Définition de la méthode d'extraction d'informations à partir du fichier d'informations supplémentaires à l'aide des ID de texte

Résultat

Un identificateur de texte est défini. Cet identificateur contient une chaîne de texte et d'autres données. Durant l'affectation des relevés (lorsque s'applique un scénario qui utilise les identificateurs de texte), une recherche est effectuée dans le fichier d'informations supplémentaires pour trouver les chaînes de texte qui ont été définies. Si la chaîne est trouvée :

• la pièce justificative est enregistrée en fonction de l'identificateur ou
• un acompte est créé avec le client/fournisseur défini.

Les dates et périodes de validité contrôlent lorsque l'identificateur de texte est valide.

Spécifiez qu'un scénario doit utiliser des identificateurs de texte dans Numéro Scénario. Ouvrir (ABS911). Pour ce faire, allez dans :

• le champ 'Extraction de la chaîne comptable' si ce scénario crée des pièces justificatives.
• le champ 'Chemin de recherche – client/fournisseur' si ce scénario crée des acomptes.

Le fichier FABTAB est mis à jour.

Avant de commencer

• Le fichier d'informations supplémentaires contient une chaîne de texte qui identifie le client/fournisseur et la façon dont la pièce justificative sera publiée. Vous connaissez cette chaîne de texte. Il peut s'agir d'un numéro de client ou d'enregistrement par exemple. Le fichier d'informations supplémentaires est passé en revue dans Relevé Bancaire. Ouvrir Dét. Ligne (ABS102/B).
• Le compte bancaire auquel s'applique l'identificateur de texte est défini dans Compte bancaire. Ouvrir (CRS692).
• Le code de transaction commerciale, c'est-à-dire le type de ligne de relevé bancaire auquel l'identificateur de texte s'applique, est défini dans Code transaction commerciale. Ouvrir (ABS020).
• Si la ligne de relevé doit être exprimée dans une certaine devise, celle-ci est définie dans Devise. Ouvrir (CRS055).

Identificateurs de texte utilisés pour publier des pièces justificatives

• Les périodes GCF sont définies dans Division. Connecter société (MNS100/F).
• Si une pièce justificative standardisée est utilisée, celle-ci est définie dans Pièce justif standard. Ouvrir (GLS015).
• Si une chaîne comptable fixe est utilisée, les identités comptables sont définies dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630), pour leur segment comptable respectif.
• Si la TVA est calculée, les codes TVA sont définis dans le programme 'Code TVA. Ouvrir' (CRS030).

Identificateurs de texte utilisés pour identifier le client/fournisseur

• Le client est défini dans 'Client. Ouvrir' (CRS610) ou le fournisseur est défini dans 'Fournisseur. Ouvrir' (CRS620).

