Sélectionner les lignes de réception des marchandises pour le rapprochement de facture

Résultat

Les lignes de facture sont créées dans Facture fourn. Rapprocher ligne RM (APS360/B), sur la base des lignes de réception de marchandises sélectionnées.

Si vous décidez d'automatiser le processus de rapprochement après avoir sélectionné manuellement les lignes de réception de marchandises et qu'aucun problème n'est survenu, la facture est approuvée et un numéro de pièce justificative lui est attribué. Les écarts mineurs sont automatiquement annulés. Toutefois, si le rapprochement est incomplet, arrêtez-vous à l'écran (APS360/B).

Vérifiez et ajustez les lignes de facture dans l'écran (APS360) avant de terminer le rapprochement. Si nécessaire, une note de débit peut être créée pour les lignes de facture dans Facture Fournisseur. Créer Note Débit (APS364).

Les lignes d'OA ou de réception de marchandises sélectionnées sont réservées et ne peuvent pas être utilisées pour un autre rapprochement, à moins de les libérer manuellement dans Facture Fournisseur. Transactions pour Rapproch (APS351/B) ou d'annuler la pièce justificative préliminaire dans l'écran (APS360).

Si le rapprochement a été automatisé après la sélection manuelle des lignes de réception de marchandises, les écritures comptables de compensation des lignes de réception de marchandises sont créées et incluses dans la pièce justificative préliminaire.

Avant de commencer

• Un OA doit être enregistré dans le programme 'Ordre d'achat. Ouvrir' (PPS200).
• Les transactions de réception de marchandises doivent être créées dans 'Ordre d'achat. Réceptionner marchandises' (PPS300).
• Si cette activité est effectuée pour une nouvelle facture, un enregistrement détaillé avec une étape manuelle suivante supérieure à 1 doit être sélectionné dans la fonction GCF AP10 dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/B).

Suivez les étapes ci-dessous :

Démarrer la sélection des réceptions de marchandises

1. Pour accéder au programme 'Facture fourn. Choisir transact à rappr' (APS351/B), sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/E), saisissez le workflow 4 dans le champ 'Fonction manuelle suivante' et appuyez sur Entrée.
   • Dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110/B), saisissez le workflow 4 dans le champ 'Etape manuelle suivante' et sélectionnez l'option 11 ('Contrôle facture') pour la facture. (Ce paramètre s'applique si l'option 1 ou 2 est sélectionnée dans le champ 'Date comptable – affichage/sélection' de l'écran (APS110/P)).
   • Dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110/B), sélectionnez l'option 11 ('Contrôle facture') pour la facture. Dans l'écran (APS112/E), saisissez le workflow 4 dans le champ 'Etape manuelle suivante' et appuyez sur Entrée. (Ce paramètre s'applique si l'option 3 ou 4 est sélectionnée dans le champ 'Date comptable – affichage/sélection' de l'écran (APS110/P)).

2. Examinez les lignes de réception et les informations affichées dans l'écran (APS351/B) : Numéro OA, numéro de séquence pour chaque ligne d'OA, numéro sous-séquence pour la ligne OA, numéro réception, type reçu, date de réception, code article, dépôt et quantité enregistrée. Les types de reçus utilisés sont : 1 = Transaction de réception de marchandises standard de (PPS300) ; 2 = Transactions de réclamation ; 3 = Transaction de réception de marchandises standard à utiliser pour l'autofacturation.

3. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour rechercher les lignes de réception de marchandises, allez à l'étape 4.
   • Pour recherches les lignes d'OA quand les marchandises ne sont pas signalées comme réceptionnées et qu'il n'existe par conséquent aucune ligne de réception des marchandises, passez à l'étape 9.
   • Pour sélectionner des lignes, passez à l'étape 11.

   Recherche de lignes de réception de marchandises

4. Dans l'écran (APS351/B), sélectionnez 1 (Lignes pour les marchandises reçues uniquement) dans le champ 'Afficher ligne non réceptionnée'.

   Ce champ s'affiche uniquement si l'ordre de tri 1 est sélectionné.

5. Saisissez l'un des intervalles suivants pour restreindre ou élargir la sélection de lignes affichée :

   • Numéro OA
   • Fournisseur
   • Numéro de commande fournisseur
   • Numéro du bon de livraison

6. Si cela ne suffit pas, appuyez sur F17 pour ajouter des intervalles supplémentaires : établissement, dépôt, code article, numéro de réception et date de réception. Appuyez sur Entrée pour examiner la sélection dans l'écran (APS151/B).

7. Si nécessaire, saisissez également une date maximale d'enregistrement pour la réception de ces marchandises.

8. Pour obtenir des informations supplémentaires à propos d'une ligne, utilisez l'une des options suivantes :

   • Sélectionnez l'option Afficher pour examiner les détails de la transaction.
   • Sélectionnez l'option 11 (Afficher ligne OA) pour activer le programme Ordre d'achat. Ouvrir lignes (PPS201).
   • Sélectionnez l'option 12 (Afficher en–tête OA) pour activer Ordre d'achat. Ouvrir (PPS200).
   • Sélectionnez l'option 13 (Afficher transactions OA) pour activer le programme Ordre d'achat. Afficher transact ligne (PPS330).

   Sélectionner les lignes d'OA

9. Dans l'écran (APS351/B), sélectionnez 2 (La ligne d'ordre d'achat s'affiche avec les lignes de réception des marchandises correspondantes) dans le champ 'Afficher ligne non réceptionnée'.

   Ce champ s'affiche uniquement si l'ordre de tri 1 est sélectionné.

10. Entrez le numéro d'OA et appuyez sur Entrée, ou utilisez l'un des champs de sélection décrits dans les étapes 5 à 7.

    Sélectionner des lignes de réception de marchandises

11. Utilisez l'option Sélectionner pour sélectionner les lignes à inclure dans le rapprochement.

12. Si vous avez sélectionné une ligne par erreur, annulez la sélection en utilisant l'option 3 (Lancer).

13. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Appuyez sur F14 pour créer des lignes de facture et poursuivre manuellement le processus de rapprochement dans l'écran (APS360).
    • Appuyez sur F15 pour créer des lignes de facture et lancer un processus de rapprochement automatique correspondant au workflow (étape manuelle suivante) 8.