Berichtverarbeitung

Dieser Vorgang dient zum Erstellen und Ausführen von Berichten anhand der budgetierten und statistischen Werte in Datenset.

Berichte können sowohl für bestimmten Zwecke als auch Routinen definiert werden. Alle Berichtsdefinitionen werden unter separaten Namen gespeichert, damit sie wiederverwendet werden können.

Bevor Sie beginnen

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Bericht eingeben

    Das Erstellen von Berichten im Programm "Verkaufsstatistik/Budgetbericht. Öffnen" (OSS412) schließt das Eingeben von Basisinfos für die Berichte, die Dokumentsteuerung, das Definieren von Kopf- und Fußzeilen und das Auswählen der Anzeigemedien ein.

    • Basisinfos

      Basisinfos werden im Bild "Verkaufsstatistik/Budgetbericht. Öffnen" (OSS412/E) eingegeben. Für den Bericht ist am wichtigsten, dass die Informationen aus dem korrekten Datenset abgerufen werden. Das Datenset reguliert die möglichen Rückmeldungsstufen und die Kumulatorfelder, die für die Anzeige oder Verwendung bei Berechnungen verfügbar sind. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Dokumenten, die im Abschnitt "Siehe auch" aufgeführt sind.

      Für jedes Datenset werden Berichterstellungsstufen eingegeben, um die Stufen anzugeben, auf denen die Informationen des im Datenset enthaltenen Schlüsselfelds im Bericht angezeigt werden. Die Stufe wird dann standardmäßig am Bildschirm oder in anderen Medium vorgeschlagen, kann jedoch geändert werden.

      Der Lagerort, der zum Abrufen der Werte in den Spalten 2 und 3 verwendet wird, kann definiert werden, wenn er nicht in der Schlüsseldefinition des Datensets (siehe unten) enthalten ist.

    • Dokumentsteuerung

      Die Dokumentsteuerung für Ausdrucke wird in Bild "Verkaufsstatistik/Budgetbericht. Öffnen" (OSS412/F) festgelegt. Das Papierformat, die Zeichendichte usw. können für Berichterstellungszwecke angepasst werden.

      Jeder Bericht kann bis zu 99 Spalten haben. Am Bildschirm können alle Spalten durch seitliches Blättern angezeigt werden. Aus diesem Grunde ist es wichtig, das Verhältnis zwischen der Spaltendefinition und der Zeichendichte des Berichts zu berücksichtigen.

    • Kopf- und Fußzeilen

      Kopf- und Fußzeilen werden in Bild "Verkaufsstatistik/Budgetbericht. Öffnen" (OSS412/G) definiert. Es gibt drei Zeilen für Kopfzeilen und zwei für Fußzeilen, und jede Zeile kann sowohl benutzerdefinierten Text als auch Kopfzeilen enthalten.

      Folgende Überschriften sind verfügbar:

      • Berichts-ID
      • Berichtname (lang oder kurz)
      • Berichttext
      • Seitennummer
      • Benutzer-ID
      • Aktuelles Datum
      • Zeit
      • Firmennummer
      • Firmenname
      • Division
      • Name der Division
      • Periodennummer
      • Periodenname
      • Seitenumbruch-ID 1
      • Seitenumbruch-ID 1, Beschreibung
      • Seitenumbruch-ID 2
      • Seitenumbruch-ID 2, Beschreibung
      • Seitenumbruch-ID 3
      • Seitenumbruch-ID 3, Beschreibung
      • Seitenumbruch-ID 4
      • Seitenumbruch-ID 4, Beschreibung
      • Seitenumbruch-ID 5
      • Seitenumbruch-ID 5, Beschreibung

      Kopf- und Fußzeilen werden nur für Ausdrucke verwendet und müssen darum nicht für die Bildschirmanzeige definiert sein.

    • Medien auswählen

      Die Berichtsmedien werden in Bild "Verkaufsstatistik/Budgetbericht. Öffnen" (OSS412/H) ausgewählt. Berichte, die für den Ausdruck bestimmt sind, können auch als Dokumente in DW/400 gespeichert werden (falls AS/400 als Anwendungsserver verwendet wird). Auch können diese Berichte automatisch an jeden beliebigen Benutzer oder über eine Verteilerliste an mehrere Benutzer gesendet werden.

      Berichte können auch zum Abrufen von Daten in PC-Dateien übertragen werden. Die Übertragungsmethode und der Dateiname müssen angegeben werden. Dann wird jedes Mal eine PC-Datei erstellt, wenn der Bericht ausgedruckt wird.

