Processus de lettrage automatique des relevés bancaires

Restrictions

S'il existe plusieurs correspondances pour la transaction dans le relevé bancaire, aucune des transactions ne sera sélectionnée pour le lettrage automatique. Par exemple, si une ligne de relevé bancaire contient un montant égal à 100 et s'il existe dans la comptabilité générale cinq transactions avec un montant de 100 contenant la chaîne de recherche adéquate, aucune de ces transactions ne sera choisie pour le lettrage automatique avec la ligne de relevé bancaire. De même, si la comptabilité générale comporte une transaction avec un montant égal à 100 et deux lignes de relevé bancaire avec un montant de 100, aucun lettrage automatique ne sera effectué. Le programme ne peut pas connaître les transactions correctes à lettrer mais un lettrage automatique peut être réalisé par la suite pour sélectionner les transactions qu'il convient de lettrer.

Vue d'ensemble de la solution

L'organigramme dévoile un aperçu des programmes et des tables employés dans la fonction de lettrage automatique des relevés bancaires. Pour chacun des programmes décrits ci-dessous, il existe une API avec une fonction correspondante.

Description

Dans Type de lettrage. Ouvrir (ABS960) (table FBSRET), un type de lettrage de relevé bancaire est défini pour chaque compte bancaire pour lequel un lettrage de relevé bancaire automatique doit être réalisé. Le type de lettrage de relevé bancaire est lié à un ID de compte bancaire défini dans Compte bancaire. Ouvrir (CRS692) auquel un compte, extrait du plan comptable, est rattaché.

Une séquence de recherche de lettrage est associée à chaque type de lettrage de relevé bancaire. Les séquences de recherche de lettrage sont définies dans le programme 'Séquence recherche de lettrage. Ouvrir' (ABS965) (table FBSREO) et sont utilisées pour définir l'exécution du lettrage automatique pour un type de lettrage de relevé bancaire en particulier. Le lettrage automatique peut être géré différemment pour différents comptes bancaires. Par exemple, il peut être basé sur un numéro de chèque pour un compte bancaire sur lequel les paiement par chèque sont reçus tandis qu'un autre compte peut être lettré sur la base du segment comptable 2 puisque les transactions bancaires visent des paiements émis vers des centres de coûts différents dans le segment comptable 2 dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630).

Quand un relevé bancaire est reçu par voie électronique sous la forme d'un fichier provenant de la banque, le relevé bancaire peut être transféré dans Lettrage relevé bancaire. Ouvrir (ABS180) au moyen d'API disponibles pour cette fonction. Le relevé bancaire peut également être saisi manuellement dans (ABS180) (table FBSREH).

Chaque relevé bancaire créé dans (ABS180) est lié à un type de lettrage de relevé bancaire défini dans (ABS960) et si une personne responsable a été rattachée à ce type de lettrage de relevé bancaire, cette personne sera automatiquement désignée comme responsable pour le traitement du nouveau relevé bancaire créé dans (ABS180). L'en-tête de relevé bancaire dans (ABS180) contient également des informations sur les soldes d'ouverture/clôture, sur la date du relevé bancaire et ses dates de début/fin. La saisie de données concernant les soldes d'ouverture et de clôture est facultative pour le relevé bancaire mais tous les autres champs doivent être renseignés lorsque vous créez un relevé bancaire dans (ABS180).

Pour chaque relevé bancaire, les lignes de relevé bancaire sont disponibles dans le programme Lettrage relevé bancaire. Ouvrir lignes (ABS181) (table FBSREL), accessible via l'option associée 11 dans (ABS180). Chaque ligne du relevé bancaire comprend des informations sur la date et le montant de la transaction bancaire, ainsi que des données indispensables au lettrage automatique, notamment le numéro de chèque, le code de transaction bancaire, le texte de pièce justificative et les segments comptables 2 à 7. Deux dates peuvent être mises à jour pour chaque ligne de relevé bancaire : date comptable et date de valeur. Un montant et au moins une de ces dates doivent être saisis pour chaque ligne de relevé bancaire.

