Archivage dans M3 Business Engine

Introduction

Le maintien d’une base de données ERP aussi petite que possible a un grand nombre d’avantages dans un environnement cloud. Les données pertinentes et à jour sont disponibles immédiatement, les performances globales sont augmentés et, généralement, le coût de stockage est réduit. En raison de ces avantages, il est important pour un organisme de savoir combien de temps les données doivent être conservées dans la base de données ERP et ce qui doit être conservé dans d'autres solutions de stockage.

L’archivage dans M3 Business Engine (M3 BE) prend en charge le mouvement des données archivées de la base de données ERP, via le schéma d’archivage, et à Infor Data Fabric où le stockage de données est moins coûteux, mais accessible. Vous pouvez également exporter les données archivées d’Infor Data Fabric à d’autres stockages de données.
Remarque

Certains programmes d’archivage de M3 BE suppriment seulement les données au lieu de les déplacer vers une archive.

Si un organisme n’a pas encore utilisé l’archivage, il s’agit généralement d’un nouveau processus qui doit être mis en œuvre dans l’organisme et dans le système ERP.

Questions importantes à inclure :

  • Combien de temps les données doivent-elles être conservées dans le système ERP ? Quelles sont les différentes exigences légales dans les pays où notre division opère ?
  • Combien de données disposons-nous ? Quels processus produisent la plupart des données et quelles options avons-nous pour archiver ces données ?
  • Quelle sorte de données avons-nous et combien de temps sont-elles requises ? Si les données qui ont été archivées sont nécessaires dans les opérations quotidiennes, comment nos utilisateurs peuvent-ils y accéder ?
  • Quelle est la qualité des données que nous avons ? Par exemple, avons-nous des anciennes commandes avec un statut ouvert qui ne peuvent pas être archivées ?
  • A quelle fréquence devrions-nous exécuter l’archivage ? Cela peut-il être résolu en interne ou avons-nous besoin d’une aide externe ?

La plupart des questions ci-dessus nécessitent un certain effort pour y répondre. Nous recommandons de lancer d'abord un projet au sein de l'organisme pour répondre à ces questions avant de commencer l'exécution d'un archivage. De plus, puisque l’archivage est un processus irréversible, il est important d’effectuer des tests dans un environnement de test avant d’exécuter l’archivage dans l’environnement de production.

Capacités d’archivage dans M3 BE

L'archivage M3 BE est centré sur le module de gestion de l'archivage transactionnel (TAM), tandis que les données sont archivées dans des programmes d'archivage spécifiques destinés à archiver les données pour ce processus spécifique. Il existe, par exemple, un programme d’archivage distinct pour les commandes de vente et un autre pour les ordres d’achat. Chaque programme d’archivage sait quelles tables liées doivent être archivées, y compris la sélection de ces données. Tous les programmes d’archivage suivent la même structure d’archivage dans M3 BE de manière à ce que les fonctions communes, telles que la journalisation, les validations de date et les visionneuses d’archivage pour voir les enregistrements archivés dans le schéma d’archivage, sont gérées de la même manière. Certains programmes d’archivage prennent également en charge d’autres fonctions, telles que la mise en attente et le redémarrage d’un travail d’archivage et l’affichage des enregistrements qui ont été exclus après un traitement.

Tous les programmes d’archivage se trouvent dans 'Archivage. Ouvrir boîte à outils' (AMS100) et les tables qui peuvent être archivés sont disponibles dans 'Analyseur de table. Ouvrir' (AMS050). Nous ajoutons en permanence de nouveaux programmes d’archivage pour aider les clients à réduire la taille de leur base de données M3. L'application Experience Designer, "Console Archivage", combine également tous ces programmes pour faciliter le processus d'archivage.

Console Archivage

L’application Experience Designer, Console Archivage est conçue pour connecter tous les programmes du processus d’archivage en place. L’application est destinée aux utilisateurs exécutant l’archivage et fournit une vue d’ensemble des données pouvant être archivées ou supprimées.

Ces onglets principaux sont disponibles dans l’application : Présentation et Travailler avec Programme d'archivage. Dans l'onglet Présentation vous pouvez afficher les informations sur tous les programmes d’archivage disponibles et la taille des tables associées à ces programmes d’archivage. Dans l'onglet Travailler avec Programme d'archivage , vous pouvez vous familiariser avec un programme d’archivage unique. La sélection d’un programme d’archivage nous permet de voir les exécutions d’archivage, les enregistrements exclus de la dernière exécution, des paramètres d’archivage, les données qui peuvent être déplacées vers Data Lake depuis le schéma d’archivage et les tables qui sont associées au programme d’archivage.

