Gestion de la procédure d'approbation des paiements

Ce document explique la procédure d'autorisation, de recodification et d'approbation des factures fournisseur pour leur paiement.

Résultat

Voir Autorisation, recodification et approbation des factures fournisseur pour paiement.

Avant de commencer

Les conditions préalables indiquées dans Autorisation, recodification et approbation des factures fournisseur pour paiement doivent être remplies.

Vous devez configurer le processus d'approbation dans Facture fournisseur. Réimputer (APS110/P) :

  • Appuyez sur Entrée si la validation du paiement doit toujours être confirmée (dans le champ 'Confirmation de l'approbation de paiement avec Entrée').
  • Si le paiement est automatiquement validé lorsque la facture est autorisée (champ 'Approbation paiement après recodification'), choisissez l'une des options suivantes :

    0

    Non, la validation est effectuée séparément lors d'une étape ultérieure.

    1

    Oui, la facture est automatiquement approuvée. Cependant, si son montant est supérieur au montant maximum pour l'utilisateur autorisé d'origine dans Utilisateur autorisé - fact frn. Ouvrir (CRS650), un message d'erreur apparaît et vous devez alors modifier manuellement l'utilisateur autorisé.

    2

    Vous pouvez le sélectionner manuellement durant le processus d'autorisation. La valeur proposée est Non. Si le montant facturé est supérieur au montant maximum pour l'utilisateur autorisé d'origine, la facture n'est pas approuvée durant le processus d'approbation. Elle est alors affectée automatiquement à l'utilisateur autorisé au niveau suivant.

    3

    Identique à l'option 2, mais la valeur proposée est Oui.

  • Permet de déterminer la date comptable à utiliser lors de la recodification et si une date doit être proposée (champ 'Date comptable–sélection/affichage') :

    0

    Proposez la date comptable de la transaction de facture d'origine. Pour la sélection de l'étape manuelle suivante (contrôle du processus de mise en correspondance des factures) et du numéro d'ordre d'achat (OA), des champs supplémentaires s'affichent dans Facture fournisseur. Réimputer (APS110/B).

    1

    Identique à l'option 1, mais la date du jour est proposée.

    2

    Utilisez la date comptable de la transaction de facture d'origine sans l'afficher dans l'écran. Des champs supplémentaires pour la sélection de l'étape manuelle suivante et du numéro d'ordre d'achat s'affichent dans l'écran (APS110/B).

    3

    Identique à l'option 3, mais la date du jour est utilisée.

  • Permet de déterminer la date comptable à utiliser lors de l'annulation d'une facture non approuvée (champ 'Date comptable pour suppression') :

    1

    Date de la saisie de la facture

    2

    Date du jour.

Suivez les étapes ci-dessous :

Aperçu

Lancement du travail

  1. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Démarrez Message Application. Ouvrir (CRS420) et sélectionnez l'option 11 (Ouvrir pour un message d'application) pour afficher Facture Fournisseur. Recodification (APS110/B).
    • Démarrez directement l'écran (APS110/B).

  2. Pour sélectionner des factures jusqu'à une certaine date, indiquez une date d'échéance.

  3. Si nécessaire, sélectionnez l'un des ordres de tri suivants pour afficher les factures à traiter :

    • 1 et 11 : par bénéficiaire
    • 2 et 12 : par fournisseur
    • 3 et 13 : par numéro de facture
    • 4 et 14 : par numéro de pièce
    • 5 et 15 : par personne autorisée
    • 6 et 16 : par numéro de facture fournisseur (uniquement les factures mises en correspondance avec un ordre d'achat/des transactions de réception de marchandises).

      Les ordres de tri 1 à 6 n'affichent que les factures non approuvées pour paiement, alors que les ordres de tri 11 à 16 affichent toutes les factures. Les ordres de tri 6 et 16 n'affichent que les factures qui sont mises en correspondance avec un ordre d'achat (OA).