Une fois le lettrage automatique traité pour un relevé bancaire dans (ABS180), vous pouvez consulter les transactions lettrées dans le programme Lettrage relevé banc. Transact lettrée (ABS182) (table FBSREC), accessible via l'option associée 12 dans (ABS180). Les lignes de relevé bancaire sont affichées comme type ligne 1 ; les transactions de comptabilité générale le sont comme type ligne 2. Les enregistrements lettrés l'un avec l'autre sont identifiés avec le même numéro de connexion. Si nécessaire, un lettrage peut être annulé dans (ABS182) à l'aide de l'option associée 23 (Annuler le lettrage).

Les lignes de relevé bancaire et les transactions de comptabilité générale qui n'ont pas été automatiquement lettrées peuvent être consultées dans le programme Lettrage relevé banc. Trans non lettrée (ABS185) (table FBSREM), accessible via l'option 13 dans (ABS180). Les lignes de relevé bancaire sont affichées comme type ligne 1 ; les transactions de comptabilité générale le sont comme type ligne 2. Le lettrage manuel des lignes de relevé bancaire restantes peut être effectué en sélectionnant les enregistrements à rapprocher au moyen de l'option associée 8 ('Sélectionner ligne'), puis en utilisant la fonction F20 ('Lettrer lignes sélectionnées'). Si une ligne est choisie par erreur, elle peut être libérée au moyen de l'option associée 9 ('Lancer ligne') ou de la fonction F21 ('Lancer lignes sélectionnées').

Si une transaction existe dans le relevé bancaire mais pas dans la comptabilité générale, cette transaction est saisie dans le programme 'Pièce comptable journal. Saisir' (GLS100) à l'aide la fonction F19 ('Pièce comptable journal. Saisir') dans (ABS185). La nouvelle transaction n'apparaîtra pas automatiquement dans (ABS185) après la saisie dans (GLS100) mais elle sera extraite au moment du lancement du lettrage automatique pour le relevé bancaire dans (ABS180).

Lors d'un lettrage manuel dans (ABS185), l'ID de sélection joue un rôle essentiel. Quand une ligne est sélectionnée dans (ABS185), un ID de sélection est automatiquement affecté à l'enregistrement. L'ID de sélection se compose de la date actuelle (AAAAMMJJ) et du numéro disponible suivant dans la série 'S2-K' dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165). Tous les enregistrements dotés du même ID de sélection reçoivent le même numéro de connexion dans (ABS182) lorsqu'ils sont lettrés. Si une ligne sélectionnée est libérée au moyen de l'option associée 9 ou de la fonction F21 dans (ABS185), l'ID de sélection est supprimé.

Dans l'en-tête de l'écran (ABS185/B), le champ 'Montant sélect. dans relevé bancaire' affiche le montant des lignes de relevé bancaire sélectionnées ; le champ 'Montant sélect. dans compta. générale' dévoile le montant des transactions de comptabilité générale choisies. Si ces deux montants ne sont pas identiques, le montant restant à sélectionner est affiché dans le champ 'Ecart'. Si les deux montants sont les mêmes, le champ 'Ecart' sera vide et il sera possible de lettrer les enregistrements sélectionnés au moyen de la touche de fonction F20 dans le programme (ABS185). Les transactions lettrées sont ensuite déplacées de (ABS185) vers (ABS182).

Les transactions lettrées dans la comptabilité générale sont mises à jour avec le code de lettrage externe 9 et la date de lettrage externe que vous pouvez afficher dans le programme 'Compta. générale. Afficher transactions' (GLS211/F) (table FGLEDG). L'information supplémentaire 039 ('N° de relevé bancaire') est ajoutée aux transactions lettrées qui peuvent être affichées dans le programme 'Compta. générale. Afficher infos suppl' (GLS212) (table FGLEDX).

Chaque transaction de comptabilité générale existe aussi dans la table FGLEDB où sont stockées des informations concernant la date de valeur et le code de transaction bancaire. Quand une transaction de comptabilité générale a été lettrée dans (ABS180), l'enregistrement correspondant dans la table FGLEDB est également mis à jour avec des informations sur la date du lettrage et le numéro de relevé bancaire.

Une fois toutes les lignes de relevé bancaire lettrées, le statut de l'en-tête du relevé bancaire est défini sur 90 et la date de lettrage externe est définie d'après l'en-tête du relevé bancaire dans (ABS180). La date du relevé bancaire est utilisée comme date de lettrage externe et l'est à la fois pour l'en-tête du relevé bancaire, les transactions de la comptabilité générale et les transactions inscrites dans la table FGLEDB.

