Imprimer les informations du grand livre

Ce document décrit le processus d'impression des informations du grand livre général dans Grand livre gén et auxiliaire. Imprimer (GLS640). Cette fonction sert principalement à imprimer les informations de lettrage. Trois formats d'état peuvent être choisis dans cette fonction :

  • Comptabilité générale
  • Comptabilité clients
  • Comptabilité fournisseurs

Contexte

Cette fonction peut être exploitée afin de se conformer aux exigences légales en vigueur en France où il est stipulé qu'un grand-livre général doit être édité pour les transactions de comptabilité générale et qu'un grand-livre auxiliaire doit l'être pour les transactions de la comptabilité clients (CC) et de la comptabilité fournisseurs (CF).

Ces états doivent contenir les transactions d'une ou plusieurs comptes et périodes et choisis. Pour les états CC et CF, il doit être possible d'inclure un ou plusieurs payeurs ou bénéficiaires dans l'état.

Les informations intégrées dans ces états doivent être triées par compte, payeur/bénéficiaire (pour les comptes CC et CF), date comptable et par ordre chronologique dans chaque date comptable.

Un solde d'ouverture, une somme totale de débit et crédit et un solde de clôture doivent être édités pour chacun des comptes (et payeur/bénéficiaire pour les comptes CC/CF).

Après chaque transaction détaillée, un solde en cours doit être édité et si les transactions d'un compte (et d'un payeur/bénéficiaire) ne tiennent pas sur une page, le solde en cours de la dernière transaction doit être reporté sur la page suivante, édité en tant que solde en cours du compte (et du payeur/bénéficiaire).

Il doit être possible de décider dans quelle devise les montants figurant dans l'état doivent être édités. Les montants sont soit édités dans la devise locale ou la devise tierce de la société, soit dans une devise quelconque sélectionnée au moment de lancer l'état.

Les trois états doivent pouvoir être édités avec ou sans transactions entièrement lettrées, soit sous forme de traite, soit sous la forme d'une édition numérotée dotée d'un numéro d'état.

Pour les états CC et CF, il doit être possible d'exclure des payeurs/bénéficiaires avec un solde de clôture 0 à la fin de la période sélectionnée. Pour l'état CG, il doit être possible d'exclure des comptes avec un solde de clôture 0 à la fin de la période.

Pour l'état CG, il doit également être possible d'exclure des transactions internes ou externes et des transactions de fin d'exercice pour les profits et les pertes.

Pour chaque transaction détaillée, une date comptable, un numéro de journal, un texte de pièce justificative, un numéro de série de pièce justificative, un numéro de pièce justificative, un montant de débit ou crédit et des données de lettrage doivent être édités. Pour les états CC et CF, un numéro de facture, une date de facturation, une date d'échéance, une méthode de paiement et un numéro de référence (le cas échéant) doivent également être édités.

Dans les états CC et CF, toutes les transactions comptabilisées dans la comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs respectivement sont incluses. Dans l'état CG, seuls les montants totaux de débit et de crédit des comptes CC et CF sont inclus puisque les détails de ces comptes sont déjà édités dans les états CC et CF.

Restrictions

Certaines restrictions portant sur l'exclusion des transactions lettrées sont décrites dans la section Transactions lettrées, disponible aux chapitres 'Paramètres de sélection utilisés pour le format d'état 1 (CG)' et 'Paramètres de sélection utilisés pour les formats d'état 2 (CC) et 3 (CF)'.

Les montants inscrits dans les colonnes relatives au débit, crédit et solde en cours n peuvent pas dépasser 999 999 999 999,99 en raison des restrictions de largeur des colonnes.

La conversion des comptes virtuels via le programme 'Scénario conversion de compte. Ouvrir' (GLS030) et la sélection d'un segment comptable sont utilisées uniquement dans le cadre du format d'état 1 (CG).

Si des informations supplémentaires sont choisies pour le format d'état 2 (CC) ou 3 (CF), des informations supplémentaires concernant la transaction détaillée seront extraites et éditées dans l'état. Plusieurs informations supplémentaires pouvant exister pour la même transaction, les informations seront extraites selon l'ordre de priorité suivant :

Pour les transactions de facture client :

  • 211 Numéro de référence de traite ('Numéro de référence du débiteur')
  • 235 N° de facture d'origine
  • 255 N° de facture d'origine
  • 236 Facture rectificative
  • 227 Fractionnement de factures CC
  • 228 Facture client fractionnée
  • 209 Facture groupée (extrait du numéro de série 56-1 dans 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS165))
  • 203 Numéro CDV

Pour les transactions de paiement client :

  • 213 Numéro de traite (numéro de traite interne extrait du numéro de série 85-1 dans (CRS165))
  • 214 Numéro de chèque

Pour les transactions de facture fournisseur :

  • 442 N° de facture d'origine associé
  • 435 N° de facture d'origine
  • 419 N° de facture d'origine
  • 436 N° de facture rectificative
  • 444 Num/année fact douanes conn à fact orig
  • 416 Facture CF fractionnée
  • 402 Numéro d'ordre d'achat (uniquement inclus dans l'impression si un numéro d'OA est effectivement inclus dans les informations supplémentaires 402)

Pour les transactions de paiement fournisseur :

  • 418 Numéro de référence du débiteur (numéro de traite interne extrait du numéro de série 88-1 dans (CRS165))
  • 404 Numéro de chèque

