Définir les documents standardisés CF pour les notes de débit

… si la note de débit créée avec le document standardisé est considérée comme une note de débit ou une demande de note de débit. Il détermine ainsi la manière dont la note de débit sera traitée dans le système.

Les options valides sont les suivantes :

1 : note de débit du fournisseur

2 : demande de note de débit du fournisseur

Note de débit du fournisseur : vous utilisez une note de débit normale lorsque vous n'attendez pas que le fournisseur vous envoie un avoir. La note de débit met automatiquement ou manuellement à jour la comptabilité fournisseurs avec cet avoir. Le montant total que vous devez au fournisseur correspond alors au montant facturé à l'origine moins le montant de la note de débit. Ce montant sera proposé à la création d'une proposition de paiement dans 'Proposition paiement fournisseur. Ouvrir' (APS130).

Demande de note de débit du fournisseur : vous utilisez une demande lorsque vous attendez de la part du fournisseur qu'il vous envoie un avoir. Elle est imprimée et envoyée au fournisseur automatiquement ou manuellement. La comptabilité fournisseurs n'est pas affectée. Vous pouvez choisir de régler le montant intégral de la facture fournisseur et d'attendre de recevoir l'avoir, ou vous pouvez attendre l'avoir puis rapprocher les factures.

… que ce document standardisé est uniquement réservé aux utilisateurs associés à ce groupe.

Limiter l'accès à un document standardisé peut s'avérer utile par exemple si la création de notes de débit mettant à jour automatiquement la comptabilité fournisseurs ou de demandes de notes de débit doit être réservée à certains utilisateurs seulement.

... si la note de débit doit mettre à jour automatiquement la comptabilité fournisseurs lorsque vous quittez la saisie des factures dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100) ou dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110).

Si la mise à jour automatique est sélectionnée, la note de débit correspondra à un avoir dans la comptabilité fournisseurs et son numéro sera défini comme numéro de facture. La note de débit affichée dans Lot facture fournisseur. Ouvrir (APS450) se verra affecter le statut 9 (Note de débit créée et comptabilité fournisseurs mise à jour).

Si la mise à jour automatique n'est pas sélectionnée, vous pouvez actualiser la comptabilité fournisseurs manuellement en sélectionnant l'option 9 pour la note de débit dans l'écran (APS450). La mise à jour manuelle est recommandée si vous souhaitez par exemple que le fournisseur accepte le principe de la note de débit avant d'actualiser la comptabilité fournisseurs.

Notez que cette case peut uniquement être cochée si le type de document standard est 1 (Note de débit du fournisseur).

… si la note de débit sera imprimée automatiquement à la fermeture du programme dans lequel la facture a été saisie, (APS100) ou (APS110).

Si les impressions automatiques ne sont pas sélectionnées, vous pouvez imprimer manuellement la note de débit en sélectionnant l'option 9 pour cette note de débit dans l'écran (APS450).

... une description de la transaction de la note de débit.

Ce texte est réservé à un usage interne. Il sera par exemple imprimé sur le journal comptable et affiché dans la comptabilité fournisseurs. En utilisant le texte 'note de débit' par exemple, vous pourrez facilement repérer ces transactions dans le système.

Le texte n'est pas imprimé sur la note de débit elle-même.

... l'identité d'un texte comptant jusqu'à trois lignes. Ce texte est imprimé en tant qu'en-tête sur la note de débit. Il peut s'agir par exemple du message 'Note de débit. Veuillez confirmer cette opération'.

Notez que vous pouvez définir des textes en plusieurs langues pour une même identité. Le code de langue associé au fournisseur dans 'Client. Ouvrir' (CRS610) détermine le texte utilisé.

Sachez que vous pouvez modifier manuellement ce texte, même s'il est proposé par défaut lors de la création d'une note de débit dans l'écran (APS364).

... un enregistrement détaillé pour la fonction GCF AP51.

La fonction GCF AP51 est composée d'un nom et d'un nom d'en-tête de journal.

L'enregistrement détaillé de la fonction AP51 contient les informations relatives au numéro de série et au nom de la pièce justificative, ainsi qu'à l'intervalle de dates autorisé. L'enregistrement détaillé détermine également si la note de débit doit être approuvée pour paiement après sa saisie.

… détermine si des écritures comptables sont à créer pour les demandes de note de débit. Les écritures comptables à compenser sont stockées dans 'Transactions demande de crédit. Ouvrir' (APS390). Si l'option 'Approuvé pr paiement' est définie sur 2 ou 3 dans la fonction GCF AP10, dans 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405), la facture fournisseur n'est pas approuvée pour paiement lorsque des transactions de demande de crédit sont créées.

Lorsque l'avoir a été reçue du fournisseur, il peut être rapproché avec les transactions de demande de crédit. Les transactions de demande de crédit sont automatiquement annulées et comptabilisées si le montant de l'avoir, hors taxes, respecte les limites de tolérance définies dans 'Paramètres – Rapproch. factures fourn.' (APS900).