FIM – M3 BE Comptabilité Financière

ABS - Traitmt auto des relevés bancaires

  • 'Relevés bancaires. Archiver/Supprimer' (ABS801)

    En utilisant le programme 'Relevés bancaires. Archiver/Supprimer' (ABS801), vous pouvez archiver ou supprimer les relevés bancaires affichés dans 'Relevé bancaire. Ouvrir' (ABS100). Seuls les relevés bancaires ayant le statut 9 -'CG mise à jour' (BSHS=9) et qui ne sont pas bloqués (BSHB=0) sont gérés par cette fonction d'archivage.

    Pour les relevés bancaires bloqués avec (BSHB<>0), vous pouvez utiliser l'ID de correction AB01 dans 'Problème programme. Résoudre' (CRS418) pour remettre le code de blocage à 0.

    Tout relevé bancaire qui reste dans le statut 2, 3 ou 4 est supprimé manuellement dans (ABS100). Ces relevés bancaires ne sont pas gérés par (ABS801).

    Vous ne devez pas supprimer un relevé bancaire qui est déjà partiellement ou totalement affecté dans le statut 5 ou 6. Pour ces relevés bancaires, vous devez d'abord valider l'affectation et ensuite les supprimer dans (ABS100).

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Sur l'écran de sélection (ABS801/E), les relevés bancaires à archiver ou à supprimer sont sélectionnés en fonction de leur date de saisie. Vous devez sélectionner une plage de dates.

    Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (ABS801) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    La sélection de 'Type de relevé bancaire- De' et 'Type de relevé bancaire - A' est obligatoire.

    Les options possibles sont :
    • Relevé bancaire
    • Spécification de paiement
    • Paiements reçus

    Si vous appelez (ABS801) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (ABS801/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.

    Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FABHED TF : En-tête de relevé bancaire
    FABLIN TF : Lignes de relevé bancaire
    FABDET TF : Détails des lignes de relevé bancaire
    FABLIX TF : Afficher information supplémentaire des lignes de relevé bancaire
    FABERR TF : Erreurs de relevé bancaire
    FABLOG TF : Journal de relevé bancaire
    FSYTXH TF : Texte d'en-tête
    FSYTXL TF : Ligne de texte
    Remarque

    S'il existe des enregistrements autonomes dans les tables FABLIN, FABDET, FABLIX, FABERR ou FABLOG ne possédant pas d'enregistrement parent correspondant dans la table FABHED, ces enregistrements ne sont pas inclus dans l'exécution. Ils sont gérés manuellement via l'outil de gestion des données Business Engine.

    Remarque

    En outre, les enregistrements dans FABERR et FABLOG sont systématiquement supprimés, même si les relevés bancaires en tant que tels sont archivés.

APL - Comptabilité fournisseurs

  • 'Rapprochement facture. Archiver/suppr' (APS801)

    En utilisant 'Rapprochement facture. Archiver/suppr' (APS801), vous pouvez archiver ou supprimer les transactions de rapprochement de facture affichées dans 'Facture fourn. Rapprocher ligne RM' (APS360). Seules les transactions approuvées et comptabilisées dont le statut d'en-tête de rapprochement de facture est 33334 sont gérées par cette fonction d'archivage. Les factures doivent être payées et aucun montant ne doit rester sur le compte de compensation.

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l’écran de sélection (APS801/E), les transactions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction des champs suivants : 'Fournisseur', 'Numéro de facture fournisseur', 'Date de facturation' et 'Date comptable'.

    Vous pouvez laisser 'Date de facture et comptable initiales' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de facturation et comptable finales'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (APS801) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    Si vous exécutez (APS801) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution.

    La fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FGINHE TF : Facture - en-tête
    FGINLI TF : Facture - lignes
    FGINLC TF : Facture - frais de ligne
    FGINHC TF : Facture - frais d'en-tête
    FGINTX TF : Facture - frais de ligne Taxe
    FGINDH TF : Facture - en-tête de note de débit
    FGINAE TF : Facture - lignes d'écritures comptables
  • 'Lot factures fournisseur. Archiver/suppr' (APS802)

    Avec 'Lot factures fournisseur. Archiver/suppr' (APS802), vous pouvez archiver ou supprimer les factures affichées dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450), 'Lot de factures fourn. Ouvrir lignes' (APS451) et 'Lot de factures fourn. Ouvrir hist refus' (APS452).

    Les enregistrements de la table FAPIBH sont archivés ou supprimés. S'il existe des enregistrements liés dans les tables FAPIBL, FAPIBA ou FAPIBR, ceux-ci sont archivés ou supprimés. Le texte entré sur les écrans T de (APS450) ou (APS451) sont archivés et supprimés en même temps que les facture par lot.

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Vous pouvez sélectionner les factures à archiver ou à supprimer en fonction des champs suivants :
    • 'Date de saisie'
    • 'Date de facturation'
    • 'Type de lot de factures'
    • 'Numéro de lot de factures'

    En ce qui concerne les champs de date, vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez spécifier une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (APS802) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100)'. La politique d'archivage est définie au niveau de la division. La politique d'archivage est définie sur Date de saisie et Date de facturation.

    Vous pouvez laisser les champs 'Type de lot de factures' et 'Numéro de lot de factures' vides. Ensuite, tous les types et numéros de lots de factures ayant le bon statut dans la plage de dates sélectionnée sont archivés ou supprimés.

