Autorisation, recodification et approbation des factures fournisseur pour paiement

Résultat

Les factures des fournisseurs sont recodifiées, autorisées et approuvées en vue de leur paiement. Le système imprime une liste de confirmation des factures approuvées et un journal comptable.

Les éventuelles factures contestées qui ne doivent pas être payées sont annulées. Les factures annulées sont répertoriées comme approuvées, mais leur montant facturé et le montant de l'encours sont définis sur zéro (0) dans Comptabilité Fournisseurs. Afficher (APS200). Le système imprime un journal des factures fournisseur et un journal comptable.

Les factures sont prêtes à être payées :

• Sur la base d'une proposition de paiement automatisée dans Proposition paiement fournisseur. Ouvrir (APS130).
• Manuellement, puis consignées dans Paiement fourn. Saisie manuelle (APS120).

Les factures ont le statut Approuvé dans le programme Comptabilité fournisseurs. Afficher (APS200/B).

La table FPLLOG est mise à jour avec des entrées de journal consignant les activités liées à l'autorisation. La table FPAPRW est mise à jour avec les données des factures envoyées pour révision.

La comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale sont mises à jour. Dans le flux de base (voir Description 1 ci-dessous), les écritures comptables suivantes sont créées :

Compte	Description	Débit	Crédit
AP10–200	Comptabilité fournisseurs		x
Compte des frais		x

Pour plus d'informations sur les écritures comptables créées lors du rapprochement des factures avec les ordres d'achat ou les transactions de réception de marchandises, voir Rapprochement des factures fournisseur et des ordres d'achat.

