Saisir des paiements fournisseur récurrents

Résultat

Un paiement est saisi pour un fournisseur et fractionné en plusieurs paiements partiels à traiter ultérieurement. Ces paiements sont répartis dans le temps de façon manuelle ou automatique. Chaque paiement partiel peut être associé à une méthode de paiement différente.

Vous pouvez passer en revue et ajuster ces paiements dans le programme 'Paiement récurrent. ouvrir' (APS095). Vous pouvez imprimer la liste des paiements récurrents dans le programme 'Paiement fournisseur récurrent. Imprimer' (APS570) en utilisant différents critères de sélection.

Les enregistrements de paiement partiel sont automatiquement intégrés à la procédure de paiement automatique lors de la création d'une proposition de paiement dans 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS130), sous réserve des conditions suivantes :

• La ou les dates d'échéance et le ou les modes de paiement indiqués dans l'écran (APS131/E) correspondent aux valeurs sélectionnées pour les paiements partiels dans l'écran (APS095).
• Vous devez définir la proposition de paiement de sorte qu'elle inclue les paiements récurrents. Ceci est défini dans le champ 'Paiement récurrent' dans (APS131/E) en sélectionnant l'option 1 ou 3.

Les informations relatives aux paiements récurrents sont enregistrées dans le fichier des en–têtes de paiements récurrents (FAPSPH) et dans le fichier de détail correspondant (FAPSPD).

Si les paiements sont basés sur une facture fournisseur déjà saisie, cette facture reçoit le statut 9 dans le fichier de la comptabilité fournisseurs (FPLEDG). Cela signifie qu'elle peut uniquement être payée en tant que paiement récurrent.

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Gestion de la comptabilité fournisseurs doivent être remplies.
• Si les paiements récurrents doivent être de type 2 (Associé à facture), une facture fournisseur doit être entièrement ou partiellement saisie comme autorisée dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100/E). Notez que cette facture ne doit pas être intégralement payée.
• S'il s'agit d'un paiement de type 2, l'option 2 doit être sélectionnée dans le champ 'Afficher détails facture fournisseur' dans 'Fonction GCF. Ouvrir détails' (CRS406/E) pour l'enregistrement détaillé correspondant à l'écriture sous la fonction GCF AP10 sélectionnée dans l'écran 'Facture Fourn. Enregistrer' (APS100/B).

Suivez les étapes ci-dessous :

Saisir les données de base pour un paiement total non associé à une facture

Utilisez cette procédure si le paiement récurrent n'est pas associé à une facture fournisseur.

1. Démarrez le programme 'Paiement récurrent. Ouvrir' (APS095/B).

   Les paiements déjà saisis qui doivent être réglés en tant que paiements récurrents s'affichent avec leur statut respectif.

2. Définissez la séquence d'écrans.

   Ces instructions sont basées sur la séquence d'écrans E1.

3. Sélectionnez un ordre de tri.

   Vous pouvez utiliser n'importe lequel des ordres de tri disponibles lorsque vous saisissez des nouveaux paiements :

   1 = Par année

   2 = Par bénéficiaire

   3 = Par numéro de référence

4. Saisissez l'année, le numéro de référence, le bénéficiaire et le paiement récurrent de type 1 (Non associé à une facture dans la comptabilité fournisseurs). Cliquez sur Nouveau.

5. Poursuivez avec les étapes décrites dans Définition des informations relatives au paiement total.

Définition des informations relatives au paiement total

Appliquez cette procédure si le paiement récurrent doit être saisi en même temps que la facture fournisseur dans l'écran (APS100) ou s'il doit l'être sur la base d'une facture déjà saisie.

1. Dans l'écran (APS095/E), saisissez les valeurs pertinentes : fournisseur, type de taux de change, taux de facture, montant total, devise, texte de pièce justificative, méthode de paiement, ID de banque (uniquement utilisé et requis si un méthode de paiement impliquant un virement bancaire est sélectionné), description du paiement, nom (facultatif) et chaîne comptable du compte de coûts à utiliser.

2. Selon le type de paiement récurrent, des valeurs par défaut sont proposées pour plusieurs de ces paramètres, mais vous pouvez les modifier.

   • Définir des intervalles de temps standard pour les paiements récurrents
   • Définir manuellement les informations relatives aux paiements récurrents

Définir des intervalles de temps standard pour les paiements récurrents

1. Saisissez une date de début et une date de fin définissant l'intervalle de temps pendant lequel les paiements doivent être effectués.

2. Saisissez le nombre de paiements récurrents à effectuer pour couvrir la totalité du paiement.

3. Saisissez la fréquence des paiements entre la date de début et la date de fin.

4. Saisissez le numéro correspondant au jour compris dans la période où le paiement doit être effectué, ainsi qu'un deuxième jour, si vous avez sélectionné la fréquence bimensuelle.

5. Saisissez l'intervalle mensuel. Appuyez sur Entrée pour appeler le programme 'Paiement récurrent. Ouvrir détails' (APS096).

6. Si vous avez sélectionné la fréquence bihebdomadaire, dans le champ 'Intervalle bihebdomadaire', saisissez le nombre de jours séparant la première date de paiement de la deuxième. Appuyez sur Entrée.