    Dans (APS802), seules les factures dont le statut est 90-'Mise à jour dans CF', 30-'Imprimée', 78-'Échec de l'enregistrement du rapprochement de facture' et 79-'Echec de rapprochement de facture au niveau de l'en-tête d'OA' sont archivées. Seuls les types de lots de factures 15-'Demande de facture fournisseur', 40-'Demande de note de débit' et 52-'Demande de réclamation fournisseur' sont archivés, si le statut de la facture est 30-'Imprimée'. Vous pouvez supprimer les factures ayant d'autres statuts en utilisant l'option d'action Supprimer ou en appuyant sur la touche de clavier F14 dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450).
    Remarque

    Les factures exclues de l'exécution de l'archivage ou de la suppression sont affichées dans le 'Journal d'erreurs d'archivage. Ouvrir' (AMS350)

    Si vous appelez (APS802) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (APS802/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.

    Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FAPIBH TF : Lot de factures fourn. - En-tête
    FAPIBL TF : Lot de factures fourn. - Lignes
    FAPIBA TF : Lot de factures fourn. - Infos suppl.
    FAPIBR TF : Lot de factures fourn - Historique refus
    FSYTXH MF : Texte d'en-tête
    FSYTXL MF : Ligne de texte
    Remarque

    S'il existe des enregistrements autonomes dans les tables FAPIBL, FAPIBA ou FAPIBR ne possédant pas d'enregistrement parent correspondant dans la table FAPIBH, ces enregistrements ne sont pas inclus dans l'exécution. Ils sont gérés manuellement via l'outil de gestion des données Business Engine.

  • 'Actions d'approbation. Archiver/Suppr' (APS803)

    En utilisant 'Actions d'approbation. Archiver/Suppr' (APS803), vous pouvez archiver ou supprimer les actions d'approbation pour les factures, qui sont visibles dans 'Actions d’approbation - Par facture. Ouvrir' (CMS741). Les enregistrements de la table CSAPRO sont archivés ou supprimés.

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Vous pouvez sélectionner les factures à archiver ou à supprimer en fonction du champ 'Date d'achèvement'

    En ce qui concerne les champs de date, vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez spécifier une 'Date de fin' pour 'Date d'achèvement'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (APS803) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100)'. La politique d'archivage est définie au niveau de la division. La politique d'archivage est définie sur 'Date d'achèvement'

    Dans (APS803), seules les factures dont le statut de l'administrateur de facture est 5-'Annulé' ou 9-'Terminé' sont archivées ou supprimées. Cela indique qu'il n'y a plus d'étapes restantes dans le processus d'approbation.

    Si vous appelez (APS803) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (APS803/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.
      Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans la table suivante :
      Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
      CSAPRO TF : Table de transaction des actions d'approbation
  • 'Comptabilité générale. Archiver' (GLS800)

    Vous pouvez réduire le nombre de transactions dans Comptabilité fournisseurs et Comptabilité générale en utilisant le programme 'Comptabilité générale. Archiver' (GLS800).

    Nous recommandons de générer les états suivants avant de lancer les routines d'archivage, car ils sont nécessaires à la vérification et au rapprochement de l'archive :

    • Comptabilité fourn. Imprimer (APS500), affichages 1 et 2
    • Compta. fournisseurs. Afficher soldes (APS225)

    Une fois l'archivage terminé, générez les mêmes états et comparez-les aux états générés avant l'archivage.

    Facture récapitulative dans la comptabilité fournisseurs

    Pour remplacer les factures archivées, de nouvelles factures récapitulatives sont créées dans la comptabilité fournisseurs avec des sauts de ligne entre les champs suivants :

    • Année
    • Numéro de bénéficiaire
    • Code fournisseur
    • Segment comptable 1
    • Code devise

    Les nouvelles factures récapitulatives contiennent les dates comptables, les dates de facturation et les dates d'échéance selon la logique suivante :

    • Egal à la dernière date de la période de fin sélectionnée (définie lors du démarrage de l'archivage).
    • Si l'année de la facture d'origine n'est pas identique à celle de la période de fin, la dernière date de l'année de la facture d'origine est utilisée.

    Pièce justificative récapitulative dans la comptabilité générale

    Pour remplacer les transactions de comptabilité générale archivées, une nouvelle pièce justificative récapitulative est créée dans la comptabilité générale avec des sauts de ligne au champ suivant :

    • Année

    Seules les transactions de la comptabilité générale avec les codes de transaction 40 (Factures fournisseurs – CF) et 50 (Paiements – CF) sont incluses dans l'archivage de la comptabilité fournisseurs.

    Piste d'audit

    En sélectionnant 'Imprimer les modifications' dans (GLS830/E), vous pouvez générer un état complet (GLS812PF) des factures archivées. Toutes les factures archivées sont également mises à jour avec les informations de la comptabilité fournisseurs de catégorie 422, qui comprennent le numéro de pièce justificative de la pièce justificative récapitulative.

    Conditions préalables :

    • Création d'une série de pièces justificatives pour l'archivage (CRS410)
    • Série – Le type de série 65, série A (CRS165) doit être défini
    • La fonction GCF AP71 Archivage de la comptabilité clients (CRS405) doit être définie.
      Remarque

      La plage de dates de publication de la fonction GCF n'est pas vérifiée lors de l'archivage. Cela signifie que vous pouvez archiver des transactions appartenant à un exercice fiscal clôturé.

    Sélections strictes

    Seules les factures de comptabilité fournisseurs payées (dont le montant restant est égal à 0) sont incluses dans cette fonction d'archivage.