Avant de commencer

• Répondez aux questions suivantes :
  • Quels types de factures exigeront une autorisation ?
  • Comment les factures seront-elles autorisées (de façon centralisée ou locale ; par le service financier, le service des achats ou un autre service ; par rapprochement de la facture et de l'ordre d'achat/la réception des marchandises ; autorisation manuelle par signature de la facture) ? La case 'Avis de distribution' doit être cochée dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750/E) pour chaque société si vous souhaitez que des notes de distribution soient imprimées pendant la saisie des factures et utilisées pour l'autorisation et la recodification. L'autorisation peut également être gérée à l'aide de la solution M3 ADC (Automatic Document Capture). M3 ADC extrait des informations de documents papier, de documents électroniques dans des e-mails ou des documents générés depuis un serveur de télécopie. L'image des factures peut ensuite être communiquée par voie électronique pour autorisation.
  • Quand les factures seront-elles autorisées, avant ou après leur saisie ?
  • Laquelle de ces méthodes sera utilisée : approbation uniquement, recodification à partir du compte de compensation suivi de l'approbation ; rapprochement avec les ordres d'achat/réceptions de marchandises suivi de l'approbation ; annulation des factures non approuvées ?
• Définissez les factures auxquelles attribuer le statut Non approuvé et précisez si les factures entièrement rapprochées sont considérées comme approuvées pour paiement automatiquement dans le champ 'Non approuvé pr paiement' du programme Fonction GCF. Ouvrir détails (CRS406/F). Vous devez définir cela pour les fonctions GCF AP10 et AP50.
• Définissez les paramètres de base pour l'autorisation et la recodification dans le programme Paramètres – Comptabilité fournisseurs (APS905). Voir Définir les paramètres de base de la comptabilité fournisseurs.
• Enregistrez les utilisateurs autorisés à valider des factures de manière centralisée et par société dans le programme Utilisateur autorisé – fact frn. Ouvrir (CRS650). Ce programme doit être configuré avec soin, car il contrôle plusieurs aspects importants de la procédure d'approbation des paiements, en définissant notamment si un utilisateur donné doit choisir le workflow standard ou simplifié. Voir Simplification des procédures d'autorisation des factures fournisseur.
• Définissez des paramètre utilisateur supplémentaires pour l'approbation et la recodification dans le programme Facture fournisseur. Réimputer (APS110/P). Pour afficher l'écran, appuyrez sur F13 dans l'écran (APS110/B). Voir Gestion de la procédure d'approbation des paiements pour obtenir une description des options.
• Des utilisateurs autorisés peuvent être définis pour des fournisseurs spécifiques dans le programme 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624/E). L'utilisateur autorisé est ensuite proposé automatiquement lors de la saisie des factures. L'écran (APS905) détermine si l'utilisateur concerné est responsable de la recodification.
• Des utilisateurs responsables de la recodification peuvent être définis pour des identités comptables spécifiques dans le champ 'Responsable' du programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630/F). L'écran (APS905) détermine si cet utilisateur est ensuite sélectionné pour la recodification.
• Pour récupérer l'ensemble standard des messages d'application à utiliser pour différentes activités d'approbation, cliquez sur F14 dans Paramètres – Messages d'application (CRS424). Les messages suivants sont utilisés et affichés par utilisateur dans le programme Message d'application. Ouvrir (CRS420) :
  • La facture fournisseur 056 nécessite une autorisation croisée.
  • Rappel 057 : La facture fournisseur nécessite une autorisation croisée.
  • 148 Rappel : facture à autoriser
  • 149 La facture doit être recodifiée.
  • 150 Rapprochement de factures non approuvé, écart de prix
  • 152 Rapprochement de factures non approuvé, écart de quantité
  • 155 Rapprochement de factures non approuvé, écart de prix et de quantité
  • 156 La facture a été bloquée dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450).
  • 157 La facture doit être autorisée.
  • 158 Le code d'autorisation a été modifié.
  • 159 La facture fournisseur a été approuvée mais pas recodifiée.
• Définissez l'ordre de tri à appliquer par défaut dans (APS110) au moment d'ouvrir un message d'application dans (CRS420). Pour cela, ajoutez le programme (APS110) dans la colonne 'Programme fin' dans le programme Valeurs de début de programme. Ouvrir (CRS014). Spécifiez ensuite le numéro du message d'application dans la colonne 'Programme début', par exemple *MSG149 (la facture doit être réimputée). Vous pouvez sélectionner n'importe lequel des messages répertoriés ci-dessus, à l'exception du message numéro 148. Précisez l'ordre de tri dans la colonne 'Ordre de tri'. Exemple : Si vous avez spécifié l'ordre de tri 05, toutes les factures s'affichent automatiquement par utilisateur autorisé dans (APS110). Vous pouvez également configurer l'ordre de tri en fonction de l'utilisateur. Voir .
• Spécifiez les factures fournisseur comme non approuvées dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100) ou 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450).
• Il convient d'utiliser un nouveau numéro de série de pièce justificative pour chaque année pour les factures CF afin que les numéros de série ne se chevauchent pas.

Commentaires

Dans M3 BE, le terme « utilisateur autorisé » désigne une personne habilitée à approuver des factures fournisseur en vue de leur paiement. Etre habilité signifie :

• Détenir un pouvoir de dépense conforme à la politique de la division
• Etre propriétaire des coûts au niveau de la chaîne comptable dans la comptabilité générale.

Lorsque l'autorisation étendue des factures fournisseur est activée dans (APS905), vous pouvez autoriser deux utilisateurs à approuver la facture avant que celle-ci ne soit approuvée pour paiement. A défaut, l'autorisation et l'approbation du paiement peuvent être réalisés en une seule étape ; dans ce cas, l'utilisateur autorisé valide la facture d'un fournisseur dans une chaîne comptable et l'approuve à des fins de paiement.

La facture peut également être approuvée séparément par un autre utilisateur autorisé une fois la facture autorisée par le premier utilisateur autorisé. Ce mode de traitement peut être requis si le montant facturé dépasse la limite définie pour le premier utilisateur autorisé ou si la politique de la division exige une étape d'approbation distincte pour garantir un meilleur contrôle.

