Archivage et suppression des transactions

Introduction

Une archive est un ensemble d'enregistrements des fichiers d'ordinateur qui sont regroupés pour sauvegarde, pour un transport vers un autre emplacement ou pour être conservés hors de l'ordinateur pour libérer de l'espace disque ou pour une autre raison.

Une archive peut inclure une liste simple de fichiers ou des fichiers organisés sous une structure de répertoire ou de catalogue.

Qu'est-ce que la suppression ?

La suppression désigne l'effacement définitif de fichiers informatiques d'un ordinateur ou d'un disque dur.

Généralités concernant M3 Business Engine et l'utilisation de l'espace disque

Le nombre de tables contenant des transactions a tendance à augmenter. Cela est dû à la nature des activités et à la configuration du système M3 Business Engine. M3 Business Engine utilise une base de données dans laquelle des tables indexées sont utilisées. La plupart de ces tables disposent de plusieurs index connectés, ce qui occupe également de l'espace disque. Parfois, un seul index peut utiliser entre 30 et 40 % de l'espace disque de sa table liée, selon la façon dont le chemin d'accès est indiqué. Lorsqu'une table contient des enregistrements supprimés, ses index contiennent toujours l'accès aux informations sur ces enregistrements.

Pour identifier les tables qui utilisent le plus d'espace disque, ouvrez 'Analyseur de table. Ouvrir' (AMS050). (AMS050) répertorie toutes les tables disposant d'une fonction d'archivage ou de suppression globale. Pour générer les dernières statistiques de base de données, utilisez l'option F14 (Générer) pour mettre à jour le sous-fichier si nécessaire. Utilisez l'ordre de tri standard 2 (Taille, Table) pour trier la liste sur la plus grande utilisation de l'espace disque ou 3 (Progr archivage, Progr suppr, Table) pour trier par fonction d'archivage.

Remarque

Certaines tables, comme OINVOH, ont plusieurs fonctions d'archivage. Ces tables n'affichent qu'une des fonctions d'archivage.

Considérations importantes

Test
Si vous archivez pour la première fois, il est recommandé de tester d'abord l'archivage dans une base de données test séparée (une copie de la base de données de production).
Prérequis système et opérationnels
Consultez l'opérateur système responsable, car cette routine exige une connaissance de la sauvegarde et l'effacement du schéma de base de données. Si le nombre de transactions et enregistrements à archiver dans une exécution est important, l'opérateur système doit s'assurer que l'utilisation du disque n'est pas trop élevée avant de commencer l'archivage, car elle ne sera pas réduite avant l'effacement des schémas d'archivage. Si le serveur dispose de suffisamment d'espace disque, les cycles d'archivage exécutés auparavant peuvent être restaurés dans le schéma d'archivage avant le début de l'archivage. Ensuite, les nouvelles données sont ajoutées aux tables existantes et la fonction d'archivage sera plus rapide car les fichiers n'ont pas besoin d'être créés.
Changements définitifs suite à l'exécution d'un archivage
Il est important de comprendre qu'après avoir effectué un archivage, vous ne pourrez plus exécuter certaines fonctions, afficher certaines informations ni restaurer des informations à l'aide d'une fonction M3 Business Engine standard.

Les actions suivantes sont des exemples d'actions impossibles à réaliser :
- Copier des factures pour des commandes archivées
- Recréation des statistiques de vente pour les commandes archivées
- Recréer les informations de clé de solde pour les informations de livre qui sont archivées
- Afficher les détails M3 BE Finance Management à partir des fonctions de recherche standard. Désormais, les transactions archivées peuvent être affichées dans Navigateur d'informations. Ouvrir (CMS100).
Ajout de nouveaux champs dans une table
Des champs peuvent être ajoutés à une table qui existe déjà dans le schéma d'archivage. Si vous souhaitez archiver davantage d'enregistrements dans cette table, vous devez déplacer les transactions précédemment archivées vers un autre schéma et retirer la table du schéma d'archivage pour pouvoir procéder au nouvel archivage.

Workflow suggéré pour l'archivage et la suppression dans M3 Business Engine

Cette section présente le workflow des fonctions d'archivage et de suppression dans M3 Business Engine.

