Archivage
Cette fonctionnalité vous permet d'archiver et de supprimer des enregistrements avec des données personnelles rédigées stockées dans 'Recherche personne physique. Ouvrir' (CMS210) et 'Personne physique anonyme. Ouvrir' (CMS220).
Archivage pour l'exécution de la personne physique
Vous pouvez utiliser 'Personne physique recherchée. Archiver/Supprimer' (CMS920) pour archiver ou supprimer des enregistrements qui sont stockés et conservés dans (CMS210).
Les critères de sélection utilisés par le travail d'archivage CMS920Sbm sont 'Personne physique recherchée', 'Statut' et 'Date de début de la recherche'. Si vous souhaitez que tous les enregistrements soient pris en compte, quel que soit leur statut, spécifiez « Vide » dans le champ « Statut ». Si vous souhaitez que tous les enregistrements soient pris en compte, quelle que soit la date de début de la recherche, laissez le champ 'Date début de recherche' vide.
Vous spécifiez si les enregistrements doivent être archivés ou supprimés dans le champ « Archiver/supprimer ».
Si un enregistrement est supprimé de (CMS210), tous ses enregistrements enfants (le cas échéant) seront supprimés des autres programmes RGPD tels que (CMS211), (CMS212), (CMS213) et (CMS214). Il existe une fonction d'archivage distincte pour les clés anonymes stockées dans (CMS220).
Archivage de la clé de la personne physique anonyme
Vous pouvez utiliser 'Personne physique anonyme. Archiver/Supprimer' (CMS925) pour archiver ou supprimer des enregistrements stockés dans (CMS220).
Les critères de sélection pris en compte par le travail d'archivage CMS925Sbm sont 'Clé anonyme' et 'Date de saisie'. Si vous souhaitez que tous les enregistrements soient pris en compte, quelle que soit la clé anonyme ou la date de saisie, laissez le champ « Clé anonyme » ou « Date de saisie » vide.
Vous spécifiez si les enregistrements doivent être archivés ou supprimés dans le champ « Archiver/supprimer ».
Impression pour les enregistrements archivés/supprimés
Vous pouvez générer des fichiers d'imprimante avec des listes d'enregistrements archivés et supprimés. Le fichier d'imprimante CMS923PF est généré dans (CMS920) et le fichier d'imprimante CMS928PF est généré dans (CMS925).
Vous pouvez activer la fonctionnalité d'impression en cochant la case 'Edition modifications' sur l'écran (CMS920/E) et (CMS925/E) respectivement. Vous devez cocher la case avant d'exécuter le travail d'archivage ou de suppression. Si les enregistrements sont supprimés définitivement, le fichier d'imprimante ne contiendra que les valeurs de clé primaire des enregistrements, car toutes les autres informations ont déjà été supprimées de la base de données.
Assurez-vous que les paramètres de sortie utilisateur sont définis avant l'impression. Voir Introduction à la gestion des sorties.