La recodification peut également être gérée séparément dans le cadre de la procédure d'autorisation/d'approbation. Dans certaines divisions, la personne chargée de l'autorisation assure la recodification ; dans d'autres, une tierce personne réalise l'ensemble de la recodification, puis les factures sont envoyées pour autorisation.

Au cours de chacune des étapes du workflow ci-dessous, les différents responsables peuvent être notifiés automatiquement au moyen d'un message d'application. Voir la section Avant de commencer.

Flux d'approbation sans rapprochement de facture

1. Autoriser une facture fournisseur

   Selon la politique de votre division, les factures fournisseur sont envoyées pour autorisation avant ou après leur saisie. L'autorisation peut être accordée soit manuellement par signature de la facture et indication du montant à débiter, soit par autorisation de la facture dans Facture fournisseur. Réimputer (APS110). Dans le second cas, la facture peut être approuvée pour paiement de manière automatique, si son montant est inférieur ou égal au montant d'approbation maximal de l'utilisateur autorisé.

   Si, de par sa configuration, la procédure d'approbation permet le recours à l'autorisation étendue et si le paiement d'une facture fournisseur a été approuvé par le premier utilisateur avec une limite d'approbation adéquate, la facture est transmise à des fins d'autorisation étendue. Les écritures comptables dans la comptabilité générale sont mises à jour avec l'utilisateur qui a effectué l'approbation et sont automatiquement acheminées vers le niveau suivant de l'utilisateur autorisé. Si aucun niveau suivant n'est spécifié, la facture sera orientée vers l'utilisateur autorisé par défaut. Lorsque le responsable des autorisations étendues approuve la facture, celle-ci est approuvée en vue de son paiement. Notez que si le même utilisateur tente de réaliser à la fois la première approbation et l'autorisation étendue, un message d'erreur est émis et l'utilisateur ne pourra pas procéder à l'approbation.

   Vous pouvez configurer la procédure de sorte que les lignes comptables de la facturation pour des ID comptables spécifiques dans la même facture soient distribués à différents utilisateurs autorisés. Chaque utilisateur approuve ses propres lignes comptables. Lorsque toutes les parties de la facture ont été autorisées, la totalité de la facture est autorisée.

   Si la procédure d'approbation est configurée pour utiliser la délégation de pouvoirs, toutes les lignes comptables associées à un utilisateur autorisé sont validées en fonction des limites d'approbation stockées dans le groupe de délégation de pouvoirs de l'utilisateur autorisé en question. Après approbation de toutes les lignes comptables, la facture fournisseur est approuvée pour paiement, sauf en cas de dépassement de la limite d'autorisation croisée. Lorsqu'une autorisation étendue est réalisée, la facture fournisseur est approuvée en vue de son paiement.

   Des listes de factures non autorisées servant de rappels sont imprimées dans le programme Factures fourn non autorisées. Afficher (APS230).

   Remarque

   Les factures mises en correspondance avec un ordre d'achat (OA) ou des transactions de réception de marchandises sont automatiquement considérées comme autorisées. L'approbation peut être effectuée manuellement par la suite ou automatiquement lors de la finalisation du rapprochement. Comme les comptabilisations de ces factures sont issues de l'OA ou des transactions de réception de marchandises, elles ne sont pas recodifiées manuellement.

2. Enregistrement d'une facture fournisseur dans un compte de frais (recodification)

   Si la facture a été comptabilisée dans un compte de compensation comme non approuvée, la personne chargée de la recodification enregistre la facture autorisée dans un compte de frais. Cette opération s'effectue dans le programme 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110).

3. Approuver une facture fournisseur pour paiement

   L'approbation finale pour paiement peut intervenir au moment de l'autorisation ou de la recodification, ou elle peut faire l'objet d'une activité distincte dans l'écran (APS110). Tant que vous ne quittez pas le programme, vous pouvez au besoin restaurer le statut Non approuvé d'une facture approuvée.

