Création d'une note de débit pour une facture fournisseur

Résultat

Vous revenez au rapprochement de facture dans 'Facture fourn. Rapprocher ligne RM' (APS360/B) ou dans 'Facture fourn. Rapprocher frais de ligne' (APS361/B).

Par la suite, lorsque vous quittez la saisie des factures dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100) ou dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110), le système crée et affiche la note de débit dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450). Selon votre paramétrage, la note peut être imprimée et la comptabilité fournisseurs mise à jour automatiquement.

Il est possible de vérifier ultérieurement si une note de débit a été créée pour une facture fournisseur donnée. Le numéro de la note de débit est enregistré en tant qu'information supplémentaire sur la facture fournisseur (catégorie d'informations CF 417). Le numéro de la facture fournisseur est enregistré en tant qu'information supplémentaire sur la note de débit (catégorie d'informations CF 419). Les informations supplémentaires s'affichent dans le programme 'Facture fourn. Afficher infos suppl' (APS250).

Vous poursuivez votre processus de rapprochement dans l'écran (APS360/B) ou (APS361/B), par exemple en contrôlant à nouveau les lignes de la facture fournisseur à l'aide de la touche de fonction F8 (Contrôle facture). Voir Vérifier et ajuster des lignes de facture pour le rapprochement avec leur facture.

La note de débit constituera une ligne de facture de type 6 (Note de débit).

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Vérifier et ajuster des lignes de facture pour le rapprochement avec leur facture doivent être remplies.
• Vous avez défini que des notes de débit peuvent être créées pour ce fournisseur. Ce paramétrage est contrôlé à l'aide du champ 'Condition d'approbation de facture 3' dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624). La valeur sélectionnée détermine également la manière dont le numéro de la note de débit est défini.
• La ligne de facture fournisseur pour laquelle la note de débit est créée n'est pas approuvée en ce qui concerne le prix et/ou la quantité ; en d'autres termes, le statut du prix et/ou de la quantité est inférieur à 3 pour la ligne de facture.
• Pour définir si une note de débit ou une demande de note de débit est créée et la manière dont le système la traitera (par exemple en l'imprimant automatiquement), un document standard doit être défini dans 'Document standard CF. Ouvrir' (APS060).
• Si vous souhaitez ajouter du texte expliquant la quantité et/ou le montant de la note de débit, rédigez ce texte dans 'Motif de note de débit CF. Ouvrir' (APS064).
• Si un numéro doit être automatiquement affecté à la note de débit, le numéro de série 68/1 doit être défini dans 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS145).

Paramètres à définir

Ce tableau contient des informations sur les lignes de note de débit. D'autres champs mentionnés dans ces instructions sont décrits dans la table de paramètres de Vérifier et ajuster des lignes de facture pour le rapprochement avec leur facture.

ID du programme/écran	Champ	Ce champ indique...
(APS364/E)	Quantité note de débit	... la quantité de la note de débit pour cette ligne de facture. La quantité est définie par défaut comme la différence entre la quantité reçue/commandée et la quantité consignée dans la ligne de facture. Pour les articles gérés par poids variable, l'écart affiché sera la différence entre le poids variable reçu et le poids variable facturé. Toutefois, vous pouvez modifier manuellement cette quantité en cas de besoin.
(APS364/E)	Motif note de débit – quantité	… l'identité d'un motif pour la quantité de la note de débit ; elle s'adresse au fournisseur. Ce motif est imprimé sur la note de débit à côté de la quantité. Exemple de motif : 'Réception de marchandises incomplète'. Si vous effectuez une requête dans la table des lignes de facture fournisseur (FGINLI), le motif peut également servir au suivi interne. Il permet par exemple de constater la fréquence des erreurs de quantité sur les factures d'un fournisseur donné.
(APS364/E)	Prix avis débit	... le prix de la note de débit pour cette ligne de facture. Par défaut, le prix est défini comme la différence entre le prix reçu/commandé et le prix consigné dans la ligne de facture. Toutefois, vous pouvez modifier ce prix manuellement.
(APS364/E)	Motif note de débit – prix	… l'identité d'un motif justifiant le prix de la note de débit ; elle s'adresse au fournisseur. Ce motif est imprimé sur la note de débit à côté du prix. Exemple de motif : 'Prix indiqué sur la facture trop élevé'. Si vous effectuez une requête dans la table des lignes de facture fournisseur (FGINLI), le motif peut également servir au suivi interne. Il permet par exemple de constater la fréquence des erreurs de prix sur les factures d'un fournisseur donné.
(APS364/E)	Montant note de débit	... le montant de la note de débit pour cette ligne de facture. Ce montant est calculé de manière automatique. Le montant lui–même ne peut pas être modifié, mais vous pouvez ajuster la quantité et/ou le prix de la note de débit, ce qui entraîne un nouveau calcul automatique du montant. Règles de calcul * Calcul basé sur la quantité de la note de débit : Quantité sur la note de débit * prix de la facture – prix de note de débit possible. * Calcul basé sur le prix de la note de débit : Prix sur la note de débit * quantité de la facture. Remarque : Si la note de débit se compose à la fois d'une quantité et d'un prix, les deux éléments du calcul ci-dessus sont utilisés. Exemple : quantité de note de débit uniquement (ou prix) Marchandises reçues : 8 chaises au prix de 20 euros chacune, montant total de 160 euros. Facture fournisseur : 10 chaises au prix de 20 euros chacune, montant total de 200 euros. Le montant de la note de débit est calculé comme suit : (Quantité de note de débit 2) x (Prix facture 20) = 40. Le montant de la note de débit s'élève à 40 Euros. Exemple : quantité et prix de la note de débit Ordre d'achat : 10 ordinateurs au prix de 800 euros chacun, montant total de 8 000 euros. Facture fournisseur : 12 ordinateurs au prix de 900 euros chacun, montant total de 10 800 euros. Le montant de la note de débit est calculé comme suit : * 2 (quantité note de débit) x (900 (prix facture) – 100 (prix note de débit)) = 1 600. * 100 (prix note de débit) x (12 (quantité facture)) = 1 200. * 1 600 + 1 200 = 2 800. Le montant de la note de débit est fixé à 2 800 euros.