    Sélections souples

    Vous devez définir au moins un type d'archivage connecté à la catégorie d'archivage 4 doit être défini dans le programme (GLS830). Un modèle d'archivage est connecté à chaque type d'archivage.

    Si le paramètre 'Terminer auto.' dans (GLS830) est défini sur 1, l'archivage est effectué et des factures récapitulatives sont créées. Si ce paramètre est défini sur 0, l'archivage est interrompu lorsque le statut de la procédure d'archivage est égal à 3 ou 4, selon si vous avez sélectionné 'Imprimer les modifications'.

    Cela signifie que tout est écrit dans la bibliothèque d'archivage et que les factures sont supprimées de la bibliothèque de production. Dans le cas présent, FGLEDG et FPLEDG dans la bibliothèque de production ne sont pas pas mis à jour avec les factures récapitulatives. Par conséquent, le solde des comptes n'est pas le même qu'avant.

    L'archivage est conservé dans le sous-fichier dans (GLS800/B), où vous pouvez supprimer ou décider de créer des factures récapitulatives ultérieurement.

    Lorsque vous soumettez (GLS800), vous devez saisir une 'Période de fin'. Seules les factures dont la date de facture (code de transaction 40) et la date de paiement (code de transaction 50) sont antérieures au dernier jour de la 'Période de fin' saisie sont sélectionnées.

    Traitement et redémarrage

    L'archivage est démarré dans (GLS800) à l'aide de l'option 'Sélectionner' pour le type d'archivage. Une fois le travail soumis pour un traitement par lot, le statut d'archivage indique le processus. Les statuts suivants sont valides :

    • 11 = Demande créée
    • 12 : Table de travail FGL809 créée
    • 13 : Table de travail FGL812 créée
    • 14 : Impression de GLS812PF terminée
    • 15 = Table de travail FCR040 créée
    • 16 = Programme GLS040 démarré
    • 17 = Programme GLS040 terminé, FCR040 supprimé
    • 18 = Tables de travail supprimées, archivage terminé

    Si le travail se termine de façon anormale, il est redémarré en sélectionnant l'option Redémarrer dans (GLS800). Si le statut est défini sur 16 ou 17, le travail est redémarré depuis (GLS047).

    Cette fonction archive les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FPLEDG TF : Livre d'achats
    FPLEDX TF : Livre d'achats, informations supplémentaires
    FGLEDG TF : Comptabilité générale
    FPCASH TF : Conditions d'escompte
    FPAPCD TF : Distribution d'approbation de facture fournisseur
    FPLLOG TF : Livre d'achats, fichier journal
    CSYTXH MF : Texte, en-tête
    FSYTXH MF : En-tête de texte
    FSYTXL MF : Ligne de texte
    CSYTXL MF : Texte, ligne

    Influence sur les autres tables et processus financiers

    La table ou le fichier balance, FPLBAL, peut être régénéré à partir de la table détaillée de comptabilité fournisseurs FPLEDG, qui est sujet à l'archivage. Par la suite, toute suppression ou reconstruction d'enregistrements dans le fichier balance des fournisseurs, sera prise en compte.

ARL - Comptabilité clients

  • 'Relevé de compte CC. Archiver/supprimer' (ARS801)

    Grâce à Relevé de compte CC Archiver, vous pouvez archiver ou supprimer les propositions de relevé de compte qui sont affichées dans 'Relevé de compte CC. Ouvrir' (ARS140). Seules les propositions dont le statut est 9='Terminé et imprimé' sont gérées par cette fonction d'archivage.

    Les propositions dont le statut d'erreur est 1, 2, 4, 6 ou 7 sont remises au statut 0 ou 9 à l'aide de 'Problème programme. Résoudre' (CRS418).

    Toute proposition dont le statut est encore 0 est supprimée manuellement dans (ARS140), car elle n'est pas gérée par (ARS801).

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l'écran de sélection 'Relevé de compte CC. Archiver/Supprimer' (ARS801/E), les propositions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction de la date du travail affichée pour chaque proposition dans 'Relevé de compte CC. Ouvrir' (ARS140/E). Vous devez sélectionner une plage de dates.

    Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (ARS801) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    Si vous appelez (ARS801) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (ARS801/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.

    Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FSTMT1 TF : Relevé de compte – suggestions
    FSTMT2 TF : Relevé de compte – suggestions (client)
    FSTMT3 TF : Relevé de compte – suggestions (facture)

    Table de travail 'TF' : La somme du payeur et de CCUD (FSTMT4) n'est pas incluse dans le traitement par (ARS801).

    Remarque

    S'il existe des enregistrements autonomes dans les tables FSTMT2 ou FSTMT3 ne possédant pas d'enregistrement parent correspondant dans la table FSTMT1, ces enregistrements ne sont pas inclus dans l'exécution. Ils sont gérés manuellement via l'outil de gestion des données Business Engine.

  • 'Relance de paiement. Archiver/Supprimer' (ARS802)

    En utilisant le programme 'Relance de paiement. Archiver/Supprimer' (ARS802), vous pouvez archiver ou supprimer les propositions de relance de paiement affichées dans 'Rappel de paiement. Ouvrir' (ARS150). Seules les propositions dont le statut est 9='Terminé et imprimé' sont gérées par cette fonction d'archivage.

    Les propositions dont le statut d'erreur est 1, 2, 4, 6 ou 7 sont remises au statut 0 ou 9 à l'aide de 'Problème programme. Résoudre' (CRS418).

    Toute proposition dont le statut est encore 0 est supprimée manuellement dans (ARS150), car elle n'est pas gérée par (ARS802).

