FIM – M3 BE Comptabilité Financière
ARL - Comptabilité clients
La fonction Comptabilité Générale. Archiver (GLS800) réduit le nombre de transactions complètement payées et rapprochées dans la comptabilité clients et la comptabilité générale.
Nous vous recommandons de générer les états suivants avant de lancer les routines d'archivage, car ils sont nécessaires à la vérification et au rapprochement de l'archive :
- Comptabilité Clients. Imprimer (ARS500) formats 1 et 2
- Limite crédit. Imprimer analyse (ARS525)
Une fois l'archivage terminé, générez les mêmes états et comparez-les aux états générés avant l'archivage.
Facture récapitulative dans la comptabilité clients
Pour remplacer les factures archivées, de nouvelles factures récapitulatives seront créées dans la comptabilité clients avec des sauts de ligne entre les champs suivants :
- Année
- Numéro de payeur
- Code client
- Segment comptable 1
- Code devise
Les nouvelles factures récapitulatives contiendront les dates comptables, dates de facturation et les dates d'échéance selon la logique suivante :
- Egal à la dernière date de la période de fin sélectionnée (définie lors du démarrage de l'archivage).
- Si l'année de la facture d'origine n'est pas identique à celle de la période de fin, la dernière date de l'année de la facture d'origine sera utilisée.
Pièce justificative récapitulative dans la comptabilité générale
Pour remplacer les transactions de comptabilité générale archivées, une nouvelle pièce justificative récapitulative sera créée dans la comptabilité générale avec des sauts de ligne au champ suivant :
- Année
Seules les transactions de comptabilité générale ayant les codes de transaction 10 (Factures clients – CC) et 20 (Encaissements – CC) sont incluses dans l'archivage de la comptabilité clients.
Piste d'audit
En sélectionnant le paramètre 'Imprimer les modifications' dans GLS830/E, vous pouvez générer un état complet (GLS807PF) des factures archivées. Toutes les factures archivées seront également mises à jour avec les informations de la comptabilité clients de catégorie 234, qui comprennent le numéro de pièce justificative de la pièce justificative récapitulative.
Conditions préalables :
- Création d'un numéro de série de pièces justificatives pour l'archivage (CRS410)
- Numéro de série - Le type de série 55, numéro de série A (CRS165) doit être défini
- La fonction GCF AR71 Archivage de la comptabilité clients (CRS405) doit être définie.
Sélections strictes
Seules les factures de comptabilité clients payées (dont le montant restant est égal à 0) sont incluses dans cette fonction d'archivage.
Sélections souples
Au moins un type d'archivage connecté à la catégorie d'archivage 3 doit être défini dans (GLS830).
Un modèle d'archivage peut être connecté à chaque type d'archivage. Cela permet de sélectionner uniquement certains clients. Vous pouvez également définir si la facturation des intérêts (pénalités) de retard doit intervenir avant l'archivage.
Si le paramètre 'Terminer auto.' dans (GLS830) est défini sur 1, l'archivage sera effectué et des factures récapitulatives seront créées. Si ce paramètre est défini sur 0, l'archivage est interrompu lorsque le statut de la procédure d'archivage est égal à 3 ou 4 (selon si vous avez sélectionné 'Imprimer les modifications'). Cela signifie que tout sera écrit dans la bibliothèque d'archivage et que les factures seront supprimées de la bibliothèque de production. Dans le cas présent, FGLEDG et FSLEDG dans la bibliothèque de production ne seront pas mis à jour avec les factures récapitulatives. Par conséquent, le solde des comptes ne sera pas le même qu'avant.
L'archivage sera conservé dans le sous-fichier dans (GLS800/B), où vous pouvez le supprimer ou décider de créer des factures récapitulatives ultérieurement.
Lorsque vous soumettez (GLS800), vous devez saisir une 'Période de fin'. Seules les factures dont la date de facture (code de transaction 10) et la date de paiement (code de transaction 20) sont antérieures au dernier jour de la 'Période de fin' saisie seront sélectionnées.