Suivez les étapes ci-dessous :

Lancement de la création d'une note de débit

1. Pour accéder au programme 'Facture fournisseur. Créer note de débit' (APS364), choisissez l'une de ces options :

   • Si vous mettez en correspondance une facture fournisseur et un ordre d'achat dans 'Facture fourn. Rapprocher ligne RM' (APS360/B) et que vous souhaitez créer une note de débit pour une ou plusieurs lignes de cette facture, sélectionnez l'option 16 pour les lignes concernées.
   • Si, lors du rapprochement de factures fournisseur et d'ordres d'achat, vous êtes en train de traiter des frais de ligne dans 'Facture fourn. Rapprocher frais de ligne' (APS361/B) et que vous souhaitez créer une note de débit pour un ou plusieurs frais de ligne, sélectionnez l'option 'Notes de débit' pour ces frais de ligne ou ces frais.

   Indication du numéro de la note de débit

2. Selon le paramétrage de ce fournisseur dans le champ 'Condition d'approbation de facture 3' de l'écran (CRS624), l'écran (APS360/U) ou (APS361/U) peut s'afficher. Passez en revue le numéro de note de débit proposé et ajustez-le si nécessaire. Appuyez sur Entrée.

   Révision et ajustement de la ou des lignes de la note de débit

3. Passez en revue la ou les lignes de la note de débit, ainsi que les informations connexes.

   Un montant total et une quantité ou un prix ont été calculés pour cette note de débit. Les informations concernant le numéro de l'ordre d'achat, le numéro et éventuellement le sous-numéro de la ligne d'ordre d'achat, le type de reçu (R) et la ligne de facture (I) sont récupérées à partir des lignes de facture.

4. Si nécessaire, modifiez la quantité et/ou le prix de la note de débit et appuyez sur Entrée. Vérifiez le nouveau montant total qui a été automatiquement calculé.

   Révision et ajustement des informations de paiement et du texte sur la note de débit

5. Dans l'écran (APS364), vérifiez et, si nécessaire, ajustez la date de début de validité et la date d'échéance de la note de débit, les conditions de paiement (qui déterminent le mode de calcul de la date d'échéance) et la méthode de paiement.

   Ces valeurs sont récupérées à partir de la facture fournisseur mais peuvent être modifiées manuellement. Si vous modifiez les conditions de paiement, la date d'échéance est automatiquement recalculée.

6. Passez en revue les lignes de texte globales de la note de débit, qui s'affichent sur trois lignes.

   Les informations concernant le numéro de l'ordre d'achat, le numéro et éventuellement le sous-numéro de la ligne d'ordre d'achat, le type de reçu (R) et la ligne de facture (I) sont récupérées à partir des lignes de facture. Ces lignes de texte sont récupérées à partir du document standard sélectionné, mais peuvent être modifiées manuellement.

7. Si nécessaire, sélectionnez un motif justifiant la quantité et/ou le prix de la note de débit.

   Fin de la création d'une note de débit

8. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour enregistrer la note de débit et revenir à l'écran (APS360/B) ou (APS361/B), appuyez sur Entrée, puis sur F3.
   • Pour annuler la note de débit, appuyez sur F18 et confirmez pour revenir à l'écran (APS360/B) ou (APS361/B).