Ajuster une proposition de paiement d'un fournisseur

Résultat

Voir Sélection automatique des factures fournisseur à régler.

Avant de commencer

Une proposition de paiement doit être créée et vérifiée dans 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS130).

Suivez les étapes ci-dessous :

Décider de l'action à prendre

1. Démarrez le programme 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS130).

2. Si nécessaire, changez d'ordre de tri pour identifier la proposition.

   Les ordres de tri disponibles sont les suivants : 1 = Numéro de proposition, numéro de séquence ; 2 = Statut, numéro de proposition, numéro de séquence.

3. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Si un rapport d'erreurs a été imprimé, voir la section Ajuster des paramètres selon un rapport d'erreurs.
   • Pour changer un bénéficiaire ou d'autres valeurs dans le fichier de la comptabilité fournisseurs, voir la section Modifier un bénéficiaire ou d'autres valeurs de facture dans le fichier Comptabilité fournisseurs.
   • Pour modifier les données de base de la proposition entière, voir la section Modifier les données de base de la proposition.
   • Pour modifier des enregistrements distincts dans la proposition, voir la section Modifier des enregistrements distincts dans la proposition.
   • Pour ajouter manuellement des nouveaux enregistrements de facture sans avoir à créer une nouvelle proposition, voir la section Ajouter un nouvel enregistrement de facture à la proposition.
   • Pour imprimer et examiner une simulation de documents de paiement et d'écritures comptables à créer au moment où la proposition est confirmée, voir la section Créer un aperçu de documents de paiement et d'écritures comptables simulés avant d'exécuter des paiements.
   • Afficher information supplémentaire sur facture.
   • Si la proposition est correcte, voir Paiements fournisseurs basés sur la proposition de paiement.

Ajuster des paramètres selon un rapport d'erreurs

1. Passez en revue le rapport d'erreurs.

2. Ajustez les enregistrements erronés de facture en fonction de la liste des statuts d'erreur dans Utilisation de propositions de paiement pour créer des paiements fournisseur.

3. Créez une nouvelle proposition de paiement, puis démarrez 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS130).

Modifier un bénéficiaire ou d'autres valeurs de facture dans le fichier Comptabilité fournisseurs

Pour modifier le bénéficiaire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Démarrez le programme 'Comptabilité fournisseurs. Afficher' (APS200/B).

2. Sélectionnez l'option 9 ('Changement bénéficiaire') pour la facture.

3. Dans l'écran E, indiquez le nouveau bénéficiaire. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran B.

4. Démarrez le programme 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS130) et créez une nouvelle proposition.

Pour modifier d'autres valeurs de facture, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans l'écran (APS200/B), sélectionnez l'option Ouvrir pour la facture.

2. Dans le programme 'Compta. fourn. Modifier facture séparée' (APS201/E), modifiez l'une des valeurs suivantes : date d'échéance, utilisateur autorisé, contrat à terme sur taux, méthode de paiement, blocage de paiement, date de blocage, valeur Bloqué par, compte bancaire, conditions d'escompte, base d'escompte, pourcentages d'escompte, numéro de facture parallèle (pour les factures de catégorie de paiement 3 ou 5), code de commerce et transaction bancaire. Appuyez sur Entrée.

3. Démarrez le programme 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS130) et créez une nouvelle proposition.

Modifier les données de base de la proposition

Si vous modifiez la banque ou la méthode de paiement de l'ensemble de la proposition, les factures incluses disparaissent automatiquement et réapparaissent dans une nouvelle proposition actualisée lorsque vous revenez à l'écran (APS130/B). Ceci est dû au fait qu'une proposition est créée pour la combinaison de banque, méthode de paiement et devise.

Sélectionnez l'une des options suivantes :

• Pour modifier le compte bancaire du fournisseur pour tous les enregistrements de la proposition :

  1. Dans (APS130/B), sélectionnez l'option 11 (Modifier la banque) pour la proposition.

  2. Dans (APS130/E), spécifez un nouveau compte bancaire et appuyez sur Entrée pour revenir.

     Vous ne pouvez pas modifier le compte bancaire si vous avez décidé d'utiliser des quotas bancaires lors de la création de la proposition.

