Gestion des signatures électroniques

Données de base de la signature électronique

Pour configurer les données de base de la signature électronique, procédez comme suit :

1. Définir des programmes et des tables pour la signature électronique

   Les programmes et les tables concernés par la signature électronique sont définis dans 'Programme sign. électr. Ouvrir' (SES410). Ce programme permet d'identifier les programmes et les tables qui nécessitent une signature électronique. Les enregistrements sont consignés dans la table CESPGM. Un programme est une entité qui met à jour des données dans des enregistrements électroniques stockés dans une table.

   Un programme peut mettre à jour des enregistrements dans plusieurs tables. Une combinaison des deux (programme et table) comprend le programme de signature électronique qui demande une signature électronique de la part de l'utilisateur lorsque des modifications sont effectuées.

   Pour générer la configuration standard des programmes dans laquelle la fonctionnalité de signature électronique s'applique, sélectionnez la touche de fonction F14='Gén données'. La touche F14 peut également être utilisée par la suite pour mettre à jour (SES410) avec de nouveaux programmes dans lesquels la signature électronique a été activée.

   Les paramètres suivants sont définis pour un programme de signature électronique :

   Champ	Description
   Processus de signature	Détermine le processus employé pour la signature électronique. Les options sont 1-'Synchrone' et 2-'Asynchrone'. Si vous sélectionnez l'option 1, la signature électronique ou le commentaire s'affiche immédiatement et doit être mené à terme sans interruption. La signature doit être effectuée avant le lancement d'une nouvelle transaction. Si vous sélectionnez l'option 2, l'enregistrement est verrouillé et ne peut être mis à jour tant que le processus de signature n'est pas finalisé par le biais d'un workflow Infor OS. Les signataires réalisent leurs signatures de manière indépendante. Remarque Lorsque vous modifiez le processus de signature, le statut des champs connectés dans (SES411) est défini sur 10-'Préliminaire'. Pour pouvoir utiliser l'option 2, la fonction de verrouillage des enregistrements doit être activée dans (CMS005/E) pour le programme où ce champ peut être modifié. Tous les programmes ne peuvent pas être activés pour le verrouillage d'enregistrement. Dans ce cas, le paramètre ne sera pas disponible dans (CMS005). L'option 2 limite également la mise à jour ou la suppression des enregistrements. La création d'enregistrement serait remplacée par le processus synchrone.
   Evénement de signature	Détermine le nombre de fois où une signature électronique est requise par programme. Les options sont les suivantes : 1-'Premier écran' et 2-'Chaque écran'. Lorsque l'option 1 est sélectionnée, la signature électronique n'est requise qu'une seule fois, dans le premier écran du programme ou dans le premier écran où un champ nécessitant une signature est modifié. Cette signature sera appliquée tout au long du programme. Si l'option 2 a été sélectionnée, la signature électronique est requise dans chaque écran du programme où un champ nécessitant une signature est modifié. Si des commentaires sont requis, en fonction de la configuration dans (SES411), la signature électronique est affichée dans chaque écran quel que soit le paramétrage, permettant ainsi à l'utilisateur de saisir les commentaires requis. Remarque Pour le processus asynchrone, seule l'option 1 s'applique.
   Statut	Détermine si le programme de signature électronique est 10-'Préliminaire' ou 20-'Lancé'. Seuls les programmes de signature électronique lancés déclenchent une demande de signature électronique.

   Remarque

   Un seul fichier individuel peut être défini sur 20-'Lancé'. Ceci est pertinent pour les programmes où plusieurs fichiers sont mis à jour sur le même écran.

2. Définition d'objets de signature électronique

   Les objets de signature électronique sont définis dans 'Objet sign électr. Ouvrir' (SES411). Ce programme est accessible directement ou via 'Programme sign. électr. Ouvrir' (SES410) à l'aide de l'option associée 11 (Objet de signature électronique).

   Seuls les programmes et tables définis dans (SES410) peuvent être utilisés pour définir un objet de signature électronique. Les champs issus du programme et de la table identifiés sont définis pour déclencher une demande de signature électronique. Lorsque des modifications sont apportées dans le champ, une signature électronique est requise. La combinaison des trois (programme, table et champ) constitue l'objet de signature électronique. Celui-ci est enregistré dans la table CESTRG.

