatives incorrectes.

Passez en revue les résultats de la vérification à l'aide de cette liste de confirmation.

Si, dans une facture, une ligne n'est pas approuvée pour paiement, un montant a été enregistré dans un compte de compensation et vous n'attendez pas d'arrivée de marchandises, vous devez rechercher la cause de ce rapprochement incomplet. Une fois le problème identifié, renseignez le programme 'Facture fourn. Rapprocher ligne RM' (APS360) (accessible depuis le programme 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110)) et ajustez la facture, par exemple en créant une note de débit.

Avant de commencer

  • Une facture est rapprochée avec un ordre d'achat dans le programme 'Facture fourn. Rapprocher ligne RM' (APS360).
  • Si la quantité rangée en stock consignée pour la réception de marchandises est utilisée pour ce rapprochement, comme défini dans le champ 'Condition d'approbation de facture 2' dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624), les marchandises doivent être consignées comme étant rangées en stock pour que le rapprochement soit approuvé.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Démarrez le programme 'Facture fourn. Rapprocher auto ligne RM' (APS375/E).

  2. Choisissez les factures à contrôler en sélectionnant un intervalle de numéros de fournisseurs, de bénéficiaires, de numéros de factures fournisseur, de dates de facturation et d'autorisateurs.

  3. Indiquez la date comptable des écritures comptables qui seront créées si une ligne de facture est approuvée.

  4. Indiquez si la facture sera approuvée pour paiement lorsque son rapprochement est complet. (Notez que cette facture a peut-être déjà été approuvée pour paiement).

  5. Si nécessaire, indiquez un format de date alternatif à utiliser dans les états créés.

    Les options valides sont les suivantes : AMJ : AAMMJJ (année, mois, jour), JMA : JJMMAA (jour, mois, année), MJA : MMJJAA (mois, jour, année) et ASJ : AASSJ (année, semaine, jour de la semaine).

  6. Indiquez le format d'état 01 (Une ligne par facture sélectionnée) et le texte de l'état. Appuyez sur Entrée.

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