Si un état est requis lors du lettrage intégral du relevé bancaire, une liste des transactions lettrées peut être téléchargée dans Excel depuis le programme (ABS182) en sélectionnant Outils > Exporter vers Excel.

Statuts des relevés bancaires

Les lignes de relevé bancaire dans (ABS181) peuvent avoir les statuts suivants :

• 00 – Non lettré
• 90 – Lettré

L'en-tête du relevé bancaire dans (ABS180) peut avoir les statuts suivants :

• 10 – Nouveau
• 20 – Validation en cours
• 25 – Validé avec des erreurs
• 30 – Validé
• 40 – Lettrage automatique en cours
• 50 – Lettrage automatique terminé
• 70 – Annulation du lettrage en cours
• 80 – Lettrage manuel en cours
• 90 – Lettré

Suppression d'un relevé bancaire autorisée si son statut est l'un des suivants :

• 10 – Nouveau
• 25 – Validé avec des erreurs
• 30 – Validé

Lors du traitement d'un travail, vous ne pouvez pas supprimer un relevé bancaire s'il possède l'un des statuts suivants :

• 20 – Validation en cours
• 40 – Lettrage automatique en cours
• 70 – Annulation du lettrage en cours
• 80 – Lettrage manuel en cours

Quand un relevé bancaire a été lettré, vous ne pouvez pas le supprimer à moins d'inverser d'abord le processus de lettrage. Cela s'applique aux statuts suivants :

• 50 – Lettrage automatique terminé
• 90 – Lettré

Le statut des lignes et de l'en-tête sont automatiquement mis à jour lors du traitement du relevé bancaire. Les statuts définis au cours du flux de traitement sont décrits ci-dessous :

Validation

Lorsqu'un nouveau relevé bancaire est reçu ou saisi dans (ABS180), le statut est défini sur 10. La validation du relevé bancaire débute alors avec l'option associée 21 (Valider) dans (ABS180). Lors de la validation, le statut est défini sur 20. La validation s'assure que le numéro de relevé bancaire est unique pour l'année et le type de lettrage, qu'il n'existe aucune ligne pour le relevé bancaire et que le total des lignes est conforme à l'écart entre les soldes d'ouverture et de clôture affichés dans l'en-tête. Si aucune erreur n'est détectée au cours de la validation, le statut est défini sur 30.

Si des erreurs sont détectées au cours de la validation, le statut est défini sur 25 et un message d'application de type 070 est créé dans le programme 'Message d'application. Ouvrir' (CRS420) indiquant que des erreurs ont été détectées lors de la validation d'un numéro de relevé bancaire et d'un numéro de travail spécifiques. Le message d'application est transmis à l'utilisateur qui a lancé la validation. Un message plus détaillé qui décrit l'erreur effective est également créé dans le programme Message par courrier détaillé. Ouvrir (CMS421) accessible via l'option associée 14 (Afficher le journal des erreurs) dans (ABS180).

Lettrage automatique

Lorsque le relevé bancaire a le statut 30, le lettrage automatique peut être démarré à l'aide de l'option associée 22 (Lettrage automatique) dans (ABS180). Lors de cette opération, le statut est défini sur 40.

Une fois le lettrage automatique terminé, le statut est défini soit sur 50, soit sur 90. Si toutes les lignes de relevé bancaire ont été lettrées, le statut est défini sur 90 (les lignes et l'en-tête à la fois) et la date de lettrage externe est définie dans l'en-tête du relevé bancaire. Si certaines lignes de relevé bancaire n'ont pas été lettrées automatiquement, le statut de ces lignes restent 00 et le statut dans l'en-tête du relevé bancaire est défini sur 50.

Lettrage manuel

Si un lettrage manuel est réalisé dans (ABS185), le statut est défini sur 80 dès qu'une ligne est sélectionnée avec l'option associée 8. Une fois que les lignes choisies ont été lettrées avec la touche de fonction F20 ou lancées via l'option associée 9 ou la touche de fonction F21, le statut est redéfini sur 50 dans l'en-tête du relevé bancaire. Le statut 80 est défini pour indiquer que quelqu'un est en train de procéder au lettrage manuel du relevé bancaire et éviter ainsi que qu'une autre personne travaille simultanément sur le même relevé bancaire.