Configuration initiale de l’archivage

La structure d’archivage contient des métadonnées pouvant être générées dans M3 BE.

Vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. Assurez-vous que le type de numéro de série 43 E est défini dans 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS167).
  2. Dans 'Paramètres - Archiver' (CRS799), assurez-vous que 'Bibl origine' est défini sur MVXJDTA et que 'Bibl destinat' est défini sur 00.
  3. Dans (AMS100), utilisez l’action F14 ('Standard') pour vous assurer que tous les programmes d’archivage sont à jour.
  4. Dans (AMS050), utilisez l’action F14 ('Générer') pour obtenir les tailles de table les plus récentes. Cela dépend de la génération standard réalisée dans (AMS100).

Etude de l’environnement

Pour tirer le meilleur parti de l'archivage, il est important d'effectuer une étude initiale de l'environnement afin de connaître la situation actuelle des données. L'archivage étant un processus irréversible, vous devez savoir exactement quelles données doivent être archivées avant de procéder à l'archivage. Si votre entreprise n'a jamais effectué d'archivage dans M3, il est recommandé de procéder à une analyse approfondie de l'environnement. L'étude initiale sur l'environnement est divisée en quatre étapes :
  1. Analyse de la base de données
  2. Révision de l’analyse de base de données
  3. Nettoyage général
  4. Archivage de l’analyse de données

Analyse de la base de données

L'objectif de cette première étape est de vous permettre de comprendre quelles sont les données contenues dans les tables de votre base de données ERP. Il faut mieux comprendre quelles sont les données de l'entreprise et quels sont les programmes d'archivage à utiliser.

Ces types de table pourraient faire l'objet d'un archivage :
  • Tables de données de transaction

    Tables qui se développent lorsqu'une transaction est effectuée, comme une commande. Ces tables ont généralement la plus grande taille et sont sujettes à l'archivage.

  • Tables de données principales

    Tables contenant des données principales. Ces tables ne sont pas aussi volumineuses que les tables de données de transaction, mais elles peuvent atteindre des tailles considérables. Certaines données principales, par exemple le fichier des articles, font l'objet de programmes d'archivage.

  • Fichiers de travail

    M3 BE utilise parfois certaines tables techniques du système appelées fichiers de travail pour des travaux spécifiques. Ces tables sont normalement vides si ce travail n’est pas traité. Toutefois, dans certains cas, ces tables peuvent contenir plusieurs données inexactes qui doivent être supprimées.

La taille des tables qui ont un programme d'archivage connecté peut être trouvée dans l'application Archivage dans l'onglet Aperçu, Taille de la table. Dans cet onglet, vous pouvez visualiser les tables et les programmes d'archivage dont la taille est la plus importante. Il existe également un graphique affichant les 20 premiers programmes d’archivage en termes de taille. Pour afficher toutes les tables pouvant être archivées, cliquez sur le lien Afficher toutes les tables permettant d’ouvrir (AMS050). Commencez par travailler sur les programmes d'archivage les plus volumineux.

Voici quelques questions à poser :
  • Certaines tables sont-elles anormalement grandes ? Si oui, quelle en est la raison ?
  • Certaines tables, qui devraient être vides, contiennent-elles des données ? Examinez la taille des fichiers de travail.
  • Pour les tables à archiver, de quelle année proviennent les données ? Cette information peut être considérée comme une donnée d'entrée pour déterminer la quantité de données à sauvegarder après chaque traitement.
Remarque

Pour que (AMS050) fonctionne correctement, utilisez d’abord l’action F14 (Standard) dans (AMS100) et effectuez ensuite l’action F14 ('Générer') dans (AMS050).

Pour analyser les tables plus en détail, d'autres outils de M3 peuvent aider à répondre à ce type de questions. L'API EXPORTMI (Exporter données) recherche les enregistrements à l'aide de requêtes de type SQL et vous pouvez également définir des listes personnalisées pour analyser les données dans 'Catégorie navigateur information. Ouvrir' (CMS010).

