Définition de la division et des sociétés
Résultat
La division et les sociétés sont définies en tant qu'entités légales.
Chaque société est utilisée en tant qu'entité légale disposant de ses propres comptabilité générale, statistiques de ventes. etc.
Une division vide (à définir) est utilisée pour les tables centrales tels que les tables des articles, des clients et des fournisseurs.
Des divisions consolidées peuvent être utilisées uniquement à des fins de consolidation, notamment pour les statistiques de ventes combinées et l'état financier.
Un environnement de gestion multisites peut affecter le système à des degrés divers.
Avant de commencer
Dans une configuration de gestion multisites, les conditions préalables spécifiées dans la rubrique 'Configuration de la gestion multisites' doivent être respectées. Le lien menant à cette rubrique se trouve dans la section Rubriques associées.
Génération automatique du calendrier système et des périodes système
Le champ 'Années civiles générées' est utilisé lorsque le calendrier système et les périodes système doivent être générés automatiquement à l'aide du programme correctif (F16MMSYS01). Ce champ permet à l'utilisateur de définir le nombre d'années avant la génération du calendrier et des périodes système. Si le nombre d'années n'est pas précisé, c'est-à-dire si le champ est laissé vide ou affiche la valeur 0, la valeur par défaut de deux ans est utilisée. Vous pouvez utiliser des valeurs comprises entre 2 et 99. Toutefois, si la génération automatique n'est pas requise, indiquez la valeur -1 dans le champ.
Lorsqu'il est exécuté, le programme correctif (F16MMSYS01) vérifie la date du jour en cours à l'aide de l'option 'Années civiles générées' dans 'Division. Ouvrir' (MNS095) pour voir s'il existe suffisamment d'années dans le calendrier et les périodes système pour chaque société et chaque division. Une fois la génération exécutée, les paramètres de calendrier définis dans le programme 'Calendrier système. Créer des jours' (CRS905) sont utilisés. L'action F14 dans (CRS905) vous permet de définir vos propres paramètres calendrier personnalisés en tant que paramètres standard.
(F16MMSYS01) ne génère pas de types de période système qui n'existent pas au moment de la génération. Il examine toujours l'année en cours pour voir quels types existent et par conséquent, ce qui doit être généré. Par exemple, dans l'année 2021, les types de période 1, 2 et 3 existent. Lorsque la génération débute en 2021, seuls les types 1, 2 et 3 sont générés pour X années à l'avance. Les types 4, 5 et 9 existent pour l'année 2019 uniquement et ne sont donc pas inclus. Cela permet d'éviter la génération de périodes système inutilisées. Si l'année en cours ne contient aucune période système au moment de la génération, les périodes sont toujours générées. Les types à générer dans ce cas sont ceux spécifiés dans le programme 'Division. Connecter société' (MNS100) pour chaque division et société.
Le programme correctif (F16MMSYS01) est exécuté après chaque correctif pour vérifier si suffisamment d'années sont générées. Le correctif étant appliqué au milieu du mois, (F16MMSYS01) doit mener cette vérification sur la base du mois suivant s'il y a assez d'années générées. Si des années sont déjà générées, le programme correctif n'effectue aucune action. Si une génération est requise, le programme correctif génère les années entières (voir l'exemple ci-dessous).
Une fois le calendrier et les périodes système générés, un message d'application M3 est envoyé à l'administrateur système pour l'informer de la création d'un calendrier et de périodes système pour la société x, année y. En cas d'erreur et si les périodes et le calendrier système ne sont pas générés, un message d'application M3 est également transmis à l'administrateur système.
Par exemple, les années 2022-2023 existent déjà dans les programmes 'Calendrier système. Ouvrir' (CRS900) et 'Calendrier système. Ouvrir période' (CRS910). Le nouveau paramètre 'Années civiles générées' dans (MNS095) contient la valeur 2 (le calendrier système et les périodes système doivent exister pour les 2 années à venir) et le processus de génération débute en avril 2022. Le programme correctif vérifie alors si 'Mai' existe 2 ans à compter de 2022 - Mai 2023 existe mais pas Mai 2024. L'année 2024 (janvier à décembre) complète est ensuite générée. Le mois suivant, en mai 2022, le programme correctif vérifie si 'Juin' existe, 2 ans à compter de 2022 – Juin 2023 et Juin 2024 existent tous les deux. Le programme correctif n'entreprend donc aucune action, jusqu'au mois suivant où une nouvelle vérification est faite.