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l'écran de sélection 'Relance de paiement. Archiver/Supprimer' (ARS802/E), les propositions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction de la date du travail affichée pour chaque proposition dans 'Relance de paiement. Ouvrir' (ARS150/E). Vous devez sélectionner une plage de dates.

    Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (ARS802) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    Si vous appelez (ARS802) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (ARS802/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.

    Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FREMD1 TF : Relances - suggestions
    FREMD2 TF : Relances - suggestions (client)
    FREMD3 TF : Relances - suggestions (facture)
    Remarque

    S'il existe des enregistrements autonomes dans les tables FREMD2 ou FREMD3 ne possédant pas d'enregistrement parent correspondant dans la table FREMD1, ces enregistrements ne sont pas inclus dans l'exécution. Ils sont gérés manuellement via l'outil de gestion des données Business Engine.

  • 'Réception de paiement. Archiver/Supprimer' (ARS803)

    En utilisant le programme 'Récep paiement. Archiver/Supprimer' (ARS803), vous pouvez archiver ou supprimer les propositions de relance de paiement affichées dans 'Réception de paiement. Afficher' (ARS400), 'Réception paiement. Afficher documents' (ARS402) et 'Réception de paiement. Afficher lignes' (ARS402).

    Le texte entré sur les écrans T de (ARS400), (ARS401) ou (ARS402) sont archivés et supprimés en même temps que les réceptions de paiement.

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l'écran de sélection 'Réceptions de paiement. Archiver/Supprimer' (ARS803/E), vous pouvez sélectionner les réceptions de paiement à archiver ou à supprimer en fonction d'une sélection composée de la date de réception de paiement, de la date de saisie et du payeur.

    En ce qui concerne les champs de date, vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez spécifier une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (ARS803) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100)'.

    Si vous appelez (ARS803) en tant qu'utilisateur central (qui travaille à partir d’une société vide), vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (ARS803/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de (et en incluant) la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de (et en incluant) la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.
    Remarque

    Les réceptions de paiement dont les enregistrements ont le statut de caisse enregistreuse 10-'Non remis' sont exclues de l'exécution d'archivage/suppression. Elles sont affichées dans 'Journal des erreurs d'archivage. Ouvrir' (AMS350).

    Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FARPRH TF : Réceptions de paiement - en-tête
    FARPRD TF : Réceptions de paiement - documents
    FARPRL TF : Réceptions de paiements - lignes
    FSYTXH MF : Texte d'en-tête
    FSYTXL MF : Ligne de texte

    La table de travail WF : Réceptions de paiement' (FAR400) n'est pas incluse dans l’archivage/suppression, et dans les fonctions 'Table de travail. Supprimer' (AMS400), car les enregistrements doivent être traités pour la mise à jour des tables Réception de paiement (FARPRH, FARPRD et FARPRL).

  • 'Facture intérêts ARS160. Archiver/Supprimer' (ARS804)

    L'utilisation du programme 'Facture intérêts ARS160. Archiver/Supprimer' (ARS804)' archive ou supprime les propositions de facture d’intérêts de retard affichées dans le programme 'Facture d'intérêts de retard. Ouvrir' (ARS160). Seules les propositions dont le statut est 9='Terminé et imprimé' sont gérées par cette fonction d'archivage.

    Les propositions dont le statut d'erreur est 1, 2, 4, 6 ou 7 sont remises au statut 0 ou 9 à l'aide de 'Problème programme. Résoudre' (CRS418).

    Toute proposition dont le statut est encore 0 est supprimée manuellement dans (ARS160), car elle n'est pas gérée par (ARS804).

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l'écran de sélection ''Facture intérêts ARS160. Archiver/Supprimer' (ARS804/E), les propositions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction de la date du travail affichée pour chaque proposition dans 'Facture d'intérêts de retard. Ouvrir' (ARS160/E). Vous devez sélectionner une plage de dates.

    Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (ARS804) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    Si vous appelez (ARS804) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (ARS804/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de (et en incluant) la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de (et en incluant) la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.

    Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FPINT1 TF : Facture d’intérêts de retard - suggestions
    FPINT2 TF : Facture d’intérêts de retard - suggestions (client)
    FPINT3 TF : Facture d’intérêts de retard - suggestions (factures)
    Remarque

    S'il existe des enregistrements autonomes dans les tables FPINT2 ou FPINT3 ne possédant pas d'enregistrement parent correspondant dans la table FPINT1, ces enregistrements ne sont pas inclus dans l'exécution. Ils sont gérés manuellement via l'outil de gestion des données Business Engine.

  • 'Relevé de compte CC. Archiver/supprimer' (ARS805)

    En utilisant 'Relevé de compte CC. Archiver/Supprimer'(ARS805), vous pouvez archiver ou supprimer les propositions de relevé de compte qui sont affichées dans 'Relevé de compte CC. Ouvrir' (ARS640). Seuls les relevés de compte ayant le statut 90-'Confirmé' et 99-'Aucun enregistrement trouvé' avec le statut de progression de la proposition 0-'La proposition peut être traitée' sont gérés par cette fonction d'archivage.

    Les propositions dont le statut de progression est 2, 4, 6 ou 9 sont remises au statut 0 à l'aide de 'Problème programme. Résoudre' (CSRS418).

    Toute proposition dont le statut est encore 20 est supprimée manuellement dans (ARS640), car elle n'est pas gérée par (ARS805).

