Sélectionner l'ordre d'achat pour le rapprochement de la facture

Ce document explique comment sélectionner un ou plusieurs ordres d'achat (OA) à rapprocher d'une facture fournisseur. Si vous ne connaissez pas le numéro d'OA, vous pouvez utiliser le numéro du bon de livraison ou le numéro de commande fournisseur.

Il est possible d'automatiser entièrement cette activité en fonction de vos paramètres et du programme utilisé pour effectuer la sélection.

Résultat

Les lignes de facture sont crées dans Facture fourn. Rapprocher ligne RM (APS360/B) en se basant soit sur les lignes de réception des marchandises ont été associées à l'OA sélectionné soit à la ligne d'OA (voir le commentaire dans l'étape 2 ci-dessous).

Si vous décidez d'automatiser le processus de rapprochement après avoir sélectionné manuellement l'OA ou les lignes d'OA et qu'aucun problème n'est survenu, la facture est approuvée et un numéro de pièce justificative lui est attribué. Les écarts mineurs sont automatiquement annulés. Toutefois, si le rapprochement est incomplet, arrêtez-vous à l'écran (APS360/B).

Si nécessaire, ajustez le montant, les quantités ou les frais des lignes de facture dans l'écran (APS360) avant de terminer le rapprochement. Si nécessaire, une note de débit peut être créée pour les lignes de facture dans Facture Fournisseur. Créer Note Débit (APS364).

Les OA sélectionnés sont réservés et ne peuvent pas être utilisés pour un autre rapprochement à moins de les libérer manuellement dans Facture fourn à rapprocher. Sélectionner (APS350/B) ou d'annuler la pièce justificative préliminaire dans l'écran (APS360).

Si le rapprochement a été automatisé après avoir sélectionné manuellement l'OA ou les lignes d'OA, des écritures comptables compensant ces lignes d'OA sont créées et incluses dans la pièce justificative préliminaire.

Avant de commencer

  • Un OA doit être enregistré dans le programme 'Ordre d'achat. Ouvrir' (PPS200).
  • Si cette activité est effectuée pour une nouvelle facture, un enregistrement détaillé avec une étape manuelle suivante supérieure à 1 doit être sélectionné sous la fonction GCF AP10 dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/B).
  • Vous devez avoir défini dans quelles situations les lignes d'OA peuvent être sélectionnées lorsque les marchandises n'ont pas été réceptionnées, dans le champ 'Condition d'approbation de facture 1' pour le fournisseur concerné dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624).

Suivez les étapes ci-dessous :

Initialiser la sélection d'OA

  1. Pour accéder au programme 'Facture fourn à rapprocher. Sélectionner' (APS350/B), sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/E), saisissez le workflow 4 dans le champ 'Etappe manuelle suivante' et appuyez sur Entrée.
    • Dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110/B), saisissez le workflow 3 dans le champ 'Etape manuelle suivante' et sélectionnez l'option 11 ('Contrôle facture') pour la facture. (Ce paramètre s'applique si l'option 1 ou 2 est sélectionnée dans le champ 'Date comptable – affichage/sélection' de l'écran (APS110/P)).
    • Dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110/B), sélectionnez l'option 11 ('Contrôle facture') pour la facture. Dans l'écran (APS112/E), saisissez le workflow 3 dans le champ 'Etape manuelle suivante' et appuyez sur Entrée. (Ce paramètre s'applique si l'option 3 ou 4 est sélectionnée dans le champ 'Date comptable – affichage/sélection' de l'écran (APS110/P)).

  2. Pour identifier les marchandises reçues, choisissez l'un des ordres de tri suivants dans (APS350/B) :

    • 1 = Numéros d'ordre achat (OA facturés partiellement uniquement, valeur par défaut)
    • 2 = Numéros de bon de livraison
    • 3 = Numéros de commande fournisseur
    • 4 = Numéros d'ordre achat (tous les OA)
    • 5 = Numéros d'ordre achat (pour un fournisseur uniquement)

      Remarque : Les options 1 à 3 et 5 affichent uniquement les enregistrements qui ne sont pas entièrement facturés (statut 0 pour le rapprochement de facture). Lorsque vous sélectionnez un enregistrement, toutes les lignes de réception de marchandises qui y sont liées sont également sélectionnées. Pour cela, il est impératif que les lignes de réception de marchandises ne soient pas entièrement facturées, ni conservées dans une autre facture.

      L'option 4 affiche tous les OA. Lorsque vous sélectionnez un OA, toutes ses lignes de réception de marchandises sont sélectionnées. Si aucune transaction de réception de marchandises n'est trouvée, la ligne d'OA est sélectionnée.

  3. Entrez le numéro correspondant indiqué sur la facture. Appuyez sur Entrée.

  4. Pour continuer, sélectionnez une ou plusieurs des options suivantes :

    • Pour sélectionner toutes les lignes de réception des marchandises associées à ce numéro, utilisez l'option Sélectionner pour les mettre en évidence.
    • Pour libérer un numéro déjà sélectionné, sélectionnez l'option Lancer.
    • Pour examiner les lignes de réception de marchandises associées à ce numéro, sélectionnez l'option 11 (Lignes réceptionnées) pour activer Facture Fournisseur. Sélectionner les transactions à rapprocher (APS351/B). Pour sélectionner seulement certaines des lignes de réception de marchandises associées à ce numéro, utilisez l'option Sélectionner pour les mettre en évidence, puis appuyez sur F14. Appuyez sur F3 pour revenir à l'écran (APS350).

  5. Si vous souhaitez sélectionner plusieurs OA à rapprocher, revenez à l'étape 3.

  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Appuyez sur F14 pour créer des lignes de facture et poursuivre manuellement le processus de rapprochement dans l'écran (APS360).
    • Appuyez sur F15 pour créer des lignes de facture et lancer un processus de rapprochement automatique correspondant au workflow (étape manuelle suivante) 8.
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