  4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Recodification d'une facture
    • Changez l'utilisateur autorisé de l'une des manières suivantes :
      • Changer manuellement d'utilisateur autorisé pour la facture ou fractionner la facture
      • Changer l'utilisateur autorisé pour cette ligne comptable
    • Envoyez la facture en révision.
    • Vérifiez les détails de la facture.
    • Ajouter des commentaires à la facture
    • Créer des transactions Intrastat
    • Mettez en correspondance la facture avec un ordre d'achat/des transactions de réception de marchandises
    • Autoriser/approuver le paiement
    • Annuler une facture non approuvée

Recodification d'une facture

  1. Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'option Modifier/Recodifier pour cette facture.

  2. Si l'écran (APS112/E) s'affiche, contrôlez la date comptable proposée et ajustez-la si nécessaire. Appuyez sur Entrée.

    L'écran E ne s'affiche que si vous avez sélectionné l'option 1 ou 2 dans le champ 'Date comptable – sélection/affichage' de l'écran P.

  3. Dans l'écran de codification (GLS120/J), appuyez sur Entrée pour ouvrir la ligne comptable à modifier.

    Si vous souhaitez également utiliser un modèle de pièce justificative ayant des lignes comptables prédéfinies, appuyez sur F16 pour en sélectionner un dans Pièce justif standard. Ouvrir (GLS015).

  4. Saisissez la ligne comptable définie. Appuyez sur F3 pour quitter. La suite de la procédure dépend de l'option que vous avez sélectionnée dans le champ 'Approbation paiement après recodification' de l'écran (APS110/P). (Voir la section Avant de commencer pour plus d'informations.)

    • Si l'option 0 est sélectionnée, la facture n'est toujours pas approuvée.
    • Si l'option 1 est sélectionnée, la facture est désormais automatiquement approuvée, à moins que son montant excède le montant d'approbation maximal spécifié pour cet utilisateur autorisé.
    • Si les options 2 ou 3 sont sélectionnées, l'écran (APS112/G) s'affiche et vous permet de décider si la facture doit être approuvée pour paiement séparément.

  5. Si la facture a été affectée à un compte d'immobilisations, l'écran Immobilisation. Ouvrir Préliminaire (FAS180) s'affiche et vous permet de créer une immobilisation préliminaire, à condition que le montant de cette facture n'excède pas le montant d'approbation maximal.

Fractionnement d'une facture en plusieurs pièces avant approbation

  1. Pour fractionner la facture en plusieurs pièces afin d'autoriser chaque ligne comptable recodifiée séparément avant de valider le paiement, quittez l'écran (APS110) après avoir recodifié les lignes comptables de la facture.

    L'option de fractionnement de la facture dépend de la configuration définie dans Paramètres – Comptabilité fournisseurs (APS905).

  2. La facture est approuvée automatiquement lorsque toutes ses pièces ont été approuvées, à condition que les montants d'approbation maximum des utilisateurs autorisés ne soient pas dépassés. Dans ce cas, la facture ou ses pièces sont transmises à un autre utilisateur autorisé.

Modification manuelle de l'utilisateur autorisé pour une facture ou une facture fractionnée

  1. Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'option 'Modifier le code d'autorisation' pour cette facture.

  2. Indiquez l'ID du nouvel utilisateur autorisé dans l'écran (APS112/G). Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran B.

    Un message d'erreur apparaît si le montant approuvé maximum qui a été spécifié pour cet utilisateur autorisé est inférieur au montant actuel de la facture. Un message est envoyé à l'utilisateur autorisé dans Message Application. Ouvrir (CRS420) pour l'informer de la facture à approuver.

    Remarque

    Vous pouvez également changer l'utilisateur autorisé dans Comptabilité Fournisseurs. Afficher (APS200).

Modification de l'utilisateur autorisé pour la ligne comptable

  1. Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'ordre de tri 7 (affichage par facture fractionnée).

    Pour plus d'informations sur le fractionnement automatique des factures, voir la description du paramètre 080 dans Définir les paramètres de base de la comptabilité fournisseurs.

  2. Sélectionnez l'option 9 (Changer l'utilisateur) pour la facture à afficher (APS112/G).

    L'écran affiche toutes les lignes comptables de la facture dans le sous-fichier. Vous pouvez modifier ou saisir un utilisateur autorisé pour toutes les lignes comptables de compensation des dépenses (c'est-à-dire les transactions possédant le code de transaction 41), à condition qu'elles n'aient pas encore été approuvées pour paiement.