   Il est possible d'entrer un champ vide pour activer la signature électronique lors de la création ou de la suppression d'enregistrements dans le programme de signature électronique.

   Les options disponibles pour la méthode de signature, la stratégie et le processus dépendent du processus de signature choisi dans (SES410) pour le programme et la table.

   Les paramètres suivants doivent être définis pour un objet de signature électronique :

   Champ	Description
   Motif	Raison pour laquelle une signature électronique doit être demandée pour cet objet. Elle sera affichée au moment du déclenchement de la signature électronique.
   Méthode de signature	Détermine la méthode utilisée pour la signature électronique. Options pour le processus synchrone : Si l'option 0-'Aucune signature' est sélectionnée, aucune signature n'est requise. Seul un commentaire sur le motif de la signature est requis pour les informations mises à jour. La saisie des commentaires doit être définie sur 1 ou 2. Si l'option 1 -'Système' est sélectionnée, la signature est effectuée au sein du système en spécifiant un nom d'utilisateur et un mot de passe. Aucun système ou produit de sécurité externe n'est utilisé. Option pour le processus asynchrone : L'option 2-'Workflow' est définie par le système lorsque le processus de signature est défini en mode asynchrone dans (SES410). Un workflow Infor OS doit être configuré et gérer la signature de l'enregistrement électronique.
   Stratégie de signature	Détermine la stratégie employée pour la signature électronique. Options pour le processus synchrone : Si l'option 0-'Aucune signature' est sélectionnée, aucune signature n'est requise. Seul un commentaire sur le motif de la signature est requis pour les informations mises à jour. Si l'option 1-'Simple' est sélectionnée, aucun autre signataire n'est requis. L'utilisateur qui apporte des modifications à l'enregistrement est également celui qui le signe. Cet utilisateur doit être configuré comme signataire pour 'Workflow'= 3-'Lancer' dans (SES415). Options pour le processus asynchrone : La stratégie du processus asynchrone nécessite plusieurs utilisateurs à signer et lorsque l'option 2-'Double vérification' est sélectionnée, les utilisateurs doivent être configurés comme des signataires pour 'Workflow' = 2-'Approuver' et 3-'Lancer' dans (SES415). Lorsque l'option 3-'Plusieurs' est sélectionnée, les utilisateurs doivent être configurés en qualité de signataires pour 'Workflow' = 1-'Réviser', 2-'Approuver et 3-'Lancer' dans (SES415).
   Processus de signature	Détermine le processus employé pour la signature électronique. Pour le processus synchrone : Le champ peut être défini sur 0-'Aucune signature' si seul un commentaire sur le motif de la modification est requis et non une signature. Si l'option 1-'Synchrone' est sélectionnée, la signature électronique est immédiatement demandée et doit être saisie sans interruption. La signature doit être effectuée avant de pouvoir lancer une nouvelle transaction. Pour le processus asynchrone : L'option 2-'Asynchrone' est définie par le système, l'enregistrement est verrouillé pour mise à jour jusqu'à ce que le processus de signature soit finalisé par le biais d'un workflow Infor OS. Remarque L'option 2 est limitée pour la mise à jour et la suppression des enregistrements. La création d'enregistrements a toujours recours au processus synchrone.
   Saisie de commentaires	Détermine si des commentaires sont requis lors de la mise à jour d'un objet ou de l'exécution de la signature électronique. Les options sont 0 -Non applicable, 1 -Facultatif ou 2 -Obligatoire. Si l'option 0 (Non applicable) est sélectionnée, la zone réservée aux commentaires ne s'affiche pas.
   Statut	Détermine si l'objet de signature électronique est 10-'Préliminaire' ou 20-'Lancé'. Seuls les objets de signature électronique lancés déclenchent une signature électronique lorsque des modifications sont apportées. Remarque Les signataires doivent être configurés conformément à la stratégie de signature avant que le statut ne soit défini sur 20. Dans le cadre du processus asynchrone, le programme et transaction API qui s'applique doit également être défini dans le programme 'Table. Ouvrir' (MNS120) avant que le statut ne soit défini sur 20.