Avant de commencer

  • Définissez la devise locale de la société dans 'Division. Connecter société' (MNS100).
  • Définissez la devise tierce de la société dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750) si vous souhaitez éditer des états exprimés dans des montants en devise tiierce dans (GLS640).
  • Activez le paramètre 'Etats légaux' dans (CRS750) si vous cherchez à éditer des états numérotés dans (GLS640).
  • Utilisez la fonction F14 pour mettre à jour la liste standard des états disponibles pour les éditions estampillées dans Numéro série état. Ouvrir (CRS167) et définissez un numéro de série pour (GLS640) dans (CRS167) si vous souhaitez éditer des états numérotés dans (GLS640).
  • Définissez deux clés de fichier balance dans le programme 'Clé fichier balance CG. Ouvrir' (GLS690), un pour CC et un CF. Ces clés seront utilisées pour stocker des soldes par compte et par payeur/bénéficiaire. Le compte doit correspondre au premier segment de solde ; le payeur/bénéficiaire doit être le deuxième.
  • Créez des soldes pour vos comptes CC et CF et les payeurs/bénéficiaires en exécutant le programme 'Fichier balance CG. Màj avec résultat' (GLS915) pour les clés de fichier balance définies dans (GLS690) à l'étape précédente. Vous devez réaliser cette opération pour toutes les années précédentes jusqu'à l'année et la période en cours, afin de créer des soldes d'ouverture corrects pour tous les payeurs/bénéficiaires, pour chacun des comptes CC et CF.
  • Exécutez Fichier balance CG. Lancer trait annuel (GLS905) pour créer des soldes d'ouverture pour vos comptes CC et CF et payeurs/bénéficiaires. Exécutez cette opération pour toutes les années précédentes jusqu'à l'année avant celle en cours. (Il n'est pas nécessaire d'exécuter (GLS905) pour pouvoir utiliser des états CC et CF dans (GLS640) mais cela réduit le délai de récupération des soldes d'ouverture lors du traitement de ces états. Notez que si vous exécutez (GLS905), il recrée les soldes d'ouverture pour toutes les clés de fichier balance en même temps.)
  • Définissez le numéro de série de type article 60, série 0, dans le programme (CRS165) si le lettrage des factures client et fournisseur doit être réalisé dans les programmes 'Numéro de lettrage CC. Ouvrir' (ARS245) et 'Numéro de lettrage CF. Ouvrir' (APS245), respectivement.
  • Si vous souhaitez procéder à une conversion virtuelle des comptes à l'aide du programme 'Scénario conversion de compte. Ouvrir' (GLS030), un scénario doit être défini dans ce même programme.

Paramètres de sélection disponibles dans (GLS640)

Dans l'écran de sélection (GLS640/E), choisissez un format d'état :

  • 1 – Comptabilité générale
  • 2 – Comptabilité clients
  • 3 – Comptabilité fournisseurs

En fonction de la sélection dans (GLS640/E), différents champs s'afficheront dans l'écran de sélection (GLS640/F).

Certains paramètres de sélection généraux sont utilisés pour les trois formats d'état, d'autres ne sont disponibles que pour certains formats d'état. Tous les paramètres de sélection disponibles dans (GLS640/E) et (GLS640/F) sont décris ci-après.

Paramètres de sélection généraux

Période comptable (GLS640/E)

Sélectionnez une ou plusieurs périodes pour le même exercice fiscal conformément à la configuration dans 'Calendrier système. Ouvrir période' (CRS910) Ceci permet de définir la plage de dates concernant la sélection des transactions (sur la base de la date comptable), de la comptabilité générale à la comptabilité clients ou la comptabilité fournisseurs, en fonction du format d'état choisi.

Segment comptable 1 (GLS640/E)

Sélectionnez un éventail de comptes pour la sélection des transactions, de la comptabilité générale à la comptabilité clients ou la comptabilité fournisseurs. Vous pouvez laisser les champs De et A vides. Tous les comptes seront ensuite inclus dans l'état. Seuls les comptes auxquels l'utilisateur a accès seront inclus dans l'état.

Sélection du montant de l'état (GLS640/E)

Choisissez la devise dans laquelle l'ensemble des soldes et des transactions détaillées doivent être imprimées dans l'état :

0 – Devise de la société

1 – Devise convertie

2 – Devise tierce

Si l'option 0 est sélectionnée, tous les montants seront édités dans la devise locale définie dans (MNS100). Pour les transactions détaillées, les montants comptabilisés dans la comptabilité générale sont utilisés. Pour les soldes d'ouverture, les soldes exprimés dans une devise locale sont extraits de la table des soldes.

Si l'option 1 est sélectionnée, tous les montants seront édités dans la devise sélectionnée dans (GLS640/F). Si le montant en devise étrangère d'une transaction dans la comptabilité générale, la comptabilité clients ou la comptabilité fournisseurs est défini dans la devise sélectionnée dans (GLS640/F), le montant en devise étrangère de cette transaction sera utilisé.

Toutefois, si le montant en devise étrangère de la transaction est défini dans un devise différente de celle sélectionnée dans (GLS640/F), les montants comptabilisés dans la comptabilité générale serviront de base. Pour les soldes d'ouverture, les soldes exprimés dans une devise locale sont extraits de la table des soldes et utilisés comme base. Les montants comptabilisés sont ensuite recalculés dans les montants des devises à l'aide du taux de change détecté pour la date de taux de change sélectionnée dans (GLS640/F) et le type de taux de change sélectionné dans (GLS640/F).