  2. Berichtschlüssel eingeben

    Berichtschlüssel werden in das Programm "Verkaufsstatistikbericht. Auswählen Schlüsselfelder" (OSS410) eingegeben, das über "Verkaufsstatistik/Budgetbericht. Öffnen" (OSS412) mit Option 11 = Schlüssel aufgerufen wird.

    Ein Berichtschlüssel definiert, welche Saldostufen in Abhängigkeit vom ausgewählten Datenset möglich sind. Spaltenüberschriften, Spaltenbreite und Länge der Schlüsselbeschreibung können pro Bericht definiert werden. Eine standardmäßige Spaltenüberschrift wird aus dem Datenset übernommen.

    Wenn beispielsweise die Artikelnummer UCITNO ein Schlüsselfeld ist und das Unternehmen Artikelnummern verwendet, die kürzer als der Standard (15 Zeichen) sind, kann die Spaltenbreite reduziert werden, um Platz im Bericht zu sparen.

  3. Berichtschlüssel eingeben bzw. auswählen

    Berichtschlüssel werden im Programm "Verkaufsstatistikbericht. Eingeben Schlüsselfelder" (OSS413) ausgewählt, das über "Verkaufsstatistikbericht/Auswählen Schlüsselfelder" (OSS410) mit Option 11 = Auswahl aufgerufen wird. Für jeden Berichtschlüssel kann eine unbegrenzte Anzahl von Auswahlbereichen definiert werden. Wenn keine Auswahl erfolgt, werden alle Schlüsselwerte im Bericht angezeigt.

    Die Auswahl kann für IDs (z. B. Produktgruppe, Artikelnummer, Abteilung, Kundengruppe oder Kunde) vorgenommen werden. Hinweis: Die Auswahl kann auch für das Datenset definiert werden, der für den Bericht ausgewählt ist.

  4. Berichtspalten eingeben

    Berichtspalten werden in das Programm "Verkaufsstatistikbericht. Definieren Spalten" (OSS411) eingegeben, das über "Verkaufsstatistik/Budgetbericht. Öffnen" (OSS412) mit Option 12 = Spalten aufgerufen wird. Jede Spalte wird wie nachstehend gezeigt als Typ definiert.

    Typ Beschreibung
    1

    Wert aus dem Kumulatorfeld im Datenset, der für den Bericht ausgewählt ist. Wird verwendet, um Informationen zum budgetierten Wert oder zum Ergebnis abzurufen, was von dem für die Spalte ausgewählten Transaktionstyp – Statistik abhängig ist.

    2 Wert aus einer anderen Datei. Zum Anzeigen von Informationen, die mit Berichtschlüsseln verbunden, aber nicht im Datenset gespeichert sind, z. B. gewünschter Servicegrad für einen Artikel an einem bestimmten Lagerort. Hinweis: Werte werden nur in die Spalte für Servicgrade in den Bericht eingegeben, der die jeweilige Schlüssel-ID enthält.
    3 Code aus der Grunddatendatei. Dient zum Anzeigen eines Codes, der mit einem der Schlüssel im Datenset verbunden ist, wie beispielsweise freie Felder aus der Kunden- oder Artikeldatei. Hinweis: Werte werden nur in die Spalte für Servicegrade in den Bericht eingegeben, der die jeweilige Schlüssel-ID enthält.
    4 Berechnungsspalte. Für Berechnungen auf der Basis von Werten in anderen Spalten, wie beispielsweise die Differenz zwischen budgetierten Werten und Ergebniswerten.
    5 Feld aus Tabellenkalkulationsprogrammen. Wird zum Abrufen oder Berechnen von Daten verwendet, die nicht direkt im Report Generator verfügbar sind. Es wird auf ein kundenspezifisches Programm verwiesen, das die Berechnung durchführt. Allerdings wird eine Parameterliste verlangt, die gemäß Standard erstellt ist. Weitere Informationen dazu finden Sie unter der Programmvorlage OSSMTPL.
    6 Textspalte. Wird verwendet, um erfassten Text anzuzeigen. Ob der Text angezeigt wird, kann in Abhängigkeit von einem Wert in einer anderen Spalte festgelegt werden. Dies kann beispielsweise eine Warnmeldung sein, die nur dann angezeigt wird, wenn der Deckungsbeitragssatz unter einem bestimmten Prozentsatz liegt.