   Des paramètres pour les messages d'application et les workflows sont également définis dans ce programme. Les paramètres suivants sont définis pour le processus de signature, en cas de réussite et d'échec de ce dernier, et pour le workflow asynchrone :

   Champ	Description
   Envoyer message	Détermine si un message d'application doit être envoyé suite à la réussite ou à l'échec d'une signature. Remarque Le type de message d'application '020' et/ou 021 doit être activé dans 'Paramètres – Messages d'application' (CRS424). Si l'envoi d'un e-mail est également requis, le destinataire doit être connecté au type de message dans le programme 'Param. e-mail message d'application. Ouvrir' (CRS427).
   Destinataire	Détermine la personne à qui le message d'application doit être envoyé.
   BOD activé	Indique si le message d'application créé doit être envoyé à ION sous forme d'un document d'objet de gestion.
   Nom de workflow	Indique le nom du workflow à lancer dans ION lorsqu'un message d'application est créé.
   Nom de workflow – Signature asynchrone	Indique le nom du workflow à démarrer dans ION pour traiter les signatures électroniques. Remarque Le type de message d'application 022 dans (CRS424) doit être activé pour déclencher le lancement du workflow ION.

3. Définir des signataires pour la signature électronique

   Les signataires sont définis dans le programme 'Objet sign électr. Connecter signataire' (SES415). Ce programme peut être démarré depuis 'Objet sign électr. Ouvrir' (SES411) à l'aide de l'option associée 11='Signataire'. Seuls les signataires ou les utilisateurs définis dans (SES415) sont autorisés à signer et approuver ou bien vérifier les enregistrements électroniques.

   Les paramètres suivants doivent être définis pour un signataire :

   Champ	Description
   Workflow	Détermine le type de workflow effectué par le signataire. Les workflows saisis dépendent de la stratégie de signature choisie dans (SES411) pour l'objet. Stratégie 1-'Simple' : Cet utilisateur doit être configuré comme signataire pour le workflow 3-'Lancer'. Vous pouvez ajouter plusieurs signataires pour les mêmes dates de validité. L'utilisateur qui a modifié l'enregistrement doit également signer. Stratégie 2-'Double vérification' : Les utilisateurs doivent être configurés comme signataires pour le workflow 2-'Approuver' et 3-'Lancer'. Il est possible d'ajouter plusieurs signataires pour les mêmes dates de validité pour le workflow 'Approuver', mais seulement un pour le workflow 'Lancer'. Tous les signataires avec des dates valides spécifiées dans (SES415) doivent signer. Stratégie 3-'Plusieurs' : Les utilisateurs doivent être configurés en tant que signataires pour le workflow 1-'Réviser', 2-'Approuver' et 3-'Lancer'. Plusieurs signataires peuvent être ajoutés pour les mêmes dates de validité pour le workflow 'Réviser' et 'Approuver', mais seulement un pour le workflow 'Lancer'. Tous les signataires avec des dates valides spécifiées dans (SES415) doivent signer.
   Signataire	Détermine l'utilisateur défini comme signataire pour la signature électronique.
   Valide déb/fin	Détermine les dates de validité du signataire.

4. Définition d'exceptions de signature électronique

   Par défaut, la signature électronique est requise pour toute modification des objets définis dans Objet sign électr. Ouvrir (SES411). Les exceptions par objet de signature électronique sont définies dans le programme Exception signature électronique. Ouvrir (SES412). Il est recommandé de définir des exceptions afin d'éviter l'absence de définition de conditions lors de l'application de la signature électronique.

   Ce programme est accessible directement ou via (SES411) à l'aide de l'option associée 12='Exception signature électronique'. Les exceptions sont stockées dans la table CESEXC.

   • Validations

     Il n'est possible de créer de nouveaux enregistrements d'exception que pour les enregistrements (CESTRG) existants (SES411) ayant le statut 20. La table à valider pour l'exception est la table d'objets qui est signée. Les tables liées définies dans le programme Tables liées. Connecter (CMS011) peuvent également être utilisées. Elles sont accessibles depuis Progr de liste et imprimante. Configurer (CMS005), à l'aide de l'option associée 11 (Tables liées).