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l'écran de sélection 'Relevé de compte CC. Archiver/Supprimer' (ARS805), les propositions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction de la date de saisie affichée pour chaque proposition dans 'Relevé de compte CC. Ouvrir' (ARS640/B1). Vous devez sélectionner une plage de dates.

    Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (ARS805) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    Si vous appelez (ARS805) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (ARS805/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.
      Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans la table suivante :
      Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
      FARSAH TF : Relevé de compte - en-tête
      FARSAD TF : Relevé de compte - détails
      FARSAI TF : Relevé de compte - factures
      Remarque

      S'il existe des enregistrements autonomes dans les tables FARSAD ou FARSAI ne possédant pas d'enregistrement parent correspondant dans la table FARSAH, ces enregistrements ne sont pas inclus dans l'exécution. Ils sont gérés manuellement via l'outil de gestion Business Engine.

  • 'Relance de paiement. Archiver/Supprimer' (ARS807)

    En utilisant 'Relance de paiement. Archiver/Supprimer' (ARS807), vous pouvez archiver ou supprimer les propositions de relance de paiement affichées dans 'Relance de paiement. Ouvrir' (ARS650). Seules les propositions de relance de paiement ayant le statut 90-'Confirmée' et 99-'Aucun enregistrement trouvé' avec le statut de progression de la proposition 0-'La proposition peut être traitée' sont gérées par cette fonction d'archivage.

    Les propositions dont le statut de progression est 1, 2, 4, 6 ou 9 sont remises au statut 0 à l'aide de 'Problème programme. Résoudre' (CSRS418).

    Toute proposition dont le statut est encore 20 est supprimée manuellement dans (ARS650), car elle n'est pas gérée par (ARS807).

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l'écran de sélection 'Relance de paiement. archiver/suppr' (ARS807/E), les propositions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction de la date de saisie affichée pour chaque proposition dans 'Relance de paiement. Ouvrir' (ARS650/B). Vous devez sélectionner une plage de dates.

    Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (ARS807) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    Si vous appelez (ARS807) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (ARS807/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.
      Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans la table suivante :
      Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
      FARRMH TF : Relance de paiement - en-tête
      FARRMD TF : Relance de paiement - détails
      FARRMI TF : Relance de paiement - factures
      Remarque

      S'il existe des enregistrements autonomes dans les tables FARRMD ou FAARMI ne possédant pas d'enregistrement parent correspondant dans la table FARRMH, ces enregistrements ne sont pas inclus dans l'exécution. Ils sont gérés manuellement via l'outil de gestion Business Engine.

  • 'Comptabilité générale. Archiver' (GLS800)

    La fonction Comptabilité Générale. Archiver (GLS800) réduit le nombre de transactions complètement payées et rapprochées dans la comptabilité clients et la comptabilité générale.

    Nous vous recommandons de générer les états suivants avant de lancer les routines d'archivage, car ils sont nécessaires à la vérification et au rapprochement de l'archive :

    • Comptabilité Clients. Imprimer (ARS500) formats 1 et 2
    • Limite crédit. Imprimer analyse (ARS525)

    Une fois l'archivage terminé, générez les mêmes états et comparez-les aux états générés avant l'archivage.

    Facture récapitulative dans la comptabilité clients

    Pour remplacer les factures archivées, de nouvelles factures récapitulatives seront créées dans la comptabilité clients avec des sauts de ligne entre les champs suivants :

    • Année
    • Numéro de payeur
    • Code client
    • Segment comptable 1
    • Code devise

    Les nouvelles factures récapitulatives contiendront les dates comptables, dates de facturation et les dates d'échéance selon la logique suivante :

    • Egal à la dernière date de la période de fin sélectionnée (définie lors du démarrage de l'archivage).
    • Si l'année de la facture d'origine n'est pas identique à celle de la période de fin, la dernière date de l'année de la facture d'origine sera utilisée.

    Pièce justificative récapitulative dans la comptabilité générale

    Pour remplacer les transactions de comptabilité générale archivées, une nouvelle pièce justificative récapitulative sera créée dans la comptabilité générale avec des sauts de ligne au champ suivant :

    • Année
    Remarque

    Seules les transactions de comptabilité générale ayant les codes de transaction 10 (Factures clients – CC) et 20 (Encaissements – CC) sont incluses dans l'archivage de la comptabilité clients.

    Piste d'audit

    En sélectionnant le paramètre 'Imprimer les modifications' dans GLS830/E, vous pouvez générer un état complet (GLS807PF) des factures archivées. Toutes les factures archivées seront également mises à jour avec les informations de la comptabilité clients de catégorie 234, qui comprennent le numéro de pièce justificative de la pièce justificative récapitulative.

    Conditions préalables :

    • Création d'une série de pièces justificatives pour l'archivage (CRS410)
    • Série - Le type de série 55, série A (CRS165) doit être défini
    • La fonction GCF AR71 Archivage de la comptabilité clients (CRS405) doit être définie.
      Remarque

      La plage de dates de publication de la fonction GCF n'est pas vérifiée lors de l'archivage. Cela signifie que vous pouvez archiver des transactions appartenant à un exercice fiscal clôturé.

    Sélections strictes

    Seules les factures de comptabilité clients payées (dont le montant restant est égal à 0) sont incluses dans cette fonction d'archivage.

    Sélections souples

    Au moins un type d'archivage connecté à la catégorie d'archivage 3 doit être défini dans (GLS830).

    Un modèle d'archivage peut être connecté à chaque type d'archivage. Cela permet de sélectionner uniquement certains clients. Vous pouvez également définir si la facturation des intérêts (pénalités) de retard doit intervenir avant l'archivage.