Spécifiez ou vérifiez la bibliothèque d'archivage (schéma) dans 'Bibliothèque d'archivage. Ouvrir (AMS010).
La bibliothèque d'archives doit exister et ne doit pas être une bibliothèque de production.
Vérifiez les fonctions par table dans 'Table. Ouvrir' (MNS120).
Définissez la configuration de l'archivage dans 'Archivage. Ouvrir la boîte à outils' (AMS100).
Créez des états de contrôle M3 BE applicables à la fonction d'archivage en cours de traitement. Ils seront utilisés pour s'assurer que les valeurs de table stockées avant et après l'archivage seront cohérentes.
Exécutez les fonctions d'archivage et effectuez les sélections dans l'écran de démarrage de la routine. Ces fonctions soumettront un travail par lot. Ensuite, consultez le reçu imprimé pour vérifier que la fonction sélectionnée a fonctionné comme vous le souhaitiez.
Vérifiez le statut des fonctions d'archivage dans 'Journal d'archivage. Ouvrir' (AMS300) et 'Tables de journal d'archivage. Ouvrir' (AMS310).
Le processus recommandé pour la comptabilité en interne et le stockage des transactions archivées consiste à enregistrer la base de données et le schéma d'archivage (bibliothèque) de M3 BE pour les supports adaptés. Effacez ou supprimez le schéma d'archivage (bibliothèque) du disque.
Exécutez à nouveau des états de contrôle M3 BE et comparez-les aux états préliminaires de l'étape 4 ci-dessus.
En cas d'archivage, déplacez les enregistrements archivés vers Data Lake pour déplacer les données depuis le stockage de la base de données M3 BE.

Déplacer les enregistrements archivés vers Data Lake

Dans la bibliothèque d'archives, les enregistrements archivés MVXARCH utilisent toujours le stockage de la base de données M3 BE. Dans (AMS100), utilisez l'option 22 (Déplacer les enregistrements archivés vers Data Lake) pour déplacer toutes les tables associées à la fonction d'archivage vers le Data Lake. Vous ne pouvez déplacer les enregistrements archivés vers Data Lake qu'une fonction à la fois. Vous ne pouvez pas démarrer une exécution d'archivage pendant qu'un déplacement de Data Lake est en cours. De même, un déplacement vers Data Lake ne peut pas commencer lorsqu'un cycle d'archivage est en cours

Boîte à outils d'archivage (AMS100)

Le programme (AMS100) permet de gérer toutes les fonctions d'archivage.

Dans ce programme, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

Générer une liste contenant toutes les fonctions d'archivage (la liste est générée à l'aide de la touche de fonction F14)
Afficher le statut pour chaque fonction, '00 = Fonction non en cours d'exécution', '20 = Fonction en cours d'exécution'.
Afficher la date/heure de la prochaine exécution programmée. Ces informations sont extraites du programme 'Saisie programme travail. Mettre à jour' (SHS010).
Utiliser la touche de fonction F15 pour mettre à jour en masse les paramètres des fonctions d'archivage
Utilisez ces options pour :
- Réinitialiser les statuts quand un travail se termine de façon anormale ou doit être suspendu et ne pas être redémarré (option 7='Réinitialiser travail d'archivage actuel')
- Suspendre un travail en cours ou relancer un travail suspendu pour certains travaux (option 8='Pause/Reprendre')
- Exécuter une fonction spécifique (option 9='Exécuter la fonction d'archivage')
- Afficher un journal des fonctions (option 11='Afficher le journal d'archivage')
- Afficher les tables incluses (option 21='Afficher la table d'archivage')
- Déplacer les enregistrements de la bibliothèque d'archivage vers le Data Lake (option 22 (Déplacer les enregistrements archivés vers Data Lake))

Politique d'archivage

La politique d'archivage permet d'éviter les archivages accidentels de périodes récentes et de celles qui doivent rester dans l'environnement de production. La politique est définie comme un nombre de périodes antérieures, calculé à partir de la période actuelle, pendant lesquelles l'archivage n'est pas autorisé. Elle est vérifiée par rapport au type de date utilisé par le programme d'archivage (date de facturation ou date comptable, par exemple). Le nombre de périodes est défini dans (AMS100). La politique est de toujours utiliser le type de période 1 dans 'Calendrier système. Ouvrir période' (CRS910) pour calculer à rebours à partir de la ou des dates d'archivage spécifiées dans la fonction d'archivage individuelle.

Par exemple : la politique d'archivage est définie sur 36 périodes (mois). Si la date actuelle est le 25 février 2012, vous ne pouvez pas archiver des transactions dont la date est postérieure au 31 janvier 2009.

Journal de la fonction d'archivage

Chaque cycle d'archivage est enregistré et associé à un numéro unique de cycle d'archivage. Exemple d'information enregistrée :

Date/heure de début et de fin
Sélection selon les dates et la société
Nom de l'utilisateur démarrant l'archivage.

La fonction d'archivage s'affiche dans (AMS300).

Journal de l'enregistrement d'archivage

Pour chaque opération d'archivage, un journal d'enregistrement détaillé peut également être créé. Ces informations sont consignées par table :

Nombre d'enregistrements dans la table au début de l'archivage dans le schéma/la bibliothèque de production
Nombre d'enregistrements dans la table à la fin de l'archivage dans le schéma/la bibliothèque de production
Nombre d'enregistrements archivés (calcul effectué dans chaque programme d'archivage)
Nombre d'enregistrements dans la table au début de l'archivage dans le schéma/la bibliothèque d'archivage
Nombre d'enregistrements dans la table à la fin de l'archivage dans le schéma/la bibliothèque d'archivage

Le champ 'Table de journal d'archivage' dans (AMS100) permet de définir si un journal d'enregistrement d'archivage doit être créé. Vous pouvez utiliser les options suivantes :

1 = Non
2 = Oui, mais uniquement pour la table principale
3 = Oui, pour toutes les tables archivées
4 = Oui, mais uniquement pour la table principale (sans compte avant et après)
5 = Oui, pour toutes les tables archivées (sans compte avant et après)

Le journal d'enregistrement d'archivage s'affiche dans (AMS310).