Traitement et redémarrage
L'archivage est démarré dans (GLS800) à l'aide de l'option Sélectionner pour le type d'archivage. Une fois le travail soumis pour un traitement par lot, le statut d'archivage indiquera le processus. Les statuts suivants sont valides :
- 01 = Demande créée
- 02 = Table de travail FGL806 créée
- 03 = Table de travail FGL807 créée
- 04 = Impression de GLS807PF terminée
- 05 = Table de travail FCR040 créée
- 06 = Programme GLS040 démarré
- 07 = Programme GLS040 terminé, FCR040 supprimé
- 08 = Tables de travail supprimées, archivage terminé
Si le travail se termine de façon anormale pour une quelconque raison, vous pouvez le redémarrer en sélectionnant l'option Redémarrer dans (GLS800). Si le statut est défini sur 06 ou 07, il doit être redémarré depuis (GLS047).
Cette fonction archive les enregistrements dans les tables suivantes :
| Table | Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître) |
|---|---|
| FSLEDG | TF : Livre de vente |
| FSLEDX | TF : Livre de vente, informations supplémentaires |
| FGLEDG | TF : Comptabilité générale |
| FSCASH | TF : Conditions d'escompte |
| CSYTXH | MF : Texte, en-tête |
| FSYTXH | MF : En-tête de texte |
Influence sur d'autres fichiers et processus
Etant donné que le fichier de solde/la table FSLBAL peuvent être regénérés depuis la table détaillée de comptabilité clients FSLEDG qui est désormais soumise à l'archivage, vous devez tenir compte de toute suppression/reconstruction future des enregistrements dans le fichier de solde client.
APL - Comptabilité fournisseurs
La fonction Comptabilité Générale. Archiver (GLS800) réduit le nombre de transactions dans la comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale.
Nous vous recommandons de générer les états suivants avant de lancer les routines d'archivage, car ils sont nécessaires à la vérification et au rapprochement de l'archive :
- Comptabilité fourn. Imprimer (APS500), affichages 1 et 2
- Compta. fournisseurs. Afficher soldes (APS225)
Une fois l'archivage terminé, générez les mêmes états et comparez-les aux états générés avant l'archivage.
Facture récapitulative dans la comptabilité fournisseurs
Pour remplacer les factures archivées, de nouvelles factures récapitulatives seront créées dans la comptabilité fournisseurs avec des sauts de ligne entre les champs suivants :
- Année
- Numéro de bénéficiaire
- Code fournisseur
- Segment comptable 1
- Code devise
Les nouvelles factures récapitulatives contiendront les dates comptables, les dates de facturation et les dates d'échéance selon la logique suivante :
- Egal à la dernière date de la période de fin sélectionnée (définie lors du démarrage de l'archivage).
- Si l'année de la facture d'origine n'est pas identique à celle de la période de fin, la dernière date de l'année de la facture d'origine sera utilisée.
Pièce justificative récapitulative dans la comptabilité générale
Pour remplacer les transactions de comptabilité générale archivées, une nouvelle pièce justificative récapitulative sera créée dans la comptabilité générale avec des sauts de ligne au champ suivant :
- Année
Seules les transactions de la comptabilité générale avec les codes de transaction 40 (Factures fournisseurs – CF) et 50 (Paiements – CF) sont incluses dans l'archivage de la comptabilité fournisseurs.
Piste d'audit
En sélectionnant 'Imprimer les modifications' dans (GLS830/E), vous pouvez générer un état complet (GLS812PF) des factures archivées. Toutes les factures archivées seront également mises à jour avec les informations de la comptabilité fournisseurs de catégorie 422, qui comprennent le numéro de pièce justificative de la pièce justificative récapitulative.
Conditions préalables
- Création d'un numéro de série de pièces justificatives pour l'archivage (CRS410)
- Numéro de série – Le type de série 65, numéro de série A (CRS165) doit être défini
- La fonction GCF AP71 Archivage de la comptabilité clients (CRS405) doit être définie.
Sélections strictes
Seules les factures de comptabilité fournisseurs payées (dont le montant restant est égal à 0) sont incluses dans cette fonction d'archivage.
Sélections souples
Au moins un type d'archivage connecté à la catégorie d'archivage 4 doit être défini dans le programme (GLS830). Un modèle d'archivage peut être connecté à chaque type d'archivage.
Si le paramètre 'Terminer auto.' dans (GLS830) est défini sur 1, l'archivage sera effectué et des factures récapitulatives seront créées. Si ce paramètre est défini sur 0, l'archivage est interrompu lorsque le statut de la procédure d'archivage est égal à 3 ou 4 (selon si vous avez sélectionné 'Imprimer les modifications'). Cela signifie que tout sera écrit dans la bibliothèque d'archivage et que les factures seront supprimées de la bibliothèque de production. Dans le cas présent, FGLEDG et FSLEDG dans la bibliothèque de production ne seront pas mis à jour avec les factures récapitulatives. Par conséquent, le solde des comptes ne sera pas le même qu'avant.
