Configuration du lettrage de relevé bancaire automatique

Types de lettrage dans (ABS960)

Dans 'Type de lettrage. Ouvrir' (ABS960), un type de lettrage de relevé bancaire est défini pour chaque compte bancaire pour lequel un lettrage automatique de relevé bancaire est à réaliser.

Le type de lettrage de relevé bancaire est lié à un ID de compte bancaire défini dans (CRS692) auquel un compte, extrait du plan comptable, est rattaché.

Le type de lettrage de relevé bancaire peut être lié à une personne responsable définie en qualité d'utilisateur dans Utilisateur. Ouvrir (MNS150). La personne sera automatiquement désigné responsable pour les nouveaux relevés bancaires saisis pour ce type de lettrage de relevé bancaire dans (ABS180).

Le paramètre 'Signe inverse' n'est pas utilisé par la fonctionnalité dans M3 BE mais peut exploité dans le cadre d'un message FBM (Financial Business Messages) pour inverser les signes pour les montants chargés dans (ABS180) et (ABS181).

Si le paramètre 'Lancer le lettrage automatique' est activé, le rapprochement automatique aura lieu au cours de la validation, si celle-ci de se termine sans erreurs.

Le paramètre 'Déf code débit/crédit automatiquement' peut être utile lorsque la société a été définie comme utilisant des codes débit/crédit dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750) mais que les relevés bancaires reçus de la banque ne contiennent aux code débit/crédit. Pour faciliter le lettrage automatique de ces relevés bancaires, ce paramètre (s'il est activé) ajoute des codes débit/crédit aux lignes de relevé bancaire dans (ABS181) en convertissant les montants positifs en opérations de débit et les montants négatifs en opérations de crédit.

Séquences de recherche de lettrage dans (ABS965)

Une séquence de recherche de lettrage est associée à chaque type de lettrage de relevé bancaire. Les séquences de recherche de lettrage sont définies dans le programme Séquence recherche de lettrage. Ouvrir (ABS965) et sont utilisées pour définir l'exécution du lettrage automatique pour un type de lettrage de relevé bancaire en particulier. Le lettrage automatique peut être géré différemment pour différents comptes bancaires.

Par exemple, il peut être basé sur un numéro de chèque pour un compte bancaire sur lequel les paiement par chèque sont reçus tandis qu'un autre compte peut être lettré sur la base du segment comptable 2 puisque les transactions bancaires visent des paiements émis vers des centres de coûts différents dans le segment comptable 2 dans (CRS630).

Les champs disponibles pour la configuration dans les séquences de recherche de lettrage sont définis dans le groupe de champs ABSSO dans le programme Groupe champs. Afficher champs autorisés (CRS109) :

• &002 – Numéro de chèque
• &AIT2 – Segment comptable 2
• &AIT3 – Segment comptable 3
• &AIT4 – Segment comptable 4
• &AIT5 – Segment comptable 5
• &AIT6 – Segment comptable 6
• &AIT7 – Segment comptable 7
• &OPC – Code de transaction bancaire
• &CUAM – Montant devise étrangère
• &CURD – Date de valeur
• &VTXT – Texte de pièce justificative

Pour chaque séquence de recherche de lettrage, cinq niveaux de séquences de recherche peuvent être définis. Pour chaque niveau, cinq objets de séquence de recherche distincts peuvent être sélectionnés dans les champs disponibles énoncés ci-dessus. Les cinq objets de séquence de recherche distincts définis pour un niveau constitue la chaîne de recherche utilisée lors du lettrage automatique. Tous les objets sélectionnés pour le niveau 1 doivent afficher une correspondance entre la ligne de relevé bancaire et la transaction de comptabilité générale pour que les transactions soient automatiquement lettrées.

Si aucune correspondance n'est affichée, le programme tente de procéder à un lettrage automatique sur la base des objets sélectionnés pour le niveau 2. Si l'absence de correspondance persiste, le programme persévère avec le niveau 3, 4 et 5. Si aucune correspondance n'existe au-delà du niveau 5, aucun lettrage automatique ne peut avoir lieu sur la base de la configuration actuelle de la séquence de recherche de lettrage pour le type de lettrage de relevé bancaire.

Lorsque les transactions dans la comptabilité générale sont identifiées pour correspondre à une ligne de relevé bancaire, sur la base de la chaîne de recherche créée par les objets de séquence de recherche, les montants des transactions doivent également être identiques au montant de la ligne de relevé bancaire, sans quoi aucun lettrage entre eux ne peut être réalisé. Si le montant en devise (&CUAM) est l'un des objets de séquence de recherche, le montant d'une seule transaction dans la comptabilité générale doit être identique au montant d'une seule ligne de relevé bancaire.