Eamen de l'analyse

Grâce aux informations fournies par l'analyse de la base de données, certaines décisions doivent être prises avant de poursuivre l'analyse de l'environnement et de commencer l'archivage.
  • Comment les transactions financières, telles que les grands livres, doivent-elles être archivées ?

    Normalement, différentes exigences légales s'appliquent à la durée de conservation des livres. En cas d'audit, par exemple, comment les données archivées peuvent-elles être extraites de manière conforme ? Normalement, le programme d'archivage 'Comptabilité générale. Archiver' (GLS800) peut constituer un projet d'archivage à part entière en raison de sa complexité et de sa sévérité.

  • Pour chaque programme d'archivage, quelle doit être la politique d'archivage ?

    Dans M3 BE, presque tous les programmes d'archivage ont leur propre politique d'archivage définie dans le document (AMS100) ou dans l'onglet Paramètres de l’application d’archivage. Il s'agit du nombre de mois qui doivent être conservés pour ce programme d’archivage spécifique. Dans le cas contraire, l’archivage ne peut pas être soumis.

    Par exemple, si nous sommes aujourd'hui le 5 février 2023 et que la politique d'archivage du programme d'archivage est de 3 mois, l'archivage ne pourra pas être effectué sur les documents après le 1er novembre 2022.

    Pour des raisons de cohérence, nous recommandons de conserver autant que possible la même politique d'archivage au sein de ces groupes. Cependant, certaines données n'ont que peu ou pas de valeur commerciale après avoir été entièrement traitées. Normalement, les programmes d'archivage peuvent être divisés en deux groupes ou plus, "fréquents" et "peu fréquents". Par exemple, les données relatives aux commandes par lots peuvent être placées dans un groupe "fréquent" dont la politique d'archivage est de 3 mois, tandis que les commandes réelles qui sont regroupées comme "non fréquentes" peuvent être archivées pendant 60 mois. Pour les programmes d'archivages de données financières, nous recommandons de conserver des exercices financiers complets plutôt que des mois. Dans ce cas, définissez les dates de la politique d'archivage de manière à conserver au moins autant d'exercices que nécessaire au cours de n'importe quel mois de l'année, afin d'éviter que les utilisateurs n'archivent trop d'informations par inadvertance.

  • Pour chaque programme d'archivage, à quelle fréquence l'archivage doit-il être effectué ?
    En fonction de la politique d'archivage et de la taille des tables concernées, décidez si le programme d'archivage doit être exécuté annuellement, trimestriellement ou mensuellement. En règle générale, plus la taille est importante et plus la politique d'archivage est faible, plus le programme d'archivage doit être exécuté fréquemment. Voici quelques exemples de programmes d'archivage fréquemment exécutés :
    • 'Exécution d'état ad hoc. Supprimer' (AHS900)
    • Interface de commande. Fichier transféré (OIS080)
    • 'Lot d'ordres d'achat. Archiver' (PPS945)
    • 'Données BOD fact. Archiver/Supprimer' (CMS590)

Nettoyage général

Après l'étape d'analyse de la base de données, un nettoyage général peut s'avérer nécessaire pour une fois. Il se peut que vous deviez nettoyer des enregistrements non pertinents dans des tables de travail qui ont pu être créées par erreur. Ces enregistrements peuvent être effacés et identifiés à l'aide de "Table de travail. Ouvrir" (AMS400). Inspectez la taille des tables liées à (AMS400) en utilisant (AMS050) ou la console Archivage pour voir si une table est anormalement grande.
Remarque

(AMS400) exige que la "politique d'archivage 1" soit réglée sur au moins "1" dans (AMS100). Cela réduit le risque de suppression d'enregistrements appartenant à un travail actif.

Archivage de l’analyse de données

La dernière étape de l'analyse de l'environnement consiste à obtenir une compréhension plus détaillée des programmes d'archivage sélectionnés et de la qualité des données des tables pour ce programme d'archivage. Il est important d'identifier les problèmes à un stade précoce avant de procéder à l'archivage en production.

Enregistrements exclus

Au cours de cette étape, l'analyse finale est effectuée pour les programmes d'archives sélectionnés. Avant de commencer l'archivage, vous devez savoir quels enregistrements sont exclus si le programme d'archivage s'exécute.

Des enregistrements sont exclus de l'archivage pour diverses raisons. Par exemple, le programme d'archivage des commandes de vente dispose d'une sélection stricte et le statut le plus bas doit être le statut '05', '77', '79', '90' ou '99'. Cela signifie que si une ancienne commande de vente a le statut le plus bas "66", elle ne sera jamais archivée tant que le statut de la commande de vente n'aura pas été modifié et accepté par le programme d'archivage.