    Remarque

    Si le paramètre 'Terminer auto.' dans (GLS830) est défini sur 1, l'archivage sera effectué et des factures récapitulatives seront créées. Si ce paramètre est défini sur 0, l'archivage est interrompu lorsque le statut de la procédure d'archivage est égal à 3 ou 4 (selon si vous avez sélectionné 'Imprimer les modifications'). Cela signifie que tout sera écrit dans la bibliothèque d'archivage et que les factures seront supprimées de la bibliothèque de production. Dans le cas présent, FGLEDG et FSLEDG dans la bibliothèque de production ne seront pas mis à jour avec les factures récapitulatives. Par conséquent, le solde des comptes ne sera pas le même qu'avant.

    L'archivage sera conservé dans le sous-fichier dans (GLS800/B), où vous pouvez le supprimer ou décider de créer des factures récapitulatives ultérieurement.

    Lorsque vous soumettez (GLS800), vous devez saisir une 'Période de fin'. Seules les factures dont la date de facture (code de transaction 10) et la date de paiement (code de transaction 20) sont antérieures au dernier jour de la 'Période de fin' saisie seront sélectionnées.

    Traitement et redémarrage

    L'archivage est démarré dans (GLS800) à l'aide de l'option Sélectionner pour le type d'archivage. Une fois le travail soumis pour un traitement par lot, le statut d'archivage indiquera le processus. Les statuts suivants sont valides :

    • 01 = Demande créée
    • 02 = Table de travail FGL806 créée
    • 03 = Table de travail FGL807 créée
    • 04 = Impression de GLS807PF terminée
    • 05 = Table de travail FCR040 créée
    • 06 = Programme GLS040 démarré
    • 07 = Programme GLS040 terminé, FCR040 supprimé
    • 08 = Tables de travail supprimées, archivage terminé

    Si le travail se termine de façon anormale pour une quelconque raison, vous pouvez le redémarrer en sélectionnant l'option Redémarrer dans (GLS800). Si le statut est défini sur 06 ou 07, il doit être redémarré depuis (GLS047).

    Cette fonction archive les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FSLEDG TF : Livre de vente
    FSLEDX TF : Livre de vente, informations supplémentaires
    FGLEDG TF : Comptabilité générale
    FSCASH TF : Conditions d'escompte
    CSYTXH MF : Texte, en-tête
    FSYTXH MF : En-tête de texte

    Influence sur d'autres fichiers et processus

    Etant donné que le fichier de solde/la table, FSLBAL, peuvent être regénérés depuis la table détaillée de comptabilité clients FSLEDG qui est désormais soumise à l'archivage, vous devez tenir compte de toute suppression/reconstruction future des enregistrements dans le fichier de solde client.

  • 'Facture manuelle. Archiver/Suppr' (ARS806)

    En utilisant 'Facture manuelle. Archiver/Suppr' (ARS806), vous pouvez archiver ou supprimer les enregistrements de factures manuelles créés à partir de 'Facture client. Saisir manuellement' (ARS120), 'Facture TP. Créer proposition' (TAS130) et 'Immobilisation. Vendre' (FAS130), qui sont affichés dans 'Facture client. Afficher manuellement' (ARS122). Seules les factures intégralement payées, au code de lettrage = 9, sont gérées par cette fonction d'archivage.

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :
    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l'écran de sélection (ARS806/E), les factures archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction du code client, qui est facultatif, et de la date de création de la facture, qui est obligatoire.

    Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (ARS806) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    Si vous appelez (ARS806) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (ARS806/E) :
    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.
      Cette fonction archive les enregistrements dans les tables suivantes :
      Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
      FMINHD TF : Facture client - afficher manuellement
      FMINTL TF : Facturation manuelle, Lignes de texte
      FMINTX TF : Facturation manuelle, Description de la taxe

CUR - Actifs courants

  • 'Arrondi valeur d'inventaire. Arch/Suppr' (CAS985)
    Cette fonction Arrondi valeur d'inventaire. Arch/Suppr (CAS985) archive l’arrondi de valorisation des stocks trouvé dans le programme 'Valorisation stocks. Ouvrir' (CAS180).
    Remarque

    Seuls les arrondis de valorisation des stocks au statut 00, 98 et 99 sont archivés. Des enregistrements exclus de la dernière exécution d’archive sont disponibles dans le programme 'Journal d’erreur d’archivage. Ouvrir' (AMS350).

    Les sélections souples sont effectuées sur 'Valorisation', 'Stt val stocks' et 'Date valorisat'. Si l’utilisateur est un utilisateur central, la sélection souple est également effectuée sur 'Société'.

    Cette fonction archive les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction)
    MMSVAH En-tête de valorisation des stocks
    MMSVAD Détails de valorisation des stocks
    MMSVAT Transactions de valorisation des stocks vers CG

GLR - Comptabilité générale

  • 'Interface FIM. Archiver/supprimer' (GLS816)

    Le programme 'Interface FIM. Archiver/supprimer' (GLS816) archive ou supprime les transactions d'interface FIM affichées dans 'Interface FIM. Gérer les transactions' (GLS840). Seules les transactions ayant le statut 20-Mise à jour sont gérées à l’aide de cette fonction d’archivage.

    • Vous devez supprimer manuellement les transactions restantes qui n’ont pas le statut 20 dans l’écran (GLS840) puisqu’elles ne sont pas gérées via (GLS816).