Si l'option 2 est sélectionnée, tous les montants seront édités dans la devise tierce définie dans (CRS750). Pour les transactions détaillées, les montants exprimés dans la devise tierce dans la comptabilité générale sont utilisés. Pour les soldes d'ouverture, les soldes exprimés dans la devise tierce sont extraits de la table des soldes.

Devise de l'état (GLS640/F)

Choisissez la devise dans laquelle l'ensemble des soldes et des transactions détaillées doivent être imprimées. Ce paramètre est affiché uniquement dans (GLS640/F) lorsque l'option de sélection de montant d'état est définie sur 1 dans (GLS640/E).

Type de taux de change (GLS640/F)

Choisissez le type de taux de change à appliquer lorsque des montants comptabilisés doivent être convertis dans la devise sélectionnée. Ce paramètre est affiché uniquement dans (GLS640/F) lorsque l'option de sélection de montant d'état est définie sur 1 dans (GLS640/E).

Date du taux (GLS640/F)

Sélectionnez la date à laquelle le taux de change doit être récupéré. Il s'agit par défaut de la dernière date de la période sélectionnée dans (GLS640/E) mais elle peut être modifiée manuellement. Le taux de change sera utilisé lors de la conversion monétaire des montants comptabilisés vers la devise choisie. Ce paramètre est affiché uniquement dans (GLS640/F) lorsque l'option de sélection de montant d'état est définie sur 1 dans (GLS640/E).

Edition numérotée (GLS640/E)

Activez ce paramètre si un numéro d'état doit être imprimé dans l'état. Le numéro d'état est extrait du numéro de série de (GLS640) défini dans (CRS167). Il est ensuite imprimé dans l'en-tête de chaque page de l'état. Si ce paramètre n'est pas activé dans (GLS640/E), l'état sera considéré comme un brouillon.

Ce paramètre est affiché uniquement dans (GLS640/E) si le paramètre Etats légaux a été activé dans (CRS750).

Paramètres de sélection utilisés pour le format d'état 1 (CG)

Solde de clôture zéro (GLS640/F)

Activez ce paramètre pour exclure les comptes dont le solde de clôture est égal à zéro pour la période sélectionnée dans l'état. Par exemple, un compte avec un solde de clôture de 1000 et un total de transactions de -1000 affichera un solde de clôture de 0 au terme de la période sélectionnée. Ce compte ne sera pas inclus dans l'état si ce paramètre est activé.

Les quelques exemples qui suivent montrent le résultat obtenu lorsque le paramètre est activé dans (GLS640/F).

Le compte 1910 sera inclus dans l'état puisque le solde de clôture est différent de zéro (même si le solde d'ouverture est égal à zéro).

Date Description Débit Crédit Solde en cours
20170101 Solde d'ouverture 0
20170105 Transaction 1 100 100
20170115 Transaction 2 50 50
20170125 Transaction 3 25 75
20170131 Solde de clôture 125 50 75

Le compte 1920 sera inclus dans l'état puisque le solde de clôture est différent de zéro (même si le total des opérations de débit et de crédit est égal à zéro).

Date Description Débit Crédit Solde en cours
20170101 Solde d'ouverture 1 000
20170105 Transaction 1 100 1 100
20170115 Transaction 2 75 1 025
20170125 Transaction 3 25 1 000
20170131 Solde de clôture 100 100 1 000

Le compte 1930 ne sera pas inclus dans l'état puisque le solde de clôture est égal à zéro.

Date Description Débit Crédit Solde en cours
20170101 Solde d'ouverture 1 000
20170105 Transaction 1 100 1 100
20170115 Transaction 2 800 300
20170125 Transaction 3 300 0
20170131 Solde de clôture 100 1 100 0

Transactions lettrées (GLS640/F)

Activez ce paramètre pour exclure de l'état les transactions entièrement lettrées. Quand ce paramètre est activé, un total est calculé pour chaque compte pour les transactions dotées du même numéro de lettrage, du code de lettrage interne 9 et d'une date de lettrage interne dans la période sélectionnée. Si ce total est égal à zéro, les transactions ne seront pas intégrées à l'état.

Notez que si certaines transactions lettrées sont imputées à une date comptable en dehors de la période sélectionnée, le montant total peut être différent de zéro pour la période sélectionnée, auquel cas les transactions lettrées seront incluses dans l'état, même si ce paramètre a été activé dans (GLS640/F).

Les code et date de lettrage interne sont extraits de la comptabilité générale (disponibles dans 'Compta. générale. Afficher transactions' (GLS211)) et le numéro de lettrage provient de la comptabilité générale (affiché dans (GLS211)) ou du numéro d'information supplémentaire 003 correspondant à la transaction dans la comptabilité générale (visible dans 'Compta. générale. Afficher info suppl' (GLS212)). en fonction du processus de lettrage interne via (GLS385) ou via (GLS185).

Les transactions munies du code de lettrage interne 8 ne sont que partiellement lettrées et sont donc incluses dans l'état, même si ce paramètre est activé dans (GLS640/F).

Pour les transactions sans numéro de lettrage, aucun total n'est calculé, même si le code de lettrage interne est 9 et si la date de lettrage interne figure dans la période sélectionnée. Dans le cas des transactions dépourvues de numéro de lettrage, rien n'indique qu'elles sont connectées. Ainsi donc, même si le total définitif était égal à zéro, elles seraient toujours incluses dans l'état, même si ce paramètre est activé dans (GLS640/F).

Ce paramètre est exclusivement pris en compte lorsque des transactions détaillées sont à choisir pour l'état. Le solde d'ouverture de chaque compte est extrait du tableau des soldes sans tenir compte du fait que certaines transactions imputées au compte avant la période sélectionnée ont été entièrement lettrées ou non.