     Remarque : l'utilisation de tables liées n'est valide que pour les programmes utilisant le nouveau standard de liste.

   • Hypothèse

     La vérification n'est pas effectuée entre les conditions. Il en va de la responsabilité de l'utilisateur de spécifier les critères d'exception adéquats. Les conditions d'exception sont spécifiées par objet de signature électronique. Les éléments suivants sont définis pour chaque condition dans (SES412/E) :

     Champ	Description
     Numéro de séquence pour le tri	La séquence (SQNU) commence par 1 et peut être saisie manuellement. Si elle n'est pas saisie, la dernière séquence est incrémentée de 1.
     et/ou	Plusieurs conditions peuvent être jointes à l'aide des opérateurs 'AND' et 'OR'. La première condition doit toujours avoir la valeur 0 (Vide) et marque le début de l'exception de tout le processus.
     Table	Le même que la table d'objets signée ou l'une des tables liées définies dans (CMS011).
     Champ	Champ de table spécifique à valider si l'enregistrement est exempté du traitement de la signature.
     Condition	Détermine la comparaison à effectuer pour le champ de valeur spécifié.
     Champ de valeur	Valeur spécifique à tester pour savoir si l'usage d'exceptions peut être activé.

   Si plusieurs exceptions sont créées pour un objet de signature électronique, la relation entre les conditions doit être logique afin de représenter la condition métier où la signature électronique n'est pas requise.

5. Créer un modèle d'enregistrement électronique

   Une fois toutes les signatures électroniques requises effectuées pour un enregistrement, le système crée un enregistrement électronique ou un instantané de l'enregistrement dans la base de données. L'instantané conserve l'intégralité de l'enregistrement pour la table principale. Dans le processus asynchrone, un enregistrement électronique est toujours créé.

   S'il n'existe pas encore, un modèle standard pour l'enregistrement électronique est automatiquement créé dans le programme 'Groupe d'états ad hoc. Ouvrir' (AHS100) lorsque vous sélectionnez l'option 2-'Modifier' pour un programme dans (SES410) et cliquez sur Suivant. Le nom des modèles utilise 'STD-ES-TABLE' où TABLE correspond au nom de la table pour le programme concerné. Par exemple, 'STD-ES-MITMAS' pour le programme 'Article. Ouvrir' (MMS001) avec la table MITMAS dans (SES410). Le modèle sert de base pour ajouter manuellement des informations supplémentaires requises pour l'enregistrement électronique. Les informations supplémentaires peuvent être un champ de description dans une table associée qui est associée à un champ dans la table principale. Par exemple, le nom d’un utilisateur existe dans la table CMNUSR qui est associée à l’ID utilisateur spécifié dans le champ Responsable (RESP) dans MITMAS, la table principale des articles. Ces champs de description s’afficheront dans une autre colonne dans 'Enreg électronique. Ouvrir' (SES445).

6. Ajout d'informations supplémentaires au modèle d’enregistrement électronique
   1. Ouvrez 'Tables liées. Connecter' (CMS011) à l’aide de l’option 11 (Tables liées) pour le modèle d’enregistrement électronique dans (AHS100) pour ajouter les tables liées et les champs de description. Pour plus d’informations sur la manière de le faire, reportez-vous à la rubrique Gérer les tables liées.
      Remarque

      Si différents champs de description doivent être ajoutés à partir de la même table liée, elle doit être ajoutée avec des préfixes différents pour chaque champ.

   2. Ouvrez 'Champs virtuels. Connecter' (CMS012) à l’aide de l’option 12 (Champs virtuels) dans (AHS100). Dans (CMS012/B), spécifiez l'ID de champ virtuel et utilisez l'option 1= Créer.
   3. Saisissez un nom pour le champ virtuel en spécifiant une description ou un ID message.
   4. Sélectionnez le type de champ 12 ('Description').
   5. Dans le champ 'Champ' (OBJ9), saisissez le nom du champ dans la table principale.
   6. Dans le champ 'Description' (OB10), saisissez le champ dans la table liée où une description existe pour la valeur dans le champ de table principale associé.