Pour savoir quelles sélections définitives sont définies pour un programme d'archivage spécifique, voir les informations sur les fonctions de M3 BE utilisant l'archivage des transactions dans la Bibliothèque de documentation de l'utilisateur de M3 Business Engine (Cloud).

Certains programmes d'archivage enregistrent également les enregistrements exclus et les raisons de cette exclusion. Les enregistrements exclus se trouvent dans 'Journal d'erreurs d'archivage. Ouvrir' (AMS350 ) ou peuvent être consultés dans l'onglet Enregistrements exclus dans la 'Console Archivage'. Les listes personnalisées définies dans 'Catégorie navigateur information. Ouvrir' (CMS010) et EXPORTMI (Exporter données) peuvent également être utilisées pour analyser les enregistrements qui ont été ou seront exclus d'un processus d'archivage.

Plan d'exécution

Nous recommandons d'établir un plan qui servira de guide à l'utilisateur qui exécute les programmes d'archivage et d'identifier les autres tâches qui pourraient s'avérer nécessaires. Le plan peut inclure ces éléments pour les programmes d'archivage concernés :
  • Séquence d’exécution.
  • Champs de la politique d'archivage et sélections de dates à utiliser.
  • Statistiques d'archivage.
  • Identifier le nombre d’enregistrements exclus.
  • Utiliser des actions pour l’archivage suivant. Par exemple, nettoyer les enregistrements exclus.

Une fois l'archivage exécuté, vous pouvez communiquer le résultat de l'archivage aux parties prenantes concernées de l'entreprise.

Séquence d'exécution

Certains programmes d'archivage sont dépendants les uns des autres et doivent donc être exécutés dans un ordre spécifique. Par exemple, le programme d'archivage 'Livraisons int entre sté. Archiver/Supprimer' (MFS290) exige que la commande de référence d'origine soit archivée avant les livraisons internes. L'ordre d'exécution du programme d'archivage se trouve dans l'onglet de synthèse de l'application d'archivage, Programmes d’archivage.

L'importance de la séquence d'exécution diminue la fréquence d'exécution de l'archivage. Si l'archivage est exécuté régulièrement, les enregistrements manqués causés par les dépendances à d'autres programmes d'archivage sont réduits car les données dépendantes sont archivées plus rapidement. Par exemple, 'Livraisons int entre sté. Archiver/Supprimer' (MFS290) dépend de 'Ordre réq/distr. Archiver' (MMS185). (MMS185) dépend toutefois de l'exécution préalable de 'Facture CDV. Archiver' (OIS095). Si ces trois programmes d'archivage sont exécutés dans un ordre incorrect et ne sont exécutés qu'une fois par an, (MFS290) peut potentiellement manquer deux années d'enregistrements en raison des dépendances. Si ces programmes d'archivage étaient exécutés chaque mois, (MFS290) ne manquerait que deux mois de données.

Statistiques d'archivage.

Tous les programmes d'archivage peuvent enregistrer le nombre d'enregistrements traités pour le cycle d'archivage. La journalisation est activée par programme d'archivage dans (AMS100) ou dans l'onglet Paramètres utilisé avec les programmes d’archivage dans la console Archivage. Les statistiques de chaque exécution se trouvent dans "Journal d’archivage. Ouvrir" (AMS300) ou dans l'onglet Exécutions d'archivage de l’application d’archivage.

Il faut également tenir compte du nombre d'enregistrements exclus ou, en d'autres termes, des enregistrements qui auraient dû être archivés mais qui ne l'ont pas été. Certains programmes enregistrent les enregistrements qui n'ont pas été inclus dans la dernière exécution d'archivage (AMS350), mais d'autres programmes nécessitent une analyse séparée.

Archivage en locataires avec plusieurs divisions

Certains locataires, généralement des locataires de développement et de test, peuvent avoir plus d'une division. Si un locataire possède plusieurs divisions, il est également probable qu'il contienne davantage de données, ce qui rend l'archivage encore plus important. Presque tous les programmes d'archivage sont exécutés dans le contexte de la division, de sorte que l'utilisateur doit changer de division et lancer l'archivage dans chaque division pour s'assurer que les données de toutes les divisions sont supprimées.

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