Si le montant en devise n'apparaît pas parmi les objets de séquence de recherche, le montant total de l'ensemble des transactions de la comptabilité générale disposant de la chaîne de recherche correcte peut être rapproché avec une seule ou plusieurs lignes de relevé bancaire si le total de ces lignes est égal au total des transactions dans la comptabilité générale. De même, si le montant total de plusieurs lignes de relevé bancaire correspond au montant d'une seule et unique transaction de comptabilité générale, un rapprochement est également possible.

Exemple de configuration pour les niveaux et objets de séquence de recherche :

Niveau de séquence de recherche	Objet de séquence de recherche
1	&002 et &CUAM
2	&AIT2 et &CUAM
3	&AIT2
4	Aucune configuration
5	Aucune configuration

Avec cette configuration de la séquence de recherche de lettrage, le programme commence par rechercher dans la comptabilité générale une transaction disposant du même numéro de chèque et du même montant que ceux indiqués dans la ligne de relevé bancaire. S'il ne trouve rien, il tente de chercher une transaction dans la comptabilité générale qui possède la même valeur dans le segment comptable 2 et le même montant que celui indiqué dans la ligne de relevé bancaire.

Si la transaction reste introuvable, le programme continue en recherchant dans la comptabilité générale toutes les transactions affichant la même valeur dans le segment comptable 2, tel qu'indiquée dans la ligne de relevé bancaire. Si le montant total de l'ensemble des transactions dans la comptabilité générale équivaut au montant dans la ligne de relevé bancaire, un lettrage automatique est réalisé. Si le montant total ne correspond pas à celui de la ligne de relevé bancaire, plus aucune recherche n'est effectuée puisqu'aucun objet de séquence de recherche n'a été défini pour les niveaux 4 et 5.

Si la date comptable (&ACDT) correspond à l'un des objets de séquence de recherche, alors la date comptable des transactions dans la comptabilité générale doit être identique à la date comptable de la ligne de relevé bancaire pour que le lettrage des transactions soit automatique. Il en va de même lorsque la date de valeur (&CURD) figure parmi les objets de séquence de recherche.

Si les objets de séquence de recherche ont été définis pour permettre le rapprochement d'une ou plusieurs transactions de comptabilité générale avec une (ou plusieurs) lignes de relevé bancaire, le paramètre 'Grouper lettrage par date' peut alors être utilisé pour lieux affiner le processus de lettrage automatique.

Les options possibles sont :

• 0 = Non utilisé
• 1 = Groupé par date comptable
• 2 = Groupé par date de valeur

Si le paramètre a la valeur 1 (Groupé par date comptable) ou la valeur 2 (Grouper par date de valeur), les transactions identifiées avec la chaîne de recherche correcte seront groupées par date, soit par date comptable, soit par date de valeur. Ceci signifie que le montant total des transactions choisies dans la comptabilité générale, par date, doit correspondre au montant total des lignes de relevé bancaire, par date. Ainsi donc, si les montants totaux de toutes les transactions sélectionnées correspondent mais pas les montants par date, aucun lettrage automatique n'est réalisé.

Exemple de groupement par date où les transactions disposent de la même chaîne de recherche :

Transactions dans la comptabilité générale :

• 1er janvier : 1 000
• 1er janvier : 2 000
• 1er janvier : 500
• 2 janvier : 3000

Lignes relevé bancaire :

• 5 janvier : 3000
• 6 janvier : 3500

Le montant total des transactions dans la comptabilité générale est 6500. Le montant total des lignes de relevé bancaire correspondantes est également 6500. Si le paramètre 'Grouper lettrage par date' a été défini sur 0, toutes les transactions concernées dans la comptabilité générale et les deux lignes de relevé bancaire seront automatiquement lettrées entre elles, toutes avec le même numéro de connexion.

Si le paramètre 'Grouper lettrage par date' a été défini sur 1 ou 2, les transactions de la comptabilité générale publiées à la date du 1er janvier, avec un montant total de 3500, seront lettrées avec la ligne de relevé bancaire du 6 janvier (montant de 3500). De la même manière, la transaction de comptabilité générale publiée le 2 janvier avec un montant de 3000 sera lettrée avec la ligne de relevé bancaire du 5 janvier dont le montant est également 3000. Dans ce cas, deux numéros de connexion distincts seront utilisés pour le lettrage de ce relevé bancaire.