Les montants de crédit et de débit totaux pour les comptes CC et CF contenus dans les états imprimés avec le format d'état 1 (CG) ne tiennent pas compte des transactions lettrées, même si ce paramètre a été activé dans (GLS640/F). Ces totaux engloberont l'ensemble des transactions dans les comptes CC et CF, que des transactions aient été entièrement lettrées ou non. (Si des états sont imprimés avec le format d'état 2 (CC) ou 3 (CF), il est possible d'exclure des transactions entièrement lettrées dans la comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs.)

L'exemple qui suit montre le résultat obtenu lorsque ce paramètre est activé dans (GLS640/F) et que les transactions dans le compte sont entièrement lettrées.

Au moment du lettrage dans Compte. Lettrer en interne (GLS185) ou (GLS385), les trois transactions de l'exemple présenté ci-dessous sont liées au même numéro de lettrage (1234), le code de lettrage interne est défini sur 9 et la date de lettrage interne fixée est 20170205 (dernière date comptable pour les trois transactions) :

Date Description Lettrage Débit Crédit Solde en cours
Code Date Numéro
20170101 Solde d'ouverture 50
20170115 Transaction 1 9 20170205 1234 1 000 -950
20170130 Transaction 2 9 20170205 1234 600 -350
20170205 Transaction 3 9 20170205 1234 400 50

Si la fonction (GLS640) est exécutée pour la période 201701, les informations suivantes seront incluses dans l'état. Le total des transactions lettrées dotées du numéro de lettrage 1234 pour ce compte n'étant pas égal à zéro (-1000 + 600 = -400) pour la période sélectionnée (201701), les transactions seront incluses dans l'état :

Date Description Lettrage Débit Crédit Solde en cours
Code Date Numéro
20170101 Solde d'ouverture 50
20170115 Transaction 1 9 20170205 1234 1 000 -950
20170130 Transaction 2 9 20170205 1234 600 -350
20170131 Solde de clôture 600 1 000 -350

Si la fonction (GLS640) est exécutée pour la période 201702, les informations suivantes seront incluses dans l'état. Le total des transactions lettrées dotées du numéro de lettrage 1234 pour ce compte n'étant pas égal à zéro (+400) pour la période sélectionnée (201702), la transaction sera incluse dans l'état :

Date Description Lettrage Débit Crédit Solde en cours
Code Date Numéro
20170201 Solde d'ouverture -350
20170205 Transaction 3 9 20170205 1234 400 50
20170228 Solde de clôture 400 0 50

En revanche, si la fonction (GLS640) est exécutée pour les deux périodes 201701 et 201702, les informations suivantes seront incluses dans l'état. Le total des transactions lettrées dotées du numéro de lettrage 1234 pour ce compte étant égal à zéro (-1000 + 600 + 400 = 0) pour les périodes sélectionnées (201701 et 201702), les transactions seront exclues de l'état :

Date Description Lettrage Débit Crédit Solde en cours
Code Date Numéro
20170101 Solde d'ouverture 50
20170228 Solde de clôture 0 0 50

Transactions GL99 (GLS640/F)

Activez ce paramètre pour exclure les transactions créées dans Compta générale. Calculer profits/pertes (GLS995). Ces transactions sont associées à l'ID de fonction GCF 'GL99' dans la comptabilité générale.

Lorsque vous exécutez la fonction (GLS995) à l'aide de la méthode de calcul 1, chaque compte de profits/pertes est clôturé dans un compte de bilan le dernier jour de l'exercice fiscal. Chaque compte de profits/pertes aura ainsi un solde de clôture égal à 0 à la fin de l'exercice. Si ce paramètre est activé dans (GLS640/F), ces transactions de clôture seront exclues de l'état, ce qui signifie que tous les comptes seront édités dans l'état où ils se trouvaient avant l'exécution de (GLS995).

Ce paramètre est affiché uniquement dans (GLS640/F) lorsque le format d'état 1 (CG) a été sélectionné dans (GLS640/E).

Transactions internes/externes (GLS640/F)

Sélectionnez les transactions à inclure dans l'état :

0 – Transactions externes

1 – Transactions internes

2 – Toutes les transactions

La sélection est ensuite basée sur le champ EICD dans la comptabilité générale, où 0='Externe' et 1='Interne'.

Ce paramètre est affiché uniquement dans (GLS640/F) lorsque le format d'état 1 (CG) a été sélectionné dans (GLS640/E).

Scénario (GLS640/E)

Choisissez le scénario à utiliser pour la conversion virtuelle des comptes. Par exemple, lorsqu'un plan comptable spécifique est requis en plus de celui défini dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630).

Les scénarios sont créés dans (GLS030) et ne sont pas obligatoires. Le segment comptable sélectionné détermine le segment comptable utilisé pour extraire le scénario choisi.

Segment comptable (GLS640/E)

Choisissez le segment comptable à utiliser lors de la création de l'état. Le segment comptable sélectionné détermine la clé de solde employée pour extraire les soldes d'ouverture, ainsi que le segment comptable servant à extraire les transactions détaillées dans l'état. Normalement, la valeur est définie sur 1-'Segment comptable', sauf si un segment différent est utilisé à des fins de reporting local. Ce champ est obligatoire.