  3. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour modifier l'utilisateur autorisé pour une seule ligne comptable, sélectionnez la ligne concernée, saisissez l'ID de l'utilisateur autorisé, puis cliquez sur le bouton 'Changer autor. en ligne'. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur F3 pour quitter.
    • Pour modifier l'utilisateur autorisé pour toutes les lignes comptables auxquelles vous avez accès, saisissez l'ID de l'utilisateur autorisé, puis sélectionnez l'option 9 (Changer autor.) pour chacune des lignes comptables.

Envoi de la facture en révision

  1. Utilisateur autorisé : Si vous souhaitez qu'un tiers révise la facture et règle les questions en suspens, sélectionnez l'option 20 (Envoyer la facture en révision) dans l'écran (APS110/B). Cette option affiche Révision des Factures Fournisseur. Ouvrir (APS105/E).

  2. Utilisateur autorisé : Saisissez l'ID utilisateur du réviseur, la date à laquelle la facture doit être révisée et une question. Appuyez sur Entrée.

    La facture est toujours affectée à l'utilisateur autorisé d'origine. Le réviseur reçoit le message d'application 50 (La facture fournisseur n° X a été envoyée en révision).

  3. Réviseur : Sélectionnez l'option 11 (Ouvrir) pour le message dans Message Application. Ouvrir (CRS420). La facture est alors affichée dans l'écran (APS105/E).

  4. Réviseur : Ouvrez la facture et ajoutez une réponse dans l'écran E. Puis sélectionnez un code réviseur : 1 : OK ou 2 : pas OK. Appuyez sur Entrée.

  5. Utilisateur autorisé : Sélectionnez l'option 11 (Ouvrir) pour le message dans Message Application. Ouvrir (CRS420). L'écran (APS110/B) s'affiche alors.

  6. Utilisateur autorisé : Sélectionnez l'option 21 (Afficher facture révisée) pour la facture à afficher dans l'écran (APS105/B). Vous pouvez sélectionner les factures que vous souhaitez afficher dans le champ Statut : 0 (toutes les factures) 1 (factures non révisées) et 2 (factures révisées).

  7. Utilisateur autorisé : Ouvrez la facture pour lire le commentaire du réviseur. Appuyez sur Entrée, puis quittez le programme.

Examen des détails de facture

Pour réviser la facture, sélectionnez l'option 5 (Afficher la facture) dans l'écran (APS110/B).

La facture s'affiche alors dans 'Facture fournisseur. Affichage séparé' (APS215/B).

Vous pouvez ensuite accéder jusqu'au niveau des lignes comptables des pièces justificatives ou réviser la totalité des entrées de journal liées à cette facture.

Ajouter des commentaires à la facture

Pour ajouter un commentaire, sélectionnez l'une des options suivantes :

  • Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'option 10 (Texte pour la facture), puis saisissez un texte dans l'écran qui s'affiche.
  • Dans les écrans l'écran (APS111/B), (APS112/E) et (APS112/G), appuyez sur F6 (Texte) pour répéter la même procédure.

    Si un texte a déjà été ajouté dans un programme tel que 'Comptabilité Fournisseurs. Afficher' (APS200), il s'affiche alors et vous pouvez le modifier.

Créer des transactions Intrastat

Si une facture est saisie via le programme 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450) au lieu du programme 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100), aucune transaction Intrastat n'est créée lors de la saisie. Vous devrez peut-être la créer lors de la recodification en sélectionnant l'une des options suivantes :

  • Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'option 18 (Stats commerciales) pour afficher le programme 'Statistiques commerciales. Ouvrir' (TXS300/E).
  • Dans l'écran (APS112), appuyez sur F18 pour afficher le même écran.