Annulation du lettrage d'un relevé bancaire

Si nécessaire, le lettrage d'un relevé bancaire peut être annulé au moyen de l'option associée 23 (Annuler le lettrage) dans (ABS180). Lors de l'annulation, le statut est défini sur 70. Une fois l'annulation terminée, le statut est redéfini sur 50 dans l'en-tête et sur 00 sur les lignes, la date de lettrage externe est supprimée dans l'en-tête du relevé bancaire et, pour l'ensemble des transactions de comptabilité générale concernées, le code et la date de lettrage externe sont redéfinis sur 0, l'information supplémentaire 039 est supprimée, et la date de lettrage externe et le numéro de relevé bancaire sont également supprimés des enregistrements correspondants dans la table FGLEDB.

Au moment de l'annulation, les transactions lettrées précédemment sont transférées de (ABS182) vers (ABS185). Après l'annulation, un nouveau lettrage automatique peut être lancé depuis le programme (ABS180) ou un lettrage manuel peut être réalisé dans (ABS185).

Interruption du lettrage des relevés bancaires

Lors du traitement du relevé bancaire, lorsque celui-ci a le statut 20, 40, 70 ou 80, il est impossible de démarrer d'autres tâches pour le même relevé bancaire. Si une tâche est interrompue, par exemple à cause d'une panne d'alimentation, et si le relevé bancaire a toujours le statut 20, 40, 70 ou 80, même si une tâche n'est plus en cours d'exécution, il est possible de réinitialiser le statut du relevé bancaire dans Problème programme. Résoudre (CRS418) à l'aide de l'ID de correction AB02, 'Réinit. statut lors du lettrage de relevé bancaire (ABS180)'.

Lorsque l'ID de correction AB02 est utilisé dans (CRS418), les mises à jour suivantes sont effectuées :

• S'il n'existe aucune transaction ni dans la table FBSREC, ni dans la table FBSREM, le statut dans la table FBSREH est redéfini sur 10.
• S'il n'existe aucune transaction dans la table FBSREC mais dans la table FBSREM, les transactions dans la table FBSREM sont supprimées et le statut dans la table FBSREH est redéfini sur 30.
• S'il existe des transactions dans les tables FBSREC et FBSREM à la fois, les transactions lettrées sont extournées (déplacées de la table FBSREC vers la table FBSREM avec le statut redéfini de 90 à 00 dans la table FBSREL). Les transactions dans la table FBSREM sont ensuite supprimées et le statut dans la table FBSREH est redéfini sur 30.

API de lettrage

Outre les programmes interactifs, il existe des transactions MI que vous pouvez utiliser pour gérer les fonctionnalités du lettrage automatique des relevés bancaires. Les fonctionnalités des transactions MI correspondent aux fonctionnalités des programmes interactifs mais certains éléments sont à noter.

Si un relevé bancaire est saisi ou mis à jour manuellement dans (ABS180), un contrôle est réalisé pour vérifier que le numéro de relevé bancaire est unique pour l'année et le type de lettrage. Le même contrôle est réalisé pour un relevé bancaire chargé via ABS180MI (interface d'en-tête de lettrage des relevés bancaires) et la transaction Ajt, ou bien mis à jour via ABS180MI avec la transaction Màj. Si le paramètre 'Validation partielle' est défini sur 1 pour ces deux transactions MI, le chargement via ABS180MI d'un nouveau relevé bancaire doté du même numéro de relevé bancaire que celui d'un relevé existant pour la même année et le même type de lettrage dans (ABS180) sera autorisé. Dans ce cas, le numéro de relevé bancaire sera vérifié lors de la validation du relevé bancaire.

Lorsque la transaction Get ABS182MI (lettrage de relevé bancaire, interface des transactions lettrées) est utilisée pour afficher une transaction spécifique dans la table FBSREC, soit une ligne de relevé bancaire soit une transaction de comptabilité générale doit être sélectionnée à des fins d'affichage. Si une ligne de relevé bancaire doit être affichée, le numéro de séquence doit être défini dans le champ BLSN. Si une transaction de comptabilité générale est à afficher, la transaction doit être définie en spécifiant des valeurs dans les champs YEA4, JRNO et JSNO. Il en va de même pour les transactions ABS185MI (lettrage de relevé bancaire, interface des transactions non lettrées) Get, SelectLine et ReleaseLine.