Paramètres de sélection utilisés pour les formats d'état 2 (CC) et 3 (CF)

Payeur (format d'état 2) et bénéficiaire (format d'état 3) (GLS640/F)

Sélectionnez un éventail de payeurs ou bénéficiaires pour sélectionner des transactions issues de la comptabilité clients ou de la comptabilité fournisseurs, respectivement. Vous pouvez laisser les champs De et A vides. Tous les payeurs/bénéficiaires seront ensuite inclus dans l'état.

Ce paramètre est affiché uniquement dans (GLS640/F) lorsque le format d'état 2 (CC) ou 3 (CF) a été sélectionné dans (GLS640/E).

Clé balance (GLS640/F)

Sélectionnez la clé de fichier balance paramétrable définie pour le compte et le payeur (format d'état 2, CC) ou pour le compte et le bénéficiaire (format d'état 3, CF). Ce champ ne peut pas rester vide et la clé de balance sélectionnée sera validée par rapport à la configuration dans (GLS690). Seule une clé de balance avec la configuration requise sera acceptée (voir la section Avant de commencer pour plus d'informations).

La clé de balance sera utilisée pour extraire les soldes d'ouverture par compte et par payeur/bénéficiaire. Un exemple est présenté ci-dessous pour la comptabilité clients (CC) :

Compte CC 1510 Solde d'ouverture
Payeur A 100
Payeur B 200
Payeur C 300
Total compte CC 1510 600
Compte CC 1520 Solde d'ouverture
Payeur A 40
Payeur B 50
Payeur C 60
Total compte CC 1520 150

Si un ou plusieurs payeurs/bénéficiaires ont été sélectionnés pour l'état, le solde d'ouverture du compte CC ou du compte CF correspondra au total des soldes d'ouverture pour les payeurs/bénéficiaires inclus dans l'état. Cela signifie que le solde d'ouverture du compte est basé sur les valeurs de la clé de balance paramétrable dans la table des soldes. En revanche, si aucun payeur/bénéficiaire n'a été sélectionné, le solde d'ouverture du compte CC ou du compte CF sera à la place extrait de la clé de balance 1 dans la table des soldes.

Ce paramètre est affiché uniquement dans (GLS640/F) lorsque le format d'état 2 (CC) ou 3 (CF) a été sélectionné dans (GLS640/E).

Solde de clôture zéro (GLS640/F)

Activez ce paramètre pour exclure les payeurs/bénéficiaires avec un solde de clôture égal à zéro pour un compte spécifique et pour la période sélectionnée dans l'état. Par exemple, pour un compte spécifique, un payeur dispose d'un solde d'ouverture de 100 et d'un total de -100 pour les transactions. Le payeur aura un solde de clôture de 0 pour ce compte à l'issue de la période sélectionnée et ne sera donc pas inclus dans l'état si ce paramètre est activé.

L'exemple qui suit montre le résultat obtenu pour l'état CF lorsque ce paramètre est activé dans (GLS640/F). Dans cet exemple, le bénéficiaire B sera exclu de l'état pour le compte 2440 mais il sera inclus dans l'état pour le compte 2441 :

Compte CF 2440 Solde de clôture Inclus dans l'état
Payeur A 100 Oui
Payeur B 0 Non, le solde de clôture est nul
Payeur C 300 Oui
Total compte CF 2440 400
Compte CF 2441 Solde de clôture Inclus dans l'état
Payeur A 40 Oui
Payeur B 50 Oui
Payeur C -90 Oui
Total compte CF 2441 0

Transactions lettrées (GLS640/F)

Activez ce paramètre pour exclure de l'état les transactions entièrement lettrées.

Pour les comptes CC et CF, les informations de lettrage dans l'état sont avant tout fondées sur les lettrages réalisés dans (ARS245) et (APS245) respectivement. Dans ces fonctions, les factures client et les factures fournisseur avec les mêmes payeur/bénéficiaire et devise peuvent être associées à un numéro de lettrage. Lorsque le montant de l'encours pour ce numéro de lettrage est égal à zéro, le numéro de lettrage peut être clôturé, élevant le statut de 00 à 99. La date de lettrage est définie sur la dernière date comptable pour les transactions concernées. Le numéro de lettrage est conservé dans la transaction de facturation en tant qu'information supplémentaire 222 (pour les factures client) et 410 (pour les factures fournisseur).

Quand ce paramètre est activé dans (GLS640/F), le système vérifie si les factures sont associées à un numéro de lettrage avec le statut 99 dans (ARS245) ou (APS245). Si c'est le cas, un total est calculé pour les transactions associées au même numéro de lettrage, au même payeur/bénéficiaire et au même compte CC ou compte CF. Si le total est égal à zéro, toutes les transactions dotées de ce numéro de lettrage seront exclues de l'état.

Pour les factures non associées à un numéro de lettrage dans (ARS245) ou (APS245), le système contrôle si la facture a été intégralement payée avant la dernière date de la période choisie. Pour cela, le code de lettrage et la date de lettrage dans la comptabilité clients ou la comptabilité fournisseurs sont vérifiés. Pour les factures entièrement réglées, le code de lettrage est défini sur 9 pour toutes les transactions concernées et la date de lettrage est définie sur la dernière date comptable parmi les transactions concernées. Si ce paramètre est activé dans (GLS640/F), un total est calculé pour les factures entièrement réglées, y compris les transactions de facturation et de paiement, pendant la période sélectionnée. Si ce total est égal à zéro, toutes les transactions seront exclues de l'état.

Les factures munies du code de lettrage 8 ne sont que partiellement réglées et sont donc incluses dans l'état, même si ce paramètre est activé dans (GLS640/F).