   Exemple

   La table principale pour le modèle d’enregistrement électronique est MITMAS. Le responsable (RESP) dans MITMAS est un ID utilisateur et le nom de l’utilisateur est stocké dans le champ 'TX40' dans la table CMNUSR. Ensuite, MMRESP est spécifié dans 'Champ' et JUTX40 dans 'Description', uniquement si 'JU' a été utilisé comme préfixe pour la table associée.

7. Définir le programme API et des transactions pour le processus asynchrone
   Dans le programme 'Table. Ouvrir' (MNS120), l'API ou le programme fonctionnel (Fnc), ainsi que les transactions associées, sont définis. Ils permettent de supprimer ou de mettre à jour la table de l'enregistrement électronique via la fonction de signature électronique. Ces éléments ne concernent que le processus asynchrone au cours duquel le champ modifié ou l'enregistrement supprimé ayant déclenché la signature électronique ne sera pas mis à jour ou supprimé tant que l'ensemble des signataires n'ont pas signé l'enregistrement électronique.

   Champ	Description
   Màj du progr	Détermine l'API ou le programme fonctionnel (Fnc) à utiliser pour mettre à jour l'enregistrement dans la table. Par exemple, MMS200MI pour la table MITFAC ou QQS005Fnc pour la table QQTMIT.
   Transaction de mise à jour	Détermine la transaction API ou de fonction (Fnc) à utiliser pour mettre à jour l'enregistrement dans la table. Par exemple, UpdItmFac pour MITFAC ou 'maintain' pour QQTMIT.
   Progr suppr	Détermine l'API ou le programme fonctionnel (Fnc) à utiliser pour supprimer l'enregistrement dans la table. Par exemple, MMS200MI pour MITFAC ou QQS005Fnc pour QQTMIT.
   Transaction de suppression	Détermine la transaction API ou de fonction (Fnc) à utiliser pour supprimer l'enregistrement dans la table. Par exemple, DltItmFac pour MITFAC et 'delete' pour QQTMIT.

8. Activer le verrouillage des enregistrements pour le programme dans le processus asynchrone
   Dans le processus asynchrone, l'enregistrement qui a déclenché la signature électronique est verrouillé via la fonctionnalité de verrouillage des enregistrements, de sorte qu'aucune autre mise à jour de l'enregistrement n'aura lieu tant que l'exécution du processus de signature électronique se poursuit. La fonctionnalité de verrouillage des enregistrements est activée par programme dans 'Progr de liste et imprimante. Configurer' (CMS005/E). Cochez la case 'Activ verr enrg' (ENRL) pour le programme dans lequel la signature électronique est activée.

   Remarque

   Tous les programmes ne sont pas munis de la fonction de verrouillage des enregistrements. Dans ce cas, ce paramètre ne sera pas disponible dans (CMS005) et le processus synchrone peut être utilisé.

   Les enregistrements verrouillés sont affichés dans le programme 'Enregistrements verrouillés. Ouvrir' (CMS430). Les enregistrements verrouillés au cours du processus de signature électronique reçoivent un code motif 2-'Signature électronique', ainsi que le numéro de signature électronique en guise de référence externe dans (CMS430).

9. Créer un workflow Infor OS pour le processus asynchrone

   Dans le processus asynchrone, un workflow Infor OS doit être configuré pour gérer la signature des enregistrements électroniques. Pour déclencher le lancement du workflow, le nom du workflow doit être spécifié dans le champ 'Nom de workflow' pour le processus asynchrone dans (SES411) et le message d'application 022 dans (CRS424) doit être activé. Dans le workflow, des transactions concernant l'API SES450MI (Gestion des signatures électroniques) sont prévues : la transaction PrcEsignature pour le traitement et la signature, ou la transaction RejEsignature pour rejeter les modifications et annuler le processus de signature électronique. Aucune mise à jour des champs modifiés ou suppression des enregistrements n'est effectuée.