Quand une ligne est sélectionnée, ou lancée, manuellement dans (ABS185), les montants indiqués dans les champs 'Montant sélect. dans relevé bancaire', 'Montant sélect. dans compta. générale' et 'Ecart' sont automatiquement mis à jour. En revanche, ces mêmes montants ne sont pas mis à jour si vous sélectionnez ou lancez une ligne via les transactions ABS185MI SelectLine, ReleaseLine ou Release puisque ces transactions MI sont destinées à être utilisées dans une application externe et non ensemble avec le programme interactif (ABS185).

Configuration

• Dans Type de lettrage. Ouvrir (ABS960), un type de lettrage de relevé bancaire est défini pour chaque compte bancaire pour lequel un lettrage automatique de relevé bancaire est à réaliser.
• Une séquence de recherche de lettrage est associée à chaque type de lettrage de relevé bancaire. Les séquences de recherche de lettrage sont définies dans le programme Séquence recherche de lettrage. Ouvrir (ABS965) et sont utilisées pour définir l'exécution du lettrage automatique pour un type de lettrage de relevé bancaire en particulier.
• Quand une ligne est sélectionnée dans (ABS185), un ID de sélection est affecté à l'enregistrement. L'ID de sélection se compose de la date actuelle (AAAAMMJJ) et du numéro disponible suivant dans la série 'S2-K' dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165). Ce numéro de série est automatiquement créé. Il ne peut donc être ni défini ni mis à jour manuellement dans (CRS165).
• Si vous devez utiliser des codes de transaction bancaire pour le lettrage automatique, ces codes doivent être définis dans le programme Transaction bancaire. Ouvrir (CRS079). Si une transaction est publiée avec un code de transaction bancaire, ce code sera stocké dans la table FGLEDB.
• Si des codes de transaction bancaire sont utilisés, il est possible de définir le mode de définition des dates de valeur. Cette configuration est effectuée dans le programme Trans bancaire. Définir méth date valeur (GLS010). Les dates de valeur sont stockées dans la table FGLEDB.
• Le compte bancaire pour lequel le lettrage automatique est réalisé doit être défini dans le programme 'Identité comptable. Ouvrir' (CRS630) en tant que compte bancaire avec le paramètre 'Lettrage' activé. Si des codes de transaction bancaire sont à utiliser pour le compte bancaire, le paramètre 'Saisir transaction bancaire' doit également être activé.
• Le compte bancaire doit être défini dans Compte bancaire. Ouvrir (CRS692) en tant que type de compte bancaire 01 (Compte bancaire division). Servez-vous du compte défini plus tôt dans (CRS630) dans la chaîne comptable à utiliser pour les publications créées pour cet ID de compte bancaire.
• Si les segments comptables 2 à 7 sont à utiliser dans le cadre du lettrage automatique, les ID comptables de ces segments doivent être définis dans (CRS630) et utilisés au moment de publier des transactions dans le compte bancaire. Si une valeur doit en permanence être saisie dans un segment comptable donné au moment de publier des transactions dans le compte bancaire, le segment comptable en question peut être défini comme un élément obligatoire dans les règles de référence croisée comptable dans (CRS630/G).
• Si des numéros de chèques sont utilisés pour le lettrage automatique, des méthodes de paiement par chèque doivent être employées lorsque vous saisissez des transactions de paiement provenant de clients ou destinées à des fournisseurs.
• Si vous utilisez un texte de pièce justificative pour le lettrage automatique, assurez-vous qu'un texte de pièce justificative pertinent est saisi au moment de publier des transactions bancaires. Le texte de pièce justificative utilisé pour la transaction dans la comptabilité générale doit être identique au texte de pièce justificative mentionné pour la ligne de relevé bancaire pour permettre le lettrage automatique de la transaction.
  Remarque

  La configuration dans (ABS960) et (ABS965) est décrite de manière plus détaillées section relative au processus de lettrage automatique des relevés bancaires.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Chargez ou créez un relevé bancaire dans (ABS180) et les lignes de relevé bancaire dans (ABS181). L'en-tête du relevé bancaire aura le statut 10 et les lignes de relevé bancaire afficheront le statut 00.

