Confirmation bancaire électronique des paiements fournisseur

Ce document explique le concept de confirmation bancaire électronique dans le cadre des paiements fournisseur. Il intègre le traitement automatique des relevés bancaires (ABS) avec le processus de proposition de paiement CF. Vous pouvez recourir à cette fonction pour affecter automatiquement ou manuellement des paiements à des propositions de paiement confirmées au cours du processus de traitement automatique des relevés bancaires (ABS).

Contexte

Pour les méthodes de paiement configurées dans Méthode de paiement CF. Ouvrir (CRS071) avec le paramètre 'Confirmation bancaire' défini sur 1 (Oui, manuel), les propositions de paiement confirmées dans Proposition paiement fournisseur. Ouvrir (APS130) se transforment au final en un numéro de référence de paiement pour la confirmation bancaire manuelle dans Pmt fourn. Enregistrer confirm. bancaire (APS190). Les paiements de facture inclus dans ce numéro de référence de paiement dans (APS190) ne peuvent faire l'objet d'un traitement dans un relevé bancaire, dans le programme Relevé bancaire. Ouvrir (ABS100).

Pour affecter un paiement dans (ABS100) à une facture fournisseur incluse dans un numéro de référence de paiement, vous devez employer à la place une méthode de paiement configurée dans (CRS071) avec le paramètre 'Validation bancaire' défini sur 3 (Oui, électronique par ABS). Ceci permet d'activer la fonction de confirmation bancaire électronique.

Restrictions

La fonction n'est disponible que pour les factures fournisseur pour lesquelles l'option relative à la méthode de paiement CF dans (CRS071) est définie comme suit : catégorie de paiement =3, méthode de transfert=3 et confirmation bancaire=3.

Vue d'ensemble de la fonction

Dans le programme Pmt fourn. Enregistrer conf. banc électr (APS187), des enregistrements sont créés lorsque vous confirmez une proposition de paiement dans (APS130). Les factures fournisseur sont affichées dans Confirm. bancaire électr. Ouvrir détails (APS188). Le numéro de référence de paiement et les factures incluses seront affichées dans ces programmes uniquement et non dans (APS190). Les enregistrements ne peuvent être modifiés mais peuvent être affichés ou supprimés (selon leur statut).

Il existe des statuts permettant de gérer à la fois le numéro de référence de paiement dans (APS187) et les factures incluses dans (APS188). Les statuts sont actualisés au cours du traitement du relevé bancaire dans (ABS100) à l'exception du statut de départ qui est paramétré au moment de confirmer la proposition de paiement dans (APS130).

Voici les statuts affichés dans (APS187) qui dépendent des statuts des factures incluses :

10=Envoyé : la proposition de paiement est confirmée dans (APS130).
15=Partiellement confirmé : Les factures incluses ont le statut 1 (Envoyé), 6 (Affecté) ou 7 (Confirmé).
20=Confirmé : les factures incluses sont affectées (statut 6).
25=Partiellement lettré : les factures incluses sont affectées ou confirmées (statut 6 ou 7).
90=Lettré : les factures incluses sont confirmées (statut 7).

Remarque

La suppression des enregistrements dans (APS187) n'est possible que pour les statuts 10 et 90.

Voici les statuts affichés dans (APS188), soit les statuts de chacune des factures :

1=Envoyé : la proposition de paiement dans laquelle la facture est incluse est confirmée dans (APS130).
6=Affecté : la facture est affectée ou partiellement affectée dans (ABS100).
7=Confirmé : la facture est mise à jour dans la Comptabilité générale/Comptabilité fournisseurs dans (ABS100).

Remarque

La suppression des enregistrements dans (APS188) n'est possible que pour des factures avec le statut 1 (Envoyé). Les factures au statut 1 demeurent dans (APS188) tant qu'elles n'apparaissent pas réglées sur un relevé bancaire. Les factures avec ce statut peuvent être supprimées dans (APS188) et apparaîtront ensuite dans une nouvelle proposition de paiement dans (APS130).

Ces numéros d'informations supplémentaires sont utilisées dans le cadre du processus de confirmation bancaire électronique :

469=Confirmation bancaire électronique : ce numéro d'information supplémentaire se compose du numéro de proposition de paiement, du numéro d'ordre de paiement, du numéro de document de paiement et du bénéficiaire. Il est mis à jour pour la facture fournisseur lorsque la proposition de paiement est confirmée dans (APS130). Il est également actualisé pour la transaction de paiement lorsque le relevé bancaire est mis à jour au moyen de l'option 9 (Màj. dans compta générale) dans (ABS100). Il peut aussi être utilisé dans Comptabilité fourn. Afficher infos suppl (APS250) pour afficher les factures réglées et intégrées dans un numéro de proposition de paiement, numéro d'ordre de paiement et numéro de document bien précis.
468=N° réf. paiement/bénéficiaire : ce numéro d'information supplémentaire se compose du numéro de référence de paiement et du bénéficiaire. Il est actualisé pour la transaction de paiement lorsque vous mettez à jour le relevé bancaire au moyen de l'option 9 (Màj. dans compta générale) dans (ABS100) ; il peut aussi servir dans (APS250) pour afficher les factures réglées et incluses dans un numéro de référence de paiement spécifique pour un bénéficiaire particulier.

Remarque

Lorsque vous supprimez des enregistrements dans (APS187) ou (APS188), les numéros d'information supplémentaire 406, 409 et 469 sont supprimés. La proposition de paiement dans (APS130) sera également actualisée avec les modifications. Si un numéro de référence de paiement tout entier est supprimé de (APS187), toutes les factures incluses seront également supprimées.