Rapprochement d'une facture avec des transactions d'ordre d'achat/de réception de marchandises

  1. Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Si les options 1 ou 2 sont choisies dans le champ 'Date comptable – affichage/sélection' de l'écran (APS110/P), sélectionnez le workflow à utiliser dans le champ 'Etape manuelle suivante' et saisissez le numéro d'OA. Sélectionnez ensuite l'option 11 (Contrôle facture).
    • Si les options 3 ou 4 sont sélectionnées dans le champ mentionné ci-dessus de l'écran (APS110/P), sélectionnez l'option 11 (Contrôle facture) pour cette facture. Dans (APS112/E), sélectionnez le workflow à utiliser dans le champ 'Etape manuelle suivante' et saisissez le numéro d'OA. Appuyez sur Entrée.

  2. Rapprochez la facture en suivant les instructions du document Rapprochement des factures fournisseur et des ordres d'achat.

  3. Si vous souhaitez annuler le rapprochement de la facture au cours de la même session de saisie, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Appuyez sur F18 dans Facture fourn. Rapprocher ligne RM (APS360) pour supprimer toutes les lignes de facture n'ayant pas mis à jour la comptabilité générale.
    • Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'option 2 pour afficher l'écran de codification. Appuyez ensuite sur F18 pour annuler les lignes comptables. Toutes les lignes de facture n'ayant pas mis à jour la comptabilité générale sont alors supprimées.

  4. Si la facture n'a pas été approuvée automatiquement, poursuivez avec Autorisation/approbation du paiement.

    La facture peut être automatiquement approuvée pour paiement lorsque vous quittez l'écran (APS360). Dans 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406/F), le champ 'Non approuvée pour paiement' détermine si cela s'applique pour les fonctions GCF AP10 et AP50.

Réviser les lignes d'une facture approuvée ou non approuvée et mise en correspondance avec un ordre d'achat/des transactions de réception de marchandises

  1. Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'ordre de tri 6 ou 16 pour afficher toutes les factures mises en correspondance afin de repérer la facture concernée.

  2. Sélectionnez l'option 15 (Afficher lignes de facture) pour la facture.

  3. Dans l'écran (APS360/B), utilisez les ordres de tri et options disponibles pour réviser les lignes de facture, les écritures comptables et les valeurs associées à l'ordre d'achat. Appuyez sur F3 pour quitter.

Autoriser/approuver le paiement

  1. Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'option 'Approuver paiement' pour la facture. (Passez à l'étape suivante si vous avez coché la case 'Confirmation de l'approbation de paiement avec la touche Entrée' dans l'écran P. Dans le cas contraire, la facture est approuvée directement).

  2. Appuyez sur Entrée dans Facture Fourn. Approuver pour paiement (APS111/B), où les transactions de la facture s'affichent.

    La facture est approuvée pour paiement si son montant n'excède pas le montant d'approbation maximal spécifié pour cet utilisateur autorisé dans 'Utilisateur autorisé. Ouvrir' (CRS650). Dans le cas contraire, la facture est considérée comme autorisée uniquement et transmise à un autre utilisateur autorisé pour approbation finale. Il en va de même lorsque la facture a été fractionnée. Selon votre autorisation, vous pouvez approuver la facture toute entière, y compris l'ensemble des lignes comptables qu'elle contient.

Annulation d'une facture non approuvée

  1. Dans l'écran (APS110/B), sélectionnez l'option 'Annuler la facture' pour la facture.

  2. Appuyez sur Entrée dans le programme 'Facture fournisseur. Approuver paiement' (APS111/B), où les transactions de la facture sont affichées.

  3. Si vous souhaitez ajouter un commentaire pour indiquer la raison de l'annulation, quittez l'écran (APS110) et ajoutez un texte explicatif à la facture en appuyant sur F6 dans le programme Compta. fourn. Modifier facture séparée (APS201/E).

Annuler l'approbation d'une facture au cours de la même session

  1. Dans l'écran (APS110/B), appuyez sur F14 (Afficher paiement approuvé) pour afficher l'écran F, où les factures approuvées au cours de la même session s'affichent.

  2. Sélectionnez l'option 'Annuler l'approbation pour paiement' pour la ou les factures concernées. Appuyez sur F3 pour terminer la session et revenir au menu.

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