Contrôle des coûts par suivi des engagements

Résultat

Vous disposez d'un accès permanent aux informations sur la situation budgétaire actuelle par rapport aux dépenses réelles et engagées par centre de coûts ou par service.
Utilisez ces informations pour évaluer l'avancement vers les objectifs financiers.
Les valeurs réelles utilisées dans ce calcul sont enregistrées en devise locale dans le fichier FBAVAL.
Le fichier MPLINC est mis à jour avec la valeur des lignes d'ordre d'achat dont le statut est supérieur ou égal à 15 et qui sont incluses pour le budget réservé aux dépenses engagées.

Avant de commencer

Les modules de gestion financière et de gestion générale doivent être activés et configurés.

Objectif

L'objectif de la surveillance de l'engagement est d'aider à contrôler les frais généraux et les dépenses d'investissement. Elle s'applique au contrôle hors stock, c'est-à-dire des services et non des marchandises. Par exemple les dépenses en marketing.

Si appliqué

La surveillance de l’engagement est un processus continu.

Workflow

Inclure la valeur des biens commandés mais pas encore facturés par les fournisseurs en tant que coût dans votre suivi des coûts permet de surveiller l'engagement.

Le contrôle traditionnel des dépenses consiste à calculer régulièrement la différence entre les dépenses budgétées et cumulées et les dépenses réelles :


Centre de coûts	Dépenses budgétées	Dépenses annuelles réelles jusqu'à ce jour	Ecart
AAA	70 000	53,000	+17,000
BBB	50 000	27,000	+23,000
CCC	20 000	18,000	+2,000
Total	140 000	98,000	+42,000

Dans cet exemple, les finances semblent faire partie du budget, et toutes les dépenses sont enregistrées comme faisant l’objet d’un contrôle. Toutefois, si la valeur de toutes les lignes d'OA ouvertes est traitée comme une dépense engagée, le portrait financier peut changer drastiquement :


Centre de coûts	Dépenses budgétées	Dépenses annuelles réelles jusqu'à ce jour	Engagements	Ecart
AAA	70 000	53,000	17,000	0
BBB	50 000	27,000	19 000	+4000
CCC	20 000	18,000	8,000	-6,000
Total	140 000	98,000	44,000	-2,000

Grâce à la disponibilité de ces informations, la division peut agir tôt afin d'empêcher de tels déficits budgétaires.

Activation de la surveillance de l'engagement

Commencez par créer ces budgets dans 'Budget. Ouvrir' (BUS100) :

Un budget de contrôle des dépenses, d'ordinaire par centre de coûts ou par service. En incluant des comptes de dépenses spécifiques, vous pouvez contrôler les types d'achat à inclure dans le calcul de l'engagement.
Un budget vide réservé aux dépenses engagées.
Un budget pour la saisie manuelle des dépassements, mais uniquement si ces frais supplémentaires sont approuvés.

Puis, dans 'Paramètres – Comptabilité générale' (CRS750/G), activez le calcul des dépenses engagées et spécifiez ces paramètres :

Les budgets à utiliser.
Les règles pour la comparaison et la réduction des valeurs d'engagement.
Les segments comptables à contrôler au cours de la saisie des ordres d'achat pour le contrôle des coûts.
Choisissez s’il faut empêcher un utilisateur de renseigner un ordre d’achat (OA) lorsqu’aucune marge budgétaire n’est disponible.

Définissez le paramètre 620 dans 'Type d’ordre d’achat. Ouvrir' (PPS095) sur 1 ('Non stock') ou 2 ('Oui') pour appliquer la saisie manuelle de la chaîne comptable dans 'Ordre d’achat planifié. Ouvrir' (PPS170) ou 'Ordre d’achat. Ouvrir' (PPS201). Ce paramètre garantit que la chaîne comptable est capturée correctement pour la surveillance de l'engagement et les aligner avec le budget de contrôle.

Mise à jour des budgets

Le budget de contrôle est mis à jour à l’aide de méthodes standard telles que la génération de la valeur budgétaire, la budgétisation décentralisée, les affectations et autres processus approuvés.

Le budget d'engagement est mis à jour au cours de la nuit par M3 Job Scheduler avec les valeurs engagées. Les anciennes valeurs sont donc remplacées par les nouvelles en continu. Si nécessaire, vous pouvez activer la mise à jour manuellement pour une période dans Engagement. Calculer (PPS970).

Les valeurs engagées sont comptabilisées selon les règles comptables PP10-903 et PP10-910. Toutefois, si vous spécifiez manuellement une chaîne comptable en appuyant sur F11 dans l’un des programmes suivants, la saisie manuelle remplace ces règles :

'Demande d'achat. Ouvrir' (PPS180)
'Ordre d'achat planifié. Ouvrir' (PPS170)
'Ordre d'achat. Ouvrir' (PPS200).

Seuls les segments comptables sélectionnés pour le contrôle des coûts dans l'écran (CRS750/G) sont utilisés pour l'écriture comptable.

Contrôle de l'engagement en ligne

La surveillance de l’engagement commence lorsqu’un service renseigne une demande d’achat ou une ligne d’ordre d’achat pour un article hors stock. Si la chaîne comptable est incluse dans le budget de contrôle et est spécifiée manuellement à l’aide de la touche F11, sauf si elle est appliquée par le type d’ordre d’achat, le système effectue ce calcul automatiquement :

(valeur budgétée) + (dépassement saisi manuellement) + (valeur réelle jusqu'à ce jour pour cette chaîne comptable) - (valeur engagée)

Si les dépassements saisis manuellement sont disponibles, le type de taux de change est extrait du budget. Sinon, il est extrait du budget de contrôle.

Si le montant calculé dépasse le montant de la ligne d’ordre d’achat (OA), l’excédent est ajouté au fichier de solde de comptabilité générale pour le budget réservé aux valeurs engagées. Si la ligne d’ordre d’achat est supprimée ultérieurement ou que son statut passe de définitif à préliminaire, le système annule la saisie. Lorsque les biens sont réceptionnés et que la facture est enregistrée, le montant engagé est automatiquement déduit.

Toutefois, si le montant calculé est plus faible que le montant de la ligne d'OA, l'ordre d'achat est bloqué (et reçoit le statut 14) ou un avertissement est émis, en fonction de votre sélection dans l'écran (CRS750/G).

Afficher les résultats en ligne

En incluant les budgets utilisés pour la surveillance de l'engagement dans un modèle de colonne, vous pouvez afficher la situation actuelle en ligne pour les centres de coûts ou les services concernés dans 'Fichier balance CG. Afficher' (GLS215).