      Il existe deux possibilités pour cette fonction :
      • 'Archivage'
      • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l’écran de sélection (GLS816/E), les transactions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction de la date de saisie affichée pour chaque transaction dans (GLS840/E). Vous devez sélectionner une plage de dates.

    Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (GLS816) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    Si vous appelez (GLS816) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (GLS816/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.

    Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    FGLINH MF : En-tête d’interface de Comptabilité financière
    FGLINL MF : Ligne de l'interface Comptabilité financière
    FGLINF MF : Ligne d’interface basée sur le champ Comptabilité financière
    FFIHST MF : Fichier d’historique de l'interface Comptabilité financière
    FFIHSD MF : Détails de l'historique de l'interface Comptabilité financière
    Remarque

    S'il existe des enregistrements autonomes dans les tables FGLINL, FGLINF, FFIHST ou FFIHSD ne possédant pas d'enregistrement parent correspondant dans la table FGLINH, ces enregistrements ne sont pas inclus dans l'exécution. Ils sont gérés manuellement via l'outil de gestion des données Business Engine.

  • 'Comptabilité générale. Archiver' (GLS800)

    La fonction Comptabilité Générale. Archiver (GLS800) réduit le nombre de transactions dans la comptabilité générale. Nous recommandons de générer les états suivants avant de lancer les routines d'archivage, car ils sont nécessaires à la vérification et au rapprochement de l'archive :

    • 'Comptabilité générale. Imprimer' (GLS525)
    • Comptabilité gén. Imprimer état balance (GLS510), types d'état 1 et 2
    • Compta. gén. Imprimer compte résultat (GLS520)

    Une fois l'archivage terminé, vous devrez générer les mêmes états et les comparer aux états générés avant l'archivage.

    Pièce justificative récapitulative dans la comptabilité générale

    Pour remplacer les transactions de comptabilité générale archivées, une nouvelle pièce justificative récapitulative sera créée dans la comptabilité générale avec des sauts de ligne au champ suivant :

    • Année

    Les segments comptables sur lesquels la pièce justificative récapitulative est cumulée sont déterminés par le champ 'Niveau d'archivage' pour chaque type d'archivage dans (GLS830).

    La table qui suit présente des exemples de transactions de comptabilité générale à archiver :

    Seg 1 Seg 2 Seg 3 Seg 4 Seg 5 Seg 6 Seg 7 Montant
    3010 100 1 000 -3000,00
    3010 100 2 000 -4000,00
    3010 200 3000 -5000,00
    3010 200 4000 -6000,00
    3010 300 5000 -7000,00
    3010 300 6000 -8000,00
    3020 400 7000 -9000,00

    La table qui suit présente le résultat lors du cumul sur les dimensions 1 et 2 :

    Seg 1 Seg 2 Seg 3 Seg 4 Seg 5 Seg 6 Seg 7 Montant
    3010 100 -7 000,00
    3010 200 -11000,00
    3010 300 -15000,00
    3020 400 -9000,00

    La table qui suit présente le résultat lors du cumul sur la dimension 1 :

    Seg 1 Seg 2 Seg 3 Seg 4 Seg 5 Seg 6 Seg 7 Montant
    3010 -33000,00
    3020 -9000,00

    La période à laquelle la pièce justificative récapitulative est enregistrée est déterminée par le champ 'Solde par période' pour chaque type d'archivage dans (GLS830). Les options valides sont les suivantes :

    • 0 = Solde par période enregistré
    • 1 = Seulement à la dernière période couverte.

    La table qui suit présente un exemple de transaction à archiver :

    Date Montant
    01/09/1999 -3000,00
    15/09/1999 -4000,00
    30/09/1999 -5000,00
    15/10/1999 -6000,00
    22/10/1999 -7000,00
    30/11/1999 -8000,00
    15/12/1999 -9000,00

    La table qui suit présente le résultat lors de l'enregistrement de soldes par période :

    Date Montant
    30/09/1999 -12000,00
    31/10/1999 -13000,00
    30/11/1999 -8000,00
    31/12/1999 -9000,00

    La table qui suit présente le résultat lors de l'enregistrement de soldes à la fin d'une période :

    Date Montant
    31/12/1999 -48000,00

    Piste d'audit

    En sélectionnant 'Imprimer les modifications' dans (GLS830/E), vous pouvez générer un état complet (GLS802PF) des transactions de comptabilité générale archivées. Toutes les transactions de comptabilité générale sont également mises à jour avec les informations de comptabilité générale portant le numéro 095, qui contiennent le numéro de pièce justificative de la pièce récapitulative.

    Les conditions préalables sont les suivantes :

    • Création d'une série de pièces justificatives pour l'archivage (CRS410)
    • Vous devez définir la fonction GCF GL71 Archivage de la comptabilité générale (CRS405).
      Remarque

      La plage de dates de publication de la fonction GCF n'est pas vérifiée lors de l'archivage. Cela signifie que vous pouvez archiver des transactions appartenant à un exercice fiscal clôturé.

    • Utilisation de la fonction (GLS985) pour créer une 'Clôture stricte' des années fiscales pour archivage.
    • Exécutez (GLS940) pour vérifier que le fichier de solde et la comptabilité générale sont synchronisés, à nouveau pour les périodes fiscales archivées

    Sélections strictes

    Tout d'abord, vous devez spécifier les comptes de dimension 1 pour l'archivage. Vous pouvez effectuer cette opération dans (CRS630).

    Sélections souples

    Vous devez définir au moins un type d'archivage connecté à la catégorie d'archivage 1 (Comptes de bilan) ou 2 (Comptes de pertes et profits) dans (GLS830).