L'archivage sera conservé dans le sous-fichier dans (GLS800/B), où vous pouvez supprimer ou décider de créer des factures récapitulatives ultérieurement.
Lorsque vous soumettez (GLS800), vous devez saisir une 'Période de fin'. Seules les factures dont la date de facture (code de transaction 40) et la date de paiement (code de transaction 50) sont antérieures au dernier jour de la 'Période de fin' saisie seront sélectionnées.
Traitement et redémarrage
L'archivage est démarré dans (GLS800) à l'aide de l'option Sélectionner pour le type d'archivage. Une fois le travail soumis pour un traitement par lot, le statut d'archivage indiquera le processus. Les statuts suivants sont valides :
- 11 = Demande créée
- 12 : Table de travail FGL809 créée
- 13 : Table de travail FGL812 créée
- 14 : Impression de GLS812PF terminée
- 15 = Table de travail FCR040 créée
- 16 = Programme GLS040 démarré
- 17 = Programme GLS040 terminé, FCR040 supprimé
- 18 = Tables de travail supprimées, archivage terminé
Si le travail se termine de façon anormale, vous pouvez le redémarrer en sélectionnant l'option Redémarrer dans (GLS800). Si le statut est défini sur 16 ou 17, le travail doit être redémarré depuis (GLS047).
Cette fonction archive les enregistrements dans les tables suivantes :
| Table | Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître) |
|---|---|
| FPLEDG | TF : Livre d'achats |
| FPLEDX | TF : Livre d'achats, informations supplémentaires |
| FGLEDG | TF : Comptabilité générale |
| FPCASH | TF : Conditions d'escompte |
| FPAPCD | TF : Distribution d'approbation de facture fournisseur |
| FPLLOG | TF : Livre d'achats, fichier journal |
| CSYTXH | MF : Texte, en-tête |
| FSYTXH | MF : En-tête de texte |
| FSYTXL | MF : Ligne de texte |
| CSYTXL | MF : Texte, ligne |
Influence sur les autres tables et processus financiers
Etant donné que le fichier de solde/la table FPLBAL peuvent être regénérés depuis la table détaillée de comptabilité clients FPLEDG qui est désormais soumise à l'archivage, vous devez tenir compte de toute suppression/reconstruction future des enregistrements dans le fichier de solde fournisseur.
CUR - Actifs courants
Seuls les arrondis de valorisation des stocks au statut 00, 98 et 99 sont archivés. Des enregistrements exclus de la dernière exécution d’archive sont disponibles dans le programme 'Journal d’erreur d’archivage. Ouvrir' (AMS350).
Vous pouvez effectuer des sélections souples sur 'Valorisation', 'Stt val stocks' et 'Date valorisat'. Si l’utilisateur est un utilisateur central, la sélection souple peut également être effectuée sur 'Société'.
Cette fonction archive les enregistrements dans les tables suivantes :
| Table | Description (TF=Fichier de transaction) |
|---|---|
| MMSVAH | En-tête de valorisation des stocks |
| MMSVAD | Détails de valorisation des stocks |
| MMSVAT | Transactions de valorisation des stocks vers CG |
GLR - Comptabilité générale
La fonction Comptabilité Générale. Archiver (GLS800) réduit le nombre de transactions dans la comptabilité générale. Nous vous recommandons de générer les états suivants avant de lancer les routines d'archivage, car ils sont nécessaires à la vérification et au rapprochement de l'archive :
- Comptabilité générale. Imprimer (GLS525)
- Comptabilité gén. Imprimer état balance (GLS510), types d'état 1 et 2
- Compta. gén. Imprimer compte résultat (GLS520)
Une fois l'archivage terminé, générez les mêmes états et comparez-les aux états générés avant l'archivage.
Pièce justificative récapitulative dans la comptabilité générale
Pour remplacer les transactions de comptabilité générale archivées, une nouvelle pièce justificative récapitulative sera créée dans la comptabilité générale avec des sauts de ligne au champ suivant :
- Année
Les segments comptables sur lesquels la pièce justificative récapitulative doit être cumulée sont déterminés par le champ 'Niveau d'archivage' pour chaque type d'archivage dans (GLS830).