Si certaines des factures associées à un numéro de lettrage avec le statut 99 dans (ARS245) ou (APS245) sont imputées à un compte et les autres factures à un autre compte, ces transactions seront incluses dans l'état même si ce paramètre a été activé dans (GLS640/F). La raison est que le montant total des transactions lettrées ne sera pas égal à zéro dans chaque compte individuel.

Si une facture entièrement réglée est associée à un numéro de lettrage toujours doté du statut 00 dans (ARS245) ou (APS245), la facture sera incluse dans l'état même si elle est entièrement payée puisque le statut du numéro de lettrage dans (ARS245) ou (APS245) sera vérifié en premier.

Si certaines transactions lettrées sont imputées à une date comptable en dehors de la période sélectionnée (par exemple, si la facture est imputée dans une période et le paiement dans une autre), le montant total peut être différent de zéro pour la période sélectionnée, auquel cas les transactions lettrées seront incluses dans l'état.

L'exemple qui suit montre le résultat obtenu lorsque ce paramètre est activé dans (GLS640/F) et quand certaines transactions de facturation client sont entièrement lettrées.

Le numéro de facture 1 a été émis à la date 20170115 et le paiement intégral a été effectué à la date 20170215. Le code de lettrage a donc été défini sur 9 et la date de lettrage sur 20170215 pour cette facture dans la comptabilité clients. Cette facture n'est pas associée à un numéro de lettrage dans (ARS245).

Le numéro de lettrage 12345 a été créé dans (ARS245) et le numéro de facture 2, ainsi que le numéro de facture 3 (avoir), ont été associés à ce numéro de lettrage. Le total de ce numéro de lettrage étant égal à zéro, le numéro de lettrage a été clôturé avec la date de lettrage 20170125 et le statut a été élevé à 99 dans (ARS245).

Le numéro de facture 4 n'a pas encore été payé et n'est pas associé à un numéro de lettrage quelconque dans (ARS245).

Date Description Lettrage Débit Crédit Solde en cours
Code Date Numéro
20170101 Solde d'ouverture 0
20170115 Numéro de facture 1 9 20170215 1 000 1 000
20170120 Numéro de facture 2 99 20170125 12345 2 000 3000
20170125 Numéro de facture 3 99 20170125 12345 2 000 1 000
20170130 Numéro de facture 4 4000 5000
20170215 Numéro de facture 1 9 20170215 1 000 4000

Si la fonction (GLS640) est exécutée pour la période 201701, les informations suivantes seront incluses dans l'état. Le total des transactions lettrées dotées du numéro de lettrage 12345 pour ce compte et ce payeur étant égal à zéro (2000 - 2000 = 0) pour la période sélectionnée (201701), les transactions seront exclues de l'état : En revanche, pour le numéro de facture 1, le total des transactions lettrées n'est pas égal à zéro (1000) pour la période sélectionnée (201701) ; la transaction sera donc incluse dans l'état : Le numéro de facture 4 sera inclus dans l'état s'il n'a pas encore été lettré :

Date Description Lettrage Débit Crédit Solde en cours
Code Date Numéro
20170101 Solde d'ouverture 0
20170115 Numéro de facture 1 9 20170215 1 000 1 000
20170130 Numéro de facture 4 4000 5000
20170131 Solde de clôture 5000 0 5000

Si la fonction (GLS640) est exécutée pour la période 201702, les informations suivantes seront incluses dans l'état. Le total des transactions lettrées pour la facture 1 n'étant pas égal à zéro (-1000) pour la période sélectionnée (201702), la transaction sera incluse dans l'état :

Date Description Lettrage Débit Crédit Solde en cours
Code Date Numéro
20170201 Solde d'ouverture 5000
20170215 Numéro de facture 1 9 20170215 1 000 4000
20170228 Solde de clôture 0 1 000 4000

En revanche, si la fonction (GLS640) est exécutée pour les deux périodes 201701 et 201702, les informations suivantes seront incluses dans l'état. Le total des transactions lettrées dotées du numéro de lettrage 12345 pour ce compte et ce payeur étant égal à zéro (2000 - 2000 = 0) pour les périodes sélectionnées (201701 et 201702), les transactions seront exclues de l'état : De même, puisque le total des transactions lettrées pour la facture 1 est lui aussi égal à zéro (1000 - 1000 = 0) pour les périodes sélectionnées (201701 et 201702), ces transactions seront également exclues de l'état. Seul le numéro de facture 4 sera inclus dans l'état :

Date Description Lettrage Débit Crédit Solde en cours
Code Date Numéro
20170101 Solde d'ouverture 0
20170130 Numéro de facture 4 4000 4000
20170228 Solde de clôture 4000 0 4000

Informations supplémentaires (GLS640/F)

Activez ce paramètre pour inclure des informations supplémentaires sur une deuxième ligne pour chaque transaction détaillée dans l'état. Cette ligne contiendra le texte de pièce justificative extrait de la comptabilité générale et des informations supplémentaires (numéro de chèque, numéro de référence débiteur, numéro de commande de vente et numéro d'ordre d'achat) issues des programmes Facture client. Afficher infos suppl (ARS216) et Facture fourn. Afficher infos suppl (APS216) respectivement.

Ce paramètre est affiché uniquement dans (GLS640/F) lorsque le format d'état 2 (CC) ou 3 (CF) a été sélectionné dans (GLS640/E).