     Le niveau de rupture des codes commerciaux sera également pris en compte s'il est utilisé dans la proposition. Lorsqu'une proposition de paiement est modifiée, d'autres champs (bénéficiaire, date de paiement, escompte, compte bancaire de la division, compte bancaire fournisseur de la facture, etc.) sont également pris en compte en vue du groupement des factures par document de paiement. Par exemple, si vous modifiez la méthode de paiement via une banque d'entreprise dans (APS130) (options associées), le niveau de rupture de code commercial sélectionné dans (APS091) doit être pris en compte. Si la combinaison est introuvable dans (APS091), un regroupement classique est alors utilisé.

• Pour modifier la méthode de paiement pour tous les enregistrements :

  1. Dans (APS130/B), sélectionnez l'option 12 permettant de modifier la méthode de paiement pour la proposition.

  2. Dans l'écran E, précisez une nouvelle méthode de paiement et appuyez sur Entrée pour revenir.

     Si la méthode de paiement précédente a le code de paiement groupé 2, vous pouvez seulement passer à une méthode de paiement dotée du même code.

     Le numéro de facture parallèle, s'il est utilisé par les factures incluses dans la proposition, est également pris en compte.

     Si la nouvelle méthode de paiement est associée à une catégorie de paiement autre que 3 ou 5, le numéro de facture parallèle est supprimé.

     Le niveau de rupture des codes commerciaux sera également pris en compte s'il est utilisé dans la proposition. Lorsqu'une proposition de paiement est modifiée, d'autres champs (bénéficiaire, date de paiement, escompte, compte bancaire de la division, compte bancaire fournisseur de la facture, etc.) sont également pris en compte en vue du groupement des factures par document de paiement. Par exemple, si vous modifiez la méthode de paiement via une banque d'entreprise dans (APS130) (options associées), le niveau de rupture de code commercial sélectionné dans (APS091) doit être pris en compte. Si la combinaison est introuvable dans (APS091), un regroupement classique est alors utilisé.

Modifier des enregistrements distincts dans la proposition

1. Pour modifier l'enregistrement de la proposition, sélectionnez l'option Ouvrir pour la proposition dans (APS130/B).

2. Dans le programme 'Proposit pmt fourn. Mettre à jr détails' (APS137/B), sélectionnez un ordre de tri : 1 = 'Montant dû' ; 2 = 'Date escompte' ou 3 = 'Total par fournisseur'.

Sélectionnez l'une des options suivantes :

• Pour modifier des valeurs d'un enregistrement et ajouter un commentaire :

  1. Dans l'écran (APS137/B), sélectionnez l'option Ouvrir pour un enregistrement de paiement.

  2. Dans le programme (APS137/E), modifiez si nécessaire l'une des valeurs suivantes : date de paiement, méthode de paiement, compte bancaire du fournisseur, montant dû, montant brut exigible (voir ci-dessous), montant de l'escompte, date d'escompte, code de blocage de paiement (voir ci-dessous), numéro de facture parallèle (pour les factures de catégorie de paiement 3 ou 5) et code de commerce. Appuyez sur Entrée.

     La date de paiement peut être modifiée si le code de paiement groupé de la méthode de paiement est 0 ou 1.

     Si la méthode de paiement précédente a le code de paiement groupé 2, vous pouvez seulement passer à une méthode de paiement dotée du même code. Si vous modifiez la méthode de paiement et la banque, la facture est automatiquement incluse dans une nouvelle proposition lorsque vous revenez à l'écran (APS130/B).

     Le numéro de facture parallèle, s'il est utilisé par les factures incluses dans la proposition, est également pris en compte.

     Le numéro de facture parallèle peut être modifié ou supprimé, mais si la nouvelle méthode de paiement est associée à une catégorie de paiement autre que 3 ou 5, le numéro de facture parallèle est supprimé.