2. Validez le relevé bancaire à l'aide de l'option associée 21 (Valider) dans (ABS180).

3. Si des erreurs sont détectées au cours de la validation, le statut dans l'en-tête du relevé bancaire est défini sur 25. Utilisez l'option associée 14 (Afficher le journal des erreurs) dans (ABS180) pour consulter une description des erreurs dans (CMS421). Corrigez ensuite les erreurs et relancez la validation à l'aide de l'option associée 21 (Valider) dans (ABS180).

4. Si aucune erreur n'est détectée au cours de la validation, le statut dans l'en-tête du relevé bancaire est défini sur 30. Le lettrage automatique peut ensuite être démarré à l'aide de l'option associée 22 (Lettrage automatique) dans (ABS180).

5. Si certaines lignes de relevé bancaire ne sont pas automatiquement lettrées, le statut dans l'en-tête du relevé bancaire est défini sur 50. Dans (ABS180), utilisez l'option associée 11 pour afficher les lignes de relevé bancaire dans (ABS181) où les lignes lettrées ont le statut 90 et les lignes non lettrées le statut 00. Utilisez l'option associée 12 dans (ABS180) pour afficher les transactions lettrées dans (ABS182) et l'option associée 13 dans (ABS180) pour afficher celles ne qui sont pas lettrées dans (ABS185).

6. Procédez au lettrage manuel des transactions restant à lettrer dans (ABS185) en sélectionnant les lignes à lettrer au moyen de l'option associée 8 (Sélectionner ligne), puis appuyez sur F20 ('Lettrer lignes sélectionnées'). Si une ligne est choisie par erreur, elle peut être libérée au moyen de l'option associée 9 ('Lancer ligne') ou de la fonction F21 ('Lancer lignes sélectionnées').

7. Si nécessaire, le lettrage d'un relevé bancaire peut être annulé au moyen de l'option associée 23 (Annuler le lettrage) dans (ABS180). Si seul le lettrage de certaines transactions doit être annulé, utilisez alors plutôt l'option associée 23 (Annuler le lettrage) dans (ABS182).

Résultat

• Les lignes de relevé bancaire lettrées ont le statut 90 dans (ABS181) et toutes les transactions lettrées sont affichées dans (ABS182).
• Les transactions lettrées dans la comptabilité générale sont mises à jour avec le code de lettrage externe 9 et la date de lettrage externe que vous pouvez afficher dans le programme 'Compta. générale. Afficher transactions' (GLS211/F) (table FGLEDG).
• L'information supplémentaire 039 ('N° de relevé bancaire') est ajoutée aux transactions lettrées qui peuvent être affichées dans le programme 'Compta. générale. Afficher infos suppl' (GLS212) (table FGLEDX).
• Chaque transaction de comptabilité générale existe aussi dans la table FGLEDB où sont stockées des informations concernant la date de valeur et le code de transaction bancaire. Quand une transaction de comptabilité générale a été lettrée dans (ABS180), l'enregistrement correspondant dans la table FGLEDB est également mis à jour avec des informations sur la date du lettrage et le numéro de relevé bancaire.
• Une fois toutes les lignes de relevé bancaire lettrées, le statut de l'en-tête du relevé bancaire est défini sur 90 et la date de lettrage externe est définie d'après l'en-tête du relevé bancaire dans (ABS180). La date du relevé bancaire est utilisée comme date de lettrage externe et l'est à la fois pour l'en-tête du relevé bancaire, les transactions de la comptabilité générale et les transactions inscrites dans la table FGLEDB.
• Si une ligne de relevé bancaire concerne un chèque encaissé, le chéquier dans 'Chèque. Ouvrir chéquier' (APS300) est mis à jour lors du lettrage à partir du relevé bancaire dans (ABS180) ou de la ligne de relevé bancaire dans (ABS185). Le statut du chèque dans (APS300) est défini sur 2 (Encaissé). Le chèque est également mis à jour avec la date d'encaissement et le numéro de relevé bancaire. La date d'encaissement est extraite de la date du relevé bancaire dans (ABS180).