Définir manuellement les informations relatives aux paiements récurrents

Dans l'écran (APS096/B), sélectionnez l'une des options suivantes :

• Ajuster les enregistrements des paiements récurrents

  1. Dans l'écran (APS096/B), vérifiez les enregistrements des paiements récurrents proposés pour le paiement total.

  2. Pour modifier un enregistrement, sélectionnez l'option Ouvrir correspondante et ajustez le montant à payer et/ou la méthode de paiement utilisée dans l'écran E. Appuyez sur Entrée.

  3. Dans l'écran B, répétez les étapes 13 et 14 jusqu'à ce que tous les enregistrements aient été ajustés et que le montant total soit égal aux montants cumulés des différents enregistrements. Appuyez sur F3 pour terminer.

• Créer un nouvel enregistrement de paiement récurrent

  1. Dans l'écran (APS096/B), saisissez une date de paiement. Cliquez sur Nouveau.

  2. Dans l'écran E, saisissez le montant à payer.

  3. Passez en revue la méthode de paiement proposée et modifiez-le au besoin. Appuyez sur Entrée.

  4. Dans l'écran B, répétez les étapes 16 à 18 jusqu'à ce que tous les enregistrements aient été saisis et que le montant saisi soit égal au montant total du paiement. Appuyez sur F3 pour terminer.

Paramètres à définir

ID du programme/écran	Champ	Ce champ indique...
(APS095/B), (APS096/B	Statut	... le statut du paiement total et des différents enregistrements de paiement. Options valides 0 = Paiement ouvert 1 = Un ou plusieurs paiements récurrents sont en cours ou terminés. 9 = Paiement effectué et clôturé
(APS095/B)	Paiement récurrent : numéro de référence	… le numéro de référence des paiements non associés à une facture. Ce numéro est défini par l'utilisateur et permet de gérer le paiement lors de la création d'une proposition de paiement dans l'écran (APS130). Pour les paiements basés sur une facture, le numéro de la facture est automatiquement utilisé comme numéro de référence.
(APS095/B)	Type de paiement récurrent	... si le paiement est associé à une facture. Options valides 1 = Non. (Ce type de paiement peut éventuellement être basé sur un contrat.) 2 = Oui. Les paiements récurrents déclenchés à partir de l'écran (APS100) ou (APS201) sont automatiquement de ce type.
Champs contrôlant la répartition automatique des enregistrements de paiement (sélection)
(APS095/E)	Date de début, Date de fin	... l'intervalle de temps sur lequel les paiements doivent être répartis.
(APS095/E)	Nombre de paiements	... le nombre de paiements sur lequel le montant total du paiement récurrent doit être réparti
(APS095/E)	Jour de paiement	… à quelle date de la période le paiement sera effectué.
(APS095/E)	Intervalle mois/semaine	... nombre de semaines ou de mois, selon la fréquence de paiement sélectionnée, qui doivent s'écouler entre chaque paiement
(APS095/E)	Intervalle bihebdomadaire	... le nombre de jours séparant la première date de paiement de la deuxième. Ce champ est utilisé si vous avez sélectionné l'option bihebdomadaire dans le champ 'Fréquence de paiement'.
(APS095/E)	Fréquence paiement	… la fréquence des paiements récurrents entre la date de début et la date de fin. Options valides 01 = Quotidien 02 = Hebdomadaire 03 = mensuel 04 = Deux fois par semaine (bihebdomadaire) 05 = Deux fois par mois (bimensuel) Explications Si vous sélectionnez l'option 01, vous devez saisir le nombre de paiements. Les paiements commencent à la date de paiement (lorsqu'elle a été définie) ou à la date de début. Si vous sélectionnez l'option 02, vous devez saisir le nombre de paiements, la date de paiement et un intervalle en mois/semaine. Par exemple : La date de début est fixée au 1er juillet, la date de paiement au 03 et l'intervalle en mois/semaine est 01. Le premier paiement intervient le 3 juillet, le deuxième sept jours plus tard, c'est-à-dire le 10 juillet, etc. Si vous sélectionnez l'option 03, vous devez saisir le nombre de paiements, une date de paiement et un intervalle mensuel. Si vous sélectionnez l'option 04, vous devez saisir le nombre de paiements, une date de paiement et un intervalle bihebdomadaire. Exemple : La date de début est fixée au 1er juillet, la date de paiement au 03 et l'intervalle bihebdomadaire est 3. Le premier paiement intervient le 3 juillet, le deuxième paiement le 6 (dans la même semaine). Les paiements de la semaine suivante sont effectués le 10 juillet (3 juillet + 7 jours) et le 13 juillet (10 juillet + 3 jours), etc. Si vous sélectionnez l'option 05, vous devez saisir le nombre de paiements, une première date de paiement, puis une deuxième.
(APS095/E)	Jour paiement, Jour paiement 2	… à quelle date de la période le paiement sera effectué. Le champ 'Jour paiement 2' permet d'indiquer une deuxième date d'échéance lorsque la fréquence bimensuelle est sélectionnée. Comme le jour indiqué ne correspond pas nécessairement à un jour ouvré dans toutes les périodes sélectionnées, il est automatiquement ajusté au jour ouvré le plus proche dans le calendrier du système.
(APS095/E)	Intervalle mois	... le nombre de mois qui s'écoule entre chaque paiement récurrent. Exemple Si cet intervalle mensuel est fixé à 1 et que le jour de paiement est fixé au 25, un paiement récurrent sera effectué le 25 de chaque mois.