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Sélectionnez la ou les périodes comptables de début/fin pour l'état dans (GLS640/E).
  2. Sélectionnez le ou les comptes de début/fin pour l'état dans (GLS640/E).
  3. Choisissez dans quelle devise les montants figurant dans l'état doivent être édités dans (GLS640/E) :
    • 0 – Dans la devise locale de la société
    • 1 – Dans la devise sélectionnée
    • 2 – Dans la devise tierce de la société
  4. Sélectionnez le segment comptable (disponible uniquement pour l'état CG) dans (GLS640/E).
  5. Si nécessaire, choisissez le scénario à utiliser pour la conversion des comptes (disponible uniquement pour l'état CG) dans (GLS640/E).
  6. Activez l'option 'Edition numérotée' dans (GLS640/E) si un numéro d'état doit être édité dans l'état.
  7. Sélectionnez un format d'état dans (GLS640/E) :
    • 1 – Comptabilité générale
    • 2 – Comptabilité clients
    • 3 – Comptabilité fournisseurs
  8. Saisissez un texte d'état de votre choix dans (GLS640/E).
  9. Sélectionnez le ou les payeurs (disponible uniquement pour l'état CC) ou le ou les bénéficiaires (disponible uniquement pour l'état CF) dans (GLS640/F).
  10. Sélectionnez la clé de fichier balance pour les soldes d'ouverture, pour les payeurs ou les bénéficiaires (disponible uniquement pour les états CC et CF).
  11. Activez l'option Solde de clôture zéro dans (GLS640/F) si les comptes ou les payeurs/bénéficiaires avec un solde de clôture égal à zéro pour la période sélectionnée doivent être exclus de l'état.
  12. Activez l'option Transactions lettrées dans (GLS640/F) si des transactions entièrement lettrées doivent être exclues de l'état.
  13. Activez l'option Transactions GL99 dans (GLS640/F) (uniquement disponible pour l'état CG) si des transactions de fin d'exercice concernant les pertes et profits doivent être exclues de l'état.
  14. Choisissez d'inclure uniquement les transactions externes ou internes dans l'état dans (GLS640/F) (uniquement disponible pour l'état CG) :
    • 0 – Externe
    • 1 – Interne
    • 2 – Externe et interne
  15. Si l'option de sélection du montant de l'état est définie sur 1 dans (GLS640/E), choisissez la devise dans laquelle les montants de l'état sont à édités, le type de taux de devise et la date à laquelle ce taux doit être extrait dans (GLS640/F).
  16. Activez l'option Informations supplémentaires dans (GLS640/F) (uniquement disponible pour les états CC et CF) si le texte de pièce justificative et les informations de référence doivent être édités sur une deuxième ligne pour chaque transaction détaillée dans l'état.

Résultat

Un état édité sera reçu en fonction des sélections effectuées dans (GLS640/E) et (GLS640/F). Le contenu des différents formats d'état est décrit ci-après.

Les montants seront édités dans la colonne Débit ou la colonne Crédit dans l'état. Si le paramètre Code débit/crédit a été activé dans (CRS750), le code débit/crédit de chaque transaction déterminera s'il doit être édité dans lla colonne Débit ou la colonne Crédit. Si aucun code débit/crédit n'est utilisé, le signe plus ou moins de chaque transaction déterminera dans quelle colonne le montant sera édité (colonne Débit = plus, colonne Crédit = moins).

Format d'état 1 (CG) :

  • Les informations contenues dans cet état sont triées par compte, date comptable et numéro de journal.
  • Les transactions détaillées de la comptabilité générale et les soldes d'ouverture de la clé de solde utilisée en fonction de la dimension comptable sélectionnée dans la table des soldes sont inclus dans le rapport.
  • Pour chaque compte, un solde d'ouverture est édité en haut. Toutes les transactions détaillées de la période sélectionnée sont ensuite éditées avec un solde en cours après chaque transaction détaillée. Enfin, un solde de clôture est édité pour le compte. Pour la ligne du solde d'ouverture et celle du solde de clôture, le numéro de compte et la description sont édités.
  • Pour les comptes de bilan, le solde d'ouverture correspond à la valeur cumulée pour l'ensemble des périodes, de la période 00 jusqu'à la période avant la période choisie pour l'année sélectionnée. (Si la période 00 n'existe pas pour le compte dans la table des soldes, les transactions des années précédentes seront incluses dans le calcul du solde d'ouverture.) Pour les comptes de pertes/profits, le solde d'ouverture correspond à la valeur cumulée pour l'ensemble des périodes, de la période 01 jusqu'à la période avant la période choisie pour l'année sélectionnée. Si l'état est édité pour la période 01, le solde d'ouverture sera égal à zéro pour tous les comptes de pertes/profits.
  • Le solde de clôture sera égal au solde en cours pour la dernière transaction détaillée du compte.
  • Dans le cas où les transactions du compte ne tiennent pas sur une page, la deuxième page sera dotée d'une ligne en haut identifiant le compte concerné par les transactions, ainsi qu'un solde en cours égal au solde en cours de la dernière transaction pour le compte de la page précédente.
  • Un saut de page est créé après chaque compte.
  • Tous les codes de transaction seront inclus dans l'état mais les détails seront uniquement édités pour les codes de transaction 01, 11, 21, 41 et 51. Pour les codes de transaction 10 et 20 (pour les comptes définis comme comptes CC dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630)) et pour les codes de transaction 40 et 50 (pour les comptes définis comme comptes CF dans (CRS630)), seuls les soldes d'ouverture, le débit total, le crédit total et les soldes de clôture seront inclus dans l'état. (A la place, les transactions détaillées seront incluses dans les états édités pour les formats d'état 2 (CC) et 3 (CF) respectivement.)
  • Pour chaque transaction détaillée, plusieurs informations (date comptable, numéro de journal, texte de pièce justificative, numéro de série de pièce justificative, numéro de pièce justificative, informations de lettrage, montant de débit ou crédit et solde en cours) sont éditées.
  • Seuls les paramètres de sélection appropriés pour le format d'état choisi sont édités sur la page de garde. Pour le format d'état 1 (CG), le payeur/bénéficiaire et les informations supplémentaires ne sont donc pas édités sur la page de garde.
  • Les informations de lettrage de l'état sont extraites de la comptabilité générale. Le code et la date de lettrage interne sont extraits de la comptabilité générale dans (affiché dans (GLS211)) et le numéro de lettrage provient de la comptabilité générale (affiché dans (GLS211)) ou du numéro d'information supplémentaire 003 pour la transaction dans la comptabilité générale (disponible dans (GLS212)). en fonction du processus de lettrage interne via (GLS385) ou via (GLS185). Le code de lettrage est édité uniquement si la valeur définie est 9 (pas 0 ou 8).

