Politique de rétention RGPD

Cette politique permet de gérer les personnes physiques (utilisateur, contact, client ou fournisseur) qui de disposent d'aucune transaction après une certaine date. La personne physique peut n'avoir aucune transaction en raison d'une inactivité ou d'un archivage. Les données de ces personnes physiques doivent être expurgées du système du client. Le programme RGPD effectue une recherche de données personnelles selon une politique de rétention définie dans 'Personne physiq. Connecter pol rétention' (CMS077).
  1. La politique vérifie les enregistrements dans la table des personnes physiques (DTFI) et précise que la liste des valeurs clés (champ défini dans DTFD) est retournée si la dernière date de transaction (champ défini dans DTTC) va au-delà des jours de rétention.
  2. Dans la liste des valeurs de personne physique clés, la politique vérifie la table de transaction (DTTF) si des enregistrements existants apparaissent pour la clé de personne physique répertoriée.

Si l'enregistrement se trouve dans la période de rétention, il est supprimé de la liste. Sinon, l'enregistrement est conservé.

Configuration de (CMS077)

Remarque

Un enregistrement RGPD doit également être configuré dans le programme 'Personne physique. Définir action' (CMS076).

Créez une politique de rétention en précisant les informations suivantes :

Programme/écran Champ Ce champ indique...
(CMS077/B1) Politique de rétention ...le nom de la politique de rétention.
(CMS077/E) Description ...la description de la politique de rétention.
(CMS077/E) Personne physique ...le type de la personne concernée par les données personnelles. Les éléments spécifiés sont les suivants :

1–'Utilisateur'

2–'Contact'

3–'Client'

4–'Fournisseur'
(CMS077/E) Division à rechercher ...la division pour laquelle les enregistrements seront utilisés pour la recherche.
(CMS077/E) Table personne physique ...la table principale contenant les données représentant une personne physique.
(CMS077/E) Champ clé personne physique ...la clé dans la table qui représente les données personnelles.
(CMS077/E) Table de transaction ...la table dans laquelle les détails de la dernière transaction avec une personne physique sont enregistrés.
(CMS077/E) Champ Date de transaction ...le champ de date dans la table des transactions qui détermine la dernière transaction avec la personne physique.
(CMS077/E) Champ clé de transaction ...le champ dans la table des transactions qui identifie la personne physique.
(CMS077/E) Jours de rétention ...le nombre de jours pendant lesquels les données personnelles d'une personne physique sont conservées dans le système si la personne physique n'a effectué aucune action.
(CMS077/E) Responsable ...la personne responsable de la politique de rétention.

L'utilisateur reçoit un message d'application lorsqu'une personne physique inactive est trouvée au moyen de la politique de rétention. Le type de message 014 doit être activé pour permettre la réception d'un message d'application.
Lors de l'exécution d'une politique de rétention, le programme exécute les fonctions suivantes :
  1. Une tâche CMS077Sbm est soumise, puis la tâche CMS210Sbm est automatiquement soumise après.
  2. Un message est généré dans le programme 'Message d'application. Ouvrir' (CRS420) où se trouve l'option de recherche de personne physique.

Vous pouvez utiliser le message 'Recherche personne physique' dans (CRS420) pour effectuer les actions nécessaires dans d'autres programmes tels que 'Recherche personne phys. Ouvrir lignes' (CMS211), 'Recherche pers phys. Ouvrir résultat rch' (CMS212) et 'Recherche personne phys. Réviser action' (CMS213).

Il est possible de trouver des journaux de personnes physiques à l'aide du programme 'Journal personne physique. Ouvrir' (CMS221).

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