Workflow simplifié pour la procédure d'approbation du paiement

Ce document explique comment simplifier l'autorisation des factures fournisseur et leur approbation pour paiement.

Le programme standard pour l'approbation des factures, 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110), offre un grand nombre d'options à l'utilisateur expérimenté. Néanmoins, dans la plupart des cas, seules peu d'entre elles sont réellement nécessaires. C'est pourquoi nous avons développé une interface simplifiée fonctionnant également avec les factures numérisées.

Résultat

Pour plus d'informations, voir Autorisation, recodification et approbation des factures fournisseur pour paiement.

Avant de commencer

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Sélectionnez l'une des options suivantes pour démarrer le programme 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS112/H) :

    • Démarrez le programme 'Message d'application. Ouvrir' (CRS420) et choisissez l'option 11 (Ouvrir) pour émettre un message indiquant qu'une facture doit être autorisée.
    • Démarrez 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110/B) et sélectionnez l'option 8 (Approbation facture simplifiée) pour une facture.

      Les données de facturation de base s'affichent dans l'écran (APS112/H) : Fournisseur, numéro de facture, date de facturation et date d'échéance, montant facturé, méthode de paiement et tout escompte au comptant. Les lignes comptables de la facture s'affichent dans un sous-fichier en bas de l'écran.

      Si les factures fournisseur ont été numérisées dans le système à l'aide de M3 Automatic Data Capture, une image de la facture s'affiche également dans l'écran. Si nécessaire, cette image peut être agrandie pour en visualiser tous les détails.

  2. Passez en revue les valeurs et, selon les résultats obtenus, cliquez sur l'un des boutons suivants :

    Remarque

    Tous les boutons se réfèrent à la facture dans son intégralité et non à des lignes spécifiques. A l'heure actuelle, il ne vous est pas possible d'envoyer une seule ligne de facture en révision ou de modifier l'utilisateur autorisé auquel elle est affectée lorsque vous utilisez le workflow simplifié.

    • Approuver : Le workflow est alors terminé.
    • Changer l'utilisateur autorisé : L'écran (APS112/G) s'affiche et vous permet de saisir l'ID d'un nouvel utilisateur autorisé. Appuyez sur Entrée.
    • Révision : Cela permet d'afficher le programme 'Facture fournisseur. Réviser' (APS105/E). Saisissez l'ID du réviseur, la date d'échéance de la révision et votre question. Appuyez sur Entrée.
    • Recodifier : Recodifier la facture

  3. Recodifiez la facture.

    Après avoir choisi l'option Recodifier, ajustez si nécessaire la date comptable proposée dans (APS112/E). Appuyez sur Entrée.

  4. Dans l'écran de codification 'Comptabilité. Ouvrir' (GLS120/J), sélectionnez la ligne comptable à recodifier et saisissez la nouvelle chaîne comptable. Appuyez sur Entrée.

  5. Créez une pièce justificative en appuyant sur F3, puis quittez l'écran (APS110).

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