Exemples de transactions de comptabilité générale à archiver :
| Seg 1 | Seg 2 | Seg 3 | Seg 4 | Seg 5 | Seg 6 | Seg 7 | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3010 | 100 | 1 000 | -3000,00 | ||||
| 3010 | 100 | 2 000 | -4000,00 | ||||
| 3010 | 200 | 3000 | -5000,00 | ||||
| 3010 | 200 | 4000 | -6000,00 | ||||
| 3010 | 300 | 5000 | -7000,00 | ||||
| 3010 | 300 | 6000 | -8000,00 | ||||
| 3020 | 400 | 7000 | -9000,00 |
Résultat lors du cumul sur les segments 1 et 2 :
| Seg 1 | Seg 2 | Seg 3 | Seg 4 | Seg 5 | Seg 6 | Seg 7 | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3010 | 100 | -7 000,00 | |||||
| 3010 | 200 | -11000,00 | |||||
| 3010 | 300 | -15000,00 | |||||
| 3020 | 400 | -9000,00 |
Résultat lors du cumul sur le segment 1 :
| Seg 1 | Seg 2 | Seg 3 | Seg 4 | Seg 5 | Seg 6 | Seg 7 | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3010 | -33000,00 | ||||||
| 3020 | -9000,00 |
La période à laquelle la pièce justificative récapitulative doit être enregistrée est déterminée par le champ 'Solde par période' pour chaque type d'archivage dans (GLS830). Les options valides sont les suivantes :
- 0 = Solde par période enregistré
- 1 = Seulement à la dernière période couverte.
Exemples de transactions à archiver :
| Date | Montant |
|---|---|
| 01/09/1999 | -3000,00 |
| 15/09/1999 | -4000,00 |
| 30/09/1999 | -5000,00 |
| 15/10/1999 | -6000,00 |
| 22/10/1999 | -7000,00 |
| 30/11/1999 | -8000,00 |
| 15/12/1999 | -9000,00 |
Résultat lors de l'enregistrement de soldes par période :
| Date | Montant |
|---|---|
| 30/09/1999 | -12000,00 |
| 31/10/1999 | -13000,00 |
| 30/11/1999 | -8000,00 |
| 31/12/1999 | -9000,00 |
Résultat lors de l'enregistrement de soldes à la fin d'une période :
| Date | Montant |
|---|---|
| 31/12/1999 | -48000,00 |
Piste d'audit
En sélectionnant 'Imprimer les modifications' dans (GLS830/E), vous pouvez générer un état complet (GLS802PF) des transactions de comptabilité générale archivées. Toutes les transactions de comptabilité générale seront également mises à jour avec les informations de comptabilité générale portant le numéro 095, qui contiennent le numéro de pièce justificative de la pièce récapitulative.
Conditions préalables :
- Création d'un numéro de série de pièces justificatives pour l'archivage (CRS410)
- La fonction GCF GL71 Archivage de la comptabilité générale (CRS405) doit être définie.
- Utilisation de la fonction (GLS885) pour créer une 'Clôture stricte' des années fiscales à archiver
- Exécutez (GLS940) pour vérifier que le fichier de solde et la comptabilité générale sont synchronisés, à nouveau pour les périodes fiscales archivées
Sélections strictes
Tout d'abord, les comptes de segment 1 doivent être définis pour l'archivage. Vous pouvez effectuer cette opération dans (CRS630).
Sélections souples
Au moins un type d'archivage connecté à la catégorie d'archivage 1 (Comptes de bilan) ou 2 (Comptes de pertes et profits) doit être défini dans (GLS830).
Un modèle d'archivage peut être connecté à chaque type d'archivage. L'objectif est de vous permettre de faire la distinction entre des comptes différents devant être archivés à des moments différents. Par exemple, vous archivez d'abord tous les comptes de trésorerie, puis vous pouvez archiver vos dettes à long terme ultérieurement (ou moins régulièrement).
Cette fonction archive les enregistrements dans les tables suivantes :
| Table | Description |
|---|---|
| FGLEDG | TF : Comptabilité générale |
| FGLEDX | TF : Comptabilité générale, informations supplémentaires |
Influence sur les autres tables et processus financiers
Etant donné que le fichier de solde/la table FPLBAL peuvent être regénérés depuis le fichier de comptabilité générale FGLEDG qui est désormais soumis à l'archivage, vous devez tenir compte de toute suppression/reconstruction future des enregistrements dans le fichier de solde de comptabilité générale.