4. Annuler une facture fournisseur

   Dans l'écran (APS110), vous pouvez également annuler les factures fournisseur contestées et spécifiées comme étant non approuvées.

   Dans des cas exceptionnels, vous pouvez annuler des factures dont le paiement a déjà été approuvé. Pour cela, spécifiez un avoir dans Facture fournisseur. Enregistrer (APS100), puis rapprochez l'enregistrement de l'avoir avec celui de la facture d'origine dans Paiement fourn. Saisie manuelle (APS120/F).

5. Contrôle du statut d'approbation d'un paiement

   Plusieurs programmes vous permettent de superviser la procédure d'autorisation et d'approbation.

   • Vous pouvez déclencher une procédure de rappel dans Paramètres – Comptabilité Fournisseurs (APS905). Un message de rappel est automatiquement envoyé via le programme Message d'application. Ouvrir (CRS420) à chaque utilisateur autorisé à une date spécifique avant la date d'échéance ou la date d'escompte de la facture. L'utilisateur peut accéder directement à la facture à partir du message afin de l'autoriser.
   • Vous pouvez également imprimer une liste de toutes ces factures avec les factures bloquées au moyen du programme des travaux par lot (APS998) planifié via l'outil de programmation des travaux de M3.
   • Toutes les activités inhérentes aux processus d'autorisation et d'approbation sont automatiquement consignés en fonction des paramètres que vous avez définis dans (APS905). Vous pouvez passer en revue les entrées de journal par fournisseur et par numéro de facture dans Facture fournisseur. Afficher journal (APS235).
   • Si la facture a été fractionnée en plusieurs parties à autoriser séparément, vous pouvez vérifier le statut d'autorisation de chaque partie dans Facture fournisseur. Réimputer (APS115).
   • Parmi d'autres exemples d'activités de surveillance possibles, vous pouvez envoyer des factures pourvues d'un commentaire à un utilisateur afin qu'il les passe en revue et ajouter un texte explicatif à une facture dans l'écran (APS110).
   • Toutes les factures dont le paiement a été bloqué s'affichent en ligne dans le programme Facture fourn. Afficher paiement bloqué (APS240).

Rapprochement de facture et approbation

1. Analyse des raisons d'un rapprochement de facture incomplet

   Si la facture fournisseur a été mise en correspondance avec un OA ou des transactions de réception de marchandises et que le rapprochement a échoué, elle est automatiquement répertoriée comme non approuvée dans (APS110). Examinez les raisons du rapprochement incomplet et décidez de l'action à entreprendre.

   Si le rapprochement de facture s'est fini anormalement dans le programme Facture fourn. Rapprocher ligne RM (APS360), vous pouvez utiliser le programme Problème programme. Résoudre (CRS418) pour publier des transactions de réception de marchandises affectées avant de poursuivre. Vous pouvez également utiliser ce programme pour libérer la facture elle-même si le rapprochement s'est terminé anormalement dans (APS110).

2. Rapprochement d'une facture et d'un ordre d'achat (OA) ou d'une réception de marchandises

   Si la facture fournisseur a été spécifiée comme non approuvée sans être rapprochée (par exemple, si la facture a fait l'objet d'une contestation ou si les transactions de rapprochement ne peuvent pas être identifiées), vous pouvez rapprocher la facture directement depuis (APS110). Reportez-vous à la section Voir également de ce document pour bénéficier de liens menant à divers documents.

3. Ajustement des lignes de facture

   La présence de valeurs incorrectes dans les lignes de facture de l'écran (APS360) peut entraîner l'échec du rapprochement de la facture. Après avoir identifié le problème, démarrez (APS360) à nouveau par le biais du programme (APS110) et ajustez les lignes de facture.

4. Créer une note de débit

   S'il existe un écart entre les quantités reçues et facturées et les prix, vous pouvez créer manuellement une note de débit fournisseur lors du rapprochement des factures à partir du programme (APS110).