    Feldnamen werden für die Spaltentypen 1, 2 und 3 angegeben, um die angezeigten Kumulatorfelder zu steuern. Dies kann aus der Feldliste ausgewählt werden, in der die Felder für jeden der Spaltentypen enthalten sind.

    Spaltentyp 1 enthält zugeordnete Werte. Um die Auswahl von Daten für diese Spalte zu bestimmen, müssen folgende Informationen eingegeben werden:

    • Transaktionstyp, wie z. B. Budget- oder Verkaufsstatistik. Weitere Informationen zur Unterstützungsfunktion finden Sie unter Datensets.
    • Budgetversion, wenn "Budget" als der oben genannte Transaktionstyp ausgewählt ist.
    • Von Periodennummer und Jahr.
    • Bis Periodennummer und Jahr.

    Hinweis: Es können relative Perioden definiert werden, damit der Bericht über längere Zeit verwendet werden kann, ohne die Spaltendefinition zu ändern. Wenn der Bericht ausgeführt wird, werden die Perioden (von/bis) für jede Spalte berechnet. Diese Berechnung richtet sich nach der Spaltendefinition und der Periodennummer für die jeweilige Berichtsperiode.

    In der nachstehenden Tabelle wird ein Beispiel für die Definition von relativen Perioden und das Ergebnis der Ausführung des Berichts gezeigt.

    Von-Per Von-Jahr Bis-Per Von-Jahr Ergebnis 9608 Ergebnis 9611
    Laufende Periode laufendes Jahr = = = = 9608-9608 9611-9611
    Bis zum laufenden Jahr 01 = = = 9601-9608 9601-9611
    Laufende Periode letztes Jahr = -1 = -1 9508-9508 9511-9511
    Bis zum letzten Jahr 01 -1 = -1 9501-9508 9501-9511
    Summe des letzten Jahres 01 -1 12 -1 9501-9612 9501-9512
    1. Quartal des laufenden Jahres 01 = 03 = 9601-9603 9601-9603

    Spalteninhalte

    Die Spaltenüberschriften, die Spaltenbreite und die Anzahl von Dezimalstellen werden für jede Spalte in Bild "Verkaufsstatistikbericht. Definieren Spalten" (OSS411/F) definiert. Das Feld Spaltenüberschrift wird für die Bildschirmanzeige verwendet. Für Ausdrucke wird das Feld Spaltenüberschrift 1, 2 und 3 verwendet.

    Benutzerdefinierte Texte und Überschriften können für alle Spaltenüberschrift verwendet werden. Beispiele für Spaltenüberschriften:

    • Von Periodennummer für Spalten, JJPP
    • Von Periodennummer, Beschreibung
    • Bis Periodennummer für Spalten, JJPP
    • Bis Periodennummer, Beschreibung

    Die Berechnungsreihenfolge kann für die Spaltentypen 4 und 6 (Berechnungsspalten) angegeben werden. Diese Reihenfolge ist wichtig, wenn die Berechnungsreihenfolge nicht mit der Anzeigereihenfolge übereinstimmt, d. h. in aufsteigender Spaltennummernfolge von links nach rechts.

    Wenn eine Spalte nur für Berechnungen verwendet wird, kann die Anzeige unterdrückt werden. Die Gesamtbeträge pro Umbruchstufe im Bericht können definiert werden. Außerdem können alle Spalten wie folgt bearbeitet werden:

    • Code bearbeiten
    • Tausendertrennzeichen
    • Minuszeichensetzung
    • Vorzeichenumkehrung (positiv in negativ und umgekehrt)
    • Anzeigen von Werten als Zehnerwerte, Tausenderwerte usw.
    • Spaltentrennzeichen

  5. Bericht ausführen

    Ein definierter Bericht kann wie folgt ausgeführt werden:

Ergebnis

Mithilfe dieses Vorgangs können Berichte mit operativen, taktischen und strategischen Managementinformationen erstellt werden, die an die Benutzererfordernisse angepasst sind. Dazu gehört Folgendes:

  • Budgetziele
  • Verkaufsstatistik
  • Rentabilitätsanalysen
  • Budgetabweichungen
  • Servicegrad-Bewertungen
  • Durchlaufzeitanalysen
  • Fehleranalysen
  • Ersetzungen und verlorene Verkäufe
  • Mathematische Prognosen
  • Trendanalysen

Die Berichte können mit jedem M3-Berichtstool oder einem PC-Tool erstellt werden. Die für jeden Datenset definierten Kumulatorfeld steuern, welche Informationen in diesen Berichten angezeigt werden.

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