Format d'état 2 (CC) et 3 (CF) :

  • Les informations contenues dans ces états sont triées par compte, payeur/bénéficiaire, date comptable et numéro de journal.
  • Pour chaque compte et payeur/bénéficiaire, un solde d'ouverture est édité en haut. Toutes les transactions détaillées de la période sélectionnée sont ensuite éditées avec un solde en cours après chaque transaction détaillée. Enfin, un solde de clôture est édité pour le payeur/bénéficiaire et pour le compte. Pour les lignes du solde d'ouverture et celles du solde de clôture, le numéro de compte, le numéro de payeur/bénéficiaire et la description sont édités.
  • Les soldes d'ouverture de chaque payeur/bénéficiaire sont extraits de la table des soldes à partir du fichier clé de balance paramétrable sélectionné dans (GLS640/F) pour l'état.
  • Les soldes d'ouverture de chaque compte CC ou compte CF seront extraits soit à partir du fichier clé de balance paramétrable sélectionné dans (GLS640/F), soit à partie de la clé de balance 1. Si un payeur/bénéficiaire a été sélectionné dans (GLS640/F) pour l'état, le solde d'ouverture du compte CC ou du compte CF correspondra au total des soldes d'ouverture pour les payeurs/bénéficiaires inclus dans l'état. Cela signifie que le solde d'ouverture du compte est par la suite basé sur les valeurs de la clé de balance paramétrable dans la table des soldes. En revanche, si aucun payeur/bénéficiaire n'a été sélectionné pour l'état, le solde d'ouverture du compte CC ou du compte CF sera à la place extrait de la clé de balance 1 dans la table des soldes.
  • Le solde d'ouverture correspond à la valeur cumulée pour l'ensemble des périodes, de la période 00 jusqu'à la période avant la période choisie pour l'année sélectionnée. (Si la période 00 n'existe pas pour le compte et le payeur/bénéficiaire dans la table des soldes, les transactions des années précédentes seront incluses dans le calcul du solde d'ouverture.)
  • Les transactions détaillées de la comptabilité clients et de la comptabilité fournisseurs sont incluses dans les états. Des transactions détaillées avec les codes de transaction 10 et 20 seront incluses dans le format d'état 2 (CC) ; celles dotées des codes de transaction 40 et 50 seront intégrées dans le format d'état 3 (CF).
  • Pour chaque transaction détaillée, plusieurs informations (date comptable, numéro de journal, numéro de série de pièce justificative, numéro de pièce justificative, informations de lettrage, numéro de facture, date de facturation, date d'échéance, méthode de paiement, montant de débit ou crédit et solde en cours) sont éditées. Si le paramètre des informations supplémentaires a été activé dans (GLS640/F), un texte de pièce justificative et des informations supplémentaires issues de (ARS216) ou (APS216) seront édités sur une deuxième ligne pour chaque transaction détaillée.
  • Le solde de clôture sera égal au solde en cours pour la dernière transaction détaillée du payeur/bénéficiaire.
  • Dans le cas où les transactions du payeur/bénéficiaire et du compte ne tiennent pas sur une page, la deuxième page sera pourvue de deux lignes en haut identifiant le compte et le payeur/bénéficiaire concernés par les transactions, ainsi qu'un solde en cours égal au solde en cours de la dernière transaction pour le payeur/bénéficiaire de la page précédente.
  • Un saut de page est créé après chaque compte CC ou compte CF.
  • Seuls les paramètres de sélection appropriés pour le format d'état choisi sont édités sur la page de garde. Pour les formats d'état 2 (CC) et 3 (CF), les options 'GL99' et 'Trans int/ext' ne sont donc pas éditées sur la page de garde.
  • Les informations de lettrage de l'état sont principalement extraites de (ARS245) ou (APS245). Si une facture est associée à un numéro de lettrage dans (ARS245) ou (APS245), les code, date et numéro de lettrage sont extraits depuis cet emplacement.
  • Si aucune facture n'est associée à un numéro de lettrage dans (ARS245) ou (APS245), le code et la date de lettrage sont extraits à la place de la comptabilité clients ou de la comptabilité fournisseurs. Dans ce cas, aucun numéro de lettrage ne sera édité.
  • Le code de lettrage est uniquement édité si la valeur définie est 99 (pas 00) dans (ARS245) ou (APS245), ou bien 9 (pas 0 ou 8) dans la comptabilité clients ou la comptabilité fournisseurs.
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