Suivez ces étapes pour définir une division :
- Démarrez Division. Ouvrir (MNS095/B).
Ces instructions sont basées sur la séquence d'écrans E.
- Attribuez à la division une identité à trois caractères numériques et sélectionnez Nouveau.
- Dans l'écran E, sélectionnez l'option 2 (Plusieurs unités) en tant que type de division.
- Indiquez la devise et le type de taux de change.
La devise et le type de taux de change sont essentiels pour l'état financier et les statistiques de ventes.
- Définissez d'autres informations spécifiques à la division. Appuyez sur Entrée puis sur F3.
Suivez ces étapes pour définir des sociétés :
Vous devez définir trois types de sociétés : une société à blanc, une société consolidée et les autres sociétés (ordinaires).
- Démarrez Division. Connecter société (MNS100/B).
Ces instructions sont basées sur la séquence d'écrans EFG.
- Définissez une société en saisissant l'identité de la division ainsi qu'une identité à trois caractères alphanumériques. Sélectionnez Nouveau.
- Dans l'écran E, renseignez les champs destinés aux divisions (par exemple, 'Ligne d'écran 2' et 'Ligne d'écran 3'). Appuyez sur Entrée. Dans l'écran F, renseignez les champs relatifs aux types de période. Appuyez sur Entrée. Dans l'écran G, renseignez les champs relatifs aux divisions. Appuyez sur Entrée.
Si vous ne connaissez pas les données de base correctes à ce stade, notamment la devise et l'établissement, vous pouvez saisir des valeurs fictives. Vous pouvez modifier ces valeurs par la suite.
- Revenez à l'étape 1 pour définir les autres types de sociétés jusqu'à ce que toutes les sociétés soient définies.
(Facultatif) Suivez ces étapes pour spécifier des commandes de bascule entre sociétés :
- Démarrez le programme 'Fonction. Ouvrir' (MNS110/B).
Ces instructions sont basées sur la séquence d'écrans EF.
- Dans l'écran B, spécifiez une fonction de commande de basculement entre les sociétés et sélectionnez Nouveau.
Les commandes permettant de basculer d'une société à une autre s'intitulent CMPAAABBB, où AAA est l'identité de la division et BBB l'identité de la société.
- Dans l'écran E, indiquez le groupe de composants SYS.
- Indiquez une catégorie de fonctions CMP, dans la mesure où il s'agit d'une fonction générale de la division.
- Spécifiez la commande AAABBB, où AAA est l'identité de la division et BBB l'identité de la société. Appuyez sur Entrée.
- Dans l'écran F, indiquez si nécessaire les informations relatives à la langue. Appuyez sur Entrée.
- Revenez à l'étape 1 pour définir davantage de commandes. Appuyez sur F3.
Suivez les étapes ci-dessous pour attribuer une autorisation à des sociétés.
- Démarrez le programme 'Utilisateur. Ouvrir' (MNS150/B).
Ces instructions sont basées sur la séquence d'écrans E.
- Dans l'écran B, sélectionnez l'option 11='ID utilisateur' pour l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder une autorisation.
Le programme 'Utilisateur. Accès par division/société' (MNS151) démarre.
- Dans l'écran (MNS151/B), précisez la division et la société auxquelles l'utilisateur peut accéder. Sélectionnez Nouveau.
- Dans l'écran E, aucun champ ne doit être renseigné. Appuyez sur Entrée.
- Revenez à l'étape 1 pour autoriser d'autres utilisateurs. Appuyez sur F3 pour revenir à (MNS150/B).
- Dans l'écran (MNS150/B), mettez le système à jour avec les modifications que vous avez effectuées en sélectionnant l'option 21 (Màj accès utilisateur pr toutes div/sté') pour le ou les utilisateurs. Appuyez sur F3.
Paramètres à définir
Le tableau qui suit présente les paramètres requis pour définir une division :
| ID de programme/écran | Champ | Ce champ indique... |
|---|---|---|
| (MNS095/E) | Type de division | ... les unités légales qui composent la division. Options valides : 2 = plusieurs unités légales - MUC Remarque
Cette option est sélectionnée, même si vous devez utiliser une seule société. |
| (MNS095/E) | Devise centrale | ... la devise utilisée par la division pour les statistiques de ventes et l'état financier. |
Le tableau qui suit présente les paramètres requis pour définir une société :
| ID de programme/écran | Champ | Ce champ indique... |
|---|---|---|
| (MNS100/B) | Société | ... une société, qui représente une entité légale au sein d'une division.