Processus de signature électronique

1. Création d'un enregistrement de signature électronique

   Lorsque des modifications sont apportées à des champs spécifiques qui nécessitent une signature électronique dans le programme, des enregistrements sont créés dans le programme 'Enreg sign électr. Ouvrir' (SES440) avec le statut 'En attente' ou 'En attente - asynchrone'. Plusieurs enregistrements sont créés, en fonction du nombre de champs de signature électronique qui sont modifiés. Ces enregistrements se voient attribuer les mêmes numéros de série uniques (par écran) appelés 'Numéro de signature électronique'.

   Les enregistrements contiennent les informations suivantes :

   Champ	Description
   Programme	Programme de signature électronique où des modifications ont été apportées.
   Table	La table contient le champ ou objet modifié.
   Champ	Champ ou objet modifié.
   Ancienne valeur	Ancienne valeur du champ avant sa modification.
   Nouvelle valeur	Nouvelle valeur proposée pour le champ.
   Motif	Raison pour laquelle une signature électronique doit être demandée.
   Date et heure de modification	Moment auquel les modifications ont été apportées.
   Modifié par	Utilisateur qui a effectué la modification dans l'enregistrement.
   Date et heure de signature	Moment auquel l'enregistrement de signature électronique a été signé.
   Signataire	Utilisateur qui a signé l'enregistrement en dernier lieu.
   Paramètres de l'objet de signature électronique lors de la création	Méthode de signature, stratégie de signature, processus de signature et saisie de commentaires.
   Motif sgn élect	Commentaire personnel concernant le motif de la signature électronique.

   Lors de l'ajout ou de la suppression d'un enregistrement dans le programme de signature électronique, un enregistrement électronique est créé dans 'Enreg sign électr. Ouvrir' (SES440) avec le motif 'Création d'enregistrement' ou 'Suppression d'enreg'. Certains enregistrements reçoivent initialement le statut 'En attente' ou 'En attente – asynchrone'. Les champs 'Ancienne valeur' et 'Nouvelle valeur' sont vides.

2. Signature d'un enregistrement de signature électronique avec le processus synchrone

   Lorsque l'utilisateur clique sur 'Entrée' dans le programme, 'Sign. électr. Ouvrir' (SES450/B) s'affiche. Le moment de l'affichage dépend de l'option de base utilisée (par ex. ajouter, supprimer ou modifier) et de la configuration du champ 'Evénement de signature' dans le programme 'Objet sign électr. Ouvrir' (SES410). Les enregistrements sont créés dans (SES450) avec le statut 'En attente'.

   Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement, (SES450/B) s'affiche après l'écran de création d'enregistrements. Une seule ligne avec le motif 'Création d'enregistrement' est affichée dans la liste. Lors de la suppression d'un enregistrement, (SES450/B) s'affiche après confirmation de la suppression dans l'écran D du programme de signature électronique. Une seule ligne avec le motif 'Suppression d'enregistrement' est affichée dans la liste.

   Lors de la mise à jour d'un enregistrement, (SES450/B) s'affiche après le premier écran ou après chaque écran, en fonction du paramètre 'Evénement de signature' dans (SES410). Un seul ou plusieurs champs ou objets s'affichent dans la liste, en fonction du nombre d'éléments mis à jour.

   Dans tous les cas, 'Numéro de signature électronique', 'workflow' et 'signataire' s'affichent dans l'en-tête.

   Après avoir passé la liste en revue, sélectionnez 'Tout traiter' sous Actions pour signer les enregistrements. Si un ou plusieurs champs dans l'écran nécessitent une signature, une invite de code PIN s'affiche. Une fois l'ID utilisateur et le code PIN saisis, les enregistrements dans (SES440) et (SES450) sont mis à jour avec le statut 'Signé'.

   Une fois la signature effectuée, la date et l'heure de la signature et le dernier signataire sont mis à jour. Un enregistrement électronique est créé dans la base de données et s'affiche dans le programme 'Enreg électronique. Ouvrir' (SES445).

   Si l'ID utilisateur et le code PIN ne sont pas saisis et si le programme (SES450) est fermé, les enregistrements dans (SES440) et (SES450) seront mis à jour avec le statut 'Rejeté'.