     Le niveau de rupture des codes commerciaux sera pris en compte dans la proposition si la combinaison méthode de paiement/ID de compte bancaire de la proposition est définie dans (APS091). Sinon, un regroupement classique des factures sera réalisé. Lorsqu'une proposition de paiement est modifiée, d'autres champs (bénéficiaire, date de paiement, escompte, compte bancaire de la division, compte bancaire fournisseur de la facture, etc.) sont également pris en compte en vue du groupement des factures par document de paiement. Par exemple, si vous modifiez la méthode de paiement, la date de paiement et la banque du fournisseur dans l'écran (APS137/E) où vous pouvez également modifier le code commercial, le niveau de rupture de code commercial sélectionné dans (APS091) doit être pris en compte. Si la combinaison est introuvable dans (APS091), un regroupement classique est utilisé.

     Si vous réduisez le montant à payer, cela signifie que vous n'effectuez qu'un paiement partiel.

     La nouvelle date de l'escompte doit être égale ou postérieure à la date du jour. Notez que vous pouvez ajouter un escompte au comptant même si aucune condition d'escompte n'était associée à la facture d'origine.

  3. Dans (APS137/H), ajoutez jusqu'à cinq lignes de commentaires professionnels quand cela est nécessaire. Appuyez sur Entrée.

     Appuyez sur Entrée. Ce texte est uniquement enregistré dans le fichier de proposition et n'est pas imprimé sur le document de paiement final. Si un texte externe a été spécifié pour la facture dans (APS201/T), ce texte est automatiquement affiché ici.

     Ce texte est uniquement enregistré dans le fichier de proposition et n'est pas imprimé sur le document de paiement final. Si un texte externe a été spécifié pour la facture dans (APS201/T), ce texte est automatiquement affiché ici.

     Si un numéro de facture parallèle est utilisé, il peut être modifié dans (APS137/H). Si une méthode de clé de contrôle est définie pour cette méthode de paiement et le pays du bénéficiaire dans 'Référence pmt supplémentaire CF. Ouvrir' (CMS091), un contrôle de saisie de la clé de contrôle est réalisé. Si la clé de contrôle n'est pas valide, un message d'avertissement s'affiche.

     La méthode de clé de contrôle est utilisée lors du calcul et du contrôle de la clé de contrôle dans un numéro de facture parallèle.

     Si une méthode de clé de contrôle alternative est saisie (facultatif), le contrôle de saisie des numéros de facture parallèles utilise cette méthode de clé de contrôle alternative si la clé de contrôle n'est pas valide pour la première méthode de clé de contrôle saisie. Si la clé de contrôle est incorrecte, un message d'avertissement s'affiche.

     Si la clé de contrôle est correcte avec la première méthode de clé de contrôle utilisée, aucun contrôle supplémentaire n'est effectué. Toutefois, si la clé de contrôle est incorrecte et qu'une méthode de clé de contrôle alternative est saisie, cette dernière est utilisée à la place pour contrôler la clé de contrôle.

     Si la clé de contrôle est incorrecte pour les deux méthodes de clé de contrôle, la clé de contrôle n'est pas valide et un message d'avertissement s'affiche.

     Des valeurs numériques doivent être utilisées pour calculer et contrôler la clé de contrôle. Si le numéro de facture parallèle n'est pas renseigné, aucun contrôle de saisie n'est effectué. Si la méthode de clé de contrôle n'est pas renseignée dans (CMS091), aucun contrôle de saisie n'est effectué.

     Si aucune règle n'est trouvée dans (CMS091) pour la méthode de paiement et le pays du bénéficiaire lors du contrôle de saisie d'un numéro de facture parallèle, mais qu'il existe une règle pour cette méthode de paiement et le pays du bénéficiaire = vide (solution passe-partout), cette méthode est utilisée à la place.

     Le contrôle de saisie s'effectue uniquement pour les factures avec des méthodes de paiement CF dont la catégorie de paiement est 3 (Virement bancaire) et 5 (Prélèvement automatique).

• Pour définir le paiement partiel d'un poste de facture dans la proposition :

  1. Dans l'écran (APS137/B), sélectionnez l'option Ouvrir pour un enregistrement de facture.

  2. Dans (APS137/E), indiquez le montant à payer dans le champ 'Montant dû' et le champ 'Montant brut exigible'. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran B.