    Un modèle d'archivage est connecté à chaque type d'archivage. L'objectif est de vous permettre de faire la distinction entre des différents comptes archivés à des moments différents. Par exemple, vous archivez d'abord tous les comptes de trésorerie, puis vous pouvez archiver vos dettes à long terme ultérieurement (ou moins régulièrement).

    Cette fonction archive les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description
    FGLEDG TF : Comptabilité générale
    FGLEDX TF : Comptabilité générale, informations supplémentaires

    Influence sur les autres tables et processus financiers

    La table ou le fichier balance, peut être régénéré à partir du fichier de comptabilité générale FGLEDG, qui est sujet à l'archivage. Par la suite, toute suppression ou reconstruction d'enregistrements dans le fichier balance des soldes de comptabilité générale, sera prise en compte.

MUC - Gestion multi-sites

  • 'Propositions facturation int. Arch/Suppr' (MFS801)
    'Propositions facturation int. Arch/Suppr' (MFS801) archive ou supprime les factures internes affichées dans 'Facture interne. Créer' (MFS100). Seules les transactions dont le statut est 9-'Les factures ont été imprimées' sont gérées par cette fonction d'archivage. Il existe deux possibilités pour cette fonction :
    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

Dans l’écran de sélection (MFS801/E), les transactions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction de la date de facturation et de la date comptable.

Vous devez sélectionner un champ 'Date de fin', et un champ 'Date de début', à partir de la date de facturation et de la date du compte. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (MFS801) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

Si vous appelez (MFS801) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution.

Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
CMFSE1 TF : Facture interne - propositions 1
CMFSE2 TF : Facture interne - propositions/à société
CMFSE4 TF : Facture interne - propositions/à société/suppr ligne1
CMFSE5 TF : Facture client interne - détails de la taxe

RIS - Gestion des risques

  • 'Échéancier. Archiver/Supprimer' (RMS801)

    Echéancier. Archiver/Supprimer (RMS801) archive ou supprime les échéanciers qui sont affichés dans 'Payeur. Connecter échéancier' (RMS440). Seules les transactions dont le statut est '9 (Clôturé)' sont gérées par cette fonction d'archivage.

    Vous devez supprimer manuellement les transactions restantes qui n’ont pas le statut 9 dans l’écran (RMS440) puisqu’elles ne sont pas gérées via (RMS801).

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :
    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

Dans l’écran de sélection (RMS801/E), les transactions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction de la date d'action affichée pour chaque transaction dans (RMS440/B). Vous devez sélectionner une plage de dates en fonction de ce paramètre.

Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (RMS801) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

Si vous appelez (RMS801) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (RMS801/E) :

  • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
  • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.

Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
FCRMTN TF : Echéanciers
FCRMTD TF : Détails échéancier payeur

TAX - Gestion des taxes

  • 'Statistiq commerciales. Arch/Supprimer' (TXS801)

    'Statistiq commerciales. Arch/Supprimer' (TXS801) archive ou supprime les transactions Intrastat affichées dans Statistiques commerciales. Ouvrir (TXS300). Seules les transactions dont le statut est 90='Enregistrée à l'aide de (CRS600)' sont gérées par cette fonction d'archivage.

    Vous devez supprimer manuellement les transactions restantes qui n’ont pas le statut 90 dans l’écran (TXS300) puisqu’elles ne sont pas gérées via (TXS801).

    Il existe deux possibilités pour cette fonction :

    • 'Archivage'
    • 'Suppression'

    Si 'Archivage' est sélectionné, les enregistrements sont déplacés vers la bibliothèque d'archivage. Si 'Suppression' est sélectionnée, les enregistrements sont supprimés de la bibliothèque qui les stocke.

    Dans l’écran de sélection (TXS801/E), les transactions archivées ou supprimées sont sélectionnées en fonction de la date de facturation ou de la date comptable affichée pour chaque transaction dans (TXS300/E), et de la date de livraison affichée dans (TXS300/F). Vous devez sélectionner une plage de dates.

    Vous pouvez laisser 'Date de début' vide, mais vous devez sélectionner une 'Date de fin'. La 'Date de fin' saisie est validée par rapport à la politique d'archivage définie pour (TXS801) dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100/E)'.

    Si vous appelez (TXS801) en tant qu'utilisateur central qui travaille à partir d’une société vide, vous devez sélectionner une plage de sociétés incluses dans l'exécution. Vous devez remplir au moins un des champs 'Société début' et 'Société dest' sur (TXS801/E) :

    • Si le champ 'Société début' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans 'Division. Connecter société' (MNS100)' en amont de, et en incluant la société indiquée dans 'Société fin', sont incluses dans l'exécution.
    • Si le champ 'Société dest' est laissé vide, toutes les sociétés répertoriées dans (MNS100) en aval de, et en incluant la société indiquée dans 'Société début', sont incluses dans l'exécution.

    Cette fonction archive ou supprime les enregistrements dans les tables suivantes :

    Table Description (TF=Fichier de transaction, MF=Fichier maître)
    CSYECT TF : Transaction EC/Instrastat
    CTXTSH TF : Statistiques commerciales – En-tête EDI
    CTXTSD TF : Statistiques commerciales – Ligne EDI
    Remarque

    S'il existe des enregistrements autonomes dans les tables CTXTSH ou CTXTSD ne possédant pas d'enregistrement parent correspondant dans la table CSYECT, ces enregistrements ne sont pas inclus dans l'exécution. Ils sont gérés manuellement via l'outil de gestion des données Business Engine.