3. Signature d'un enregistrement de signature électronique avec le processus asynchrone
   Lorsque l'utilisateur clique sur 'Entrée' dans le programme, 'Sign. électr. Ouvrir' (SES450/B) s'affiche. Le moment de l'affichage dépend de l'option de base utilisée (par ex. ajouter, supprimer ou modifier). Les enregistrements sont créés dans (SES450) avec le statut 'En attente – asynchrone'. Plusieurs enregistrements sont créés en fonction du nombre de champs modifiés pour la signature électronique et le nombre de signataires avec des dates valides dans (SES415).

   Remarque

   Lors de l'ajout d'un nouvel enregistrement, le processus synchrone remplacera le processus asynchrone. Voir la section consacrée à l'utilisation du processus synchrone.

   Lors de la suppression d'un enregistrement, (SES450/B) s'affiche après confirmation de la suppression dans l'écran D du programme de signature électronique. Les lignes avec les workflows et les signataires, et un champ vide s'affichent dans la liste.

   Lors de la mise à jour d'un enregistrement, le programme (SES450/B) s'affiche lorsque vous cliquez sur Entrée dans l'écran. Un seul ou plusieurs champs ou objets s'affichent dans la liste, en fonction du nombre d'éléments mis à jour.

   Remarque

   Seuls les champs mis à jour définis dans (SES411) sont affichés ; tous les autres champs mis à jour dans l'écran sont ignorés.

   Dans tous les cas, le 'Numéro de signature électronique' s'affiche dans l'en-tête.

   Après avoir passé la liste en revue, sélectionnez 'Tout traiter' sous Actions. Une boîte de dialogue s'affiche pour informer l'utilisateur que les modifications ne seront pas appliquées tant que le processus de signature électronique n'est pas finalisé par le biais d'un workflow Infor OS. Lorsque vous cliquez sur OK dans la boîte de dialogue, vous revenez à l'écran du programme. L'enregistrement est verrouillé pour empêcher d'autres mises à jour jusqu'à ce que le processus de signature électronique soit terminé. Utilisez F12 pour revenir à l'écran de démarrage. Des messages d'application sont créés pour informer les signataires de finaliser le processus de signature électronique et démarrer le workflow Infor OS utilisé pour la signature.

   Les enregistrements dans (SES440) et (SES450) ont le statut 'En attente - asynchrone'.

   Si l'option 'Tout traiter' n'est pas sélectionnée et si le programme (SES450) est fermé, les enregistrements dans (SES440) et (SES450) sont mis à jour avec le statut 'Rejeté'.

   Les signataires réalisent leurs signatures de manière indépendante et asynchrone. Une fois l'enregistrement et les signatures vérifiés ou approuvés par un signataire, l'API SES450MI, le workflow Infor OS appelle la transaction PrcEsignature pour mettre à jour les enregistrements dans (SES450) pour le workflow et le signataire concernés. Après signature, le statut est défini sur 'Signé' et la date et l'heure sont mises à jour, tout comme le motif de la signature électronique s'il a été spécifié.

   Une fois la signature du dernier signataire effectuée, les mises à jour supplémentaires suivantes sont réalisées :

   • Suppression du verrouillage des enregistrements.
   • Mise à jour du champ modifié via l'API définie dans (MNS120) ou suppression d'enregistrement, selon l'option de base ayant déclenché la signature électronique.
   • Le statut de l'enregistrement dans (SES440) sera défini sur 'Signé', la date et l'heure de signature et le dernier signataire seront mis à jour.
   • Enregistrement électronique créé dans 'Enreg électr. Ouvrir' (SES445).

   Un signataire qui souhaite rejeter la signature électronique doit bénéficier de cette possibilité dans le workflow. Le workflow Infor OS doit ensuite appeler la transaction RejEsignature (API SES450MI). Un commentaire personnel exposant le motif du rejet de la signature électronique. peut être ajouté. Après rejet, les enregistrements dans (SES440) et (SES450) seront actualisés avec le statut 'Rejeté', le verrouillage des enregistrements sera supprimé et un journal d'erreurs sera créé dans (SES490) avec l'erreur 'Annulation'.