• Pour ajouter un escompte à un enregistrement de la proposition :

  1. Dans l'écran (APS137/B), sélectionnez l'option Ouvrir pour un enregistrement de facture.

  2. Dans l'écran (APS137/E), ajoutez l'escompte de l'une des manières suivantes :

     • Spécifiez manuellement un montant d'escompte positif ou négatif. Vous devez spécifier un montant négatif si vous souhaitez rembourser un escompte qui n'a pas été approuvé par le fournisseur.
     • Spécifiez un pourcentage d'escompte positif ou négatif.
     • Spécifiez une date d'escompte antérieure à la date d'échéance de la facture et/ou à la date du jour.
     • Réduisez le montant dû sans ajuster le montant brut exigible.

  3. Spécifiez les conditions d'escompte Appuyez sur Entrée.

• Pour empêcher la confirmation d'un enregistrement pour paiement :

  1. Dans (APS137/B), sélectionnez l'option 3 ('Susp') pour l'enregistrement.

     L'enregistrement se voit affecter le statut 3, qui s'affiche si l'ordre de tri 1 est sélectionné.

     La valeur du champ 'Montant dû' est réduite du montant correspondant.

     Vous pouvez à tout moment débloquer un enregistrement précédemment bloqué en sélectionnant l'option 6 (Lancé).

  2. Pour définir plus précisément le type de blocage, sélectionnez l'option Ouvrir pour la facture.

  3. Dans l'écran E, modifiez le code de blocage 3 standard avec un autre code de blocage. Appuyez sur Entrée, puis sur F3 pour revenir à l'écran (APS130/B).

  4. Après avoir effectué toutes les modifications autorisées, réimprimez la proposition pour obtenir une dernière vue d'ensemble avant de confirmer le paiement.

  5. La version imprimée peut également servir à autoriser le paiement dans sa totalité. Dans ce cas, la personne autorisée signerait la liste à titre d'autorisation pour le paiement. Elle pourrait ensuite être sauvegardée.

• Pour supprimer intégralement un enregistrement de la proposition, sélectionnez l'option Supprimer pour cet enregistrement.

Ajouter un nouvel enregistrement de facture à la proposition

1. Dans l'écran (APS130/B), sélectionnez l'option Ouvrir pour la proposition.

2. Dans (APS137/B), précisez le nom du bénéficiaire. Cliquez sur Nouveau pour sélectionner de nouvelles factures.

   Les factures ouvertes non incluses dans une autre proposition de paiement s'affichent pour ce bénéficiaire dans 'Comptabilité fournisseurs. Afficher' (APS200/B). Pour mieux identifier les factures, vous pouvez aussi utiliser l'ordre de tri 5 ou 15 ; tous les enregistrements de facture s'affichent alors.

3. Dans l'écran (APS200/B), sélectionnez la ou les factures à inclure à l'aide de l'option Sélectionner.

   Les factures sont incluses dans la proposition. La méthode de paiement de la facture d'origine est automatiquement remplacée par celle de la proposition. Si la méthode de paiement de la proposition prévoit un virement bancaire à l'aide de la méthode de transfert 3, la validité des informations bancaires saisies pour les factures sélectionnées est automatiquement contrôlée.

   Le niveau de rupture des codes commerciaux sera pris en compte dans la proposition si la combinaison méthode de paiement/ID de compte bancaire de la proposition est définie dans (APS091). Sinon, un regroupement classique des factures est réalisé.

4. Appuyez sur F3 pour revenir à l'écran (APS130/B).

Créer un aperçu de documents de paiement et d'écritures comptables simulés avant d'exécuter des paiements

1. Dans l'écran (APS130/B), sélectionnez l'option 'Prélimin/copie' pour la proposition ayant le statut 1.

   L'option 6 ('Imprimer') permet d'imprimer un exemplaire de la proposition de paiement. L'option 9 ('Copie') permet d'imprimer un exemplaire des documents de paiement déjà créés à partir d'une proposition confirmée (statut 9).

2. Suivez les étapes habituelles pour la création des documents de paiement en fonction de la méthode de paiement.

   Les mêmes documents et journaux comptables sont imprimés comme si la proposition avait été confirmée mais le système financier n'est pas mis à jour.