Rechnungsbezogene Barzahlungen bearbeiten

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Barzahlungen für Kundenrechnungen bearbeitet werden. Dazu zählen Rechnungen, die nicht absichtlich für eine Barzahlung vorgesehen waren, und Rechnungen, die von Anfang an in bar gezahlt werden sollten.

Zweck:

  • Möglichkeit, Barzahlungen sofort nach der Auftragserfassung und Fakturierung oder nach der Fakturierung einer Vorfaktura zu bearbeiten
  • Vereinfachung der Organisation von Barzahlungen am Verkaufspunkt (POS), entweder sofort nach der Auftragserfassung und Fakturierung oder an einer normalen Kasse

Ergebnis

Die Rechnung ist bezahlt, und eine Zahlung mit einer eindeutigen Barzahlungsnummer ist erstellt. Nach Validierung der Kasse wird die Rechnung in die Buchhaltung übertragen.

Sie haben einen guten Überblick über die bezahlten Rechnungen, und das Debitorenbuch und das Nebenbuch werden aktualisiert. Es ist möglich, Barzahlungen und Barrechnungen auswählen und anzuzeigen, wenn bestimmte Informationen benötigt werden. Beispielsweise ist es möglich, alle Rechnungen über ein bestimmtes Datum oder Zahlungen über einen bestimmten Zahler auszuwählen.

Durch den Barzahlungsprozess werden folgende Dateien aktualisiert:

  • Zahlungen (OPAYMH)
  • Zahlungen - Details (OPAYMD)
  • Kassenabstimmungsprotokoll (OPAYML)
  • Debitorenbuch (FSLEDG)
  • Hauptbuch (FGLEDG)
  • Schecknummernstammdatei (FCHKMA)

Bevor Sie beginnen

  • Im Kundenauftragsablauf muss eine Kundenrechnung erfasst sein.
  • In "Standort. Öffnen" (CRS008) muss ein Standort definiert sein.
  • Ein Benutzer muss in "Benutzer. Öffnen" (MNS150) definiert sein.
  • In "Kasse. Öffnen" (OIS210) muss eine Kasse definiert sein.
  • In "Kasse. Zahlungsmethode verbinden" (OIS211) und "Kasse. Benutzer verbinden" (OIS212) muss eine Zahlungsmethode und ein Benutzer mit der Kasse verbunden sein. In "Kasse. Genehmiger verbinden" (OIS209) müssen Genehmiger mit der Kasse verbunden sein, wenn die Abstimmung verwendet wird.
  • In "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) muss der Nummernserientyp C1 mit der Nummernserie 1 erstellt sein, und wenn Quittungen ausgedruckt werden, muss der Nummernserientyp C2 erstellt sein.
  • Wenn die Abstimmung verwendet wird, müssen die Einstellungen in "Kassenabstimmung. Einstellungen" (OIS208) definiert sein.
  • In "Zahlungsbedingung. Öffnen" (CRS075/E) muss der Parameter "Kasse" aktiviert sein, damit nach der Fakturierung die Barverkaufsverwaltung initiiert werden kann.
  • Es ist wichtig, dass der im gleichen Bild, (CRS075/E), angezeigte Parameter "Barzahlung" nicht aktiviert ist. Wenn "Barzahlung" aktiviert ist, wird das Debitorenbuch nicht aktualisiert. (Sie können jedoch nicht beide Parameter zugleich aktivieren.)
  • In "Kundenauftrag. Öffnen" (OIS100/P) oder "Kundenauftragstyp. Öffnen" (OIS010/E) muss das Kontrollfeld "Kasse aktiv" aktiviert sein, damit "Barzahlung. Öffnen" (OIS215) nach der Kundenauftragserfassung oder nach Erstellung einer Vorfaktura automatisch aktiviert wird. (Hinweis: Wenn dieser Parameter nicht aktiviert ist, wird das Programm (OIS215) nicht automatisch gestartet, aber Sie können es trotzdem starten, um die Zahlung zu verbuchen. Sie müssen die Rechnungsnummer auswählen anstatt sie automatisch abzurufen.)
  • Die nächste manuelle Funktion des Kundenauftragstyps muss in "Kundenauftragstyp. Öffnen" (OIS010/E) auf 4 = Fakturierung eingestellt sein, um die Rechnung oder den Bareingang sofort zu drucken. (Hinweis: Wenn nicht, werden Sie nach dem Verlassen von (OIS100) nicht direkt zu (OIS215) weitergeleitet, aber Sie können das Programm, wie oben beschrieben, trotzdem starten.)

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Rechnung für Barzahlung hinzufügen

    Wenn die Rechnung ursprünglich nicht für die Barzahlung vorgesehen war, muss ihr Status geändert werden. Der Status der Rechnung kann im Programm "KA-Rechnung. Anzeigen. (OIS350) geändert werden.

  2. Zahlung einleiten

    Wenn ein Kunde eine Rechnung bar bezahlen möchte, können Sie die Zahlung einleiten, indem Sie Informationen wie Kasse, Zahler, Währung, Zahlungsmethode, Rechnungsnummer(n) und Zahlungsbetrag in Fremdwährung eingeben. Eine Barzahlung erfassen Sie in "Barzahlung. Öffnen" (OIS215).

  3. Zahlung per Zahlungsmethode erfassen

    Kunden bezahlen eine Rechnung auf verschiedene Art und Weise, z. B. bar und/oder per Scheck. Über die Zahlungsmethode erfassen Sie, wie die Zahlung erfolgt. Die Zahlungsmethode wird in "Zahlungsmethode Debitoren. Öffnen (CRS076) definiert. Es ist möglich, eine Zahlung mit unterschiedlichen Zahlungsmethoden zu erfassen. Eine Zahlung kann auch eine Teilzahlung sein, wenn der Kunde nur einen Teil des Rechnungsbetrags bezahlen möchte.

  4. Zahlung validieren

    Nach dem Erfassen einer Barzahlung muss diese vor dem Verlassen des Programms in "Barzahlung. Öffnen" (OIS215) validiert (d. h. bestätigt) werden. Wenn gemäß der Kasseneinstellung eine Quittung zu erstellen ist, wird diese jetzt erstellt und ausgedruckt. Nach der Validierung wird eine Zahlung erstellt und in "Kasse. Validieren" (OIS217) zusammen mit einer eindeutigen zugewiesenen Zahlungsnummer angezeigt. Nach Validierung der Kasse wird die Rechnung in das Hauptbuch und das Nebenbuch übertragen. Diese Übertragung kann entweder automatisch bei der Kassenvalidierung (OIS217) oder mithilfe folgender separater Funktion durchgeführt werden: "Kasse. In FIM übertragen" (OIS218).

Verwandte Themen