Trois types de sociétés sont à définir lorsque la Gestion multisites (MUC) est utilisée :
|
| (MNS100/E) | Ligne d'écran 2 Ligne d'écran 3 |
... le texte affiché sur les deuxième et troisième lignes de l'écran et dans tous les états. La deuxième ligne affiche généralement la version M3, tandis que la troisième affiche généralement le nom de la division et de la société auxquelles s'applique la base de données. Conseil : Le fait d'indiquer le nom de la société et le code de devise dans le champ 'Ligne écran 3' vous aidera à configurer le système. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez modifier ou effacer le texte si nécessaire. |
| (MNS100/F) | Type de période | ... le type de période utilisé dans chaque application. Semaine, mois, trimestre, semestre ou année en sont des exemples. Les types de période sont définis dans le programme (CRS910). |
| (MNS100/F) | Nombre de types de période 1, 2, 3 etc. | ... le nombre de périodes incluses par année dans un type de période. Exemple : Le type de période GSP est le mois et comprend 12 périodes par an. Le type de période GCF est le trimestre et comprend 4 périodes par an. |
| (MNS100/G) | Etablissement | ... l'établissement auquel l'utilisateur sera associé lors de sa connexion à M3, si ce n'est pas défini dans Utilisateur. Ouvrir (MNS150). Si l'établissement n'est pas encore connu, vous pouvez saisir une valeur fictive (non contrôlée par M3). |
| (MNS100/G) | Dépôt | ... le dépôt auquel l'utilisateur sera associé lors de sa connexion à M3, si ce n'est pas défini dans Utilisateur. Ouvrir (MNS150). Si le dépôt n'est pas encore connu, vous pouvez saisir une valeur fictive. |
| (MNS100/G) | Devise locale | ... la devise utilisée par la société. Si la devise n'est pas encore connue, vous pouvez saisir une valeur fictive. |
Le tableau qui suit présente les paramètres requis pour définir des commandes permettant de basculer d'une société à une autre :
| ID de programme/écran | Champ | Ce champ indique... |
|---|---|---|
| (MNS110/B) | Fonction | ... le nom défini par l'utilisateur d'une fonction ou d'un menu gérés dans le système de menu M3. Dans ce cas, une fonction est définie en tant que commande permettant de basculer d'une société à une autre. Exemples :
|
| (MNS110/B) | Groupe de composants | ... l'identité à trois caractères du groupe de composants auquel appartient chaque fonction. Lors de la définition d'une commande de basculement d'une société à une autre, indiquez un groupe de composants SYS. |
| (MNS110/E) | Catégorie de fonction | ... le type de fonction utilisé pour regrouper les fonctions en catégories. Options valides :
Lors de la définition d'une commande de basculement d'une société à une autre, indiquez une catégorie de fonction CMP. |
| (MNS110/E) | Commande | ... la commande OS/400 à associer à chaque fonction. Lors de la définition d'une commande de basculement d'une société à une autre, indiquez une commande CMP. |
| (MNS110/F) | Nom de fonction | ... le nom de la fonction selon la langue. Exemple : Un nom de menu en anglais, celui-ci pouvant différer dans chaque langue. Le nom des autres fonctions peut également différer selon la langue. |
Le tableau qui suit présente les paramètres requis pour attribuer des autorisations aux sociétés :
| ID de programme/écran | Champ | Ce champ indique... |
|---|---|---|
| (MNS150/B) | Utilisateur | ... l'identité unique d'un utilisateur du système. Cet utilisateur reçoit l'autorisation d'accéder aux sociétés. |
| (MNS151/B) | Division Société |
... la division et la société précédemment définies auxquelles l'utilisateur doit être autorisé à accéder. |
Données principales inhérentes à la Russie
La fonctionnalité doit être configurée pour les sociétés configurées avec la version pays RU dans le programme 'Division. Connecter société' (MNS100/L).
- Démarrez le programme 'Division. Connecter société' (MNS100) et incluez l'écran X (données spécifiques pays) dans la séquence.
- Accédez au programme 'Société RU. Ouvrir' (CRRU01). Renseignez les champs requis et cliquez sur Suivant.
- Les options Modifier, Supprimer et Afficher peuvent être utilisées. L'option Supprimer supprime à la fois les données principales sur la société et les données principales spécifiques à la Russie pour la société.