Si une pièce justificative de paiement est supprimée dans Pièce justificative. Ouvrir erreurs (GLS038), le statut de la facture dans (APS188) sera redéfinie sur 1 (Envoyé). Ceci concerne également l'extourne des pièces justificatives dans Pièce justificative. Extourner (GLS900) si le paramètre 'Nouvelle date pièce justificative' n'a pas été activée. Dans ces deux scénarios, la facture ne sera incluse dans aucune nouvelle proposition de paiement mais pourra faire l'objet d'un paiement dans un nouveau relevé bancaire dans (ABS100) ou d'une suppression dans (APS188). Les numéros d'informations supplémentaires resteront tels qu'ils étaient avant la suppression ou l'extourne. Le relevé bancaire ne sera pas mis à jour lors de l'extourne d'une pièce justificative de paiement dans (GLS900) ou sa suppression dans (GLS038).

Le statut d'en-tête dans (APS187) est automatiquement modifié quand une pièce justificative de paiement est supprimée dans (GLS038), si le statut d'en-tête du numéro de référence de paiement est égal ou supérieur à 20 (Confirmé) avant la suppression. Lorsqu'une pièce justificative de paiement est extournée dans (GLS900), le statut d'en-tête dans (APS187) est lui aussi modifié automatiquement.

Résultat

Dès la confirmation de la proposition de paiement dans (APS130), un numéro de référence de paiement est mis à jour dans les tables FAPREH et FAPRED. Ce numéro de référence de paiement peut être affiché dans (APS187) (en-tête) et dans (APS188) (factures).
Les factures fournisseur incluses sont mises à jour avec l'information supplémentaire 469 dans la table FPLEDX dès que la proposition de paiement est confirmée dans (APS130).
Chaque facture fournisseur de ce type, incluse dans une proposition de paiement confirmée dans (APS130) et affectée par la suite à un paiement dans (ABS100), est mise à jour avec une transaction de paiement dans les tables FPLEDG et FGLEDG lorsque le relevé bancaire est mis à jour dans la comptabilité générale dans (ABS100).
La transaction de paiement fournisseur est mise à jour avec les informations supplémentaires 468 et 469 dans la table FPLEDX.
Le statut de la facture fournisseur est automatiquement élevé au statut 7 (Confirmé) dans (APS188) dès que le relevé bancaire a été mis à jour dans la comptabilité générale dans (ABS100).
Le statut du numéro de référence de paiement est défini sur 10 (Envoyé) dans (APS187) lorsque la proposition de paiement est confirmée dans (APS130). De même, il est automatiquement mis à jour dans (APS187) au moment du traitement du relevé bancaire dans (ABS100).

Avant de commencer

Dans (CRS071), le paramètre Confirmation bancaire doit être défini sur 3 (Oui, électronique par ABS) pour activer la fonction de confirmation bancaire par voie électronique. Cette option n'est utilisable que si les paramètres Catégorie de paiement et Méthode de transfert sont tous les deux définis sur 3 (respectivement, 'Virement banc - man/élect' et 'Paiement électronique').
Dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165), le type de numéro de série 89 doit être défini avec le numéros de série 1. Le numéro de référence de paiement est extrait de ce numéro de série.

Suivez les étapes ci-dessous :

Créez une proposition de paiement dans (APS130) pour une méthode de paiement avec le paramètre 'Validation bancaire' défini sur 3 (Oui, électronique par ABS).
Vérifiez et confirmez la proposition de paiement dans (APS130).
Une fois la proposition de paiement est confirmée (statut 9), un numéro de référence de paiement apparaît dans (APS187) avec le statut 10 (Envoyé). Les factures incluses sont affichées dans (APS188). Elles auront le statut 1 (Envoyé).
Le relevé bancaire est ensuite saisi électroniquement dans (ABS100) à l'aide des programmes MI.
Validez le relevé bancaire à l'aide de l'option associée 21. Ceci fait, lancez l'affectation automatique dans (ABS100) au moyen de l'option associée 22.

Quand le relevé bancaire est affecté (statut 6), les factures fournisseur associées dans (APS188) sont définies avec le même statut 6 (Affecté).

Le statut du numéro de référence de paiement dans (APS187) est automatiquement mis à jour. Si l'ensemble des factures incluses ont le statut 6, l'en-tête du numéro de référence de paiement sera défini avec le statut 20 (Confirmé). En revanche, si l'une des factures incluses a le statut 1, l'en-tête aura le statut 15 (Partiellement confirmé).
Après l'affectation, utilisez l'option associée 9 (Màj. dans compta générale) dans (ABS100). Si le statut dans (ABS100) est 9, la pièce justificative de paiement sera créée et les factures seront réglées dans la comptabilité fournisseurs.

Lors de la mise à jour du relevé bancaire dans la comptabilité générale, les factures incluses dans (APS188) prendront le statut 7 (Confirmé). Le statut du numéro de référence de paiement dans (APS187) est automatiquement mis à jour. Si l'ensemble des factures incluses ont le statut 7, l'en-tête du numéro de référence de paiement sera défini avec le statut 90 (Lettré). En revanche, si l'une des factures incluses a le statut 6, l'en-tête aura le statut 25 (Partiellement lettré). Si des factures incluses ont le statut 1, l'en-tête aura le statut 15 (Partiellement confirmé).
Si nécessaire, le statut du numéro de référence de paiement dans (APS187) peut être recalculé au moyen de la touche de fonction F20 (tous les numéros de référence de paiement seront recalculés) ou de l'option associée 7 (les numéros de référence de paiement sélectionnés seront recalculés).