Paramètres à définir

ID du programme/écran	Champ	Ce champ indique...
(ABS940/B)	Type identificateur texte	... le type de scénario d'affectation pour lequel cet identificateur de texte s'applique. Options valides 1 : comptabilité générale 2 : comptabilité clients 3 : comptabilité fournisseurs L'option 1 est utilisée quand l'identificateur de texte s'applique à un scénario qui crée des pièces justificatives. L'identificateur de texte est alors utilisé pour déterminer comment la pièce doit être publiée. Les options 2 et 3 sont principalement utilisées lorsque l'identificateur de texte s'applique à un scénario qui crée des acomptes dans la comptabilité clients ou la comptabilité fournisseurs. L'identificateur de texte est alors utilisé pour rechercher le client/fournisseur auquel l'acompte se réfère. Noter que ces options peuvent être également utilisées pour un scénario de recherche de facture à affecter à une ligne de relevé. Ceci peut être le cas d'un scénario qui utilise le montant exact de la ligne de relevé pour retrouver la facture.
(ABS940/B)	Identificateur texte	... la chaîne de texte qui est comparée au texte des informations supplémentaires pour une ligne du relevé bancaire. Exemple : L'Identificateur de texte est 'OBV140'. La chaîne de texte 'OBV140' sera recherchée dans les informations supplémentaires.
(ABS940/B)	Identité de compte bancaire	... le compte bancaire auquel le relevé bancaire doit se référer afin que l'identificateur de texte puisse s'appliquer. Si vous laissez ce champ vide, l'identificateur de texte s'appliquera à toutes les identités de compte bancaire. Plus les identificateurs de texte appliqués pendant la recherche sont nombreux, plus la recherche prend du temps. Pour réduire les temps de recherche, il est donc recommandé de toujours spécifier une identité de compte bancaire chaque fois que possible.
(ABS940/B)	Code de transaction commerciale	... le code de transaction commerciale auquel la ligne de relevé bancaire doit se référer afin que l'identificateur de texte puisse s'appliquer. Si vous laissez ce champ vide, l'identificateur de texte s'appliquera à toutes les codes de transaction commerciale. Plus les identificateurs de texte appliqués pendant la recherche sont nombreux, plus la recherche prend du temps. Pour réduire les temps de recherche, il est donc recommandé de toujours spécifier un code de transaction commerciale chaque fois que possible.
(ABS940/E)	Utilisation du numéro de début et de fin	... un numéro de jour de début/fin pour la période actuelle. Des intervalles de numéros de jour sont utilisés pour limiter la validité de l'identificateur de texte pour une période. L'identificateur de texte ne s'applique que si la date de valeur de la ligne de relevé est comprise dans l'intervalle spécifié. Utilisez les intervalles de date si vous savez que cette transaction bancaire (que l'identificateur de texte permet de localiser) se produit uniquement dans un intervalle de dates fixe pour chaque période. L'utilisation d'un intervalle permet de réduire les risques de création de pièce par inadvertance, car l'identificateur de texte se trouve accidentellement dans les informations supplémentaires d'une ligne de relevé qui se rapporte à un type de transaction bancaire totalement différent. Les numéros de jour sont convertis en dates selon le type de période valide défini pour la fonction GCF dans l'écran (CRS610). Le type de période défini pour la fonction GCF est spécifié dans l'écran (MNS100).
(ABS940/E)	Valide déb/fin	... les dates de début et de fin entre lesquelles l'identificateur de texte sera valide.
(ABS940/E)	Utilisé dans période	... la période au cours de laquelle l'identificateur de texte s'appliquera. Jusqu'à six périodes peuvent être spécifiées. Utilisez ces périodes si vous savez que cette transaction bancaire (que l'identificateur de texte permet d'identifier) ne se produit qu'au cours de certaines périodes de l'année. L'utilisation de ces périodes permet de réduire les risques de création de pièce par inadvertance, car l'identificateur de texte se trouve accidentellement dans les informations supplémentaires d'une ligne de relevé qui se rapporte à un type de transaction bancaire totalement différent. Le type de période et le nombre de périodes qui s'appliquent pour la fonction GCF sont indiqués dans l'écran (MNS100).
(ABS940/E)	Montant chèque	... le montant exact qui doit figurer sur la ligne de relevé afin d'utiliser l'identificateur de texte. Spécifiez un montant si vous savez que cette transaction bancaire (que l'identificateur de texte permet de localiser) a toujours le même montant. Vous réduisez donc le risque de création accidentelle d'une pièce justificative. Cela est dû au fait que les informations supplémentaires peuvent comprendre la chaîne de texte de l'identificateur, bien que la ligne de relevé se réfère à un type de transaction bancaire totalement différent. Au besoin, indiquez si le montant est débiteur ou créditeur.
(ABS940/E)	Contrôle signe montant	... si le signe du montant spécifié doit être vérifié. Si ce champ est sélectionné, le signe du montant de la transaction doit être le même que celui du montant de l'identificateur de texte pour que ce dernier soit utilisé.
(ABS940/E)	Devise	... la devise dans laquelle le montant doit être exprimé pour que l'identificateur de texte puisse s'appliquer.
(ABS940/E)	Fréquence autorisée	... combien de fois par période l'identificateur de texte peut être utilisé pour créer et publier une pièce justificative. L'utilisation de ce champ permet de réduire les risques de création de pièce par inadvertance, car la chaîne de l'identificateur de texte se trouve par accident dans les informations supplémentaires d'une ligne de relevé qui se rapporte à un type de transaction bancaire totalement différent.
(ABS940/E)	Fréquence réelle	... à combien de reprises l'identificateur de texte peut être utilisé pour créer et publier des pièces pendant la période en cours. Ce champ est mis à jour automatiquement.
(ABS940/E)	Dernière période utilisée	... la dernière période à laquelle l'identificateur de texte a été utilisé pour créer et publier une pièce justificative. Vous ne pouvez pas utiliser l'identificateur de texte pour un relevé bancaire se rapportant à une période antérieure à celle affichée ici.
(ABS940/E)	Dernière date utilisée	... la dernière date d'utilisation de l'identificateur de texte. Vous pouvez ainsi déterminer l'utilité de l'identificateur de texte. S'il n'a pas été utilisé depuis longtemps, vous pouvez peut-être le supprimer ou le redéfinir.
(ABS940/E)	Récupération de la chaîne comptable	... comment la pièce justificative sera publiée. Options valides 1 : chaîne fixe 2 = Pièce justificative standard. L'option 1 signifie qu'une chaîne comptable fixe, qui sera toujours utilisée, est définie sur le même écran. L'option 2 signifie qu'une pièce justificative standardisée est spécifiée sur le même écran. Les lignes d'écriture comptable définies pour la pièce standardisée seront alors utilisées au moment de la publication de la pièce. Cette option est utile si vous souhaitez créer plusieurs transactions comptables, par exemple la TVA.
(ABS940/E)	Segments comptables 1–7	... l'identité comptable pour le segment comptable respectif. La pièce justificative sera publiée conformément à la chaîne comptable définie ici.
(ABS940/E)	Code TVA	... la devise qui doit figurer sur la ligne de relevé pour pouvoir utiliser l'identificateur de texte.
(ABS940/E)	Pièce justificative standard	... la pièce justificative standardisée qui sera utilisée à la publication de la pièce justificative.
(ABS940/E)	Code client/fournisseur	... quel client ou fournisseur utiliser pour l'identificateur de texte. Ce client/fournisseur est utilisé pour l'acompte créé ou pour rechercher la facture à affecter à la ligne de relevé.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Lancez ID texte. Ouvrir (ABS940/B).

2. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour créer un identificateur de texte utilisé pour publier des pièces justificatives correctement, passez à l'étape 3.
   • Pour créer un identificateur de texte utilisé pour identifier le client/fournisseur, passez à l'étape 17.

   Identificateurs de texte utilisés pour publier correctement des pièces justificatives

3. Dans l'écran B, sélectionnez l'option 1 ('Comptabilité générale') dans le champ 'Type identificateur texte'.

4. Spécifiez la chaîne à rechercher dans les informations supplémentaires du champ 'ID de texte'.

5. Spécifiez si possible l'ID de compte bancaire et le code de transaction commerciale pour lesquels l'identificateur de texte s'applique. Sélectionnez Nouveau.

   Spécifiez si possible l'ID de compte bancaire et le code de transaction commerciale pour lesquels l'identificateur de texte s'applique. Sélectionnez Nouveau.

6. Dans l'écran E, saisissez un nom et/ou une description pour l'identificateur de texte.

7. Spécifiez la durée de validité de l'identificateur de texte dans les champs des dates de début et de fin de validité.

8. Dans le champ 'Récupération de la chaîne comptable', choisissez si vous devez utiliser une chaîne comptable fixe ou une pièce justificative standard lors de la publication. Sélectionnez également l'une des options suivantes :

   • Si vous avez choisi d'utiliser une chaîne fixe, spécifiez-la dans les sept champs de segments comptables.
   • Si vous avez choisi d'utiliser une pièce justificative standardisée, spécifiez-la dans le champ 'Pièce justificative standard'.

9. Si vous souhaitez que la TVA soit calculée, spécifiez le code TVA.

10. Sélectionnez le statut 20 (Définitif).

11. Si vous souhaitez restreindre le nombre de situations dans lesquelles l'identificateur de texte est valide, passez à l'étape suivante. Ou appuyez sur Entrée.

    Restreindre le nombre de situations dans lesquelles l'identificateur de texte est valide

12. Spécifiez les périodes GCF pour lesquelles l'identificateur de texte est valide dans le champ 'Utilisé dans période'.

13. Si nécessaire, spécifiez également un numéro de jour de début et de fin au sein des périodes GCF sélectionnées dans lesquelles l'identificateur de texte est valide dans les champs 'Utilisé depuis numéro jour' et 'Utilisé vers numéro jour'.

14. Si vous savez que le type de ligne de relevé bancaire auquel l'identificateur de texte s'applique a toujours le même montant, spécifiez ce montant.

15. Si l'identificateur de texte s'applique uniquement lorsque la ligne de relevé bancaire est exprimée dans une devise spécifique, saisissez cette devise.

16. Si vous souhaitez qu'un contrôle vérifie que le signe de la ligne de relevé et le signe spécifié dans le champ du montant de l'identificateur de texte sont les mêmes, cochez la case 'Contrôle montant'. Appuyez sur Entrée.

    Identificateur de texte utilisé pour identifier le client/fournisseur

17. Dans l'écran B, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour créer un identificateur de texte utilisé pour extraire un client, sélectionnez l'option 2 ('Comptabilité clients') dans le champ 'Type identificateur texte'.
    • Pour créer un identificateur de texte utilisé pour extraire un fournisseur, sélectionnez l'option 3 ('Comptabilité fournisseurs') dans le champ 'Type identificateur texte'.

18. Spécifiez la chaîne à rechercher dans les informations supplémentaires du champ 'ID de texte'.

19. Spécifiez le compte bancaire et le code de transaction commerciale pour lesquels l'identificateur de texte s'applique. Sélectionnez Nouveau.

20. Dans l'écran E, saisissez un nom et/ou une description pour l'identificateur de texte.

21. Spécifiez la durée de validité de l'identificateur de texte dans les champs des dates de début et de fin de validité.

22. Spécifiez le client/fournisseur qui s'appliquera si l'identificateur de texte est trouvé dans les informations supplémentaires.

23. Sélectionnez le statut 20 (Définitif).

24. Si vous souhaitez restreindre le nombre de situations dans lesquelles l'identificateur de texte est valide, passez à l'étape suivante. Ou appuyez sur Entrée.

    Restreindre le nombre de situations dans lesquelles l'identificateur de texte est valide

25. Si vous savez que le type de ligne de relevé bancaire auquel l'identificateur de texte s'applique a le même montant, spécifiez ce montant.

26. Si l'identificateur de texte s'applique uniquement lorsque la ligne de relevé bancaire est dans une devise spécifique, saisissez cette devise.

27. Si l'identificateur de texte s'applique uniquement lorsque la ligne de relevé bancaire est dans une devise spécifique, saisissez cette devise.