4. Journalisation des erreurs pour un enregistrement de signature électronique

   Les erreurs survenant dans le processus de signature créent un enregistrement dans 'Erreurs sign élec. Ouvrir' (SES490). L'annulation ou la fermeture de (SES450) ou de l'invite de code PIN déclenche la création du journal d'erreurs dans (SES490) avec l'erreur 'Annulation'. La saisie d'un code PIN erroné déclenche la création du journal d'erreurs dans (SES490) avec l'erreur 'Annulation' ou 'Code PIN non valide'.

   Dans le cas où deux utilisateurs apportent simultanément des modifications à un même enregistrement, seul le premier enregistrement signé est enregistré. Le deuxième enregistrement dans (SES440) est mis à jour avec le statut 'Ignoré' et un enregistrement est créé dans (SES490) avec l'erreur 'Modification rejetée'.

   Dans le cadre du processus asynchrone, en cas d'échec de la transaction PrcEsignature (API SES450MI) lors du processus de signature, un journal d'erreurs est créé dans (SES490) avec l'erreur 'Echec de l'appel API/Fnc'.

   Si la signature électronique est annulée, ou si une erreur survient, aucune modification n'est effectuée dans la base de données et le programme et l'écran d'origine s'affichent pour le processus synchrone. Dans le cadre du processus asynchrone, aucune modification n'est effectuée dans la base de données et la fonction de verrouillage des enregistrements est supprimée.

5. Résolution des problèmes via la journalisation des concepts au cours du processus asynchrone

   Si le processus de signature électronique échoue pour la transaction API PrcEsignature dans SES450MI, un moyen de résoudre ce problème est d'activer la journalisation des concepts ('mvx.msf.sec.eSignature'). Un exemple de journalisation est l'erreur que renvoie l'API définie dans (MNS120) lors de la mise à jour de l'enregistrement de signature électronique, ou des paramètres manquants dans (MNS120).

   
6. Validation d’intégrité de l’enregistrement électronique et des données

   Lorsqu’un processus de signature électronique réussit, un enregistrement électronique est créé et affiché dans (SES445). Une clé de hachage est ajoutée à chaque ligne des données d’enregistrement électronique dans la base de données. Elle permet d’effectuer une comparaison si un enregistrement a peut-être été falsifié. La clé de hachage est calculée en fonction de l’intégralité de la ligne de données, y compris la date et l’heure de création. La valeur est également chiffrée comme protection supplémentaire.

   L’option associée 16 ('Validation d’intégrité des données') dans (SES440) peut être utilisée pour vérifier si l’enregistrement électronique est vrai ou a été modifié en fonction de la clé de hachage. Si l’enregistrement est vrai, un message s’affiche indiquant que l’enregistrement est authentique, sinon il a été modifié.

   Remarque

   La validation de l’intégrité des données peut uniquement être effectuée pour les enregistrements où un enregistrement électronique existe, pas pour les anciens enregistrements créés avant cette fonctionnalité. Un message s’affiche alors pour indiquer que la validation de l’intégrité des données ne peut pas être utilisée.

   Imprimer un enregistrement électronique

   Un enregistrement électronique peut également être imprimé à l’aide de la touche de fonction F16 ('Exécuter l'état') dans (SES445) pour déclencher l’impression de l’enregistrement électronique (SES446PF).

Limites fonctionnelles

• Seuls les programmes qui présentent l'infrastructure de programme sont configurés pour solliciter une signature électronique. Les programmes activés sont disponibles dans (SES410).
• Vous pouvez recourir au processus asynchrone si la fonctionnalité de verrouillage des enregistrements a été activée pour le programme.
• Pour la création d'enregistrements, vous ne pouvez utiliser que des processus synchrones. Le paramètre asynchrone est remplacé par le paramètre synchrone.
• Au cours du processus asynchrone, seuls les champs configurés pour la signature électronique sont mis à jour une fois l'enregistrement électronique signé, mais pas les autres champs ayant fait l'objet simultanément de modifications.
• Evénements ne déclenchant pas le processus de signature électronique :
  • Edition d'enregistrements dans l'écran de liste (écran B).
  • Copie des enregistrements.
  • Mises à jour par API ou programme fonctionnel.