Journal des erreurs d’archivage

Certaines fonctions d’archivage permettent d’exclure les enregistrements de l’archivage dans 'Journal d’erreurs d’archivage. Ouvrir' (AMS350). Les clés primaires des enregistrements, ainsi que le message d’erreur, sont inclus dans le journal. Dans (AMS350), vous pouvez également ouvrir le programme de navigation de l’enregistrement à l’aide de l’option associée 11 (Ouvrir). Vous pouvez ouvrir (AMS350) depuis (AMS050) et (AMS100) avec des options associées.

Intégration à la table principale

Dans Table. Ouvrir (MNS120), vous pouvez consulter la fonction d'archivage par table et ouvrir les programmes (AMS100) and (AMS310) avec les tables liées.

Intégration au programmateur de travaux

Dans (AMS100), il est possible de voir si l'exécution d'une fonction d'archivage est programmée. Le numéro de travail, la date programmée et l'heure sont affichées dans l'écran E.

Si vous tentez d'exécuter une fonction d'archivage déjà programmée, un avertissement s'affichera. Cependant, vous pouvez ignorer l'avertissement et exécuter la fonction d'archivage même si elle est programmée à une date ultérieure.

Visionneuse d'archivage

La visionneuse d'archivage, Visionneuse d'archivage. Ouvrir (AMS200), est un programme qui affiche les données de n'importe quelle table ou bibliothèque d'archivage M3 BE. Les données sont uniquement présentées dans le sous-fichier ; aucun écran de détail n'existe.

Des contrôles d'autorisation sont effectués à différents niveaux dans Navigateur d'informations. Ouvrir (CMS100) :

Autorisation de programme : Si vous n'avez pas l'autorisation d'exécuter le programme principal pour une table spécifique, vous ne pouvez pas voir les données dans (CMS100).
Autorisation de société : Vous pouvez voir les données des sociétés dans lesquelles vous avez l'autorisation de travailler uniquement
Autorisation d'établissements et dépôts : Des contrôles d'accès d'établissement ou de dépôt normaux sont effectués pour toutes les tables où l'établissement ou le dépôt existe.
Groupe d'accès aux objets : Tous les enregistrements ayant une valeur dans le champ Groupe d'accès aux objets font l'objet d'un contrôle d'accès avec le groupe d'utilisateurs.
Autorisation comptable : Le paramètre permettant d'accéder au programme 'Comptabilité générale. Afficher transactions' (GLS210) sera utilisé pour vérifier l'autorisation des segments comptables 1 à 7. L'accès est défini dans Paramètres – Contrôle accès (GLS005).

Catégorie de navigateur d'informations

Le programme Catégorie navigateur information. Ouvrir (CMS010) détermine la table et la bibliothèque d'archivage à partir desquelles les données doivent être récupérées. Lorsque vous définissez une catégorie de navigateur d'informations et utilisez l'option 'Activer', les valeurs 'Type de recherche', 'Version d'écran' et 'Groupe champ' sont automatiquement créées. Une catégorie de navigateur d'information standard est créée pour chaque table à l'aide de la touche de fonction F14='Standard' dans (AMS100).

Navigateur d'informations

Lorsque vous sélectionnez la catégorie de navigateur d'information définie dans (CMS010) dans Navigateur d'Informations. Ouvrir (CMS100), les enregistrements sont affichés pour la table/bibliothèque d'archivage connectée.

Visionneuse d'archivage

Le programme 'Visionneuse d'archivage. Ouvrir' (AMS200) est utilisé pour démarrer (CMS100). Utilisez l'option 1 (Sélectionner). Vous pouvez définir des valeurs par défaut pour (CMS100) en définissant un ID de vue. Le programme (AMS200) est démarré à partir du menu ou du programme (AMS100), (AMS30) ou (AMS310).

Un 'ID de visionneuse' standard est créé pour chaque table via la touche de fonction F14='Standard' dans (AMS100). Les valeurs par défaut pouvant être définies pour (CMS100) sont les valeurs de champs 'Type de recherche', 'Version d'écran', 'Nombre de filtres' et 'Filtre'.

Pour pouvoir utiliser des options de tri paramétrables dans Visionneuse d'archivage (CMS100), elles doivent d'abord être créées dans la bibliothèque d'archivage. Cette opération est effectuée depuis 'Bibli. d'archivage. Créer option de tri' (AMS020).